PROCEDURA DI RILEVAZIONE E CARICO DELL INVENTARIO DI FARMACIA

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1 PROCEDURA DI RILEVAZIONE E CARICO DELL INVENTARIO DI FARMACIA 1. Effettuare il Backup del Database Winsf, avendo cura di salvarlo su una cartella differente da quella dove vengono fatti i normali backup. 2. Effettuare un Salvataggio Inventario, annotandolo come Prima Inventario. 3. Effettuare l Azzeramento delle Giacenze di Esposizione, Magazzino e Magazzino Automatico (se gestito). 3a. Nel caso in cui fosse presente il Magazzino Automatico, a questo punto va eseguita la procedura di Riallineamento Giacenze di Esposizione con quelle provenienti dal Magazzino Automatico. 4. Procedere con il Carico dell Inventario, avendo cura di generare tanti piccoli Carichi In Aggiunta contenenti al massimo 100/150 articoli. E consigliabile infatti, creare dei carichi differenziati per ogni cassettiera o scaffale, attribuendo ad ognuno di essi il Nome dell operatore che lo genera, seguito da un numero progressivo oppure dalla posizione/scaffale. In tal modo, qualora si riscontrassero problemi su uno scaffale o cassettiera, si renderebbe necessario solamente rileggere i prodotti presenti in quel singolo carico. Al termine della rilevazione di tutti i prodotti, avremo quindi qualche decina di Carichi, contrassegnati ognuno dal nome dell operatore e dal numero progressivo e/o dall ubicazione dei prodotti rilevati. 5. Procedere quindi all Applicazione dei Carichi rilevati, avendo cura di selezionarne non piu di 4/5 per volta. 6. Al termine dell applicazione di tutti i carichi, procedere con il salvataggio di un nuovo inventario, annotandolo come Dopo Inventario e quindi con un Backup del database, salvandolo sempre sulla cartella di cui al punto 1. Vediamo di seguito in dettaglio ogni singola funzione.

2 1. BACKUP DATABASE Dalla procedura CONTROLLO, selezionare l opzione di Backup del Database 2. SALVATAGGIO INVENTARIO Dalla procedura INVENTARI selezionare l opzione SALVA NUOVO INVENTARIO, avendo cura di inserire la relativa annotazione (se prima o dopo le nuove giacenze rilevate).

3 AZZERAMENTO GIACENZE E CARICO DEGLI INVENTARI Tutte le procedure relative all azzeramento di giacenze ed al carico di inventari si trovano all interno della funzione Carico Inventario: dalla videata di ARCHIVI CSF, selezionare l icona CARICO INVENTARIO 3. AZZERAMENTO GIACENZE Dalla videta di CARICO INVENTARIO, selezionare l opzione STRUMENTI e AZZERA GIACENZE Selezionare quindi i campi GIACENZE di ESPOSIZIONE, MAGAZZINO e AUTOMATICO (se gestito), cliccando infine sul pulsante AGGIORNA per procedere all azzeramento

4 IMPORTAZIONE GIACENZE DA MAGAZZINO AUTOMATICO Nel caso in cui fosse presente il Magazzino Automatico (Rowa, Tecnilab ecc.), dopo aver azzerato le Giacenze dell archivio, e prima di procedere al carico dell inventario di Esposizione, occorre procedere all importazione delle Giacenze dal Magazzino Automatico. Per fare cio e necessario innanzitutto attivare il parametro che consente di allineare le Giacenze Esposizione con quelle del Magazzino Automatico; tale parametro si trova sul client di gestione del magazzino automatico (CsfMagAut.exe) ed e evidenziato nella figura seguente: ATTENZIONE: IL FLAG INDICATO NELLE PRECEDENTE FIGURA VA ATTIVATO SOLO PER EFFETTUARE IL RIALLINEAMENTO GIACENZE IN FASE DI INVENTARIO; UNA VOLTA TERMINATO L INVENTARIO, OCCORRE DISATTIVARLO Una volta attivato il suddetto parametro, occorre procedere con la procedura di Riallineamento Giacenze, presente nel menu Strumenti in Vendita, riportato di seguito.

5 Solo dopo aver allineato le giacenze, e possibile procedere con il normale carico inventario di Esposizione (per tutta la merce al di fuori del Magazzino Automatico). CARICO INVENTARI Dalla videata di CARICO INVENTARIO, selezionare l icona NUOVO CARICO. Identificare quindi il carico con il nome dell operatore ed un numero progressivo (come di vede dall esempio nell immagine); e possibile anche inserire l ubicazione o lo scaffale relativo. Fare inoltre attenzione affinche l inventario venga creato sempre su GIACENZA ESPOSIZIONE e IN AGGIUNTA

6 LETTORE PORTATILE: procedere allo Scarico del Lettore Portatile con cui sono stati rilevati i prodotti relativi, avendo cura di selezionare in sequenza le opzioni contrassegnate come 1 e 2, rispettivamente SCARICO LETTORE e CONFERMA SCARICO ATTENZIONE: prima di iniziare le fasi di scarico del lettore portatile, si consiglia di accertarsi che sia stata impostata la visualizzazione dei prodotti rilevati, in modo da verificare comunque eventuali anomalie di lettura. L impostazione va fatta come illustrato

7 LETTORE FISSO: nel caso in cui non si disponga di un lettore portatile, la lettura dei prodotti va fatta tramite il lettore fisso che si trova sulla postazione; in questo caso basta posizionare il cursore sul campo PRODOTTO e leggere i codici a barre dei prodotti per vedere in tempo reale la lista degli articoli che si stanno aggiungendo. In questa fase e possibile impostare un quantitativo per il prodotto che si sta leggendo, basta digitare il valore della quantita, seguito dal tasto [Invio] e quindi leggere il codice a barre del prodotto (la quantita impostata viene evidenziata nel campo a destra sulla riga prodotto). E altresi possibile leggere piu volte il codice a barre del prodotto per far si che il sistema sommi automaticamente le quantita in base al numero di volte in cui il prodotto viene letto. Una volta terminata la lettura dei prodotti relativi al carico creato, occorre procedere al SALVATAGGIO del carico stesso, cliccando sul pulsante SALVA CARICO. Uscire quindi dal carico appena salvato e procedere cosi con la creazione di tutti i successivi Carichi.

8 ATTENZIONE: Nel caso in cui occorra aggiungere altri prodotti ad un carico (ad esempio perche e stata saltata la lettura di uno scaffale), non e consigliabile aprire un carico gia salvato per fare cio ; consigliamo invece di creare un nuovo carico ed inserirvi i prodotti desiderati. 4. APPLICAZIONE DEI CARICHI La fase di applicazione dei Carichi, e quella che fisicamente aggiorna le giacenze di tutti gli articoli presenti nei carichi stessi. Per procedere con questa fase, occorre selezionare i carichi da applicare biffando le relative caselle della prima colonna e cliccare sull icona APPLICA CARICO. In tal modo il sistema provvedera ad aggiornare le giacenze di tutti i prodotti contenuti nei carichi selezionati. Si consiglia, in presenza di un numero elevato di carichi da applicare, di non selezionarli tutti insieme, ma procedere alla selezione ed all applicazione di 4/5 carichi per volta.