Assegnazione dei centri di costo ai numeri di riferimento delle fatture e ai numeri di licenza di affrancatura Guida al servizio online «Gestore di

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1 Assegnazione dei centri di costo ai numeri di riferimento delle fatture e ai numeri di licenza di affrancatura Guida al servizio online «Gestore di costi» Edizione giugno

2 Sommario 1 Introduzione A chi è rivolta la presente guida? La struttura delle fatture clienti della Posta 3 2 La prestazione in dettaglio / Registrare, gestire e mutare i centri di costo Registrare i centri di costo Registrare i centri di costo nel Gestore di costi Importare i centri di costo dal modello Excel Panoramica dei centri di costo registrati Elaborare i centri di costo nella panoramica Elaborare i dettagli Disattivare il centro di costo 11 3 Assegnare i centri di costo alle prestazioni Numero di centri di costo per ogni prestazione (NRF e FrLN) Assegnare i centri di costo Assegnare le prestazioni ai centri di costo Assegnare i centri di costo alle prestazioni Validità delle assegnazioni registrate Altre indicazioni 17 4 Analizzare i dati delle fatture per ogni centro di costo 18 2

3 1 Introduzione 1.1 A chi è rivolta la presente guida? Questa guida si rivolge ai clienti commerciali della Posta che desiderano avere una maggiore trasparenza sui costi sostenuti dalle loro aziende per i servizi logistici. Il servizio online «Gestore di costi» consente loro di assegnare le spese postali ai loro centri di costo e di averle pertanto sempre sotto controllo. 1.2 La struttura delle fatture clienti della Posta Ogni cliente può gestire nel sistema di fatturazione della Posta più numeri debitore. A ogni numero debitore possono essere assegnati più numeri di riferimento delle fatture (NRF). A ogni NRF possono essere abbinati vari numeri di licenza di affrancatura (FrLN)/prestazioni. Nel servizio online «Gestore di costi» su potete assegnare i vostri centri di costo, fattori di costo, elementi PSP, numeri d ordine, ecc. (in seguito verrà utilizzato solo il termine centri di costo) ai servizi logistici della Posta. Nel menu a tendina «Dati dettaglio» potete successivamente analizzare i costi per ogni centro di costo. All indirizzo trovate importanti consigli, indicazioni e informazioni sulla struttura delle fatture clienti della Posta. 3

4 Termini importanti su questo tema Centri di costo Indicano le sezioni di costi impiegate nella vostra contabilità d esercizio. In questa guida, con centri di costo ci si riferisce anche ai numeri d ordine e agli elementi PSP. Possono essere tranquillamente registrati e modificati nel centro clienti su Numero di riferimento fattura (NRF) Numero unico utilizzato per l identificazione univoca di un cliente Per ogni NRF viene emessa nei confronti del cliente una fattura Numero di licenza di affrancatura (FrLN) Assegna le relative prestazioni al destinatario della fattura Il destinatario della fattura può avere per ogni prestazione più numeri di licenza di affrancatura Nei dati dettagliati della fattura cliente vengono descritte separatamente le prestazioni per ogni numero di licenza di affrancatura Dati dettaglio Mostrano, tra l altro, le spese postali imputate a ogni centro di costo La nuova struttura del meu nel servizio online «Gestore di costi» 4

5 2 La prestazione in dettaglio / Registrare, gestire e mutare i centri di costo Per utilizzare il servizio online «Gestore di costi» e assegnare le spese postali ai vostri centri di costo, in primo luogo è necessario registrare i centri di costo. Solo successivamente potete assegnare le prestazioni della Posta ai centri di costo ed effettuare un analisi dettagliata per centri di costo, mediante la voce di menu «Dati dettaglio». 2.1 Registrare i centri di costo Ci sono due possibilità per registrare i centri di costo nel servizio online «Gestore di costi»: 1. Registrate i singoli centri di costo direttamente nel servizio online «Gestore di costi». 2. Registrate più centri di costo in un file Excel e importate questo file nel servizio online «Gestore di costi». Questa seconda possibilità sussiste solamente se non avete ancora registrato alcun centro di costo nel servizio online Registrare i centri di costo nel Gestore di costi Per registrare i vostri centri di costo direttamente nel servizio online «Gestore di costi», procedete nel modo seguente: ❶ ❶ Selezionare la struttura Selezionate la struttura del vostro Gestore di costi. Allestire nuovo centro di costo Selezionare la funzione ««Allestire centro di costo»». Nota Ogni Gestore di costi ha un numero di licenza di affrancatura, assegnato dalla Posta Svizzera al momento della registrazione per la funzione «Amministrare i centri di costo». Il numero debitore (event. più di uno), per il quale è stata aperta la struttura è indicato tra parentesi. Al momento dell iscrizione è possibile scegliere il nome della struttura, se lo si desidera. 5

6 ❶ ❸ ❹ ❶ Selezionare il numero centro di costo (campo obbligatorio) Inserite qui il numero del vostro centro di costo. Il numero può essere composto da cifre e/o lettere (alfanumerico). Il campo può contenere al massimo 30 caratteri. Un numero di centro di costo può essere registrato una sola volta. Inserire la designazione e l unità (campo facoltativo) In questi due campi potete descrivere ogni numero di centro di costo più in dettaglio (ad es. Marketing Svizzera) e assegnarlo a un unità (ad es. unità Marketing). Il campo può contenere al massimo 50 caratteri. Questi campi possono anche essere lasciati vuoti. Se per la «Designazione» non compilate tutti i campi lingua, viene presa in automatico la voce inserita nel primo campo. Le designazioni possono essere sovrascritte o salvate con «Salva». Non appena le salvate, tutte le designazioni vengono visualizzate in neretto. ❸ valido dal (campo obbligatorio) Nel campo «valido dal» inserite la data in cui deve essere creato il centro di costo. Se non viene indicata alcuna data, il sistema sceglie automaticamente il giorno successivo alla registrazione. ❹ valido fino al (campo facoltativo) Nel campo «valido fino al» indicate la data di scadenza. Questo campo può anche essere lasciato vuoto. Dopo aver salvato questi dati, potete assegnare nelle voci di menu «Assegnare la prest. ai centri di costo» o «Assegnare i centri di costo alla prest.» i centri di costo ai NRF e ai FrLN. Per maggiori dettagli leggere il capitolo 3 della presente guida. 6

7 2.1.2 Importare i centri di costo dal modello Excel Se non avete ancora registrato alcun centro di costo nel Gestore di costi, con la funzione «Upload centri di costi» avete la possibilità di importare più centri di costo contemporaneamente da un modello Excel. Procedete nel modo seguente: ❶ ❶ Fate clic su «Scarica il modello per l upload» per aprire il modello Excel. Compilate i relativi campi e salvate il file Excel per l upload sul vostro computer. Nota Valgono le stesse indicazioni sui campi obbligatori e facoltativi descritte nel capitolo (Registrare i centri di costo nel Gestore di costi). Fate clic sul pulsante «Upload centri di costi». 7

8 ❸ ❹ ❸ Selezionate il file Excel salvato in precedenza. ❹ Fate clic su «Carica centri di costi» per importare i centri di costo, le designazioni, ecc. precedentemente salvati nel servizio online «Gestore di costi». 8

9 2.2 Panoramica dei centri di costo registrati In questa panoramica vedete tutti i centri di costo appartenenti a una stessa struttura. Se la Posta ha aperto più gestori di costi per voi, potete selezionare la struttura desiderata con il menu a tendina «Struttura». ❹ ❽ ❶ ❸ ❺ ❻ ❼ ❶ Ordinare i centri di costo: I centri di costo sono elencati in ordine ascendente Facendo clic sul titolo della colonna potete cambiare l ordine. Facendo clic su nella colonna «Valore» o «Denominazione attuale» potete filtrare i centri di costo. Ricerca di un centro di costo: Potete anche effettuare una ricerca mirata di un centro di costo o di una denominazione (D, F, I, E), inserendo un valore nel campo «Ricerca». Questa funzione è utile se avete registrato numerosi centri di costo. ❸ Stato delle mutazioni registrate: Nella colonna «Mutazioni presenti» vedete se è stata mutata una denominazione per un centro di costo. Una croce (X) indica che è stata apportata una modifica, mentre la data indica il momento di attivazione. ❹ Visualizzare i centri di costo disattivati: Spuntare la casella per visualizzare anche i centri di costo disattivati. Nell elenco verranno riportati in corsivo. ❺ Visualizzazione in dettaglio: Panoramica dei dettagli di questo centro di costo, quali validità, denominazione, ecc. ❻ Elaborare i dettagli: Modifica di denominazione, unità e validità dei centri di costo registrati. ❼ Disattivare centro di costo: Cancella i centri di costo registrati ❽ Download/Export: Con questa funzione potete esportare in qualsiasi momento una panoramica dei centri di costo registrati (incl. validità, assegnazione, ecc.) in un file Excel. È possibile scegliere la data dell esportazione. Il sistema mostra in automatico la data corrente. 9

10 2.3 Elaborare i centri di costo nella panoramica Mediante le icone sulla destra potete elaborare i centri di costo registrati Elaborare i dettagli È possibile modificare, per un centro di costo registrato, denominazioni, unità e validità. Fate clic sul simbolo per «Elaborare i dettagli» e procedete come segue: ❶ ❻ ❹ ❸ ❺ ❶ La colonna «valore futuro» mostra ora una copia dei valori validi (designazione e unità), i quali possono essere semplicemente sovrascritti. Il campo «valido dal» nella colonna «valore futuro» propone la prima data successiva possibile (data di elaborazione + 1 giorno). Potete lasciare la data proposta o inserirne un altra futura. ❸ Nel campo «valido fino al» potete inserire la data massima di validità dei valori registrati. Questo campo può anche essere lasciato vuoto. ❹ Il campo «valido fino al» del valore attuale viene compilato in automatico sulla base della modifica che avete apportato al sistema. ❺ Con «Eliminare mutazione» potete eliminare i valori nel corso delle modifiche; con «Salva» salvate i nuovi valori. ❻ I «valori futuri» già inseriti e salvati possono essere modificati in qualsiasi momento. 10

11 2.3.2 Disattivare il centro di costo I numeri dei centri di costo già inseriti e salvati non possono essere sovrascritti. È necessario innanzitutto disattivare il numero del centro di costo. Per fare ciò, fate clic sul campo «Disattiva» e successivamente inserite il nuovo centro di costo. 11

12 3 Assegnare i centri di costo alle prestazioni Dopo aver registrato i centri di costo, potete assegnare le prestazioni a questi centri di costo. Il numero delle possibili assegnazioni dipende dalle prestazioni. 3.1 Numero di centri di costo per ogni prestazione (NRF e FrLN) Per le seguenti prestazioni potete assegnare ai numeri di licenza di affrancatura quanti centri di costo desiderate: impostazione di lettere Svizzera e invii per l estero con una distinta d impostazione elettronica (P.P. Svizzera ed estero), invii PromoPost affrancatura con soluzioni di affrancatura IFS 3 affrancatura da parte della Posta Queste prestazioni sono contrassegnate nella videata con il simbolo. Per tutte le rimanenti prestazioni potete assegnare solo un centro di costo. Queste prestazioni sono contrassegnate con il simbolo. 3.2 Assegnare i centri di costo Avete due possibilità per assegnare i centri di costo: assegnare le prestazioni ai vostri centri di costo assegnare i centri di costo alle vostre prestazioni Assegnare le prestazioni ai centri di costo In questa videata fate clic sulla scheda «Assegnare la prest. ai centri di costo». A sinistra vengono elencati i centri di costo registrati. A destra ci sono invece tutte le prestazioni con i relativi NRF e numeri di licenza di affrancatura, inseriti per voi nel nostro sistema di fatturazione. In «Selezione» vedete i dettagli del centro di costo e/o della prestazione che avete appena assegnato. Nota Se create una distinta d impostazione elettronica o affrancate un invio con IFS 3, potete selezionare uno dei centri di costo assegnati; queste prestazioni sono contrassegnate nella videata con il simbolo. Per le prestazioni prive di numero di licenza di affrancatura, i centri di costo vengono registrati a livello di NRF 12

13 ❶ ❸ ❹ Per assegnare le prestazioni ai vostri centri di costo, procedete come segue: ❶ Selezionate i centri di costo ai quali volete assegnare le prestazioni facendovi sopra clic con il mouse. Nel riquadro a destra mettete una spunta sul campo corrispondente alla prestazione che volete assegnare. ❸ Assegnazione multipla: Un centro di costo può essere assegnato a più prestazioni. Per fare ciò, selezionate prima il centro di costo e mettete poi una spunta sul riquadro a destra su ogni prestazione desiderata. ❹ Con «Assegna» terminate l assegnazione. I vostri dati vengono ora salvati. Nota Il sistema mostra un messaggio di errore se volete assegnare una prestazione contrassegnata con, già assegnata a un centro di costo, a un ulteriore centro di costo. 13

14 3.2.2 Assegnare i centri di costo alle prestazioni In questa videata fate clic sulla scheda «Assegnare i centri di costo alla prest.». A sinistra sono elencate le prestazioni (con NRF o numero di licenza di affrancatura) registrate nel nostro sistema di fatturazione per voi. A destra si trovano i centri di costo che avete registrato. In «Selezione» vedete i dettagli del centro di costo e/o della prestazione che avete appena assegnato. ❸ ❶ ❹ 14

15 Per assegnare i centri di costo alle prestazioni, procedete come segue: ❶ Selezionate la prestazione alla quale volete assegnare un centro di costo facendovi sopra clic con il mouse. Nel riquadro a destra mettete una spunta sul campo corrispondente al centro di costo che volete assegnare. ❸ Selezione multipla : A queste prestazioni possono essere assegnati più centri di costo. Contrassegnate la prestazione alla quale volete assegnare i centri di costo, facendovi sopra clic con il mouse (ad. es. Sistemi di affrancatura intelligente). Mettete un segno di spunta accanto a tutti i centri di costo che volete assegnare. ❹ Con «Assegna» terminate l assegnazione. I vostri dati vengono ora salvati. Nota Il sistema mostra un messaggio di errore se volete assegnare una prestazione contrassegnata con, già assegnata a un centro di costo, a un ulteriore centro di costo. 3.3 Validità delle assegnazioni registrate In «Assegnazione attuale», la colonna «valido dal» mostra la data a partire dalla quale è valida l assegnazione. Il sistema indica la prima data possibile: il giorno successivo alla registrazione. Potete comunque posticipare la data proposta. Nella colonna «valido fino al» è indicata la data ultima di validità dell assegnazione. Il sistema compila questo campo in automatico se per le prestazioni o i centri di costo esiste una data «valido fino al», altrimenti la colonna rimane vuota. In questo caso potete impostarla autonomamente, se volete limitare il periodo di validità dell assegnazione. Elaborazione del periodo di validità dell assegnazione ❶ ❶ Eliminazione del periodo di validità dell assegnazione Fate clic sul simbolo «Disattiva» per disattivare o eliminare la relativa assegnazione. Modifica del periodo di validità dell assegnazione Fate clic sul simbolo «Elaborare i dati», per aprire la finestra di dialogo. Qui potete modificare il periodo di validità di questa assegnazione. 15

16 Eliminazione delle assegnazioni ❶ Potete eliminare le assegnazioni registrate a centri di costo o prestazioni. Procedete nel modo seguente: ❶ Sul lato sinistro della videata selezionate la prestazione o il centro di costo. Fate clic su «Assegna». 16

17 3.4 Altre indicazioni ❸ ❶ ❹ ❺ ❶ Non appena salvate l assegnazione con il pulsante «Assegna», la prestazione viene visualizzata in grassetto. Le assegnazioni eliminate rimangono ancora valide per due giorni. Anche queste assegnazioni vengono visualizzate in grassetto e contrassegnate con un *. Al termine dei due giorni non compaiono più nell elenco. ❸ I numeri tra parentesi sono i vostri numeri di licenza di affrancatura, di riferimento fattura o debitore. ❹ In «Selezione» vedete i dettagli del centro di costo e/o della prestazione che avete appena assegnato. Se avete assegnato più centri di costo, la colonna di destra in «Selezione» rimane vuota. ❺ In «Assegnazione attuale» trovate un riepilogo di tutte le vostre assegnazioni esistenti, in ordine cronologico ascendente, da oggi al futuro. Attenzione: le assegnazioni multiple non compaiono in questa lista. Se avete messo un segno di spunta nella casella «Visualizzare cronologia», vengono visualizzate anche le assegnazioni passate. 17

18 4 Analizzare i dati delle fatture per ogni centro di costo ❶ ❸ ❹ Selezionate la voce di menu «Richiamare fatture e statistiche» per visualizzare un analisi dettagliata per centro di costo. Procedere come segue: ❶ Fate clic sulla scheda «Dati dettaglio» e selezionate il periodo desiderato, di uno o più mesi. Verranno visualizzati tutti i risultati. Fate clic sul simbolo Excel per avere un riepilogo di tutti i dettagli delle fatture per ogni mese e numero di riferimento fattura. ❸ Fate clic sul pulsante «Spiegazioni» per avere spiegazioni sui dettagli delle fatture clienti. ❹ Fate clic sul simbolo dell «imbuto», se desiderate restringere il file in base a determinati criteri (ad es. unità aziendali della Posta, prodotti), già prima della sua creazione. 18

19 Esempio di un tabulato per centro di costo I centri di costo da voi assegnati sono riportati nelle relative colonne. I titoli delle colonne indicano anche designazione e unità, se sono state inserite in «Amministrare i centri di costo». A questo punto potete analizzare, per scopi interni, i dati delle fatture per ogni centro di costo. 19

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