Manuale Utente Albo Pretorio GA

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1 Manuale Utente Albo Pretorio GA IDENTIFICATIVO DOCUMENTO MU_ALBOPRETORIO-GA_1.4 Versione 1.4 Data edizione

2 TABELLA DELLE VERSIONI Versione Data Paragrafo Descrizione delle modifiche apportate Prima versione Aggiunte Nuove Categorie, Blocco Caricamento.doc Aggiunte Pubblicazioni Matrimoniali Aggiunta Gestione Registro Revisione Generale e Aggiunta Sezione Trasparenza Valutazione e Merito RIFERIMENTI Codice Titolo DEFINIZIONE/ACRONIMO Definizione/Acronimo Descrizione 2

3 Indice generale Indice generale 3 1 Introduzione 4 2 Accesso al portale Gazzetta Amministrativa 5 3 Area privata 7 4 Funzioni di base Creazione Pratica Modifica Pratica Eliminazione Pratica Annullamento Pratica Archiviazione Pratica 22 5 Stati di una pratica 23 6 Registro Pubblicazioni 25 7 Collegare l Albo Pretorio al Proprio Sito 27 Assistenza 28 3

4 1 Introduzione Questo documento descrive le procedure per gestire sul portale di Gazzetta Amministrativa le pratiche dell albo pretorio d interesse dell utente. 4

5 2 Accesso al portale Gazzetta Amministrativa Per accedere all home page del portale bisogna puntare, con il proprio browser web, all indirizzo web: Si presenterà all utente una pagina web in cui, nella parte destra, inserire le credenziali di accesso, precedentemente generate e fornite dal responsabile del sistema, per l accesso all area privata. 5

6 Una volta inseriti i dati correttamente, e premuto il tasto Entra, sempre nella stessa sezione, comparirà un messaggio di benvenuto ed il link Tua Area per l accesso all area privata dell utente. 6

7 3 Area privata Il panello visualizzato dopo l accesso, presenta, nel corpo della pagina, un messaggio di benvenuto mentre nel menù a sinistra il link Il Tuo Albo Pretorio per l accesso alla pagina di gestione del proprio albo pretorio. Nella pagina Il Tuo Albo Pretorio l utente può gestire il proprio albo pretorio selezionando l area d interesse per l accesso alle varie funzionalità. Le suddivisione è la seguente: - Archivio - Trasparenza Valutazione e Merito - Atti - Avvisi - Bandi - Concorsi - Delibere 7

8 - Determinazioni - Ordinanze - Pubblicazioni Matrimoniali - Regolamenti - Varie Ogni area presenta una memorizzazione delle pratiche strutturata in base all anno di inserimento. 8

9 La lista delle pratiche dell anno selezionato (nell immagine seguente quella relativa ad Atti per l anno 2013) accessibile tramite il link 2013 mostra le informazioni relative al titolo, alla data di creazione, alla data di pubblicazione ed alla data di scadenza. Inoltre mostra lo stato della pratica e le azioni che è possibile effettuare su ogni pratica in base allo stato in cui la pratica si trova. 9

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11 4 Funzioni di base Di seguito viene riportata una spiegazione delle possibili operazioni che possono essere effettuate all interno del proprio albo pretorio e sulle pratiche inserite. Tali operazioni vengono eseguite tramite appositi link e pulsanti presenti nell interfaccia. Sulle pratiche sono disponibili diverse funzionalità, a seconda dello stato delle pratiche. Le operazioni di base sono: Creazione Pratica Modifica Pratica Eliminazione Pratica Annullamento Pratica Archiviazione Pratica Di seguito vengono esplicate in dettaglio le funzionalità sopra elencate. Nota: le operazioni in questo paragrafo fanno riferimento alla sezione Atti ma sono valide per ogni area dell albo pretorio. 11

12 4.1 Creazione Pratica Per creare una nuova pratica bisogna accedere al proprio albo pretorio e selezionare l area di interesse. Per ogni area verrà visualizzato il relativo pulsante, ad esempio per l area Avvisi sarà presente il pulsante Nuovo Avviso nella parte alta della pagina: Cliccando sul pulsante si accede al form di creazione di un nuovo avviso. Sarà richiesto l inserimento dei dati caratterizzanti la pratica come di seguito: 12

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14 I campi contrassegnati da * sono obbligatori. Vediamo di seguito in dettaglio il significato e come valorizzare ogni campo del form: 1. Titolo. Obbligatorio. E un identificativo per la pratica. E consigliato un titolo breve e significativo che permetta di capirne rapidamente il contenuto. 2. Descrizione. Obbligatorio. Inserire una descrizione che dia le informazioni di massima della pratica, permettendo all utente di avere le caratteristiche principali. 3. Parole Chiave. Obbligatorio. Inserire in questo campo delle parole che permettano in seguito una facile individuazione della pratica a chi effettua una ricerca. Le parole devono essere separate da uno spazio. 4. Data di Pubblicazione. Obbligatorio. Inserire in questo campo la data in cui la pratica dovrà apparire pubblicamente sull albo pretorio. La data inserita non può essere quella 14

15 odierna in fase di creazione, ciò per permetterne la rettifica in caso di errore. Sarà possibile pubblicarla il giorno stesso dell inserimento accedendo alla modifica della pratica dopo averla creata (Vedi Modifica Pratica). 5. Durata Pubblicazione. Obbligatorio. Inserire il numero di giorni per i quali la pratica dovrà essere pubblica sull albo pretorio online. Il numero di giorni è calcolato a partire dalla data indicata in Data di Pubblicazione inclusa. 6. Pubblicazione Ente Esterno. Non Obbligatorio. Selezionare questo campo se la pratica che si sta creando viene inserita per conto di un ente esterno. Una volta selezionato il campo, apparirà un ulteriore box di testo in cui inserire la denominazione dell ente esterno per il quale si sta inserendo la pratica. 7. Allegati Scaricabili. Non Obbligatorio. Selezionare questo campo se si vuole che gli utenti che accedono agli atti possano scaricare gli allegati relativi. Se non viene selezionato gli utenti potranno solo consultare gli atti pubblicati dall Ente. 8. Allegati. Non Obbligatorio. Gli allegati non sono obbligatori, per aggiungere un allegato basta cliccare sul pulsante sfoglia e selezionare il file di interesse dal proprio computer. Il file sarà automaticamente caricato all atto di creazione della pratica. Per motivi di sicurezza dei dati pubblicati, possono essere caricati file solamente in formato.pdf. Per chi avesse il file originario in formato word e volesse convertirlo, può utilizzare il software gratuito PDFCreator reperibile all inidirzzo: Una volta riempiti tutti i campi necessari alla descrizione della pratica, cliccando sul pulsante Crea Pratica, si darà il via al processo che inserirà i dati forniti all interno dell albo pretorio. 15

16 4.2 Modifica Pratica Per modificare una pratica, bisogna accedere al proprio albo pretorio e selezionare l area e l anno di interesse. A questo punto si avrà una lista delle pratiche inserite, per il percorso selezionato, come di seguito: Per modificare la pratica di interesse basta semplicemente cliccare sul link Modifica presente di fianco al titolo della pratica. La modifica della pratica avviene utilizzando un form praticamente identico a quello utilizzato per la creazione, con gli stessi campi visti in creazione pratica. 16

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18 Prestiamo particolare attenzione al campo Data di Pubblicazione, in fase di modifica questo campo può assumere anche come valore la data odierna. Bisogna prestare attenzione a questa azione in quanto se viene salvata una pratica con data di pubblicazione odierna, passerà automaticamente nello stato Pubblicata (Vedi Stati di Una Pratica) e non sarà più possibile apportarvi modifiche. Una volta completate le modifiche alla pratica basterà cliccare sul pulsante Salva Pratica e i dati saranno memorizzati. Nota: possono essere modificate solo le pratiche che si trovano nello stato Non Pubblicata. 18

19 4.3 Eliminazione Pratica Per eliminare una pratica, bisogna accedere al proprio albo pretorio e selezionare l area e l anno di interesse. A questo punto si avrà una lista delle pratiche inserite, per il percorso selezionato, come di seguito: Per eliminare la pratica di interesse basta semplicemente cliccare sul link Elimina presente di fianco al titolo della pratica. Verrà chiesta la conferma di eliminazione e, in caso di risposta affermativa, la pratica sarà eliminata dall albo pretorio definitivamente. Nota: possono essere eliminate solo le pratiche che si trovano nello stato Non Pubblicata. 19

20 4.4 Annullamento Pratica Una pratica che è stata pubblicata ma presenta degli errori può essere solamente annullata. Per annullare una pratica, bisogna accedere al proprio albo pretorio e selezionare l area e l anno di interesse. A questo punto si avrà una lista delle pratiche inserite, per il percorso selezionato, come di seguito Per annullare la pratica di interesse basta semplicemente cliccare sul link Annulla presente di fianco al titolo della pratica. Verrà chiesta la conferma di annullamento e, in caso di risposta affermativa, la pratica sarà annullata. Una pratica annullata resta comunque visibile e consultabile dal cittadino, ma riporta ben visibile la dicitura Pratica Annullata. L Ente avra l indicazione di pratica annullata come di seguito: 20

21 Durante la consultazione il cittadino visualizzerà la pratica come di seguito: Nota: possono essere annullate solo le pratiche che si trovano nello stato Pubblicata. 21

22 4.5 Archiviazione Pratica Per archiviare una pratica, bisogna accedere al proprio albo pretorio e selezionare l area e l anno di interesse. A questo punto si avrà una lista delle pratiche inserite, per il percorso selezionato, come di seguito: Per archiviare la pratica di interesse basta semplicemente cliccare sul link Archivia presente di fianco al titolo della pratica. Verrà chiesta la conferma di archiviazione e, in caso di risposta affermativa, la pratica sarà spostata nella sezione Archivio. Una volta archiviata una pratica sarà accessibile per la consultazione da parte del solo personale autorizzato all accesso all albo pretorio. Nota: possono essere archiviate solo le pratiche che si trovano nello stato Scaduta. 22

23 5 Stati di una pratica Le pratiche possono trovarsi in diversi stati a seconda delle informazioni inseriti da parte dell utente che le ha create. I possibili stati di una pratica sono: - Non Pubblicata - Pubblicata - Pubblicata - annullata - Scaduta Il sistema assegna automaticamente uno stato in base ai seguenti criteri ed il passaggio da uno stato all altro non è manipolabile manualmente dall utente, inoltre per ogni stato sono consentite esclusivamente alcune operazioni indicate di seguito: - Non pubblicata: la Data di Pubblicazione della pratica è successiva rispetto al giorno in cui l utente accede all interfaccia dell albo pretorio, ossia la pratica non è ancora stata resa disponibile al pubblico per la consultazione. o Operazioni Consentite: Modifica, Eliminazione. - Pubblicata: la Data di Pubblicazione è antecedente rispetto al giorno in cui l utente accede all interfaccia dell albo pretorio, ma non è successiva alla Data di Scadenza (ossia Data di Pubblicazione + Giorni di Validità). Quando è in questo stato, la pratica, è resa disponibile al pubblico per la consultazione. o Operazioni Consentite: Visualizzazione. - Pubblicata - annullata: la Data di Pubblicazione è antecedente rispetto al giorno in cui l utente accede all interfaccia dell albo pretorio, ma non è successiva alla Data di Scadenza (ossia Data di Pubblicazione + Giorni di Validità) e la pratica è stata annullata. Quando è in questo stato, la pratica, è resa disponibile al pubblico per la consultazione con la dicitura ben visibile Pratica Annullata. o Operazioni Consentite: Visualizzazione. 23

24 - Scaduta: la Data di Scadenza è antecedente rispetto al giorno in cui l utente accede all interfaccia dell albo pretorio. Quando è in questo stato, la pratica, è stata resa disponibile al pubblico per la consultazione ma ha esaurito il periodo di pubblicazione. o Operazioni Consentite: Archiviazione. I passaggi da uno stato all altro avvengono nel seguente ordine: Non Pubblicata >> Pubblicata o Pubblicata - annullata >> Scaduta. Tali passaggi sono automaticamente generati dal sistema e sono irreversibili. 24

25 6 Registro Pubblicazioni Tutte le pratiche pubblicate nell Albo Pretorio entrano a far parte del registro di pubblicazione. Il registro di pubblicazione può essere generato e scaricato per tutti gli anni per i quali esistono pratiche caricate. Per accedere alla funzionalità del Registro Pubblicazioni, entrare nel proprio Albo Pretorio e selezionare la voce Archivio dal menù. Entrati nell archivio ci si troverà di fronte il form per la generazione ed il download del Registro Pubblicazioni complessivo dell anno. Il form è composto di un semplice campo: Anno: inserire nel campo l anno per il quale si vuole generare il registro, se non viene inserito alcun valore nel campo il registro verrà generato per l anno corrente. Di seguito viene riportato il form di generazione del registro: 25

26 Cliccando sul pulsante Genera, la procedura creerà il file contente tutte le pratiche pubblicate per l anno selezionato, ordinate e numerate in base alla data di pubblicazione. Il file viene automaticamente scaricato dal browser appena termina il processo di generazione. Il file di output è di tipo testuale con campi separati da punti e virgola e con estensione.csv. Si tratta di un formato standard visualizzabile con software come Microsoft Excel o OpenOffice. L intestazione delle colonne del file rispetta il seguente schema: N.Pratica Titolo Pratica Data Creazione Data Pubblicazione Data Scadenza Descrizione Allegati Il file generato avrà un nome della seguente forma: archivio_complessivo_<anno>.csv dove <anno> viene sostituito dall anno indicato nel form per la generazione. 26

27 7 Collegare l Albo Pretorio al Proprio Sito Per collegare il proprio sito all albo pretorio offerto da Gazzetta Amministrativa basta copiare il codice presente nella parte bassa della pagina iniziale della propria area di gestione. Scorrendo verso il basso la lista di categorie gestibili si potrà visualizzare il seguente box contenente il codice html da inserire nel proprio sito: Basta copiare il codice contenuto all interno del box ed inserirlo nella sezione o nella home page del proprio sito istituzionale. 27

28 Assistenza Il presente manuale è lo strumento di aiuto di riferimento per l utilizzo del servizio Albo Pretorio Online offerto da Gazzetta Amministrativa. Il lettore può contattarci al seguente indirizzo , per segnalarci eventuali errori o imperfezioni, o semplicemente per risolvere problemi inerenti, non trattati dal manuale stesso: servizi@gazzettaamministrativa.it 28