Gestionale CIA. -Contabilizzazione movimenti-

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1 Gestionale CIA -Contabilizzazione movimenti- 1. Premessa Contabilizzazione verso ELDACON e MICROERP Contabilizzazione VERSO OMNIA Importazione in OMNIA Contabilizzazione movimenti provvisori Contabilizzazione movimenti relativi al tesseramento Cancella contabilizzazione movimenti... 16

2 1. Premessa Questa funzione serve per passare i movimenti dal gestionale alla contabilità generale. Dopo aver digitato i parametri di selezione dei movimenti Cliccare su: per contabilizzare verso Eldacon e Microerp per contabilizzare verso OMNIA (Zucchetti) Possono essere passati in contabilità i movimenti Effettivi, Provvisori di Apertura tesseramento o di Chiusura tesseramento. Il campo data movimento viene utilizzato solo per contabilizzare i movimenti Provvisori e i movimenti di Chiusura tesseramento.

3 Ogni estrazione può essere "marcata" con un codice indicato in "Timbra estrazione" per poter essere eseguita di nuovo. Nel riquadro MOVIMENTI si selezionano Anno, Data (Dal/Al), e numero (Dal/Al) dei movimenti che si vogliono contabilizzare. Nel riquadro ASSOCIATO è possibile indicare i dati relativi all associato per cui si vogliono contabilizzare i movimenti. Nel riquadro FATTURA si può selezionare il Numeratore, la Data (Dal/Al), e il Numero (Dal/Al) delle fatture da trasferire. I movimenti possono essere selezionati anche per: Codice movimento, Tipo movimento, Condizioni di pagamento, Centro di costo, Azienda contabile, Zona e Utente di Creazione. I movimenti naturalmente vengono estratti una sola volta, per tornarli ad estrarre occorre effettuare una RIESTRAZIONE selezionando il codice dell estrazione originale nella Ricerca per timbro. Il programma ottiene un file che dovrà essere poi importato in contabilità generale.

4 2. Contabilizzazione verso ELDACON e MICROERP Per poter contabilizzare i movimenti verso le procedure ELDACON e MICROERP è necessario prima inserire alcuni parametri nelle codifiche locali del Gestionale CIA: 1) ADA e Società di servizi 2) Tipo Movimento 3) conti 4) Centro di Costo ADA e Società di servizi il conto IVA (conto iva vendite) e il conto Socio (conto clienti).

5 Tipi documento in contabilità generale si dovranno avere i tipi movimento con lo stesso codice del Gestionale ma con le caratteristiche tipiche della contabilità generale. In Microerp se manca un tipo movimento viene creato in automatico, ma viene considerato un movimento contabile generico, nel caso il movimenti sia invece di tipo fattura non viene registrato con le caratteristiche corrette per una sua gestione contabile. Conti Occorre impostare le contropartite usate in contabilità nella gestione articoli o nel piano dei conti.

6 Centro di Costo I centri costo devono avere i codici uguali a quelli definiti nel programma di contabilità. Nell Azienda dati associazione è possibile scegliere se esportare i centri di costo o in alternativa le permanenze dei movimenti. Check Utilizzare permanenza come centri di costo in contabilizzazione..

7 3. Contabilizzazione VERSO OMNIA Per poter contabilizzare i movimenti verso la procedura OMNIA è necessario prima inserire alcuni parametri nelle codifiche locali del Gestionale CIA: 5) ADA e Società di servizi 6) Azienda Contabile 7) Numeratore Fattura 8) Sottoconti 9) Centro di Costo ADA e Società di servizi il conto IVA (conto iva vendite) e il conto Socio (conto clienti).

8 Azienda Contabile Nell azienda contabile è necessario inserire il campo Codice ditta per applicativo OMNIA che indica il Codice Ditta presente in contabilità. Numeratore Fattura Nel numeratore fattura è necessario indicare i campi Cod.attività IVA Omnia e Numeratore fatt. Omnia che indicano: - Cod Attività IVA Omnia: indica il numero che identifica l attività iva in cui dovranno confluire le fatture. - Numeratore fatt. Omnia: Indica il codice del sezionale del registro iva della fattura in Zucchetti. Sottoconti Occorre impostare i sottoconti di Omnia o negli articoli

9 o nel piano dei conti. Il conto clienti per il piano dei conti N. 3 di OMNIA va impostato il sottoconto Centro di Costo Nel centro di costo è necessario inserire il campo CodiceZ che indica il codice abbinato al centro di costo impostato nella tabella Gestione tabelle ditta/attività.

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11 4. Importazione in OMNIA Occorre collegarsi con l applicativo, dopodichè tramite la funzione File Transfer (WEB), posizionarsi sotto la Cartella: /apri/tmpfls/1, scegliere il file da copiare sul server Zucchetti e scegliere INSERISCI. A questo punto occorre importare i dati da dentro l applicativo CONTABILITA ORDINARIA, Periodiche, Trasferimenti, LEMCO importa movimenti.

12 5. Contabilizzazione movimenti provvisori La contabilizzazione dei movimenti provvisori viene gestita per passare in contabilità le informazioni utili a rilevare le fatture da emettere l anno successivo che fanno riferimento a prestazioni effettuate nell anno in corso. La contabilizzazione dei movimenti provvisori va eseguita PRIMA che vengano TRASFORMATI IN EFFETTIVI quindi al 31/12 dopo aver caricato tutti i movimenti provvisori.. Per contabilizzare i movimenti provvisori occorre integrare i dati presenti in ADA e Società di servizi, AZIENDA DATI ASSOCIAZIONE con: CONTO FATTURE DA EMETTERE: Nel piano dei conti dovrà essere presente il conto da collegare con il conto FATTURE DA EMETTERE della contabilità. CODICE MOV. FATTURE DA EMETTERE: Deve essere un codice movimento di tipo generico. Nella maschera di contabilizzazione occorre scegliere PROVVISORI e digitare obbligatoriamente la DATA MOVIMENTO che sarà la data di registrazione in contabillità, e selezionare i movimenti provvisori che devono essere contabilizzati. I movimenti provvisori devono essere contabilizzati separatamente dagli altri.

13 I movimenti provvisori di tipo fattura vengono contabilizzati nel seguente modo: - Fatture da emettere in Dare (il conto viene reperito dai dati Associazione) per l imponibile della fattura con l indicazione del cliente come descrizione - Ricavo in Avere per l imponibile della fattura Quando il movimento provvisorio verrà trasformato in effettivo la registrazione contabile del movimento effettivo sarà: - Cliente in Dare per il totale della fattura - Fatture da emettere in Avere per l imponibile totale della fattura - IVA in Avere per l importo IVA

14 6. Contabilizzazione movimenti relativi al tesseramento Normalmente il tesseramento per l anno successivo inizia negli ultimi mesi dell anno in corso. I movimenti legati alle tessere vengono quindi incassate parte nell anno vecchio e parte nell anno di competenza, ma tutti i ricavi debbono essere comunque contabilizzati nell anno appropriato (quello in entrata). E necessario integrare i dati presenti in ADA e Società di servizi, AZIENDA DATI ASSOCIAZIONE con: CONTO ANTICIPO SOCI Nel piano dei conti sarà collegato con il conto ANTICIPO DA SOCI della contabilità che viene movimentato nell anno in corso e che dovrà essere stornato nell anno di competenza e girato al conto di ricavo.

15 Occorre fare due contabilizzazioni per questi movimenti, la prima di APERTURA TESSERAMENTO: Es. se ho una tessera di 50,00 emessa ed incassata il 30/11/2011 dovrò contabilizzarla il 30/11/2011 nel seguente modo: Dare Avere - Socio 50,00 - Anticipi da soci 50,00 L incasso verrà contabilizzato, sempre il 30/11/2011 nel seguente modo: Dare - Socio 50,00 - Cassa o banca 50,00 Avere La seconda invece è una CHIUSURA TESSERAMENTO: E obbligatorio valorizzare la Data Movimento che rappresenta la data di registrazione dei movimenti in contabilità. Es. Data Movimento: digito 01/01/2012 In contabilità verranno passati tutti i movimenti relativi al tesseramento selezionati, con data 01/01/2012 e verrà stornato dal conto anticipo soci la quota del 2011 e girata al conto di ricavo nel seguente modo Dare Avere - Anticipi da soci 50,00 - Conto di ricavo 20,00 - Conto di ricavo 30,00

16 7. Cancella contabilizzazione movimenti La funzione permette di riportare allo stato non contabilizzato i movimenti selezionati. Si richiama dalla voce di menù Gestione CIA Provinciali Contabilizzazione Cancella contab.mov. E possibile scegliere se aggiornare un singolo movimento o tutti quelli collegati ad un timbro. Nel primo caso occorre indicare il numero anno del movimento tipo movimento (attivo, incasso, cassa) Nella cancellazione per timbro questi valori non vanno indicati.

17 Elenco movimenti non contabilizzati La funzione permette ottenere un elenco di tutti i movimenti non contabilizzati Gestione CIA Provinciali Contabilizzazione Elenco movimenti non contabilizzati Occorre indicare l anno per il quale estrarre i dati o in alternativa il range di date. Il default per l output è PDF, ma si può scegliere di ottenere anche un file csv. E infine possibile scegliere quale tipo movimenti estrarre (attivo, di incasso o cassa).