GESTIONE CONTRATTI. Contratti clienti e contratti fornitori

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1 SPRING - CONTRATTI La Gestione Contratti di SPRING, in un'azienda, risolve le esigenze relative alla rilevazione dei contratti e delle relative condizioni. In particolare è possibile definire i servizi di cui ciascun cliente ha diritto, di pianificare la ed emettere fatture a cadenza periodica legate ai canoni contrattuali. Il programma è strutturato in: - Gestione Tipi contratto - Gestione contratti clienti/fornitori - Emissione fatture - Stampa contratti - Lista contratti - Aggiornamento contratti. Le relazioni tra le varie entità sono descritte nel grafico seguente: Contratto Servizi Servizi Servizi Prodotti Matricole Prodotti Matricole Prodotti Matricole Piano di Piano di Piano di Aggiornamento canoni Fatturazione automatica Contratti clienti e contratti fornitori La gestione contratti prevede la gestione sia dei contratti clienti che dei contratti fornitori. Nei confronti dei clienti oltre alla gestione delle condizioni contrattuali viene gestita anche la fase di. Per i contratti fornitori vengono invece gestite le sole condizioni contrattuali. Tali dati potranno essere elaborati mediante liste onde ottenere "promemoria" sui contratti in essere verso fornitori. Nel seguito l'esposizione è incentrata sulla gestione contratti clienti, ma quanto detto per l'anagrafica contratti è applicabile anche alla gestione fornitori. 05/2003 1

2 SPRING - CONTRATTI Identificazione dei servizi I servizi oggetto dei contratti devono essere identificati da un codice definito in anagrafica articoli. Tipicamente l'articolo "servizio" prevederà la sola rilevanza statistica. Da tale codice articolo verranno derivati: - la descrizione del servizio (comunque modificabile sul contratto) - il codice conto su cui contabilizzare i ricavi - il codice IVA. Tipo gestione Famiglie "Servizi" Listini Si consiglia di prevedere per questi articoli il tipo gestione "2 - Statistiche". In questo modo in sede di emissione fatture potranno essere generati dei movimenti di magazzino a sola rilevanza statistica e sarà quindi possibile elaborare le statistiche di vendita anche per i servizi a contratto. Gli articoli servizi devono essere associati ad una famiglia che a sua volta deve essere associata al tipo contratto (in seguito analizzeremo nel dettaglio). L'identificazione dei servizi con codici articoli fa si che sia possibile utilizzare il meccanismo dei listini di vendita per derivare dei prezzi, quali nello specifico i canoni annui da proporre sui contratti. Gestione tipi contratto La gestione tipi contratto permette di definire le regole generali della Gestione Contratti. Famiglie "Servizi" Per ogni tipo contratto è possibile specificare fino a 5 famiglie (articoli) che raggruppano i codici articolo "servizi". In sede gestione contratti potranno essere richiamati solo i codici servizio appartenenti alle famiglie articolo definite sul tipo contratto. Informazioni gestite Le fondamentali informazioni gestite a livello di tipo contratto sono riportate nel seguito. Dati generali Tipo gestione: le possibili opzioni sono: - "1 - Clienti": permette di registrare contratti attivi che potranno dar luogo a. - "2 - Fornitori": permette di registrare contratti passivi che non daranno luogo a. Contratto fatturabile: visualizzato solo se contratto cliente, consente di scegliere se fatturare o meno il contratto. In caso l'opzione scelta sia "0 - No", in fase di le righe relative a quel contratto non verranno prese in considerazione. 2 05/2003

3 SPRING - CONTRATTI Tipo : visualizzato solo se Contratto Fatturabile, consente di impostare sulla riga di servizio del contratto se anticipata o posticipata (questo dato, sulle singole righe, è modificabile). Raggruppa righe in : permette di raggruppare in un'unica fattura le righe di uno stesso contratto aventi stessa condizione di pagamento. Stampa numero contratto in fattura: consente di stampare il numero del contratto sulla fattura. Stampa note in fattura: se impostato, alla conferma della videata viene visualizzata una box contente 5 righe che verranno riportate in fattura. Dati di riga Gestione componenti distinta base: se impostato, in caricamento di una riga contratto avente come oggetto un articolo che prevede la gestione della distinta base, i componenti vengono esplosi nel relativo Dettaglio Tecnico. Calcolo automatico spese incasso: permette di addebitare in automatico in fattura le spese di incasso previste sulla condizione di pagamento. Gestione contratti clienti La Gestione dei Contratti permette la registrazione e la variazione dei dati del contratto. Il contratto si divide in: - testata - righe - dettaglio righe - dettaglio canoni. Ciascun contratto è intestato ad un cliente. Sulla testata vengono registrati i dati generali del contratto: numero, data, cliente, descrizione, stato contratto, data decorrenza e data scadenza contratto. Le righe del contratto identificano i servizi oggetto del contratto. Ogni riga di contratto viene associata ad un codice articolo e permette di definire: - una eventuale quantità di "servizi" oggetto di contratto; - un prezzo annuo unitario per il servizio che è derivabile dal listino; - il canone annuo per il servizio, se non indicato viene determinato mediante la formula "canone = quantità x prezzo"; - la periodicità di ; - l'importo della rata canone, se non indicato viene calcolato con la formula "importo rata = canone annuo/periodicità"; - il tipo di (anticipata o posticipata); - la decorrenza del primo canone ordinario (che viene impostata da programma uguale alla data decorrenza contratto, ma può essere modificata a seconda delle esigenze); - il tipo gestione rateo (vedere oltre); 05/2003 3

4 SPRING - CONTRATTI - i dati per la scrittura del movimento di contabilità industriale; - i dati per l'aggiornamento automatico del canone (data prossimo aggiornamento, periodicità aggiornamento, % di incremento fissa aggiuntiva a quella digitata nel programma di aggiornamento automatico). Gestione ratei Con riferimento ai contratti di servizio si definisce "rateo" la quota di canone che deve coprire l'intervallo di tempo che passa tra la data di decorrenza del contratto e la data di decorrenza del 1 canone ordinario. SPRING consente di gestire in maniera automatica questo periodo mediante i seguenti meccanismi: - data decorrenza primo canone ordinario: viene impostata uguale alla data decorrenza contratto, ma può essere modificata e identifica la data di decorrenza del primo canone ordinario; - tipo gestione rateo: l'opzione viene visualizzata solo se la data decorrenza primo canone ordinario è diversa dalla data decorrenza contratto e consente di stabilire come deve essere fatturato il canone legato all'intervallo di tempo in discorso. Le opzioni a disposizione sono: non fatturare il canone fatturare il canone autonomamente fatturare il canone con la 1 a rata ordinaria. Dettaglio tecnico Ad ogni riga può essere associato un elenco di articoli e/o numeri di matricola che consentono di dettagliare, sotto il profilo tecnico, i prodotti oggetto del servizio. In questa videata è inoltre possibile inserire un importo e delle note. Nel dettaglio tecnico vengono esplosi i componenti della distinta base nel caso in cui: - nel tipo contratto è stata prevista la gestione della distinta base - l'articolo "servizio" preveda la distinta base. Dettaglio canoni (piano di ) Data riferimento Ad ogni riga é associato un dettaglio canoni che consente di pianificare i canoni da fatturare fino alla scadenza del contratto. Questo archivio viene creato per ogni riga di contratto registrata e contiene le informazioni necessarie sia per identificare una rata già fatturata, sia per identificare le rate ancora da fatturare. Vengono infatti impostate la data riferimento (che è impostata a partire dalla data decorrenza di ogni canone, tenendo conto se anticipata o posticipata), il periodo di competenza della fattura, l'importo da fatturare e, una volta emessa la relativa fattura, anche i riferimenti della fattura (registro, numero fattura, data documento). Nella videata del dettaglio canoni è possibile modificare le date e gli importi delle rate non fatturate ed eliminare una rata. Questo consente di gestire i periodi di non, gli accorpamenti di rate, gli sconti su una rata. Ciascuna rata di canone è ovviamente definita da un periodo di competenza e da una "data riferimento ". Questa data viene impostata uguale alla data di inizio (o fine nel caso si tratti di posticipata) del periodo di competenza di ciascuna rata, ma può essere variata dall'operatore. 4 05/2003

5 SPRING - CONTRATTI Essa assume un ruolo fondamentale ai fini della, poiché il filtro fondamentale dei canoni da fatturare verrà eseguito definendo un intervallo su questa data. Aggiorna dettaglio canoni Storico contratti! È inoltre possibile effettuare, attraverso la funzione "Aggiornamento Dettaglio Canoni", un ricalcolo delle rate già pianificate (ma non ancora fatturate) e la creazione delle rate non ancora pianificate, fino alla data di scadenza del contratto (se il contratto non ha scadenza le nuove rate vengono create fino alla data indicata a video). Questo calcolo può essere fatto sia introducendo degli importi nuovi (nuova rata, nuovo canone annuo, nuovo prezzo), sia impostando una percentuale di aggiornamento. Effettuando il ricalcolo del dettaglio canoni il programma richiede la data fino a cui effettuare questo ricalcolo: se dopo questa data esistono delle rate già pianificate e non ancora fatturate, il programma le elimina. Dalla creazione della riga servizio, attraverso i vari aggiornamenti, il programma crea un archivio "storico" in cui vengono memorizzate rate e importi ogni volta che questi vengono aggiornati o ricalcolati. Stampa contratto La stampa del contratto può essere eseguita secondo due modalità: - dalla funzione di gestione del contratto - mediante la specifica funzione a menù.! In entrambi i casi la stampa del contratto avviene mediante la funzione di stampa su formato libero. La stampa contratti è attiva solo su formati di stampa grafici (SISFORM). Il formato standard distribuito è CONTRAT.SXF. Emissione fatture La funzione "Emissione Fatture" permette di emettere in automatico le fatture a fronte dei contratti in essere. L'elaborazione può avvenire in prova o in definitivo. Dopo le opzioni generali (tipo fattura, data documento, registro IVA, ecc.) viene richiesto di definire i filtri con cui estrarre i contratti. Data riferimento Tra i vari filtri è fondamentale quello sulla data di riferimento. Verranno richiamate in le rate che prevedono, nel dettaglio canoni, come data riferimento, una data che cade nell'intervallo qui definito. 05/2003 5

6 SPRING - CONTRATTI Altri filtri Elenco canoni in Viene inoltre data la possibilità di filtrare i contratti su: - stato contratto - codice cliente - tipo contratto - riferimento numerazione contratto - numero contratto - data contratto. Confermando le opzioni il programma estrae i canoni da fatturare e li presenta all'operatore. Su questo elenco l'operatore deve selezionare mediante check (spunta) i canoni che intende effettivamente fatturare. È disponibile anche il comando "Seleziona tutto". Premendo il bottone <End-Fattura> si procede con l'emissione delle fatture. Elementi esposti Sulla fattura stampata vengono esposti i seguenti elementi: in fattura - data e numero contratto (se la stampa è prevista dal tipo contratto) - le note impostate a livello di testata del contratto - il codice e la descrizione del servizio - una riga di commento automatica, anteposta alla riga del servizio, con la struttura: "Periodo da a " che descrive il periodo di competenza del canone fatturato - eventuali commenti di riga non classificati come commenti ad uso interno. Raggruppamenti per Ciascuna fattura fa riferimento ad un unico contratto. Se lo stesso cliente ha più contratti con la stessa data di riferimento, in fase di verranno emesse tante fatture quanti sono i contratti. Se un contratto prevede: - più servizi che prevedono la stessa condizione di pagamento - canoni legati a vari servizi che prevedono la stessa data riferimento è possibile un raggruppamento in un'unica fattura, se il tipo contratto prevede l'opzione "Raggruppa righe in ". In ogni caso i servizio saranno dettagliati nella fattura. 6 05/2003

7 SPRING - CONTRATTI Casi particolari Stato servizio Fatturazione ultima riga dettaglio canoni Aggiornamento dettaglio canoni Eliminazione variazione fatture! Il programma non fattura righe di contratto che presentano il campo "Stato servizio" diverso da "Attivo". Per consentire elaborazioni di controllo, quali ad esempio liste di righe di contratto senza la pianificazione delle rate, nel momento in cui viene fatturata l'ultima riga del dettaglio canoni, il programma imposta il flag "Stato servizio" presente sulla riga del contratto a "Da aggiornare". Questo solo nel caso in cui il servizio non è ancora giunto a scadenza (non è stata impostata la data scadenza del servizio, oppure si è creata la pianificazione non fino alla data scadenza del servizio). L'emissione definitiva delle fatture scrive sull'archivio del dettaglio canoni i riferimenti della fattura emessa in relazione alla riga di servizio fatturata. L'eliminazione/variazione della fattura deve avvenire dal programma di "Emissione Fatture" della Gestione Vendite. Se si varia l'importo di una fattura emessa dalla gestione contratti tale variazione non viene riportata sul "dettaglio canoni" legato al contratto. Altri archivi aggiornati L'emissione della fattura memorizza i dati sui seguenti archivi: - contabilità industriale (nel caso in cui sia abilitata e sul tipo contratto ne sia stata richiesta l'integrazione); - movimenti di magazzino (se l'articolo oggetto della riga di contratto registrata è identificato come Tipo gestione "Normale" o "Solo statistiche"); - legami tra documenti (in interrogazione di una fattura generata da un contratto il documento di origine sarà "Contratto n. x"). Aggiornamento contratti La funzione di aggiornamento contratti permette di aggiornare l'importo delle rate canoni già esistenti o di creare nuove rate fino alla data di scadenza del contratto (se il contratto non ha scadenza le nuove rate vengono create fino alla data indicata a video). La funzione aggiornamento contratti ha la stesse peculiarità della funzione "Aggiorna Dettaglio Canoni" attiva nella funzione di gestione contratti. L'unica differenza è che utilizzando la seconda è possibile anche ridefinire gli importi in valore assoluto, mentre nell'aggiornamento contratti la variazione è solamente percentuale. 05/2003 7

8 SPRING - CONTRATTI Selezione contratti da aggiornare Data prossimo aggiornamento canoni Altre selezioni Tra le varie opzioni di selezione fondamentale è l'intervallo sul campo "Data prossimo aggiornamento canoni" che richiama l'omonimo campo della gestione contratti. Infatti verranno estratti tutti i servizi che prevedono su tale campo una data che rientra in questo intervallo. Sono inoltre disponibili i seguenti filtri di selezione: - codice cliente - data contratto - numero contratto - data decorrenza contratto - data scadenza contratto - stato contratto. Opzioni di elaborazione Elaborazione di prova Stampa risultato Periodo di competenza da aggiornare L'elaborazione può essere eseguita in modalità "prova" o in versione "definitiva". L'elaborazione di prova si limita a produrre un tabulato con il dettaglio dei canoni aggiornati. L'elaborazione definitiva aggiorna anche i dati in archivio. Fondamentale per l'elaborazione è la definizione dell'intervallo di tempo su cui insistono i canoni da aggiornare. I canoni che rientrano nell'intervallo e che non risultano già fatturati, vengono aggiornati applicando la "% aggiornamento contratto" indicata a video ed anche la "% di incremento fisso" memorizzata sul singolo servizio. 8 05/2003

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