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1 SOMMARIO VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD...1 MODALITA DI AGGIORNAMENTO...2 AVVERTENZE...2 INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 09_2013 DI LINEA AZIENDA...2 COLLEGAMENTO AL CONTENITORE UNICO PER LA GESTIONE DI TUTTE LE CONTABILITÀ...2 ALTRI INTERVENTI...6 Parametri azienda...6 Attività e filiali...6 Anagrafica clienti e fornitori...6 Tabella incassi...7 Tabella Ritenute...7 Tabella Contributi...7 Tabella Specifiche acquisizione listini...7 Anagrafica prodotti...7 Gestione documenti e Consegna ordini...7 Esportazione documenti in contabilità...8 Codice CD identificativo dell Aggiornamento : A VERSIONI CONTENUTE NEL PRESENTE CD Modulo Versione Versione minima richiesta Run Time Modulo Base Modulo Base Contabile Modulo Base di Linea Fatturazione e Magazzino Fatturazione Vendita al banco Vendita al banco touch screen Gestione offerte ed ordini clienti/fornitori Gestione provvigioni agenti Gestione Varianti Gestione Lotti e Partite Gestione Distinta Base Gestione ecommerce Esportazione fatture elettroniche Pagina 1 di 8

2 MODALITA DI AGGIORNAMENTO Installazione da parte dell amministratore del sistema Si ricorda che con tutte le versioni dei sistemi operativi Windows NT, Windows 2000, Windows Xp e Windows Vista, e' necessario essere amministratori del sistema per poter effettuare la prima installazione. AVVERTENZE a) Prima di eseguire l aggiornamento dei moduli, è necessario effettuare una copia di salvataggio degli archivi e disattivare la protezione antivirus. b) L assenza di eventuali revisioni minime di prodotto sul PC potrebbe impedire il passaggio degli aggiornamenti correnti. INTERVENTI EFFETTUATI CON L UPD 09_2013 DI LINEA AZIENDA Di seguito vengono esposti gli interventi effettuati con la presente versione di programma. Collegamento al contenitore unico per la gestione di tutte le Contabilità Nel caso in cui si volesse attivare il collegamento al contenitore di Contabilità unificata (perché sono state ricevute indicazioni in tal senso dal proprio commercialista che ha intenzione di gestire la contabilità dell azienda all interno del modulo in questione), all interno di questo paragrafo viene descritto ciò che bisogna effettuare per attivare, da Linea Azienda, tale collegamento. Innanzitutto è bene evidenziare che : prima di effettuare l'operazione di travaso, si consiglia di contattare il proprio commercialista per concordare le modalità ed i tempi in cui avviare l attivazione del collegamento alla Contabilità Unificata. Il professionista dovrà, infatti, fornire indicazioni dettagliate per l attribuzione del piano dei conti, delle contropartite richieste e dovrà guidare l azienda nelle fasi di Travaso. Le causali contabili saranno associate automaticamente ed in maniera silente. le operazioni di travaso devono essere effettuate prima dell emissione di qualsiasi tipologia di documento (ddt, fatture, scontrini, ecc) nell anno in cui si intende attivare tale collegamento. le operazioni di travaso sono irreversibili. Non è prevista una funzione automatica che consenta di ripristinare la situazione antecedente il travaso. Pagina 2 di 8

3 si consiglia quindi, prima di lanciarle, di effettuare una duplica dell'azienda ("Lavori di servizio --> Su più aziende --> Programmi di utilità --> duplicazione azienda" ed inoltre di effettuare la copia di salvataggio degli archivi. Si precisa infine che il ripristino della copia di backup effettuata potrà essere eseguita soltanto se l'azienda è presente solo all'interno dei moduli di Linea Azienda chi gestisce già il collegamento in contabilità dei documenti, dopo aver eseguito le operazioni di travaso, potrà effettuare il trasferimento in contabilità ordinaria o semplificata dei documenti emessi prima della data di inizio travaso. In tal caso il programma gestirà le contropartite e le causali contabili previste con il precedente tipo di collegamento. Per coprire tutte le casistiche possibili distingueremo il caso in cui non si gestisce già un collegamento in contabilità da quello invece in cui lo si gestisce. 1. NON SI GESTISCE il collegamento ai moduli contabili Nel caso in cui nei Parametri Azienda il campo Tipo collegamento contabilità è uguale ad N - Nessun collegamento, quindi anche nei casi di creazione nuova azienda, per attivare il collegamento alla contabilità unificata della Linea Contabile, si potrà intervenire manualmente inserendo nel campo in questione il valore C Contabilità. A questo punto sarà proposta una data di inizio collegamento calcolata dal programma come 01/01 del primo anno in cui non sono presenti documenti e comunque non inferiore al 01/01/2013. In questa condizione tale data assume particolare importanza poiché i documenti emessi prima della stessa non saranno contabilizzati appunto perché questa segna il momento a partire da cui si attiva il collegamento in contabilità verso questo modulo. 2. SI GESTISCE GIA il collegamento ai moduli contabili Chi gestisce il collegamento in contabilità (con tipologia uguale ad O Ordinaria oppure ad S Semplificata ) e volesse attivare il collegamento al contenitore di contabilità unificata, dovrà eseguire in sequenza i due lavori di servizio appositamente predisposti, ovvero : Travaso aziende Travaso partite e personalizzazione conti. Anche in questa condizione è bene distinguere due scenari principali che si possono presentare, ovvero : nel PC è installata solo la Linea Azienda. nel PC è installata Linea Azienda e Linea Contabile. Pagina 3 di 8

4 Se nel PC è installata solo la Linea Azienda Dopo aver selezionato dal menù dei lavori di servizio il Travaso aziende, si dovrà selezionare l azienda da elaborare, indicare le informazioni richieste dall apposita maschera proposta e confermare il tutto tramite la selezione del bottone Esegui (posto in basso a destra della stessa maschera). A questo punto sarà proposta una maschera in cui si dovrà confermare la data di inizio travaso che sarà registrata nei Parametri Azienda e sarà utilizzata dai vari programmi per una serie di controlli che vedremo più avanti. Anche in questo caso la data proposta corrisponde al 01/01 del primo anno in cui non risultano documenti registrati e non potrà essere inferiore al Solo dopo aver eseguito la prima fase, si potrà procedere con la fase successiva, ovvero il Travaso partite e personalizzazione conti. In questo contesto saranno predisposte in automatico le causali contabili e sarà possibile effettuare l associazione tra le contropartite gestite con la precedente tipologia di collegamento e le contropartite da gestire con la nuova tipologia di collegamento ( C Contabilità ). Si fa presente che le contropartite proposte per l associazione saranno prelevate dai vari archivi in cui risultano registrate (ovvero: anagrafiche clienti e fornitori, anagrafiche prodotti, tabella attività e filiali, tabella incassi, tabella contributi, tabella ritenute e tabella specifiche acquisizione listini). Pagina 4 di 8

5 A questo punto, solo dopo aver completato l operazione di associazione delle contropartite, si potrà eseguire il travaso definitivo selezionando il bottone Completa travaso (posto in basso a destra della maschera). Come esposto nella premessa, il completamento dell elaborazione di travaso è irreversibile, si consiglia pertanto di consultare il proprio commercialista in modo da definire insieme : o la data di inizio travaso da attribuire, che deve essere uguale a quella del periodo contabile gestito nell anagrafica dell azienda in contabilità all interno del contenitore unificato (dopo quindi che il commercialista ha eseguito il travaso per la stessa azienda). o l elenco delle nuove contropartite da associare a quelle gestite con la precedente tipologia di collegamento, che debbono essere uguali a quelle gestite dal commercialista, per la stessa azienda, in contabilità. Se nel PC è installata la Linea Azienda e la Linea Contabile Si precisa innanzitutto che, per gestire questa casistica, è richiesta la presenza nel PC della versione minima dei moduli di Linea Contabilità. In questa condizione, dove l azienda da travasare si intende gestita in entrambe le linee, il travaso potrà essere eseguito indistintamente ed univocamente da una o dall altra linea di prodotto producendo come effetto l aggiornamento degli archivi di entrambe le procedure. Pagina 5 di 8

6 In questa condizione saranno gestite più informazioni rispetto a quelle previste per il travaso gestito in caso di azienda presente solo nei moduli di Linea Azienda, a tal proposito, per i dettagli del caso, si rimanda alla consultazione della guida in linea disponibile all interno dello stesso programma di travaso. E importante comunque evidenziare che, rispetto a quanto previsto in caso di travaso di azienda presente solo in contabilità, nel caso in cui l azienda è presente in entrambe le Linee, la fase di travaso completata definitivamente (quindi anche con l esecuzione del Travaso partite e personalizzazione conti ) sarà irreversibile per entrambe le linee. Se invece è stata eseguita soltanto la prima fase ( Travaso aziende ed è comunque richiesta l esecuzione anche della seconda fase per completare il travaso) si potrà tornare indietro effettuando la cancellazione dell azienda dal contenitore di contabilità unificata che, come effetto, produrrà anche l annullamento dello stato di travaso avviato ma non completato per la stessa azienda gestita nei moduli di Linea Azienda. Altri interventi Parametri azienda Nei parametri azienda sono stati effettuati gli interventi necessari a gestire le causali e le contropartite contabili previste dal collegamento in contabilità con tipologia C Contabilità. Nel caso in cui risultasse attivo tale tipologia di collegamento, saranno attivi, a fianco della stessa, il bottone Dati collegamento, che permette la visione della data di inizio collegamento o di inizio travaso ed il bottone Proponi causali, che consente la proposta automatica delle causali contabili gestibili per tale tipologia di collegamento. Attività e filiali Nella tabella attività e filiali sono stati effettuati gli interventi necessari a gestire le causali e le contropartite contabili previste dal collegamento in contabilità con tipologia C Contabilità. Nel caso in cui risultasse attivo tale tipologia di collegamento, saranno attivi, a fianco della stessa, il bottone Proponi causali, che consente la proposta automatica delle causali contabili gestibili per tale tipologia di collegamento ed il bottone Precedente collegamento che, solo per le aziende travasate, consente la visione delle causali contabili e delle contropartite contabili gestite con la precedente tipologia di collegamento. Anagrafica clienti e fornitori L anagrafica dei clienti e dei fornitori è stata modificata per consentire la gestione della contropartita contabile per le aziende che gestiscono il collegamento alla contabilità Pagina 6 di 8

7 unificata. Se l azienda è stata travasata, tramite un apposito bottoncino posto a fianco della contropartita, sarà possibile accedere alla visualizzazione della contropartita gestita con il precedente tipo di collegamento in contabilità (ordinaria o semplificata). Tabella incassi La tabella incassi di vendita al banco è stata modificata per consentire la gestione della contropartita contabile per le aziende che gestiscono il collegamento alla contabilità unificata. Se l azienda è stata travasata, tramite un apposito bottoncino posto a fianco della contropartita, sarà possibile accedere alla visualizzazione della contropartita gestita con il precedente tipo di collegamento in contabilità (ordinaria o semplificata). Tabella Ritenute La tabella ritenute è stata modificata per consentire la gestione della causale e della contropartita contabile per le aziende che gestiscono il collegamento alla contabilità unificata. Se l azienda è stata travasata, tramite un apposito bottoncino, sarà possibile accedere alla visualizzazione della causale e della contropartita contabile gestita con il precedente tipo di collegamento in contabilità (ordinaria o semplificata). Tabella Contributi La tabella contributi è stata modificata per consentire la gestione della contropartita contabile per le aziende che gestiscono il collegamento alla contabilità unificata. Tabella Specifiche acquisizione listini La tabella in esame è stata modificata per consentire la gestione della contropartita contabile per le aziende che gestiscono il collegamento alla contabilità unificata. Anagrafica prodotti L anagrafica prodotti è stata modificata per consentire la gestione della contropartita contabile (vendite ed acquisti ) per le aziende che gestiscono il collegamento alla contabilità unificata. Gestione documenti e Consegna ordini Pagina 7 di 8

8 Nel caso in cui fosse stata eseguita soltanto la prima fase del travaso ( Travaso aziende ), fino a quando non sarà completata anche la seconda fase ( Travaso partite e personalizzazione conti ) non sarà possibile emettere documenti con data maggiore o uguale a quella di inizio travaso. A tal proposito sono stati modificati i seguenti programmi per implementare il blocco in questione : immissione / variazione documenti immissione note di variazione emissione delle fatture differite consegna ordini Per l emissione delle fatture differite si evidenzia che se sono presenti ddt ancora da fatturare e viene eseguita la fase di travaso la fattura differita dovrà essere emessa nello stesso anno di emissione degli stessi ddt. I programmi di cui sopra sono stati altresì modificati per gestire, per i documenti emessi a partire dalla data di travaso, la nuova contropartita assegnata nella fase di Travaso partite e personalizzazione conti. Per i documenti emessi invece con data antecedente la data di travaso continuerà ad essere gestita la vecchia contropartita corrispondente alla precedente tipologia di collegamento. Esportazione documenti in contabilità Il programma in questione è stato modificato per gestire la contabilizzazione dei documenti nel modulo contabilità unificato. Pagina 8 di 8

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