1. Gestione Archivi 1.a Anagrafiche Clienti - Incassi da Clienti 1.b Anagrafiche Fornitori - Pagamento a Fornitori 1.c Voci dei Rimborsi

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1 1. Gestione Archivi 1.a Anagrafiche Clienti - Incassi da Clienti 1.b Anagrafiche Fornitori - Pagamento a Fornitori 1.c Voci dei Rimborsi 2. Servizi Interni 2.a Servizi a Consulenti 2.b Gestione Servizi 3. Contabilità 3.a Fatturazione 3.b Prima Nota 3.c Analisi Prima Nota 3.d Registrazione pagamento Fornitori 3.e Registrazione incasso da Clienti 3.f Partitari 1

2 1. Gestione Archivi 1.a Anagrafiche Clienti - Incasso da Clienti 1.b Anagrafiche Fornitori - Pagamento a Fornitori 1.c Voci dei Rimborsi 1A) Anagrafiche Clienti E' possibile utilizzare il modulo per 2 distinte categorie: 1. Clienti esterni 2. Consulenti Interni ( Collaboratori-Procacciatori, ecc.) 1. Clienti esterni ( Mandanti degli incarichi ) Il Software consente l'apertura e l'archiviazione delle anagrafiche delle Persone Fisiche / Società con le quali l'agenzia viene in contatto; l'apposito Modulo è così composto 2. Consulenti Interni ( Collaboratori-Procacciatori, ecc.) Questa opzione consente all'agenzia di aprire le anagrafiche dei propri Collaboratori ai quali potranno essere addebitate spese e servizi da questi utilizzati ( segreteria, fotocopie, pubblicità, ecc. ); il modulo è quello previsto per i Clienti esterni con 3 campi specifici da utilizzare: Il campo "Consulente" da cliccare tratta di un Cliente esterno per indicare al Software che non si Il campo "Perc.%" nel quale inserire la percentuale spettante al Consulente 2

3 Il campo "Canone" nel quale va inserito ( se previsto )il canone mensile a carico del Consulente/Procacciatore per l'utilizzo della struttura organizzativa ed operativa dell'agenzia Il campo serve a visualizzare l'estratto conto del Cliente ed ad inserire gli incassi ricevuti; cliccando sulla figura si apre il seguente modulo Per registrare un pagamento ( totale e/o parziale ) ; cliccando su "registra pagamento" si ottiene la seguente maschera nella quale scegliere l'importo e il conto ( es. Banca ) 3

4 1b) Anagrafiche Fornitori Il Software consente l'apertura e l'archiviazione delle anagrafiche delle Persone Fisiche / Società che forniscono beni e/o servizi all'agenzia; l'apposito modulo Fornitori è così composto Possono essere compilati i campi ritenuti di interesse per l'agenzia oltre ai 2 campi obbligatori che sono "Ragione Sociale" e "Tipo di pagamento". Anche in questo caso cliccando sul campo verrà visualizzato l'estratto conto del fornitore e, per registrare il pagamento, cliccando sulla figura si otterrà nella quale si può inserire sia l'importo pagato che la modalità di pagamento ( Banca ) 4

5 E' infine possibile attivare le altre azioni visibili alla base della scheda anagrafica: per ottenere quanto indicato dai vari tasti. E' possibile stampare le Liste dei Clienti e dei Fornitori presenti in anagrafica 1.c Voci dei Rimborsi Se l'agenzia addebita ai propri Consulenti / Procacciatori alcuni Servizi da questi ultimi utilizzati, è necessario compilare la relativa lista I campi sono liberi sia nel numero che nelle descrizioni; per quanto riguarda la colonna "Importo" può essere utilizzata se, periodicamente, per quel servizio utilizzato dal Consulente / Procacciatore l'agenzia addebita lo stesso importo. 5

6 2. Servizi Interni 2.a Servizi a Consulenti 2.b Gestione Servizi 2.a Servizi a Consulenti Questa sezione del Software si utilizza per la fatturazione dei Servizi ai Consulenti interni che li hanno utilizzati; il modulo è così composto La procedura prevede le seguenti attività: 1)inserire la data 2)scegliere il consulente fra quelli presenti in anagrafica che evidenzia il Software 3)scegliere il Servizio da addebitare fra quelli già inseriti o digitandone uno nuovo 4) inserire l'importo da addebitare 6

7 Ad una certa data, quindi, potrebbe verificarsi la seguente situazione nella quale, non selezionando un determinato Consulente, vengono evidenziati i servizi addebitabili a tutti i Consulenti / Procacciatori Se si volesse evidenziare solo un nominativo, basta indicarlo fra quelli presenti in anagrafica e proposti dal Software per ottenere la selezione voluta Ovviamente è possibile filtrare oltre ai Nominativi anche le date dei riepiloghi per ottenere l'analisi del periodo desiderato. 2.b Gestione Servizi Questa sezione del menu "Servizi" serve per preparare la Fatturazione dei Servizi ai Consulenti/Procacciatori ed è così composta La procedura d'utilizzo è la seguente: 1. Scegliere il Consulente ed il periodo per il quale si vuole procedere e, quindi, "filtra" 7

8 Il Software evidenzierà tutti i servizi che ha utilizzato il Consulente 1 nel periodo di riferimento; se non si scegliesse alcun Consulente il programma evidenzierebbe i consumi di TUTTI i Consulenti nel periodo considerato A questo punto l'utente dovrà scegliere quali Servizi vuole fatturare fra quelli elencati; quindi procedere alla stampa del dettaglio da allegare alla fattura che verrà emessa a carico del Consulente che, come evidenziato nella Sezione "Fatturazione" riepiloga gli addebiti per totale del servizio ( es. tutti gli addebiti "telefonici" del periodo saranno raggruppati in un unico importo; è quindi necessario allegare alla fattura il dettaglio delle varie voci che compaiono in fattura ) 8

9 3. Contabilità 3.a Fatturazione 3.b Prima Nota 3.c Analisi Prima Nota 3.d Partitario 3.a Fatturazione I menu della sezione sono i seguenti: 3.1.a Emissione fattura Cliente esterno ( Mandante ) Il modulo è il seguente La procedura per l'emissione della fattura al Cliente esterno ( Mandante ) è la seguente: 9

10 a) Inserire la data di emissione ( il numero di fattura è inserito automaticamente ) e Selezionare il Cliente fra quelli presenti in anagrafica che propone il Software b) Inserire la descrizione del servizio fatturato,il relativo importo, il Consulente cui spetta la provvigione ed eventuali note c) Il Software elabora il tutto e propone, nella parte finale del modulo, il riepilogo A questo punto si può ottenere "Anteprima Fattura" ( per i Clienti mandanti ), "Anteprima servizi" per le fatture emesse a carico dei Consulenti/Procacciatori, "Registra" per registrare l'operazione nei partitari e " Registra - Stampa " per registrare l'operazione e stampare la fattura L'Utente, inoltre, prima di stampare il documento può vedere a video quanto sarà prodotto dal Software; tutti i documenti emessi, comunque, possono essere modificati e/o annullati anche successivamente alla data di fatturazione. La Fattura viene elaborata e stampata dal Software in base alla veste grafica concordata con l'agenzia ( vedi esempio pagina successiva ) 10

11 - 11

12 3.1.b Emissione fattura a Consulenti/Procacciatori Il modulo è quello utilizzato per la fattura a Cliente: La procedura per l'emissione della fattura al Cliente Consulente/Procacciatore è la seguente: a) Inserire la data di emissione ( il numero di fattura è inserito automaticamente ) e Selezionare il Consulente fra quelli presenti in anagrafica che propone il Software Cliccando sul tasto "Servizi" il Software evidenzia quelli da fatturare: A questo punto si può ottenere "Anteprima Fattura", "Anteprima servizi" per le fatture 12

13 emesse a carico dei Consulenti/Procacciatori, "Registra" per registrare l'operazione nei partitari e " Registra - Stampa " per registrare l'operazione e stampare la fattura L'Utente, inoltre, prima di stampare il documento può vedere a video quanto sarà prodotto dal Software; tutti i documenti emessi, comunque, possono essere modificati e/o annullati anche successivamente alla data di fatturazione. La Fattura viene elaborata e stampata dal Software in base alla veste grafica concordata con l'agenzia 13

14 3.2.a Visione - Ristampa fatture Questa opzione consente di rivedere e/o ristampare tutte le fatture emesse 3.3.a Modifica Fatture Questa opzione consente di modificare i dati inseriti in precedenza relativi a tutte le fatture emesse; i nuovi dati sostituiranno i precedenti e, quindi, le varie statistiche precedentemente elaborate ( importi, date,causali,partitari ecc. ). E' consigliabile, per l'utente, stampare e archiviare i dati precedenti all'inserimento delle modifiche che si intende apportare. 3.4.a Cancella Fatture Questa opzione consente di eliminare le fatture già emesse; i nuovi dati sostituiranno i precedenti e, quindi, le varie statistiche antecedentemente elaborate ( importi, date,causali, partitari, ecc. ). E' consigliabile, per l'utente, stampare e archiviare i dati precedenti all'annullamento delle fatture 3.5.a Lista Fatture Questa opzione consente di stampare in un apposito modulo le fatture emesse; si possono filtrare le date entro le quali sono stati emessi i documenti 3.6.a Analisi Provvigioni Consulenti Questa opzione consente di stampare in un apposito modulo le competenze maturate dai Consulenti/Procacciatori in un dato periodo in maniera da avere l'evidenza di quanto questi ultimi dovranno fatturare all'agenzia. Il modulo da utilizzare è così composto Si può filtrare per data e per Nominativi (tutti o uno tra quelli presenti in archivio ); l'elaborato si presenta così 14

15 In questo caso è stato filtrato il Consulente 2 che, prevedendo una provvigione del 60% nella sua scheda anagrafica, con la fattura 4 al Cliente 2 ha maturato un compenso di 1.200,00 euro. 15

16 3.b Prima Nota Il modulo per l'inserimento della Prima Nota è il seguente Non essendo una contabilità di natura fiscale ( partita doppia ) l'inserimento prevede La data ( viene proposta dal Software ma può essere modificata dall'utente ) Il conto del Partitario da movimentare ( da scegliere fra quelli presenti in archivio; nell'esempio Fitti-Leasing) importo in Dare ed eventuali note; Successivamente si effettua l'inserimento della contropartita in Avere: 16

17 3.c Analisi Prima Nota Questa opzione permette di stampare tutti i movimenti registrati nei rispettivi partitari; la visualizzazione / stampa può essere filtrata per data e per partitario La relativa elaborazione è la seguente 17

18 In pratica vengono visualizzate le schede di tutti i partitari movimentati nel periodo selezionato. 18

19 3.d Partitario Il Partitario contiene tutti i Conti che l'agenzia vuole movimentare e/o tenere sotto controllo analogamente a quanto avviene nella contabilità generale di carattere fiscale. Può quindi essere più o meno sintetico in base alle necessità di analisi dell'utente; ad esempio, nel Partitario può essere inserita la voce "Banche" oppure può essere attivato un conto per ogni Banca. La stessa opzione vale per tutti gli altri conti ( Clienti, Fornitori, ecc. ): sinteticamente, la dimensione e l'analiticità dei dati elaborati sono lasciati alla libera determinazione dell'utente; ovviamente il numero di prime - note da inserire saranno direttamente proporzionali al grado di analiticità desiderato. L'inserimento, la modifica e/o l'annullamento dei conti del Partitario si gestiscono dall'apposito modulo dal quale è possibile stampare la corrispondente lista 19

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