INSERIMENTO DATI BASILARI
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- Angelica Pippi
- 8 anni fa
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1 PASSO PASSO. Questo applicativo software nasce con l idea di essere molto semplice da usare. Di fatto lo è ed infatti non dispone di un help in linea all interno dello stesso. Tuttavia ci sentiamo in dovere di dare una linea guida di utilizzo per rompere il ghiaccio dell impatto iniziale. Di seguito daremo un esempio di popolamento della base di dati e dell utilizzo a regime del software. Si tratta di un esempio di utilizzo passo passo del prodotto. Possiamo suddividere l utilizzo del software in 2 fasi: Inserimento dei dati basilari (Editori, Fornitori, Testi, Scuole, Classi, Adozioni) Utilizzo quotidiano (Registrazione Clienti, Prenotazioni, Ordinazioni, ecc.) (clicca per saltare alla sezione d interesse) INSERIMENTO DATI BASILARI Partiamo dal presupposto che il database, che per comodità chiameremo Archivio, sia vuoto o che almeno contenga le Case Editrici, le Materie scolastiche e un po di Testi già registrati. Dal menu Archivi Case Editrici Inserimento è possibile inserire nuove case editrici. ATTENZIONE! La modifica della denominazione di un editore comporta la modifica della case editrice dei testi ad esso collegati. Esempio: Se modifico ZANICHELLI in MONDADORI, tutti i testi che risultavano essere di Zanichelli risulteranno, dopo la modifica, di Mondadori creando non poca confusione specialmente se Mondadori era già presente in archivio!
2 Dal menu Archivi Materie Inserimento è possibile inserire nuove Materie scolastiche. Queste sono utili per compilare le liste di adozione dei testi nelle classi. Anche qui vale la stessa nota d attenzione indicata in precedenza. Dal menu Archivi Libri si accede ad un finestra dalla quale è possibile aggiungere, modificare, cancellare i testi in archivio o semplicemente elencarne le proprietà (basta un doppio click sugli elenchi). La finestra è dotata di un ricerca su ISBN, Titolo e/o Casa editrici. L ordinamento in base a diversi campi permette una ricerca più efficace.
3 Cliccando sul bottone Aggiungi è possibile aggiungere un nuovo testo, indicando Titolo, Autore, Sottotitolo, Giacenza, la Casa Editrici (dall elenco presente dotato si ricerca veloce mediante lettera iniziale), Prezzo. Occorre indicare necessariamente un codice ISBN (posto sul retro del libro sopra il codice a barre) che lo identifica univocamente. Nel caso non si disponga di tale codice è possibile generarne uno temporaneo mediante il pulsante con la chiave. Tuttavia occorrerà aggiornarlo con quello corretto specialmente se si intende far uso del codice a barre.
4 Altre informazioni basilari per l utilizzo del programma sono i Fornitori e le Relazioni con gli Editori. Ciò permetterà di ottenere le liste di ordinazione per i Fornitori. Dal menu Archivi Fornitori Inserimento è possibile inserire e modificare i Fornitori con relativo indirizzo. Le Relazioni tra Editori e Fornitori non sono altro che delle associazioni tra le due entità e permettono al software di generare automaticamente le liste di ordinazioni ai fornitori stessi. In sostanza bisogna indicare di quali Case editrici dispone ogni Fornitore. ATTENZIONE! Associare una Casa Editrice a più Fornitori (ad esempio a 2 fornitori) comporterà l ordinazione doppia dei testi relativi a quella Casa Editrice (ossia l ordinazione degli stessi testi relativi a quell editore ad entrambi i fornitori). In caso si voglia avere la possibilità di ritirare i testi da fornitori diversi occorrerà procedere manualmente al depennamento dei testi già ritirati!!!
5 A nostro parere è di grande utilità inserire le liste di adozione dei testi nelle classi. Per fare ciò occorre inserire innanzi tutto le Scuole e le classi (queste obbligatoriamente per poi registrare i clienti) e quindi le liste di adozione di ogni classe. Per snellire un po il lavoro magari si potrebbero fare un inserimento cumulativo. Ad esempio: dopo aver inserito la scuola Parini di Milano potrei magari inserire la classe Prime in cui inserisco tutti i testi relativi a tutte le prime classi. In alternativa posso inserire le classi 1A, 2 A, ecc In questo secondo caso potrò avvalermi della stampa Liste di Adozione eventualmente da fornire allo studente che spesso non ne dispone. Dal menu Archivi Scuola - Inserimento è possibile inserire e modificare le scuole. Dal menu Archivi Scuola Classi Inserimento è possibile inserire e modificare le classi delle scuole già inserite.
6 Dal menu Archivi Scuola Libri per Classi è possibile, selezionando la classe di interesse, compilare le liste di adozioni fornite dalle scuole. Finisce qui, sostanzialmente, la parte di preparazione degli archivi ossia l inserimento dei dati basilari.
7 UTILIZZO QUOTIDIANO Passiamo ora a vedere qual è il reale utilizzo del software. Partiamo dall inserimento clienti. Dal menu Clienti Gestione clienti (oppure prendendo F2) si accede ad una finestra che permette di gestire i clienti per quando riguarda Inserimento, Modifica e Cancellazione degli stessi, Ordinazioni e Stato Ordinazioni. Questa finestra è dotata di una ricerca per Cognome oppure è possibile digitare direttamente il codice cliente (tuttavia è poco probabile che quest ultimo lo ricordi!). Cliccando su Aggiungi è possibile aggiungere un nuovo cliente indicando i dati anagrafici, la scuola e la classe di appartenenza.
8 Cliccando su Ordinazioni si possono introdurre le ordinazioni dei clienti. La finestra propone i testi relativi alla classe di appartenenza dello studente oppure in alternativa tutto l archivio libri. Chiaramente l aver inserito le liste di adozione dei testi nelle classi velocizza l ordinazione dei testi.
9 Ciccando invece sul bottone Stato Ordinazione si visualizza lo stato delle ordinazioni. Nell elenco dei testi ordinati è possibile scegliere se si tratta di un testo Nuovo o Usato (cliccando 2 volte sul campo relativo) e si può inserire uno sconto (cliccando 2 volte sul campo sconto). Se il testo è indicato come disponibile sarà possibile portarlo in stato di consegnato (cliccando 2 volte sull apposito campo della tabella).questa stessa operazione è effettuabile automaticamente avendo il testo tra le mani ed utilizzando la penna ottica. Risulta anzi conveniente visto che molti testi hanno nomi che si assomigliano e non è raro consegnare un testo al posto di un altro. Il codice ISBN letto dal codice a barre mediante la penna ottica evita tutto ciò. E possibile accedere alla finestra dei pagamenti fatti dal cliente e nella finestra il semaforo indica se il cliente ha saldato il conto o meno. E possibile anche stampare una nota fiscale con diverse opzioni. Dopo la prenotazione dei testi, a fine giornata, si possono stampare le liste di ordinazioni da portare ai forniti. Conviene inserire tutti i dati dei fornitori (indirizzo, telefono, ecc.) poiché questi vengono riportati sulla stampa delle liste e sono un valido aiuto. Dal menu Stampe Elenchi di Ordinazione si accedere ad una finestra in cui è possibile selezionare il fornitore di interesse e far partire l analisi delle ordinazioni. Dopo qualche secondo appare l elenco dei testi da ordinare al fornitore scelto e la possibilità di effettuare la stampa.
10 ATTENZIONE! Le liste di ordinazione sono una foto dei testi in stato ordinato. Supponiamo di stampare le ordinazioni e di inviarle al fornitore ad inizio giornata. A fine giornata, dopo aver inserito altre prenotazioni dei clienti, una nuova stampa delle ordinazioni conterrà i testi già ordinati più le nuove ordinazioni. Occorre quindi aver cura di fare prima il carico in magazzino dei testi ritirati dal fornitore e quindi stampare la nuove liste di ordinazioni. In caso contrario si rischia di ordinare dei testi 2 VOLTE!!! Una volta ritirati i libri dai fornitori occorre fare il carico in magazzino. Dal menu Magazzino - Carico si accede ad una finestra in cui selezionando il testo ritirato (o meglio ancora ricercandolo automaticamente mediante la penna ottica) è possibile aggiungere il n di testi ritirati dal fornitore alla giacenza di magazzino.
11 Come si vede contestualmente è possibile modificare il costo del libro (nel caso sia cambiato) ed indicare se si sta aggiungendo un testo nuovo o usato. Avendo fatto il carico di magazzino possiamo andare nello stato dei clienti per consegnare i libri che ora sono disponibili. Come si vede nella figura sotto ora i testi risultano disponibili e quindi possono essere consegnati. In questa finestra è anche indicato lo stato dei pagamenti relativi al cliente. Viene indicato il Totale, il Totale Scontato, il Totale dei Pagamenti ed il Saldo Dovuto. Per inserire un pagamento basta cliccare sul bottone Pagamenti.
12 La finestra pagamenti permette di inserire pagamenti multipli indicando anche la data di incasso. Supponiamo di inserire, ad esempio, due pagamenti: Nella finestra Stato Ordinazioni vengono aggiornati i dati relativi al saldo ed il semaforo ci indica a colpo d occhio lo stato dei pagamenti (Nulla Acconti Saldato). L inserimento di un ulteriore somma pari a 26,39 Euro colma il pagamento. E anche possibile inserire pagamenti negativi per eventuali resi. Nel menu delle ricerche è possibile ad esempio cercare i clienti che non hanno ancora saldato il pagamento.
Il sofware è inoltre completato da una funzione di calendario che consente di impostare in modo semplice ed intuitivo i vari appuntamenti.
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