Manuale di istruzioni per l inserimento dei dati delle PROVE PQM PON

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1 Manuale di istruzioni per l inserimento dei dati delle PROVE PQM PON 1

2 SI PREGA DI LEGGERE ATTENTAMENTE QUESTO MANUALE PRIMA DELLA COMPILAZIONE DELLA MASCHERA INSERIMENTO DATI Download del file per l inserimento dei dati Potete reperire il file Excel che contiene la maschera d inserimento dei dati delle prove sul sito dell INVALSI alla pagina relativa al Progetto Qualità e Merito PQM, di seguito riportato: I dati inerenti la scuola dovranno essere inviati all INVALSI, sotto la responsabilità del Dirigente Scolastico, secondo le modalità indicate nel paragrafo 3 di questo manuale, entro e NON oltre il 04 giugno PER L INSERIMENTO DEI DATI E NECESSARIO SALVARE IL FILE SCARICATO DAL SITO DELL INVALSI SUL COMPUTER (o su un altro supporto di memoria, come pen drive o dischetto o CD). TALE OPERAZIONE PERMETTE DI NON PERDERE I DATI IMMESSI IN SEGUITO ALLE OPERAZIONI DI CORREZIONE. N.B. Si declina qualsiasi responsabilità sul funzionamento della maschera d imputazione qualora la suddetta operazione di salvataggio non venisse effettuata. 2

3 INDICE Istruzioni per avviare ed aprire il file per l inserimento dei dati... 4 Versione OFFICE 2003 o precedenti... 4 Versione OFFICE Inserimento dati con lettore di codici a barre... 9 Inserimento manuale dei dati Caricamento (upload) sul sito dell INVALSI e invio dei dati

4 Modalità di avvio e apertura del file per l inserimento dei dati Il file Excel per l inserimento dei dati relativi alle risposte delle prove è scaricabile al sito dell INVALSI insieme al presente manuale di istruzioni dal 23 maggio 2011, esso contiene una maschera per semplificare l immissione dei dati. Compatibilmente con la versione di office installata sulla vostra macchina si possono verificare le seguenti condizioni: 1 Versione di OFFICE 2003 o precedenti Se le impostazioni sono quelle corrette, aprendo il file scaricato per l inserimento dei dati, apparirà una finestra come nella Figura 1, pronta per l inserimento dei dati. Figura 1 Cliccare sulla voce Attiva macro e si aprirà la maschera della Figura 2. 4

5 Figura 2 Se le impostazioni non sono quelle corrette, all apertura del file apparirà una finestra come nella Figura 3: Figura 3 5

6 Cliccare su OK e dal menu Strumenti, selezionare la voce Macro e di seguito la voce Protezione come è illustrato nella Figura 4. Figura 4 Selezionando la voce Protezione, si aprirà la finestra della Figura 5. 6

7 Figura 5 A questo punto occorre effettuare i seguenti passaggi: 1. Il livello di protezione da selezionare è Medio. 2. Cliccare su OK. 3. Salvare il file Excel in locale ovvero sul proprio computer (ad esempio sul desktop). 4. Chiudere il file Excel. 5. Riaprire il file medesimo e verificare che la schermata riporti fedelmente ciò che visualizzate nella Figura Cliccare quindi su Attiva macro. Se il procedimento è stato eseguito correttamente, si aprirà la maschera per l inserimento dei dati (Figura 2). 7

8 2 Versione OFFICE 2007 All apertura del file Excel, qualora non compaia subito la maschera della Figura 2, visualizzerete una schermata come si evince dalla Figura 6: Figura 6 Premere il pulsante Opzioni : si aprirà la finestra come dalla Figura 7. Figura 7 Selezionare Attiva il contenuto e poi cliccare su OK. A questo punto si aprirà la maschera di inserimento dati come nella Figura 2. 8

9 3 Inserimento dati con Lettore di codici a barre Per l inserimento dei dati nella Maschera di immissione Maschera PQM (Figura 2), si dovrà procedere innanzitutto all installazione della pistola a lettura ottica (lettore di codici a barre). DESCRIZIONE E USO Il lettore di codici a barre in dotazione è un apparecchio messo a disposizione delle scuole che potrà facilitare l immissione dei dati all interno della maschera del file di inserimento dati (vedi figura 8), che è stato distribuito dall Invalsi nel mese di ottobre scorso. Figura 8: maschera del file di inserimento dati 9

10 I codici a barre relativi alle singole opzioni di risposta, si trovano nel Fascicolo codici a barre per le risposte (fig. 9). Figura 9: pagina di esempio del Fascicolo codici a barre per le risposte. La lettura dei codici a barre avviene a distanza: è sufficiente mirare, con le modalità indicate nel nell apposito MANUALE D USO DEI LETTORI OTTICI, inviato alle scuole per posta elettronica, e scaricabile dalla pagina PQM del sito INVALSI ( sul codice a barre corrispondente alla risposta che vogliamo inserire e premere il pulsante. Alla pressione del pulsante il lettore proietterà una banda luminosa che dovrà essere centrata sul codice a barre e attraversarlo interamente. Il lettore acquisirà il dato e lo visualizzerà direttamente sulla maschera di immissione dati. Dopo aver collegato il dispositivo al computer, attivare la Maschera. I campi Meccanografico, Meccanografico Plesso, Sezione, si compileranno automaticamente all inserimento del Codice Studente. La maschera riporta, sul foglio Excel di riepilogo, gli studenti in ordine progressivo (crescente: 01, 02, 03 ). Le schede risposta studente devono quindi essere inserite in maniera progressiva in base al numero studente riportato in copertina. Per ogni studente dovranno essere inserite le risposte sia del Questionario Studente che del Fascicolo Prova. È NECESSARIO INSERIRE IL CODICE STUDENTE DI CIASCUNO DEGLI STUDENTI RIPORTATI SULLA SCHEDA CODICI INVALSI. SE UNO STUDENTE ERA PARTE DELLA CLASSE NELL A.S MA NON LO È PIÙ NELL A.S , IL SELEZIONARE L OPZIONE no NEL CAMPO Lo studente fa ancora parte della classe? DESCRITTO DI SEGUITO DISATTIVERÀ I SUCCESSIVI CAMPI E PERMETTERÀ DI PASSARE ALLO STUDENTE SUCCESSIVO. COME INDICATO NELLA SCHEDA CODICI INVALSI, GLI STUDENTI CHE SONO ENTRATI NELLA CLASSE SOLO A PARTIRE DALL A.S VANNO INSERITI IN CODA. 10

11 Successivamente al codice studente, compilate manualmente (attraverso il menu a tendina) i campi della maschera: Svolge la prova, Lo studente fa ancora parte della classe e Tipo disabilità, cliccando con il mouse sul menù a tendina presente nei campi stessi, e scegliendo tra le varie opzioni come mostrato nella figura 10: IMPORTANTE. Figura 10 Nell eventualità venga compilato il campo Tipo disabilità indicando la presenza di un soggetto diversamente abile, i campi inerenti le risposte saranno automaticamente disattivati: pertanto sarà impossibile inserire le risposte date dall allievo. Procedete quindi ad inserire le parti restanti dell anagrafica, dopodichè cliccate sul riquadro: Salva ed inserisci un nuovo studente, per salvare i dati e passare all inserimento dei dati dello studente successivo. (Figura 11). Figura 11 Da questo momento in poi sarà possibile utilizzare il lettore di codici a barre per immettere i dati delle alternative di risposta del Questionario Studente e del Fascicolo prova somministrato. 11

12 Esempio: se nel fascicolo prova lo studente, alla domanda D3, ha indicato la risposta A, si dovrà puntare la pistola a lettura ottica sul codice corrispondente alla risposta A (della domanda D3) del Fascicolo codici a barre per le risposte (fig.12). Figura 12 Se lo studente non ha dato alcuna risposta, va scelta l opzione Mancante ; se lo studente ha contrassegnato due risposte o ha dato una risposta non decifrabile, va scelta l opzione Non valida, cliccando sul codice a barre relativo, presente fra le alternative di risposta. Tutti i campi della maschera devono essere compilati. Terminato l inserimento dei dati di un alunno, cliccare sul riquadro SALVA ed inserisci un nuovo studente per salvare i dati e passare all inserimento dei dati dello studente successivo (fig. 11). Una volta terminato di inserire i dati di tutti gli alunni, cliccare sul riquadro (in basso a destra) Inserimento Studenti terminato SALVA ed ESCI : la maschera di inserimento e, di seguito, il file si chiuderanno. È possibile, se ve ne fosse la necessità, interrompere l inserimento dei dati dopo aver completato l inserimento dei dati dello studente su cui si sta operando, sempre cliccando su Inserimento Studenti Terminato SALVA ed ESCI. Riaprendo il file, si riaprirà automaticamente anche la maschera di inserimento, pronta per l acquisizione dei dati dell allievo identificato dal primo codice studente non ancora inserito. Ricordarsi di controllare ed eventualmente modificare, se si fossero commessi degli errori, i dati di ogni studente prima di salvarli. Infatti, dopo che i dati di un alunno sono stati salvati, è possibile apportare modifiche solo reinserendo dall inizio i dati dello studente. Se i dati di uno studente sono già stati salvati e ci si accorge di avere commesso un errore, è necessario inserire nuovamente tutti i dati relativi allo studente. Occorrerà, quindi, richiamare dal campo Codice studente lo studente per cui si intendono modificare i dati (le ultime due cifre del campo). Una volta terminata la modifica, cliccare sul bottone SALVA E INSERISCI UN NUOVO STUDENTE e selezionare Sì al messaggio Il codice studente è già presente, sostituirlo? 12

13 4 Inserimento manuale dei dati. Ribadiamo che la maschera riporta, sul foglio Excel di riepilogo, gli studenti in ordine progressivo (crescente: 01, 02, 03 ). Le schede risposta studente devono quindi essere inserite in maniera progressiva in base al numero studente riportato in copertina (1,2,3,4, ecc.). I. Compilate il primo campo Codice studente e successivamente i campi: Svolge la prova, Lo studente fa ancora parte della classe e Tipo disabilità, cliccando con il mouse sulla freccetta accanto alle rispettive finestre e selezionando la risposta fra le opzioni presenti nel menù a tendina, come mostrato nella figura 10. IMPORTANTE. Nell eventualità venga compilato il campo Tipo disabilità indicando la presenza di un soggetto diversamente abile, i campi inerenti le risposte saranno automaticamente disattivati: pertanto sarà impossibile inserire le risposte date dall allievo. Procedete quindi ad inserire le parti restanti dell anagrafica, dopodichè cliccate sul riquadro: Salva ed inserisci un nuovo studente (Figura 11). II. Dopo aver inserito i dati dello studente, potete procedere all inserimento delle risposte. Scegliete nel menù l opzione corrispondente alla risposta ad ogni item contrassegnata dall alunno. Se l alunno non ha dato alcuna risposta, va scelta l opzione Mancante ; se l alunno ha contrassegnato due risposte o ha dato una risposta non decifrabile, va scelta l opzione Non valida. Terminato l inserimento dei dati di un alunno, cliccare sul riquadro SALVA ed inserisci un nuovo studente per salvare i dati e passare all inserimento dei dati dello studente successivo. Una volta terminato di inserire i dati di tutti gli alunni, cliccare sul riquadro (in basso a destra) Inserimento Studenti terminato SALVA ed ESCI : la maschera di inserimento e, di seguito, il file si chiuderanno. È possibile, se ve ne fosse la necessità, interrompere l inserimento dei dati dopo aver completato l inserimento dei dati dello studente su cui si sta operando, sempre cliccando su Inserimento Studenti Terminato SALVA ed ESCI. Riaprendo il file, si riaprirà automaticamente anche la maschera di inserimento, pronta per l acquisizione dei dati dell allievo identificato dal primo codice studente non ancora inserito. Ricordarsi di controllare ed eventualmente modificare, se si fossero commessi degli errori, i dati di ogni studente prima di salvarli. Infatti, dopo che i dati di un alunno sono stati salvati, è possibile apportare modifiche solo reinserendo dall inizio i dati dello studente. Se i dati di uno studente sono già stati salvati e ci si accorge di avere commesso un errore, è necessario inserire nuovamente tutti i dati relativi allo studente. Occorrerà, quindi, richiamare dal campo Codice studente lo studente per cui si intendono modificare i dati (le ultime due cifre del campo). Una volta terminata la modifica, cliccare sul bottone SALVA E INSERISCI UN NUOVO STUDENTE e selezionare Sì al messaggio Il codice studente è già presente, sostituirlo? Nota bene: Il file Excel fornito per l inserimento dati non è in alcun modo modificabile. Se si volesse, prima di iniziare l inserimento vero e proprio dei dati, fare una prova, si può scaricare il file due volte (o farne una copia), in modo da utilizzare uno dei due per esercitarsi. 13

14 5. Caricamento (upload) sul sito dell INVALSI e trasmissione del file Prima di procedere all invio via web dei dati all INVALSI è importante assicurarsi di aver salvato il file in formato Excel (estensione.xls, ad esempio: Prova_01.xls). L invio dei dati deve avvenire seguendo le seguenti procedure: 1. Collegarsi al sito dell INVALSI ed entrare nella pagina in cui sono presenti i materiali del Progetto PQM ( 2. Dal menù a sinistra selezionate Upload Maschera Inserimento dati 3. Procedete all immissione dei dati richiesti (Figura 13). E cliccare sul pulsante Accedi al modulo. Figura 13 Dopodiché apparirà la seguente schermata (Figura 14): Figura 14 14

15 Cliccando sul pulsante Sfoglia, selezionare il file contenente i dati, come in figura 15: Figura 15 Dopo aver cliccato sulla voce Apri, cliccare sulla voce Carica File della finestra riportata in figura 16. Figura 16 Se l operazione di caricamento (upload) è andata a buon fine, il sistema riporta il seguente messaggio: FILE CARICATO CON SUCCESSO, GRAZIE PER LA COLLABORAZIONE. NON VIENE INVIATO ALCUN DI CONFERMA. LA VISUALIZZAZIONE A VIDEO DEL MESSAGGIO FILE CARICATO CON SUCCESSO, GRAZIE PER LA COLLABORAZIONE CERTIFICA L AVVENUTO CARICAMENTO DEL FILE. 15