Aprire, preparare un documento da utilizzare come documento principale per una stampa unione.

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1 Elaborazione testi Stampa unione Preparazione Aprire, preparare un documento da utilizzare come documento principale per una stampa unione. Abbiamo visto, parlando della gestione dei file, come sia possibile inserire una cartella dentro l altra. Per quanto riguarda i file, un modo per fonderli è rappresentato dalla Stampa unione. Questa funzione consente, infatti, di combinare dati presenti su file diversi, anche realizzati con programmi diversi. Immaginate che un azienda debba inviare una lettera di invito o di convocazione a tutti i propri dipendenti. L archivio con i nominativi dei dipendenti esiste già, memorizzato in un file (di Word, di Excel o di Access); il nome di ciascun dipendente deve però essere unito al testo della lettera. L elenco con i nominativi rappresenta l origine dati e la lettera d invito è il documento principale. La stampa unione consente di scrivere una sola lettera di invito e poi unirla all elenco dei nominativi in modo che ne venga preparata una copia per ciascun nominativo presente nell elenco. La lettera base rimane la stessa, ma in ogni copia appare un destinatario diverso. Word crea un file a cui assegna automaticamente il nome Lettere1, formato da tante pagine quanti sono i nominativi presenti nell origine dati, utilizzando lo stesso testo base ma nominativi diversi. Per unire i due documenti Word utilizza i campi unione (riconoscibili dai nomi racchiusi fra virgolette: <<Nome>> <<Cognome>> <<Indirizzo>> e così via); questi non sono altro che segnaposti per i dati che, acquisiti dal file di origine, verranno inseriti nel testo. Quando i due documenti vengono uniti, i campi vengono sostituiti dai dati. Analizziamo i vari passaggi della stampa unione con un esempio concreto: vogliamo inviare una lettera di invito a una serie di persone, i cui nomi sono elencati in un file di Word. Per prima cosa occorre preparare la lettera base, l invito da inviare alle persone dell elenco. Naturalmente va utilizzata una formula standard che sia adatta a tutti i destinatari. Troverete l invito già pronto nel file Invito. Innanzi tutto scegliete, nella barra multifunzione, la scheda Lettere. Questa scheda è tutta dedicata ai vari passaggi richiesti dalla stampa unione. È possibile preparare un nuovo documento base o utilizzarne uno già pronto: è sufficiente aprirlo e proseguire su di esso le operazioni di stampa unione. È inoltre possibile utilizzare la creazione guidata disponibile in Word. In questo caso un riquadro laterale vi guiderà nei passi necessari alla creazione del documento.

2 134 ECDL Guida facile Il primo passo consiste nella preparazione del documento base: aprite il file Invito e fate clic su Inizia stampa unione, nella barra multifunzione. Nel menu va indicato il tipo di documento che si intende creare, in questo caso Lettere. Se utilizzate la creazione guidata scegliete Lettere e poi fate clic su Successivo nella parte inferiore del riquadro. Sotto l elenco si trova una breve descrizione dell opzione selezionata. Nella parte inferiore della finestra è indicata la fase attuale della creazione guidata: in questo esempio siete al primo di sei passaggi. Per andare avanti fate clic su Successivo. Nel passaggio successivo si sceglie se utilizzare il documento corrente oppure un modello o un documento esistente. Fate clic su Usa il documento corrente perché il file da utilizzare è quello corrente. In fondo alla finestra questa volta vengono offerte due possibilità: passare alla fase successiva o tornare a quella precedente Selezionare una lista di distribuzione, un altro tipo di file di dati, da utilizzare per la stampa unione. Il passaggio seguente consiste nella scelta dell elenco da utilizzare: è possibile utilizzare un elenco esistente o i contatti di Outlook, oppure creare un nuovo elenco. Fate clic su Usa elenco esistente; troverete un elenco già pronto nel file Lista. Per indicare il file utilizzate il pulsante Sfoglia, cercate la cartella, selezionate il file e fate clic su Apri.

3 Elaborazione testi 135 Nella finestra successiva viene visualizzato l elenco dei destinatari; per confermare fate clic su OK. A quel punto nel riquadro comparirà la possibilità di Selezionare un altro elenco o Modificare quello utilizzato, oppure passare al passaggio successivo. Fate clic su Successivo. Se l origine dati deve essere creata al momento, scegliete l opzione Crea un nuovo elenco e digitate i nominativi, scegliendo Nuova voce ogni volta che volete inserirne uno nuovo. Una volta inseriti tutti i dati, fate clic su Chiudi; nella finestra successiva scegliete il nome da assegnare al file in cui verrà salvato l elenco appena immesso e fate clic su Salva.

4 136 ECDL Guida facile Inserire campi di dati in un documento principale di una stampa unione (lettera, etichette di indirizzi) Nella finestra successiva è possibile scrivere la lettera; se, come nel vostro caso, la lettera è già stata creata, potete procedere all inserimento dei campi unione. Scegliete Altro tra le varie opzioni disponibili. Si apre una finestra con l elenco dei campi disponibili (quelli di cui è composta l origine dati). Selezionate uno alla volta i campi da inserire e per ognuno fate clic su Inserisci. Posizionate il cursore accanto alla scritta Al/la Sig.r/ra, selezionate Inserisci campo unione e inserite i campi <<Nome>> e <<Cognome>>. Accanto alla scritta Via inserite il campo <<Indirizzo>> e accanto a Città il campo <<Città>>.

5 Elaborazione testi 137 Come si è già detto, i campi sono dei segnaposto per dati contenuti in un altro file. I nominativi contenuti nel file di origine dati (in questo caso Lista) possono essere modificati senza intervenire sul documento base (Invito). Ricordate di lasciare un po di spazio tra un campo e l altro per evitare che i nomi appaiano attaccati tra loro. I campi possono essere spostati, formattati e trattati come normale testo. In questo caso sono stati formattati in rosso e grassetto. Fate clic su Successivo. A questo punto il programma mostra un anteprima del documento sostituendo i campi con i nominativi. Utilizzando le frecce è possibile scorrere tutte le lettere, e facendo clic sul pulsante Trova potete indicare un nominativo e visualizzare la lettera corrispondente. Un clic su Modifica elenco destinatari apre nuovamente la finestra contenente l elenco, tramite la quale potete aggiungere o eliminare nominativi e modificare quelli esistenti, ordinarli, filtrarli, disporli in ordine alfabetico e così via.