5.3 TABELLE RECORD Inserire, eliminare record in una tabella Aggiungere record Eliminare record

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1 5.3 TABELLE In un sistema di database relazionali le tabelle rappresentano la struttura di partenza, che resta poi fondamentale per tutte le fasi del lavoro di creazione e di gestione del database RECORD Inserire, eliminare record in una tabella Per costruire l archivio del database si procede con l inserimento dei dati, ovvero con la creazione dei record che costituiranno la tabella. Aggiungere record 1. Nel riquadro Database scegliere Tabelle e fare doppio clic sull icona della tabella desiderata. 2. Nel primo campo digitare il dato da inserire, spostarsi nel successivo con il tasto Tab e completare tutti i campi della prima riga per generare il primo record. 3. Per aggiungere il successivo record, fare clic nel primo campo della riga successiva e proseguire come indicato al punto 2, fino a completare l inserimento di tutti i dati. Eliminare record 1. Fare clic sul selettore del record da eliminare. 2. Da menu Modifica scegliere Elimina record di dati. 3. Un messaggio avvisa dell elimina zione definitiva: fare clic su Si per confermare. I selettori di record possono assumere la seguente simbologia: indica la riga attiva (dove è posizionato il cursore); mostra che si sta operando nel record; segnala una nuova riga in cui inserire un nuovo record; comunica che si sta iniziando a compilare un nuovo record. PERCORSI ALTERNATIVI Per aggiungere record a una tabella è possibile: - da menu Inserisci scegliere Record di dati; - fare clic sul pulsante di navigazione Nuovo record; - utilizzare i tasti freccia direzionali; - nell ultimo campo dell ultimo record inserito premere Invio (o Tab).

2 Per eliminare un record da una tabella, selezionarlo facendo clic sul selettore di record, quindi scegliere tra uno dei seguenti percorsi: - fare clic destro sul selettore di record e scegliere Elimina righe; - premere il tasto Canc. Confermare ogni eliminazione facendo clic su Sì Inserire, modificare, eliminare dati in un record Per modificare dati memorizzati o inserirne di nuovi è necessario aprire la tabella in vista inserimento. Per poter intervenire sui dati inseriti, da menu Modifica verificare che sia attiva la spunta su Modifica dati (oppure, sulla barra degli strumenti, operare sull omonimo pulsante ). Per posizionarsi in un campo e possibile fare clic al suo interno, oppure utilizzare una delle combinazioni di tasti elencate nella tabella seguente. COMBINAZIONE DI TASTI TAB o INVIO SHIFT + TAB PER SPOSTARE IL CURSORE nel campo successivo nel campo precedente (premuto due volte) nel primo campo del record in cui si è posizionati (premuto due volte) nell ultimo campo del record in cui si è posizionati nello stesso campo del record precedente nello stesso campo del record successivo Aggiungere dati in un record 1. Fare clic nel campo del record in cui aggiungere i dati. 2. Digitare il testo e sulla barra degli strumenti fare clic su Salva record di dati attuale (oppure scegliere la stessa opzione da menu Modifica o da menu File); per adattare la larghezza della colonna, fare doppio clic sul separatore di colonna. Modificare dati in un record I dati inseriti in una tabella possono essere modificati e, in base alla rettifica che si intende apportare, è necessario prima procedere alla selezione con una delle seguenti modalità: - per selezionare tutto il contenuto di un campo, fare clic al suo interno; - per selezionare una parte del contenuto di un campo, fare due clic non consecutivi a sinistra o a destra del primo carattere da modificare e poi trascinare. 1. Nel campo desiderato procedere con la selezione come già indicato, quindi digitare il testo.

3 Salvare il record come indicato al punto 2 della precedente procedura. Tuttavia, non è necessario attivare tale comando e Base salva in automatico le modifiche se, dopo aver eseguito le variazioni, si fa clic in un altro record. I dati che sostituiscono quelli presenti devono essere dello stesso tipo definito per quel campo. Cancellare dati in un record Per eliminare dati contenuti in un record, dopo averli selezionati con una delle modalità già descritte, premere il tasto Canc oppure Backspace PROGETTAZIONE Creare e assegnare un nome a una tabella e specificarne i campi con i relativi tipi di dati, quali: testo, numero, data/ora, sì/no La creazione di una tabella può avvenire nel momento in cui si crea un nuovo database, oppure in un momento successivo, inserendola in un database esistente. Nella finestra del database, selezionando Tabelle, vengono resi disponibili gli strumenti per realizzarle che di seguito analizziamo. - Crea tabella in vista struttura: crea una tabella in cui occorre specificare i nomi dei campi, il tipo di dati che dovranno contenere e le loro proprietà; questa modalità di creazione è disponibile anche da menu Inserisci scegliendo Struttura tabella. - Usa procedura guidata per la creazione di tabelle: mediante alcuni passaggi, crea una tabella basata su una delle categorie elencate scegliendo tra diversi esempi di tabelle proposte. Crea tabella in vista struttura 1. Nel riquadro Database selezionare Tabelle e fare clic su Crea tabella in vista struttura, oppure da menu Inserisci scegliere Struttura tabella. 2. Digitare il nome del primo campo. 3. Fare clic nella casella corrispondente della colonna Tipo campo e, se il tipo di dati che dovrà contenere il campo è diverso da Testo [VARCHAR], operare sul pull-down per scegliere quello idoneo. 4. Ripetere la procedura per ogni campo da generare. 5. Fare clic destro sul selettore di riga del campo a cui attribuire la Chiave primaria e, da menu contestuale, scegliere I omonimo comando. 6. Sulla barra degli strumenti fare clic su Salva, quindi nella finestra digitare il nome desiderato e fare clic su OK. Usa procedura guidata per la creazione di tabelle 1. Nel riquadro Database selezionare Tabelle e fare clic su Usa procedura guidata per la creazione di tabelle. 2. Scegliere la Categoria di appartenenza e, operando sul pulldown Esempi di tabelle, fare clic su quella desiderata, selezionare i campi da includere e per ognuno fare clic sul pulsante >; diversamente, per includerli tutti senza selezionarli, fare clic sul pulsante >>, quindi confermare con Avanti.

4 3. Per ogni campo inserito impostare il tipo, il formato e le proprietà desiderate, quindi fare clic su Avanti. 4. Scegliere se si desidera che la chiave primaria venga attribuita in automatico dal programma, oppure che venga utilizzato un campo esistente; in questo caso, dopo aver attivato il relativo pulsante di opzione, fare clic sul pulldown Nome del campo e selezionarlo, quindi concludere con Avanti. 5. Digitare il nome da assegnare alla tabella e fare clic su Fine per procedere con l inserimento dei record Applicare le proprietà dei campi, quali: dimensioni del campo, formato numerico, formato data/ora, valore predefinito In relazione al tipo di dati scelto per un campo, il programma attribuisce automaticamente le relative proprietà che definiscono le caratteristiche generali dei dati che saranno inseriti in quel campo, come la dimensione massima, il formato di data ecc. Le proprietà si possono verificare in vista struttura, nell area Proprietà di campo. 1. Fare clic nel campo desiderato. 2. Nell area Proprietà di campo fare clic nella casella della proprietà da modificare, quindi: - per modificare le dimensioni, nella casella Lunghezza selezionare il valore predefinito e digitare quello desiderato; - per ottenere in vista inserimento un campo con un dato che si ripete in automatico in ogni record aggiunto alla tabella, digitarlo in Valore predefinito; - per definire uno specifico formato per le date o i numeri, nella casella Esempio di formato operare sul pulsante e nella finestra Formattazione di campo eseguire le scelte, quindi confermare con OK. 3. Sulla barra degli strumenti fare clic su Salva Creare una regola di validazione per numeri, data/ora, valuta L impostazione di regole di validazione nei campi garantisce che i dati immessi rispettino il criterio stabilito e impedisce l inserimento di informazioni che non rientrano nei parametri previsti. Tuttavia in Base non è possibile definire tali regole ed è quindi necessario prestare grande attenzione durante l inserimento dei dati Comprendere le conseguenze quando si modificano i tipi di dati, le proprietà dei campi di una tabella Qualora in una tabella contenente record si rendesse necessario modificare il Tipo campo o le Proprietà di campo attribuiti a un campo, occorre ricordare che le nuove impostazioni devono essere compatibili con i dati già inseriti. Diversamente, si corre il rischio di incorrere nell eliminazione di quei dati che non soddisfano la nuova struttura, oppure nel loro troncamento in caso di variazioni del valore di Lunghezza. In caso di eliminazione, Base informa del problema connesso alla conversione dei dati e chiede conferma per procedere con la rimozione di quelli che non soddisfano la nuova impostazione.

5 Definire un campo come chiave primaria Un database relazionale offre la possibilità di mettere in relazione archivi contenuti in tabelle diverse ed eseguire ricerche in base a precisi criteri stabiliti dall utente. Per fare ciò è indispensabile assegnare a uno o più campi l attributo chiave (di ricerca) primaria. Nel momento in cui viene attribuita la Chiave primaria il programma provvede, automaticamente, a modificare le proprietà del campo: lo indicizza (ossia crea un indice rispetto a quel campo) e lo vincola a non ammettere duplicati, rendendo impossibile l inserimento di dati uguali. 1. Nella tabella, in vista struttura, fare clic destro sul selettore di riga del campo al quale attribuire la Chiave primaria e scegliere I omonimo comando. 2. A sinistra del campo compare il simbolo della Chiave primaria Indicizzare un campo con, senza duplicati Quando si indicizza un campo è possibile scegliere se esso possa ammettere o meno duplicati. 1. Nella tabella, in vista struttura posizionarsi nel campo da indicizzare o fare clic sul selettore di riga. 2. Sulla barra degli strumenti fare clic su Struttura indice, oppure scegliere il medesimo comando da menu Strumenti. 3. Nella finestra Indici fare clic sul pulsante Nuovo indice, se lo si desidera attribuire un nome, quindi fare clic sul pulldown di Campo indice e scegliere il campo da indicizzare. 4. Al fine di evitare l inserimento di valori ripetuti, fare clic nella casella Univoco per attivarne la spunta; diversamente, Base consentirà che all interno del campo si ripetano dati uguali. 5. Al campo indicizzato è attribuito in automatico I ordinamento Crescente; per modificarlo, operare sul pulldown e scegliere Decrescente. 6. Fare clic su Chiudi e poi su Sì Inserire un campo in una tabella esistente L inserimento di un campo in una tabella esistente avviene operando in vista struttura. 1. Fare clic destro sul selettore di riga di qualsiasi campo e scegliere Inserisci righe, oppure posizionarsi nella prima riga disponibile della colonna Nome campo. 2. Digitare il nome che si desidera assegnare e attribuire il Tipo campo adeguato al contenuto. 3. Fare clic su Salva Modificare I ampiezza delle colonne di una tabella Per dimensionare le colonne è necessario operare in vista inserimento. 1. Fare clic destro sull intestazione della colonna di cui si desidera modificare l ampiezza e scegliere Larghezza colonna.

6 2. Se presente, disattivare la spunta ad Automatico, selezionare il contenuto della casella Larghezza e digitare il valore desiderato, oppure operare sui pulsanti di incremento o decremento. 3. Fare clic su OK per confermare. È possibile adattare la larghezza di una colonna al contenuto del campo facendo doppio clic sul separatore di colonna posto a destra. CREARE UNA RELAZIONE Un database si dice relazionale quando è strutturato su più tabelle collegate tra loro mediante relazioni. 1. Chiudere eventuali tabelle aperte. 2. Da menu Strumenti scegliere Relazioni: si aprono le finestre struttura relazione e Aggiungi tabelle. 3. Selezionare le tabelle da correlare, e per ognuna fare clic su Aggiungi; al termine fare clic su Chiudi. 4. Nella miniatura di una tabella fare clic sul campo da collegare e trascinarlo sull omonimo campo dell altra tabella. 5. Nella finestra struttura relazione una linea di congiunzione è accompagnata dai simboli che individuano il tipo di relazione creata: fare clic su Salva e poi su il pulsante Chiudi la finestra.

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