MANUALE D UTILIZZO DEL NUOVO PROTOCOLLO INFORMATICO (GESTIONE DOCUMENTALE) A differenza del vecchio software di Protocollo, non va più utilizzato il

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1 MANUALE D UTILIZZO DEL NUOVO PROTOCOLLO INFORMATICO (GESTIONE DOCUMENTALE) A differenza del vecchio software di Protocollo, non va più utilizzato il WorkFlow. Il nuovo software, inoltre, consente anche, nell abilitazione di base, di poter protocollare senza dover passare per l ufficio Protocollo. Essendo un software realizzato seguendo le attuali normative riguardanti la gestione documentale, non verrà più prodotto il classico codice a barre bensì un file Segnatura.xml che al suo interno conterrà tutte le informazioni inerenti al documento associato. Per utilizzare il nuovo Protocollo informatico, chiamato GESTIONE DOCUMENTALE, bisogna accedere ad AREAS con le proprie credenziali; l utente con abilitazione base sarà abilitato oltre che a poter prendere in carico i documenti che produce o che gli vengono inviati, a protocollare all interno dell AO:

2 Dopodiché bisogna modificare l ufficio in Ufficio Protocollo cliccando su Preferenze e Cambio impostazioni Login e poi cliccare sul pulsante GESTIONE DOCUMENTALE:

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4 Si aprirà una nuova finestra. Sulla barra verticale di sinistra cliccare su Protocollo Informatico:

5 Compariranno Intranet (per tornare alla schermata precedente), il Cruscotto Utente (che mostrerà un riepilogo dei protocolli assegnati, in lavorazione, rifiutati) e Registrazioni (che consentono di registrare nuovi protocolli)

6 Protocolli assegnati all utente: in questa casella l utente può visualizzare tutti i documenti a lui assegnati. Cliccando al suo interno apparirà la lista dei documenti. Cliccando sul Numero di protocollo si aprirà la maschera di presa in carico. Al suo interno sarà possibile scaricare il documento e visualizzarlo per prenderlo in carico o rifiutarlo. Protocolli assegnati all ufficio: in questa casella l utente può visualizzare tutti i documenti assegnati al suo ufficio di appartenenza. Si tenga conto che in questo caso specifico il primo utente che prende in carico il documento, renderà lo stesso, invisibile a tutti gli altri utenti del suo ufficio. La procedura di presa in carico è identica a quella dei protocolli assegnati al singolo utente. Protocolli in lavorazione: Tutti i documenti che l utente ha preso in carico verranno girati dal sistema in questa casella. Cliccando su Lavora, l utente può decidere di modificare, annullare o terminare la lavorazione del documento. Se si sceglie la voce Modifica si ha la possibilità di aggiungere ulteriori allegati, informazioni e riassegnare il documento. Se si sceglie la voce Fine lavorazione, il documento termina il suo flusso e non è più possibile apportarvi modifiche. Sarà comunque possibile consultare quest ultimo tramite lo strumento di Ricerca. Nel caso l utente decida di annullare un protocollo, deve cliccare sul pulsante Annulla Protocollo. Protocolli rifiutati: in questa casella si trovano tutti i documenti che l utente ha assegnato e il destinatario ha rifiutato. NOTA: a differenza del vecchio sistema di Protocollo informatico, tutti i documenti lavorati possono essere consultati in qualsiasi momento nella voce Ricerca e rimarranno sempre nel database (non solo per 15 giorni).

7 REGISTRAZIONI: La voce Registrazioni si suddivide per Protocollo Entrata (tutta la documentazione inviata da enti esterni verso l AO), Protocollo Uscita (tutta la documentazione inviata dall AO verso enti esterni), Protocollo Interno (tutta la documentazione inviata all interno dell AO). Ogni utente avrà l abilitazione base per protocollare in modalità Protocollo Interno. Ogni responsabile di unità operativa potrà richiedere per sé o per i suoi dipendenti ulteriori abilitazioni all ufficio S.I.A.. Cliccando sulla freccetta mostrata in figura appariranno le tre voci sopra elencate. Protocollo Entrata: questa funzione è abilitata solo per gli operatori dell ufficio Protocollo.

8 Protocollo Uscita: Tutti i campi contrassegnati con l asterisco rosso sono obbligatori. Pertanto, l utente sarà obbligato a specificare il Tipo (Non indentificato), il Mezzo di Spedizione (lettera, mail, ecc ), l Oggetto (oggetto del documento da associare), Ufficio Mittente e Utente Mittente (in entrambi i casi cliccando su queste voci si aprirà un menu a tendina dove si potranno selezionare sia Ufficio che Utente appartenente ad esso).

9 Nel riquadro Sfoglia l utente può allegare il file che intende protocollare. A differenza del vecchio sistema, si potrà allegare qualsiasi tipo e formato di documento, non solo pdf. Una volta allegato il file, bisogna cliccare sul pulsante Associa il Documento. A questo punto il sistema renderà visibile l associazione effettuata, evidenziando in rosso il file allegato. Si potrà quindi procedere all inserimento dei dati degli assegnatari e dei destinatari, scendendo nella schermata verso il basso:

10 Sarà possibile effettuare l assegnazione ad un ufficio (se si desidera inviare il documento in maniera generica a tutti gli utenti di un ufficio/reparto), al singolo utente (in questo caso vanno selezionati l ufficio e l utente/i). Nel caso in cui si voglia inviare una comunicazione generale, a tutte le unità operative, si può sfruttare la finestra Lista di distribuzione. Una volta scelta l associazione, bisogna cliccare sui relativi pulsanti: Se si sceglie una lista di distribuzione, bisogna cliccare sul pulsante + Lista Se si sceglie un ufficio, bisogna cliccare sul pulsante + Tutti Utenti solo nel caso in cui si desidera assegnare il documento a tutti gli utenti di quell ufficio Se si sceglie un ufficio e un utente, bisogna cliccare su + Assegna Per inserire il destinatario, comparirà la seguente schermata: Cliccando su Aggiungi Destinatari + si potranno inserire tutti i dati del destinatario:

11 L utente potrà scegliere la tipologia di destinatario (Fisica o Giuridica), ed inserire tutti i dati di quest ultimo e cliccare sul pulsante Nuovo. Una volta compilati tutti i campi, per far sì che il documento venga registrato nel sistema e quindi protocollato, bisogna cliccare il pulsante Registra in alto a destra.

12 Protocollo Interno: Tutti i campi contrassegnati con l asterisco rosso sono obbligatori. Pertanto, l utente sarà obbligato a specificare il Tipo (Non indentificato), il Mezzo di Spedizione (lettera, mail, ecc ), l Oggetto (oggetto del documento da associare), Ufficio Mittente e Utente Mittente (in entrambi i casi cliccando su queste voci si aprirà un menu a tendina dove si potranno selezionare sia Ufficio che Utente appartenente ad esso).

13 Nel riquadro Sfoglia l utente può allegare il file che intende protocollare. A differenza del vecchio sistema, si potrà allegare qualsiasi tipo e formato di documento, non solo pdf. Una volta allegato il file, bisogna cliccare sul pulsante Associa il Documento. A questo punto il sistema renderà visibile l associazione effettuata, evidenziando in rosso il file allegato. Si potrà quindi procedere all inserimento dei dati per l assegnazione, scendendo nella schermata verso il basso:

14 Sarà possibile effettuare l assegnazione ad un ufficio (se si desidera inviare il documento in maniera generica a tutti gli utenti di un ufficio/reparto), al singolo utente (in questo caso vanno selezionati l ufficio e l utente/i). Nel caso in cui si voglia inviare una comunicazione generale, a tutte le unità operative, si può sfruttare la finestra Lista di distribuzione. Una volta scelta l associazione, bisogna cliccare sui relativi pulsanti: Se si sceglie una lista di distribuzione, bisogna cliccare sul pulsante + Lista Se si sceglie un ufficio, bisogna cliccare sul pulsante + Tutti Utenti solo nel caso in cui si desidera assegnare il documento a tutti gli utenti di quell ufficio Se si sceglie un ufficio e un utente, bisogna cliccare su + Assegna Una volta compilati tutti i campi, per far sì che il documento venga registrato nel sistema e quindi protocollato, bisogna cliccare il pulsante Registra in alto a destra. A questo punto apparirà la seguente schermata:

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16 Il sistema produrrà un impronta chiamata Segnatura. Tale segnatura andrà a sostituire il vecchio barcode che appariva nel vecchio sistema. Al suo interno saranno riportati tutti i dati relativi al documento protocollato. Nel caso si voglia andare a verificare tali dati (riportati in formato informatico) è possibile effettuare il download della segnatura, così come è possibile effettuare il download del documento stesso. NOTA: Nel caso in cui si registri un protocollo con documento di tipo PDF, il sistema permetterà di effettuare il download sia del documento originale, sia di uno con barcode visualizzato sulla prima pagina del suddetto, come mostrato in foto: Inoltre il sistema fornirà una serie di informazioni sullo stato del protocollo appena registrato.