CODICI IVA. Adeguamento aliquote d'imposta. Release 5.00 Manuale Operativo

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1 Release 5.00 Manuale Operativo CODICI IVA Adeguamento aliquote d'imposta Per rendere funzionale e veloce l adeguamento dei codici Iva utilizzati nel sistema gestionale, e rispondere così rapidamente alle normative vigenti che impongono la modifica dell aliquota ordinaria IVA per le cessioni effettuate sul territorio nazionale.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 L. N. 228 DEL 24/12/2012: AUMENTO ALIQUOTA IVA AL 22% Tabella Codici Iva Codice Iva 22% Altri codici Iva 22% Non eliminare e/o cambiare i precedenti codici Iva gestiti al 21% Aggiornamento dati di base nelle tabelle del gestionale Operazioni aggiuntive per completare l aggiornamento Aggiornamento Prezzi con IVA in anagrafiche e listini Vendita al banco con registratore di cassa collegato Bonifici ristrutturazioni edilizie (detrazione fiscale 50% - ex 36%) Prima Nota Corrispettivi PROCEDURA AUTOMATICA DI CAMBIO DEL CODICE IVA Installazione della procedura Kng Cambio codice IVA Operazioni preliminari: Salvataggio archivi Procedura di aggiornamento codice IVA Risultati dell operazione Operazioni finali: Aggiornamento Totali nei documenti... 23

3 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta L. n. 228 del 24/12/2012: Aumento aliquota IVA al 22% In base a quanto stabilito dal Consiglio dei Ministri in data 26/06/2013, l aliquota ordinaria IVA al 21% per le cessioni di beni e servizi effettuate sul territorio nazionale viene incrementata al 22%, con decorrenza 01/10/2013. Gli utenti dovranno rettificare quindi l aliquota come previsto dalla vigente normativa. Le rettifiche previste coinvolgono diverse funzioni del gestionale: - Magazzino - Vendite e vendite al banco - Parcellazione - Contabilità 1.1 Tabella Codici Iva Il passaggio alla nuova aliquota iva richiede, innanzitutto, la creazione nella tabella dei Codici Iva delle diverse aliquote da gestire, per singola società/tipologia tabella codici iva. Sarà necessario creare quindi tanti codici Iva nuovi quante sono le casistiche gestire all interno del sistema Codice Iva 22% È necessario innanzitutto creare il codice IVA al 22%, che avrà le seguenti caratteristiche: Questo codice iva, che ha come caratteristica principale il solo cambio della aliquota applicata, può essere creato manualmente nella tabella Iva, oppure attraverso la procedura multi societaria Kng Cambio codice IVA (meglio descritta in seguito). Attenzione. Si consiglia di creare codici iva senza caratteri speciali come l asterisco, il punto, il trattino _ o altri simili.

4 4 Manuale Operativo Altri codici Iva 22% Analogamente, dovranno essere creati nuovi codici iva per ogni altro codice iva gestito nella procedura, e che attualmente ha l aliquota del 21%: riportiamo i seguenti esempi ripresi dalla società DEMO. Esempio (1): se è presente un codice tipo: Creare il nuovo codice: Esempio (2): se è presente un codice tipo: Creare il nuovo codice: Esempio (3): se è presente un codice tipo: Creare il nuovo codice:

5 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta - 5 Esempio (4): se è presente un codice tipo: Creare il nuovo codice: E così via: l utente dovrà creare un nuovo codice con aliquota al 22% per ogni codice iva con aliquota al 21% gestito. Ogni nuovo codice andrà inoltre integrato dei collegamenti Iva per l elaborazione delle stampe fiscali ed il passaggio dati alle procedure dichiarative Non eliminare e/o cambiare i precedenti codici Iva gestiti al 21% L utente dovrà verificare attentamente il contenuto della tabella dei codici Iva, e creare tutti i nuovi codici necessari, sulla base delle proprie esigenze gestionali, senza tuttavia modificare i codici iva già esistenti. In altre parole, non va cambiata l aliquota in corrispondenza di un codice iva abituale (es. 21) già utilizzato, altrimenti questo comporterebbe un errata gestione e ricalcolo del pregresso, compromettendo la qualità dei calcoli già effettuati.

6 6 Manuale Operativo 1.2 Aggiornamento dati di base nelle tabelle del gestionale Create le aliquote in Tabella Codici Iva, sarà necessario aggiornare tutte le anagrafiche e le tabelle del sistema, sostituendo ai codici iva (collegati all aliquota 21%) i nuovi codici con aliquota 22%. Il codice IVA deve essere sostituito nelle seguenti tabelle standard del gestionale: - Anagrafica Articoli codice I.V.A. acquisti e vendite - Anagrafica Cliente codice I.V.A. abituale - Anagrafica Fornitore codice I.V.A. abituale - Struttura Contabilità campo Assoggettamento IVA standard - Definizione Sconti e Spese codice IVA - Prestazioni Parcellazione campo Cod. IVA - Vendite al banco codice iva per acconti / spese - Gestione Contratti di Assistenza codice iva per servizi. Le sostituzioni devono essere effettuate anche in tabelle personalizzate (Utente) eventualmente create e collegate ad una procedura personalizzata (che potrebbe variare da installazione ad installazione). L aggiornamento delle tabelle standard del gestionale, sopra menzionate, può essere effettuato anche utilizzando la Procedura automatica di cambio del codice Iva che effettua in automatico le operazioni necessarie, consentendo all utente di adeguare i dati con rapidità e precisione.

7 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta Operazioni aggiuntive per completare l aggiornamento In base al tipo di dati gestito, effettuato Aggiornamento dati di base nelle tabelle del gestionale (sia in modalità manuale che utilizzando la Procedura automatica di cambio del codice Iva) è necessario eseguire, all interno del programma, le seguenti operazioni, al fine di completare le operazioni di ricalcolo e adeguamento delle anagrafiche Aggiornamento Prezzi con IVA in anagrafiche e listini Per le società che operano nel commercio al dettaglio, per effettuare l aggiornamento automatico dei Prezzi con IVA negli Articoli di Magazzino e nei Listini (dopo aver effettuato modificato il codice Iva nelle anagrafiche articolo). Si accede dal menù Magazzino Listini e sconti Ricalcolo prezzi con I.V.A. Sono presenti i campi: Effettua ricalcolo sui listini: ricalcolo automatico del Prezzo con IVA in tutti i listini; Effettua ricalcolo sui listini clienti: ricalcolo automatico solo sui listini clienti; Considera solo i prezzi mancanti: per effettuare il ricalcolo solo per i listini per i quali non è stato indicato il Prezzo con IVA. L opzione è prioritaria e incompatibile con le altre (ovvero, selezionando questa opzione, sarà l unica ad essere eseguita anche attivando gli altri flag) L utente può scegliere le seguenti combinazioni di opzioni: Prezzo con Iva in: Anagrafica Articolo Prezzo con Iva in: Anagrafica Articolo + Listini Prezzo con Iva in: Anagrafica Articolo + solo prezzi mancanti nei Listini (se non viene attivato alcun flag, verranno aggiornati solo i Prezzi con IVA presenti in Anagrafica Articolo) (saranno aggiornati anche i prezzi con IVA nel listini) (saranno aggiornati anche - e solamente - i prezzi con IVA del tutto mancanti nel listini.) Al termine dell operazione viene visualizzato il messaggio di avvenuto ricalcolo.

8 8 Manuale Operativo Vendita al banco con registratore di cassa collegato La comunicazione degli importi verso il registratore di cassa avviene attraverso il codice del reparto che deve essere preventivamente configurato nel registratore di cassa, indicando la percentuale dell iva attribuita. Nel gestionale è possibile definire il codice del reparto per ogni singolo articolo oppure attribuire per ogni codice iva il reparto di destinazione, attraverso la funzione di impostazione dell Anagrafica Negozi Se non viene specificato il codice del reparto viene utilizzato di default il Reparto 1. A questo punto bisogna verificare come verranno gestiti i reparti nel registratore di cassa ed in base a questa informazione decidere come modificare le impostazioni nel gestionale. Se nel registratore di cassa viene definito un nuovo reparto per l iva del 22%, dovrà essere indicato nella maschera degli Articoli oppure, se utilizzata l impostazione nell anagrafica dei negozi, si dovrà attribuire il codice iva del 22% al nuovo reparto.

9 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta - 9 Se invece nel registratore di cassa il numero del reparto non viene modificato allora si deve togliere la riga del codice iva per il 21% e inserire il nuovo codice collegato allo stesso reparto.

10 10 Manuale Operativo Bonifici ristrutturazioni edilizie (detrazione fiscale 50% - ex 36%) Per rettificare l aliquota IVA al 22% per i bonifici relativi alle ristrutturazioni edilizie per le quali è riconosciuta la detrazione fiscale del 50%, accedere alla funzione Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Contabilità e variare il campo Aliq. x scorporo La variazione dovrà essere effettuata a cura dell utente, dopo aver concluso gli incassi con iva al 21%.

11 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta Prima Nota Corrispettivi Per gestire la nuova aliquota nelle registrazioni dei corrispettivi è necessario modificare l impostazione della Struttura Corrispettivi. Considerando che il cambio IVA avviene in corso di mese e di anno, è necessario mantenere attivi i codici iva utilizzati finora con aliquota al 21%. Se la Causale Corrispettivi è stata movimentata non sarà possibile effettuare modifiche alle righe precedentemente impostate, ma è possibile solo inserirne di nuove. L utente può quindi decidere di: continuare ad utilizzare la Causale Corrispettivi in uso e aggiungere la riga relativa all iva con aliquota al 22% creare una nuova Causale Corrispettivi senza il codice iva al 21%. In tal caso, la nuova causale dovrà essere utilizzata in aggiunta a quella vecchia per la registrazione dei corrispettivi del mese di ottobre 2013; dal mese di ottobre si utilizzerà solo quella nuova.

12 12 Manuale Operativo 2 Procedura automatica di cambio del codice Iva 2.1 Installazione della procedura È possibile creare e sostituire nelle anagrafiche il nuovo codice iva per le cessioni contemporaneamente su più società, attraverso una procedura multi societaria denominata KngCambioIva.exe: la procedura deve essere installata su un pc dove è già presente il programma gestionale installato (in modalità mono o client). Nota Bene: la procedura è utilizzabile solo con licenza del gestionale nella versione 5.3. Con versioni del programma gestionale precedenti alla 5.30 (licenza 5.2 o inferiori) potrà essere utilizzato solo il vecchio eseguibile. La procedura può essere scaricata dalla nostra Area Clienti oppure direttamente dalla seguente mail (che tutti gli utenti della procedura hanno ricevuto) che contiene il link di scarico:

13 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta - 13 Cliccando sulla voce viene avviato lo scarico del file dal sito Datalog; apparirà la seguente maschera, che richiede se esguire o scaricare il file: (la maschera potrebbe cambiare in base alla versione e/o tipologia di browser utilizzato) Cliccare su Esegui: se dovesse essere visualizzato un messaggio di blocco e/o avviso di protezione (rilevando il file come dannoso) continuare tranquillamente con l operazione di scarico, scegliendo (tra le varie opzioni) Esegui comunque (si tratta di una protezione che dipende da diversi fattori, ad ogni modo il file fornito è ovviamente sicuro). Anche in questo caso, le videate di blocco eventualmente visualizzate potrebbero cambiare in base alla versione e/o tipologia di browser utilizzato: ad ogni modo, riportiamo il seguente esempio. Se si visualizzasse una maschera tipo: Cliccare su Azioni, dalla maschera successiva espandere le Altre opzioni (cliccando sulla freccia ) e scegliere infine Esegui comunque:

14 14 Manuale Operativo Viene avviata la procedura d installazione, composta dai seguenti passaggi: 1. Qualora sia presente una versione precedente del programma, viene avvertito l utente che verrà avviata l installazione della nuova versione del programma relativa al Cambio IVA 2. In caso di nuova installazione, viene proposto subito il percorso di destinazione, impostato di default sulla cartella d installazione del gestionale: cliccare su Avanti >

15 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta - 15 Installando il programma su un pc dove è già presente il gestionale con versione 5.0 o successive, il percorso viene proposto in automatico. In altri casi, oppure se il percorso proposto non dovesse essere corretto, deve essere selezionato dall utente. 3. Al termine viene visualizzato il messaggio seguente: cliccare si Fine.

16 16 Manuale Operativo 2.2 Kng Cambio codice IVA Al termine dello scarico ed installazione, sul desktop del pc sarà visibile la seguente icona: Con doppio click si accede all interno della procedura; viene aperta la maschera: Per procedere: Dal menù Funzioni scegliere Cambio IVA

17 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta Operazioni preliminari: Salvataggio archivi ATTENZIONE: PRIMA DI PROCEDERE Prima di procedere con le operazioni di seguito descritte, si consiglia di effettuare una copia di backup degli archivi del gestionale. La procedura infatti può essere eseguita contemporaneamente su più società e interruzioni improvvise di alimentazione potrebbero comprometterne la buona riuscita.

18 18 Manuale Operativo Procedura di aggiornamento codice IVA Si accede alla funzione di Conversione per nuova codifica IVA È possibile effettuare i seguenti tipi di operazioni: Creazione nuovo codice IVA: per creare il nuovo codice iva, nel caso non sia stato creato in precedenza, attivare il flag e compilando i campi relativi: Nuovo Codice, per indicare il nuovo codice IVA Descrizione, per indicare la descrizione del nuovo codice IVA (di default Iva al 22% ) Aliquota, per indicare l aliquota del nuovo codice IVA (di default 22 ). Questa opzione permette di creare un codice iva semplice tipo quello descritto al paragrafo Codice Iva 22% : eventuali altri codici iva, come quelli descritti al paragrafo Altri codici Iva 22%, dovranno essere creati manualmente. Sostituzione Codice IVA su anagrafiche: per procedere con la sostituzione e l aggiornamento dei dati, attivando il flag corrispondente e compilando i campi successivi: Da codice: vecchio codice iva A codice: nuovo codice iva La sostituzione può essere: o effettuata contemporaneamente alla creazione, per creare un generico Codice Iva 22% e sostituirlo direttamente negli archivi (attivando entrambi i flag sopra menzionati) o effettuata senza la contemporanea creazione, se è già stato creato in precedenza in tabella un generico Codice Iva 22%

19 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta - 19 La sostituzione agirà su tutte le tabelle standard, elencate al paragrafo Aggiornamento dati di base nelle tabelle del gestionale Sostituzione codice IVA sui documenti: per procedere con la sostituzione e l aggiornamento dei dati contenuti in - Ordini clienti inevasi - Note informative non fatturate attivando il flag corrispondente e compilando i campi successivi: Da codice: indicare il codice relativo all iva al 21% A codice: indicare il nuovo codice iva al 22% Ordini Clienti inevasi (flag): per effettuare la sostituzione del codice iva sugli Ordini Clienti non ancora evasi Note informative non fatturate (flag): per sostituire il nuovo codice nelle note informative non ancora fatturate. Esempio di creazione e simultanea sostituzione nelle anagrafiche (nel caso non sia stato già creato un nuovo generico Codice Iva 22%). Esempio di sola sostituzione nelle anagrafiche (nel caso sia stato già creato un nuovo generico Codice Iva 22% oppure per effettuare le sostituzioni di Altri codici Iva 22% )

20 20 Manuale Operativo Esempio di sostituzione nei documenti (nel caso sia stato già creato un nuovo generico Codice Iva 22% oppure per effettuare le sostituzioni di Altri codici Iva 22% ) Nota Bene Negli Ordini Clienti, per i codici iva sulle righe, è possibile operare in due modalità: - nella prima il codice iva non è indicato nelle righe dei documenti, ma viene assegnato durante la fase di evasione dell ordine in DDT o Fattura Accompagnatoria. In questo caso la procedura di conversione non effettua alcuna modifica nelle righe dei documenti; - nella seconda il codice iva viene riportato direttamente nelle righe dei documenti. In questo caso, la procedura di conversione sostituisce il codice iva nelle righe dei documenti. Per quanto riguarda invece i codici iva sulle spese, è possibile definire il codice iva fisso da utilizzare per il codice iva della spesa oppure, se non indicato nulla, verrà utilizzato quello con l aliquota massima del documento. Se è stato indicato il codice iva sulle spese, la procedura di conversione provvede a sostituirlo negli Ordini Clienti non evasi. In fondo alla maschera

21 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta - 21 sono presenti i pulsanti: Conferma per visualizzare la maschera di selezione delle società su cui eseguire la procedura scelta di aggiornamento. Dopo aver selezionato le società da aggiornare, premendo il tasto viene visualizzato il seguente messaggio: Rispondendo Sì viene effettuata la sostituzione del codice nelle società selezionate. Se l operazione è avvenuta con successo, viene visualizzato il messaggio che segnala il termine della procedura Premendo OK viene visualizzato il risultato dell elaborazione e viene indicato il percorso in cui è possibile visualizzare i risultati dell elaborazione Sel. Tutto per selezionare tutte le società (dopo la scelta, il pulsante cambia nome in Desel. Tutto ) Esci per annullare il processo.

22 22 Manuale Operativo Risultati dell operazione I risultati sono visibili immediatamente attraverso la maschera visualizzata, suddivisa in due sezioni. Nella prima sezione vengono elencate le Operazioni Eseguite: Operazioni Eseguite: Creazione e Sostituzione cod. IVA nelle Anagrafiche e nei Documenti Elaborazione con tutti i flag attivati. Nelle rispettive colonne vengono riportate le informazioni relative alla eventuale creazione e sostituzione del codice iva, per ciascuna società selezionata. Operazioni Eseguite negli Ordini Clienti inevasi In questo caso è stata richiesta la sola sostituzione del codice iva negli Ordini Clienti. Operazioni Eseguite nelle Note Informative non fatturate Nella seconda scheda viene proposto l Elenco Documenti Modificati, riportando: - Società: denominazione della società - Tipo Documento: Ordine Cliente o Nota Informativa - Numero Documento: per individuare facilmente i documenti da richiamare e riconfermare all interno delle relative funzioni di Caricamento - Data: data di emissione del documento - Codice e Denominazione Cliente: codice e denominazione del cliente al quale si riferisce l ordine o la nota informativa - Nr Righe Modificate: numero di righe modificate all interno di ciascun documento.

23 CODICI IVA: Adeguamento aliquote d'imposta - 23 Elenco Documenti Modificati in Ordini Clienti Inevasi e Note Informative non fatturate I documenti vengono riportati in ordine di Data e quindi di Numero. In fondo alla maschera principale di Conversione per nuova codifica IVA sono presenti i seguenti pulsanti: Risultati per visualizzare la tabella relativa all elaborazione anche in momenti successivi Stampa per stampare la tabella dei risultati. Excel per esportare la griglia in un foglio Excel. Risultato sostituzione codice IVA in Excel Operazioni finali: Aggiornamento Totali nei documenti In fondo alla maschera del Risultato sostituzione codice IVA viene ricordato all utente di riconfermare i documenti modificati, richiamandoli dalla relative funzioni di Caricamento, attraverso il messaggio I documenti per i quali è stata effettuata una sostituzione, dovranno essere pertanto richiamati e riconfermati o stampati dalle funzioni di Caricamento Ordini Clienti e Caricamento Note Informative, al fine di aggiornare i relativi totali.