Gestione e allineamento delle Giacenze

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1 Release 5.20 Manuale Operativo INVENTARIO Gestione e allineamento delle Giacenze Il modulo permette la contemporanea gestione di più inventari, associando liberamente ad ognuno un nome differente; può essere utilizzato da aziende che dispongono di più depositi, con facoltà di ottenere un inventario per ciascun di essi, oppure per ottenere l elaborazione di un inventario per un determinato settore fisico di magazzino, o più inventari distinti per ciascun settore.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 INVENTARIO FISICO DI MAGAZZINO Causali di Magazzino per le rettifiche Gestione Inventario Lettura da file di testo (solo con modulo Barcode) Generazione delle rettifiche Stampa Moduli d inventario e differenze Esempio di Utilizzo Esempio con Ordinamento per Codice o Descrizione Articolo Esempio con Ordinamento per Posizione Articolo :... 12

3 INVENTARIO: Gestione e allineamento delle Giacenze Inventario fisico di magazzino Gli inventari inseriti rappresentano la giacenza fisica presente a magazzino: l utente può effettuare un conteggio degli articoli esistenti a magazzino, e digitare le quantità riscontrate dal conteggio manuale in una griglia. Indicato tale dato, la procedura effettua un conteggio e genera un report sulle differenze riscontrate, per permettere ai responsabili di effettuare le opportune verifiche; quando il lavoro viene confermato, è possibile procedere con la generazione automatica delle scritture di rettifica in magazzino (di carico/scarico da inventario) al fine di pareggiare la giacenza contabile con la giacenza fisica. Per l elaborazione dell inventario, il modulo può prevedere due modalità di funzionamento diverse in caso di utilizzo o meno del modulo Barcode: GESTIONE SENZA BARCODE Ottenuta la lista degli articoli per i quali si vuole effettuare l inventario, l utente, con la lista alla mano, può effettuare un conteggio manuale degli articoli esistenti a magazzino. Le quantità riscontrate dal conteggio manuale devono essere quindi digitate in una griglia, permettendo alla procedura di effettuare un conteggio e generare il report delle differenze riscontrate. Alla conferma dell operazione, vengono generate in automatico le scritture di rettifica in magazzino. GESTIONE CON BARCODE Codificati i codici aggiuntivi degli articoli a magazzino, è possibile utilizzare una penna ottica a memoria per compilare in automatico l inventario fisico. L utente, una volta all anno (o quando lo ritiene opportuno) può effettuare un giro della merce a magazzino scannerizzando il codice a barre con la penna ottica; alla fine del giro, scarica i dati nel Pc, e importa i valori nel programma gestionale aggiornando l inventario di magazzino, con la conseguente possibilità di riallineare i dati di esistenza. In sostanza, l inventario viene compilato in automatico rilevando i dati con il lettore (invece che manualmente). In questa ipotesi, considerando che sono in commercio diverse tipologie di penne ottiche con memoria, è necessario realizzare procedure aggiuntive ad hoc per l import dei dati tra il software della penna ottica e le tabelle del programma: la realizzazione del programma deve quindi essere valutata e quotata caso per caso, su specifica richiesta del cliente. La funzionalità può essere molto utile ad aziende che gestiscono depositi differenti, in quanto dà la possibilità di effettuare un inventario per ogni deposito; oppure per aziende che, gestendo i settori (ovvero le locazioni fisiche dei materiali), hanno la necessità di effettuare l inventario solo per gli articoli presenti in un settore, o contemporaneamente inventari su più settori, mantenendoli tuttavia distinti.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Causali di Magazzino per le rettifiche E importante utilizzare delle causali di magazzino appositamente create per la registrazione delle rettifiche, strutturate in modo corretto nei valori principali come quelle di seguito analizzate. Causale Rettifica Carico La causale di carico da inventario deve avere la seguente struttura di base: si noti l impostazione come Unità Da Nulla A Magazzino. Causale Rettifica Scarico La causale di scarico da inventario deve avere la seguente struttura di base: si noti l impostazione come Unità Da Magazzino A Nulla.

5 INVENTARIO: Gestione e allineamento delle Giacenze Gestione Inventario Per l inserimento dell inventario completo delle giacenze fisiche, con la possibilità di effettuare la stampa dei moduli e la generazione dei movimenti; la compilazione dell inventario puà avvenire in momenti diversi, in quanto la procedura memorizza sia le informazioni inserite che la situazione dei saldi alla data di creazione. Prima di creare un inventario, è quindi opportuno accertarsi che i saldi siano corretti: a tal fine, consigliamo l esecuzione di funzioni quali la Ripresa della giacenza da anno precedente (per l allineamento dei saldi nei diversi esercizi) e il Ripristino Saldi di Magazzino. La funzionalità di Gestione Inventario consente il normale utilizzo delle altre funzioni del programma anche in presenza di un inventario attivo, poiché all atto della generazione dell inventario stesso viene registrata la quantità giacente nel magazzino alla data di creazione, potendo proseguire con la normale movimentazione. L unica precauzione è quella di non variare la quantità fisica degli articoli coinvolti nell inventario nel periodo già memorizzato: ad esempio è possibile registrare un ricevimento merci mantenendo tuttavia separati in fase di conteggio gli articoli ricevuti con quelli coinvolti nell inventario. Si accede alla funzione dal Menù Magazzino Servizi Gestione Inventario: Nella parte superiore della maschera sono presenti dei campi per l inserimento dei parametri: Nome dell inventario; Descrizione dettagliata del nome dell inventario; Ordina per: è possibile selezionare uno dei seguenti ordinamenti: Codice articolo, Descrizione articolo Posizione Articolo

6 6 Manuale Operativo Ad ogni inventario è possibile associare fino ad un massimo di articoli. Nel caso vengano selezionate gli ordinamenti per Codice / Descrizione, viene presentato l intervallo Da Articolo/A Articolo per la selezione degli articoli dalla lista. Nel caso venga selezionato l ordinamento Posizione viene presentato il range: Da Settore/ A Settore (selezionabile dall Anagrafica Articoli Altri Dati) per le selezione dei settori della lista. Inoltre, vengono visualizzati tre flag: Ripiano, Scaffale, Posizione. La loro selezione permette la visualizzazione del relativo contenuto sia nella griglia sottostante che nelle stampe. Data inventario: permette di registrare la data di inserimento dell inventario (di default è la data di elaborazione della società). In funzione di questo dato, verranno estratti i saldi degli articoli coinvolti nell inventario Deposito: permette l indicazione del deposito per il quale si registra l inventario; il campo può essere lasciato vuoto e il dato sarà richiesto all atto della generazione dei movimenti. E possibile creare più inventari, collegandoli a depositi diversi o a diversi gruppi di articoli: in caso di presenza di più inventari, la selezione degli articoli deve essere distinta. Così, un articolo presente in un inventario non può essere selezionato in un altro in quanto si eseguirebbe un duplice conteggio dello stesso, e, inoltre, in caso di variazione della quantità verrebbe generata una rettifica doppia, con il risultato del calcolo di una esistenza errata. Una volta indicati i limiti si selezione, con Estrai si esegue l estrazione dei dati d inventario relativi ai parametri reimpostati: i dati vengono visualizzati nella griglia sottostante. Nel caso di gestione di più inventari, e se si è selezionato un articolo già presente in un altro inventario, viene presentato un messaggio che specifica sia l articolo che il nome dell inventario in cui è già presente: in questo caso è necessario modificare i parametri di esecuzione, escludendo tale articolo.

7 INVENTARIO: Gestione e allineamento delle Giacenze - 7 Nel caso in cui non si voglia salvare il risultato della estrazione, è sufficiente premere il pulsante Esci, che permette di uscire dalla maschera senza salvare; la procedura chiede conferma dell operazione, e l utente può non salvare i dati caricati rispondendo positivamente. Lo stesso pulsante può essere utilizzato successivamente, creato l inventario, per non salvare le eventuali modifiche apportate alle quantità; in questo caso, i dati variati andranno persi. Una volta estratti i dati, con Conferma si procede alla creazione dell inventario: per ciascun articolo estratto nella griglia viene memorizzata in archivio la quantità giacente nel magazzino. Se non è stato indicato il deposito in testata, viene visualizzato il messaggio: Nella colonna Quantità della griglia è possibile registrare la quantità rilevata dall utente dopo la fase di conta degli articoli: il campo va compilato per tutti gli articoli estratti. Il campo quantità è di difetto proposto con tutti i valori a 0 (zero). Il valore del campo va sempre compilato: nel caso in cui sia lasciato il valore 0, la procedura interpreterà il dato come giacenza = 0 ed emetterà una rettifica scarico per la differenza tra la quantità riscontrata e il valore in griglia. Inseriti/modificati i dati nella griglia, premendo nuovamente il pulsante Conferma vengono memorizzate le quantità inserite; la conferma è necessaria anche dopo la fase di inserimento della quantità nella griglia, poiché l uscita dalla maschera senza una conferma comporterebbe la perdita dei dati o l annullamento delle modifiche. A seguito della conferma, vengono resi visibili i seguenti pulsanti: : consente di estrarre un report gli articoli selezionati, la relativa descrizione, l unità di misura, la colonna Quantità rilevata da utilizzare per evidenziare, all atto fisico dell inventario, le quantità. Se è stata selezionato l ordinamento per Posizione articolo nel report vengono presentate le colonne relative a Settore, Ripiano, Scaffale, Posizione. : consente di estrarre un report identico alla stampa precedente, con in il valore della Quantità Giacente a magazzino al momento della generazione dell inventario e la Differenza tra la quantità rilevata e quella giacente. Alla pressione del pulsante viene presentata la duplice scelta, se visualizzare sul report tutti gli articoli oppure solo quelli con differenza diversa da zero: Annulla : consente di eliminare l inventario attivo sulla maschera. Un inventario rimarrà in archivio, e sarà modificabile, fino a quando non sarà annullato

8 8 Manuale Operativo Lettura da file di testo (solo con modulo Barcode) In presenza de modulo di barcode, e previa impostazione dei parametri di base richiesti, in fondo alla maschera è visibile il pulsante : permette di selezionare un file di testo contenete codici articoli (o barcode) e relativa quantità. La gestione della quantità viene effettuata in base ai parametri impostati sul modulo barcode (cui è legato ved. relativo manuale): in particolare, la quantità n presente sul file di testo viene moltiplicata per quella indicata nella anagrafica del codice a barre (che potrebbe essere diversa da 1 se con il codice a barre in esame si gestiscono ad esempio le confezioni) Generazione delle rettifiche Il pulsante permette la generazione automatica dei movimenti di carico/scarico di magazzino da inventario, al fine di rettificare le giacenze in funzione dei dati inseriti nella griglia. Cliccando sul pulsante, viene visualizzata la maschera necessaria all inserimento delle causali di rettifica che dovranno essere utilizzate per la generazione dei movimenti. I campi presenti sono: Causale Carico: da associare ai movimenti di rettifica delle giacenze per carico, nel caso in cui la quantità indicata sia superiore a quella contabile. Causale Scarico: da associare ai movimenti di rettifica delle giacenze per scarico, nel caso in cui la quantità indicata sia inferiore a quella contabile. Deposito: viene visualizzato il deposito di riferimento; se tale dato non è già stato indicato, la procedura ne richiede obbligatoriamente la compilazione. Il pulsante Annulla consente di ritornare alla maschera precedente Dopo avere verificato la correttezza delle causali, con il pulsante Conferma si esegue la funzione automatica di creazione dei movimenti di rettifica di carico e di scarico, e si chiude l inventario in corso che viene eliminato dall archivio. Le rettifiche generate avranno al massimo 100 righe di dettaglio, al fine di permetterne una maggiore facilitazione in caso di consultazione nel menù Input Movimenti Entrata/Uscita. Al termine dell operazione di generazione dei movimenti, la procedura ritorna alla maschera di inventario, con caricati i dati appena gestiti: da qui, è necessario premere il pulsante Pulisci per pulire la maschera e completare l operazione annullando l inventario (che ormai ha già aggiornato i dati in archivio)

9 INVENTARIO: Gestione e allineamento delle Giacenze Stampa Moduli d inventario e differenze In questi report sono presenti, oltre l intestazione con i dati della società e i parametri di lancio dell inventario, gli articoli comprensivi della descrizione, unità di misura, quantità rilevata dall utente, quantità giacente a magazzino al momento della creazione dell inventario, e la differenza tra la quantità rilevata e quella giacente. Nel caso di ordinamento per Posizione articolo vengono presentati i dati relativi a Settore, Ripiano, Scaffale e Posizione Di seguito riportiamo un esempio del report Stampa Moduli, che consente la stampa (o l esportazione su file, tipo excel) della lista degli articoli da conteggiare, secondo i filtri impostati nell inventario: Di seguito riportiamo un esempio di stampa del report Stampa Differenze, che in aggiunta la report precedente propone la quantità fisica già indicata in griglia, e i dati relativi alla quantità giacente memorizzata alla data di creazione dell inventario, e la differenza tra i due valori.

10 10 Manuale Operativo 1.3 Esempio di Utilizzo Il primo passo da effettuare per la gestione di un inventario è l assegnazione del nome, digitando il codice nell apposito campo; questa fase risulta fondamentale al fine di poter effettuare molteplici inventari a cui andranno associati nomi differenti, che una volta creati saranno richiamabili aprendo la lista dal campo Nome. Al nome va collegata una Descrizione dettagliata dell inventario. Il secondo passo è la definizione dei parametri di selezione nel campo Ordina per: in base alla scelta effettuata, si possono avere evoluzioni diverse Esempio con Ordinamento per Codice o Descrizione Articolo Selezioniamo l opzione Codice articolo : nei campi Da Articolo/A Articolo è possibile specificare l intervallo di articoli da estrarre, che saranno presentati in griglia ordinati alfabeticamente per codice dell articolo. Dopo aver registrato la Data di inserimento dell inventario (di default è la data di elaborazione della società, in ogni caso modificabile) premendo il pulsante Estrai si esegue l estrazione dei dati relativi ai parametri impostati: i dati vengono visualizzati nella griglia di dettaglio: Premendo il pulsante Conferma la procedura visualizza, non avendo definito un deposito di riferimento come in questo caso, un messaggio di avviso in cui viene chiesto di effettuare l inventario sul totale depositi. Rispondendo in modo affermativo la scelta viene effettuata su tutti i depositi, e viene considerata la giacenza totale dell articolo: in ogni caso, il deposito cui associare i movimenti sarà richiesto in seguito.

11 INVENTARIO: Gestione e allineamento delle Giacenze - 11 E possibile procedere alla registrazione manualmente della Quantità nella colonna omonima nella griglia di dettaglio: procediamo all inserimento delle quantità per riga. Confermando ulteriormente (la conferma è necessaria anche dopo la fase di inserimento della quantità nella griglia, poiché l uscita dalla maschera senza una conferma comporta la perdita dei dati) vengono memorizzate le quantità inserite e ed è possibile effettuare le stampe e generare i movimenti di carico dell inventario di magazzino. Premendo il pulsante Genera Mov. viene visualizzata la maschera Selezione Causali nella quale è possibile impostare le causali rettificative di Carico e Scarico e il Deposito di riferimento. La pressione del tasto Conferma da questa maschera consente la generazione automatica del movimento di carico dalla funzione Input Movimenti Entrata \Uscita, consultabile uscendo dalla Gestione Inventario e accedendo alla funzione dal menù Magazzino:

12 12 Manuale Operativo Esempio con Ordinamento per Posizione Articolo : Questa scelta permette di assegnare l ordinamento per posizione articolo e i settore di riferimento. E utilizzabile se si è già provveduto a definire nell Anagrafica Articoli Cartella Altri Dati il codice settore a cui è riferito un determinato articolo in Anagrafica:

13 INVENTARIO: Gestione e allineamento delle Giacenze - 13 Scelto questo tipo di ordinamento, dopo aver definito un nome e una descrizione, vengono visualizzati i campi Da Settore/ A Settore per la selezione dei codici settore dalla lista appositamente richiamata Vengono anche visualizzati tre flag Ripiano, Scaffale, Posizione la cui selezione permette la visualizzazione del relativo contenuto sia nella griglia di dettaglio che nelle stampe. Alla pressione del pulsante Estrai vengono visualizzate nel dettaglio gli articoli associati al settore specificato in testata: Ora è possibile procedere con l assegnazione delle quantità e alla generazione dei movimenti con le modalità consuete. La selezione ordinata per Posizione consente eventualmente la selezione di tutti e 3 i flag proposti: Ripiano Scaffale Posizione Considerando come ordinamento primario il ripiano, quindi lo scaffale e quindi la posizione. Gli articoli che non avranno i campi valorizzati, saranno ordinati nelle ultime posizioni.