VACANZE STUDIO - MANUALE UTENTE PER SOCIETÀ APPALTATRICI

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1 VACANZE STUDIO - MANUALE UTENTE PER SOCIETÀ APPALTATRICI

2 INDICE pag. INTRODUZIONE... 3 STORIA DELLE MODIFICHE APPORTATE... 3 SCOPO DEL DOCUMENTO... 3 ABBREVIAZIONI... 3 APPLICATIVO COMPATIBILE CON INTERNET EXPLORER 8.0 E FIREFOX PREMESSA... 5 GUIDA AI PULSANTI FUNZIONE DELL APPLICATIVO... 5 DESCRIZIONE DELLE FUNZIONI... 6 ACCESSO AL SISTEMA... 6 MENU VACANZE STUDIO... 7 GESTIONE VIAGGI - GENERALITÀ... 9 GESTIONE VIAGGI CREAZIONE NUOVO GRUPPO... 9 GESTIONE VIAGGI CONSULTAZIONE GRUPPI GESTIONE VIAGGI ELENCO COMPONENTI GRUPPO GESTIONE VIAGGI ELENCO ENTRATE/USCITE GRUPPO GESTIONE VIAGGI DETTAGLIO CAPIENZA PERIODO GESTIONE VIAGGI DATI VIAGGIO E TRATTE INTERMEDIE GESTIONE VIAGGI NOTA IMPORTANTE SULLE TRATTE INTERMEDIE ASSEGNAZIONE PARTECIPANTI E GESTIONE COMPONENTI GRUPPI - GENERALITÀ ASSEGNAZIONE PARTECIPANTI AFFIDATI (FUNZIONALITÀ IN DISUSO) GESTIONE COMPONENTI GRUPPI SOCIETÀ GESTIONE PAGAMENTI (FUNZIONALITÀ ACCESSIBILE IN SOLA LETTURA) GESTIONE RINUNCIA (FUNZIONALITÀ ACCESSIBILE IN SOLA LETTURA) FIGURA 1 IMPOSTAZIONI VISUALIZZAZIONE COMPATIBILITÀ... 4 FIGURA 2 SITI AGGIUNTI... 4 FIGURA 3 GESTIONE COMPONENTI GRUPPI SOCIETÀ FIGURA 4 DETTAGLIO PARTECIPANTE FIGURA 5 REGISTRAZIONE PAGAMENTO FIGURA 6 REGISTRAZIONE RINUNCIA FIGURA 7 COLONNE VISUALIZZATE

3 INTRODUZIONE STORIA DELLE MODIFICHE APPORTATE Funzionalità aggiunte e descritte nella versione 1.3: Gestione pagamenti Gestione rinuncie Funzionalità aggiunte e descritte nella versione attuale 1.4: Link di accesso dal sito istituzionale SCOPO DEL DOCUMENTO Il presente documento intende fornire una guida all applicazione Vacanze Studio, limitatamente alle funzionalità utilizzabili dal personale delle società appaltatrici. ABBREVIAZIONI Nel documento sono state utilizzate le seguenti abbreviazioni: INPS = Istituto Nazionale di Previdenza Sociale APPLICATIVO COMPATIBILE CON INTERNET EXPLORER 8.0 E FIREFOX 3.5 Per il browser: internet explorer 8.0, selezionare Impostazioni Visualizzazione Compatibilità e aggiungere il sito: Inpdap.gov.it 3

4 Figura 1 Impostazioni Visualizzazione Compatibilità Figura 2 Siti aggiunti 4

5 PREMESSA GUIDA AI PULSANTI FUNZIONE DELL APPLICATIVO Durante la navigazione dell applicativo tra le varie funzioni, saranno messi a disposizione dell utente dei pulsanti, che potranno essere premuti in qualsiasi momento, dove presenti : Invia attiva i controlli sui dati inseriti e provvede alla memorizzazione dei dati; Annulla - attiva l annullamento di dati precedentemente memorizzati; Modifica - attiva i controlli sui dati modificati e provvede alla memorizzazione delle variazioni; Indietro - può essere utilizzato per tornare alla maschera precedente; Chiudi - esce dall applicazione corrente tornando al portale senza uscire dall ambito del Login effettuato; Cerca attiva la ricerca con i criteri di selezione impostati in maschera; Ripulisci libera lo schermo dalle informazioni precedentemente digitate in maschera; Nuovo predispone l applicativo a l inserimento in maschera di nuove informazioni da parte dell operatore; Stampa effettua la stampa di tutti i dati inseriti o modificati, relativi alla domanda presentata; Tasto Stampante premendo il simbolo della stampante delle informazioni visualizzate sulla schermata; si effettua la stampa Tasto Chiave premendo il simbolo della chiave si effettua il logout; Tasto? premendo il simbolo? si ottiene l help; Tasto i premendo il simbolo della i vengono visualizzate le informazioni relative al nome e alla versione della procedura. Seleziona - Seleziona tutti i record tramite pulsante Deseleziona - Deseleziona tutti i record tramite il pulsante Selezione multipla - Selezionare una o più pratiche tramite la casella di selezione posta al fianco di ogni record Visualizzare il dettaglio - Visualizzare il dettaglio di una specifica pratica tramite il pulsante posto al fianco di ogni record. (*) - I campi indicati con l asterisco sono obbligatori. 5

6 DESCRIZIONE DELLE FUNZIONI In questo capitolo vengono esposte le funzionalità destinate ad essere utilizzate dal personale delle società appaltatrici. ACCESSO AL SISTEMA Gli utenti abilitati all utilizzo del programma, attraverso il collegamento predisposto sul sito istituzionale - Home > Informazioni> Gestione Dipendenti Pubblici > Servizi in linea > Imprese vengono redirezionati sulla pagina di accesso al sistema: 6

7 Inserite le credenziali di accesso (codice fiscale e password), si accede alla seguente schermata: Selezionando la voce Vacanze Studio, del menu Applicazioni, sulla sinistra, si avrà accesso al programma. MENU VACANZE STUDIO Le funzioni di cui dispone il personale delle società appaltatrici sono raggiungibili attraverso le voci del menu Società : 7

8 Le voci di menu disponibili sono le seguenti : Gestione viaggi Assegnazione partecipanti Estero Assegnazione partecipanti Italia Gestione componenti gruppi società 8

9 GESTIONE VIAGGI - GENERALITÀ Attraverso questa funzione l operatore può consultare e impostare, limitatamente ad alcuni dati, le informazioni relative ai gruppi di partenza collegati alla propria società. GESTIONE VIAGGI CREAZIONE NUOVO GRUPPO Attraverso il tasto Nuovo, l utente può creare un nuovo gruppo relativo a strutture di propria competenza. Accedendo al dettaglio, dal menu a tendina, selezionare la struttura/periodo per cui si vuole creare un gruppo. Verranno, così, pre-impostati i dati generali del gruppo. 9

10 Selezionare l aeroporto di partenza dal menu a tendina o la città di partenza selezionando l apposito tasto, come mostrato nelle seguenti figure. Dopo aver selezionato il luogo di partenza, premere il tasto Invia dati generali Per inserire una tratta aerea intermedia, premere il tasto Modifica. 10

11 Selezionare l opzione Volo diretto -> NO e premere il tasto Aggiungi tratta A questo punto si aprirà una pop up, in cui sarà possibile inserire i dettagli della tratta. Premuto il tasto Invia, la tratta comparirà sulla maschera principale. 11

12 Procedere quindi al salvataggio col tasto Salva. Le tratte interne possono essere eliminate col tasto x e modificate selezionando il triangolo rosso posto a sinistra della tratta stessa. Attenzione: Per creare un nuovo gruppo con la stessa destinazione e data partenza del gruppo in consultazione, è consigliabile utilizzare il tasto Nuovo gruppo 12

13 GESTIONE VIAGGI CONSULTAZIONE GRUPPI Cliccando sulla voce del menu principale Gestione viaggi si accede alla schermata di ricerca gruppi. E possibile cercare i gruppi impostando o meno i filtri desiderati, come da figura: Selezionando uno dei gruppi, si accede ai dati di dettaglio : Il gruppo selezionato risulterà già completo dei dati essenziali, inseriti in precedenza: Tipo gruppo (Italia/Estero) Lingua, per l estero o ambiente, per l Italia (mare o montagna) 13

14 Identificativo e capienza del gruppo Numero di studenti già assegnati al gruppo (N prenotati) Periodo di disponibilità della struttura Identificativo e capienza del lotto di cui la struttura fa parte Data e aeroporto (o sede Inps) di partenza Data e aeroporto (o sede Inps) di ritorno Nei prossimi paragrafi vengono dettagliate le attività gestibili da parte delle società. 14

15 GESTIONE VIAGGI ELENCO COMPONENTI GRUPPO E possibile visualizzare l elenco degli studenti già assegnati al gruppo attraverso il pulsante Visualizza componenti gruppo. Nell esempio in figura, al gruppo 15 risulta assegnato un solo studente. Vengono mostrati i dati di ogni studente in elenco, con le scelte effettuate sulla domanda di partecipazione alle vacanze. 15

16 GESTIONE VIAGGI ELENCO ENTRATE/USCITE GRUPPO E possibile visualizzare i movimenti in entrata o in uscita dal gruppo verificatisi in un dato periodo attraverso il pulsante Visualizza entrate/uscite gruppo. Si impostano le date di interesse, e si clicca sul pulsante Cerca. E possibile anche non impostare nessuna data o impostarne solo una delle due. Si ottiene una schermata simile alla seguente: La colonna Tipo Operazione può assumere i seguenti valori: Assegnazione automatica (il ragazzo è stato assegnato al gruppo dal programma, in base alle sue caratteristiche e scelte effettuate sulla domanda) Assegnazione manuale (il ragazzo è stato assegnato al gruppo da un operatore Inps o da un operatore delle società appaltatrici) Disassegnazione automatica (il ragazzo è stato dis-assegnato dal gruppo, attraverso le funzioni di svuotamento gruppo da un utente Inps) Disassegnazione manuale (il ragazzo è stato dis-assegnato dal gruppo singolarmente in modalità manuale) 16

17 GESTIONE VIAGGI DETTAGLIO CAPIENZA PERIODO E possibile visualizzare il Dettaglio capienza periodo, ovvero ottenere l elenco ed i dettagli di tutti i gruppi destinati alla stessa struttura nello stesso periodo attraverso il pulsante Dettagli : Si ottiene la seguente schermata : 17

18 GESTIONE VIAGGI DATI VIAGGIO E TRATTE INTERMEDIE E possibile, attivando la modalità di MODIFICA attraverso il click sull omonimo pulsante, inserire e modificare i dati di dettaglio dei viaggi di andata e ritorno : Orari di partenza e arrivo per andata e ritorno Orario e luogo appuntamento per la partenza Identificativo dei voli (vettore) Eventuali tratte intermedie 18

19 L aeroporto di arrivo rappresenta la destinazione finale del viaggio. Attraverso il pulsante Aggiungi tratta si possono aggiungere le eventuali tratte intermedie per i viaggi di andata e/o di ritorno. Se, ad esempio un gruppo parte da Roma per Parigi e fa scalo a Malpensa il viaggio sarà così rappresentato: Nella sezione viaggio andata: Partenza : Roma Arrivo : Parigi Tratta intermedia andata : Partenza : Roma Arrivo : Malpensa Nella sezione viaggio di ritorno: Partenza : Parigi Arrivo : Roma Tratta intermedia : Partenza : Parigi Arrivo : Malpensa La schermata di inserimento/modifica tratte intermedie, raggiungibile sia attraverso il pulsante Aggiungi tratta (attivo solo in modalità di modifica),sia cliccando su una tratta già esistente, è la seguente: 19

20 E possibile selezionare il tipo scalo ed il mezzo di trasporto utilizzati per la tratta: GESTIONE VIAGGI NOTA IMPORTANTE SULLE TRATTE INTERMEDIE Se il viaggio prevede più tratte, è opportuno inserire come prima tratta, la tratta principale, ovvero quella che si ritiene più significativa : sul report sintetico utilizzato dal personale Inps per il controllo dei viaggi viene riportata solo la prima tratta. Le eventuali ulteriori tratte possono comunque essere visualizzate sia dal personale Inps che dal personale delle società appaltatrici accedendo alla schermata di gestione dei gruppi. ASSEGNAZIONE PARTECIPANTI E GESTIONE COMPONENTI GRUPPI - GENERALITÀ Attraverso le funzioni di Assegnazione partecipanti Estero e Italia, gli operatori delle società appaltatrici possono provvedere personalmente all assegnazione ai gruppi degli studenti affidati dall Istituto alle società. 20

21 L applicazione consente infatti al personale Inps di selezionare un certo numero di studenti ancora non assegnati ai gruppi di partenza, ed affidarli alle società affinchè queste ultime possano assegnarli autonomamente ai gruppi di loro competenza. Le società possono inoltre effettuare spostamenti di ragazzi da un gruppo ad un altro, limitatamente ai gruppi di propria competenza. Le regole di base relative all assegnazione dei ragazzi ai gruppi da parte delle società sono riassunte di seguito: A) Le società possono assegnare ai gruppi i ragazzi (non ancora assegnati) che siano stati loro affidati dall Istituto. B) Le società possono cambiare gruppo a tutti i ragazzi già assegnati ad un gruppo di propria competenza. 21

22 ASSEGNAZIONE PARTECIPANTI AFFIDATI (FUNZIONALITÀ IN DISUSO) Attraverso le voci di menu Assegnazione partecipanti Estero e Assegnazione partecipanti Italia vengono elencati tutti gli studenti, ancora privi di gruppo, affidati dall Istituto alla società di appartenenza dell operatore. Per l estero, viene visualizzata la seguente schermata: Per l Italia, la schermata è la seguente: E possibile visualizzare tutti i ragazzi affidati o solo quelli non ancora assegnati a gruppi utilizzando il pulsante Mostra solo non assegnati. Una volta visualizzati solo i non assegnati, il pulsante cambia didascalia in Mostra tutti : premendolo vengono nuovamente mostrati tutti gli studenti. Una volta ottenuto l elenco desiderato, l operatore può selezionare uno o più studenti e procedere con una delle due seguenti azioni: a) assegnazione ad un gruppo b) disassegnazione dal gruppo 22

23 Premendo il pulsante Assegna a gruppo viene mostrato l elenco dei gruppi compatibili con le caratteristiche del ragazzo (fascia d età, lingua, aeroporto di partenza, per l estero, o fascia d età, mare o montagna, sede Inps, per l Italia). Nel caso in cui non esistano gruppi adatti, come nel caso di seguito riportato, è possibile, attraverso il pulsante Mostra tutti, ottenere l elenco degli eventuali gruppi non compatibili in relazione a lingua e aeroporto, ma compatibili in relazione alla fascia d età: Nessun gruppo è compatibile con lo studente selezionato : Click su Mostra tutti : Si ottiene l elenco dei gruppi compatibili con la fascia d età dello studente. Attraverso il pulsante Mostra compatibili, si torna alla visualizzazione dei gruppi compatibili con fascia d età, lingua e aeroporto di partenza (o fascia d età, mare o montagna, sede Inps, per l Italia) Selezionando uno dei gruppi in elenco e premendo il pulsante Invia, si associano al gruppo gli studenti selezionati nella schermata precedente. 23

24 GESTIONE COMPONENTI GRUPPI SOCIETÀ Attraverso la voce di menu Gestione componenti gruppi società è possibile ricercare gli studenti assegnati ai propri gruppi ed operare degli spostamenti di uno o più studenti da un gruppo ad un altro dello stesso macrogruppo (struttura, luogo e data di partenza uguali): E possibile limitare il risultato della ricerca agli studenti assegnati ad un certo gruppo, o ottenere l elenco di tutti gli studenti assegnati ai gruppi per tipo vacanza (Estero, Italia, Studio e Sport). Effettuando una selezione, singola o multipla, e premendo il pulsante Cambio gruppo, appare la schermata di Cambio gruppo, i cui dettagli sono riportati nel paragrafo precedente. È possibile esportare i risultati della ricerca con l apposito tasto, posto in calce alla lista dei partecipanti. GESTIONE PAGAMENTI (FUNZIONALITÀ ACCESSIBILE IN SOLA LETTURA) Selezionare il nominativo con la funzionalità: Gestione componenti gruppi società click su Vai al dettaglio 24

25 Figura 3 Gestione componenti gruppi società Click sul tasto Dettaglio partecipante Figura 4 Dettaglio partecipante Selezionare la scheda Pagamenti, digitare l importo e quindi click sul tasto Inserisci, il sistema emette apposito messaggio di aggiornamento effettuato. 25

26 Figura 5 Registrazione pagamento 26

27 GESTIONE RINUNCIA (FUNZIONALITÀ ACCESSIBILE IN SOLA LETTURA) La gestione delle rinunce è analoga alla gestione dei pagamenti, dopo aver selezionato la domanda e aver cliccato sul tasto Dettaglio partecipante selezionare la scheda Ricorso/Rimborso/Rinuncia, valorizzare i campi relativi alla rinuncia, compreso il campo note, quindi click sul tasto Invia, il sistema emette apposito messaggio di aggiornamento effettuato. Figura 6 Registrazione rinuncia I dati registrati della rinuncia sono visibili tra le colonne della maschera: Gestione componenti gruppi società. Figura 7 Colonne visualizzate 27

28 Questa è l ultima pagina del documento 28

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