Università degli Studi di Padova Centro di Calcolo di Ateneo

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1 Università degli Studi di Padova Centro di Calcolo di Ateneo GeBeS Abilitazione Guida rapida all uso Versione del 29 aprile 2011 Sommario Descrizione generale del modulo GeBeS Abilitazione... 2 La funzione Home... 4 La funzione Richiesta di una nuova abilitazione... 5 La funzione Richieste effettuate... 8 La funzione Abilitazioni... 9 La funzione Richiesta disabilitazione... 9 N.B Note per la gestione della posta elettronica Problemi e soluzioni

2 Descrizione generale del modulo GeBeS Abilitazione Questo modulo software attualmente gestisce le richieste di abilitazione per: la delega di altri utenti alla gestione dei prodotti nei moduli GeBeS; per la posta elettronica di Ateneo sia per l attivazione di nuove caselle che per la proroga di caselle già esistenti. Il presente sistema software è accessibile dal sito selezionando poi GeBeS Abilitazioni. Per accedere utilizzare le credenziali di SSO di Ateneo (nome utente e password della posta elettronica). 2

3 Nella parte superiore di ogni pagina è riportata la testata del sistema dove vengono indicati: il nome dell utente, il modulo software in uso (nell immagine soprastante: GeBeS Abilitazioni), sopra verranno visualizzati gli eventuali messaggi di errore per le operazioni effettuata dall utente, il link per segnalare malfunzionamenti (Helpdesk) e le istruzioni per il Logout. Nella barra sottostante alla testata, sono riportate le varie funzioni disponibili, che possono variare a seconda della tipologia di abilitazione dell utente al sistema: Home, Richieste effettuate, Richieste disabilitazione e Abilitati. Per spostarsi da una funzionalità all altra è necessario cliccare sopra alla relativa scritta. La funzione al momento in uso è evidenziata dalla barra rossa sotto al nome della stessa. 3

4 La funzione Home Nella pagina di Home è possibile: selezionare su quale struttura si vuole operare (per chi è abilitato ad operare per più strutture) prendere visione di eventuali avvisi visualizzare le persone che possono operare nel sistema con il profilo master (vedasi il riquadro Ruoli identificati per la Struttura) visualizzare i prodotti software a cui si può richiedere l abilitazione con questo sistema (quelli indicati dall asterisco possono essere richiesta solo dagli utenti con profilo master ). accedere alla documentazione disponibile 4

5 La funzione Richiesta di una nuova abilitazione Selezionare prima per quale struttura si vuole operare (per chi è abilitato ad operare per più strutture) e poi nel Menu funzioni la voce Richiesta di una nuova abilitazione. Verrà richiesto di indicare se si tratta di una abilitazione per una singola persona o per la struttura. Attualmente le abilitazioni relative alle strutture sono limitate all attivazione di caselle di posta elettronica per Servizi/Uffici. Selezionando Per la struttura compare l elenco delle caselle di posta elettronica di Servizi/Uffici riferite alla Struttura. Verrà chiesto di selezionare su quale utenza già presente nel sistema si vuole operare oppure, nel caso si richieda una nuova utenza, di scriverla nel riquadro di destra. Dovrà poi essere confermata cliccando sul relativo pulsante. 5

6 Se invece l abilitazione da richiedere è Per una persona, una volta selezionata la relativa voce, per la ricerca dei dati si deve inserire il codice fiscale. Nel caso fossero già presenti si dovrà cliccare sull icona. Nella finestra che compare si dovrà inserire il cognome della persona e cliccare sul pulsante Search per ricercare il nominativo di interesse; poi selezionarlo cliccandovi sopra. Dopo aver recuperato i dati tramite nominativo o codice fiscale nel relativo campo, premere il pulsante Conferma. Il sistema proporrà automaticamente i dati anagrafici se presenti. Se non ci fossero dati relativi al codice fiscale inserito, dovranno essere digitate le seguenti informazioni: cognome, nome e località di nascita (anche nel caso di persona nata all estero); avendo cura di verificare i dati proposti dal sistema e ricavati dal codice fiscale inserito in precedenza. Nel caso l utente rientri nel profilo master, nella parte destra della pagina vengono visualizzati due riquadri con le abilitazioni per la persona selezionata, con indicata la data di scadenza e la possibilità di vedere il dettaglio del prodotto cui è abilitata ( ). Prima di procedere con una nuova richiesta di abilitazione, si devono verificare eventuali abilitazioni già presenti ed i periodi di validità delle stesse per evitare sovrapposizioni che il sistema rifiuterebbe. Per richiedere un abilitazione è necessario indicare in qualità di quale ruolo si va a richiedere l abilitazione, la sede di servizio della persona, un recapito telefonico in Ateneo o in alternativa un altro recapito telefonico. Un recapito telefonico è in ogni caso necessario per comunicazioni da parte del CCA. 6

7 Qualora alla persona siano riferibili più di un utenza sarà necessario selezionare per quale di queste si intende richiedere l abilitazione. Premendo il pulsante di Reset è possibile ricominciare la procedura dalla selezione del nominativo o dall inserimento del codice fiscale. Con Torna Indietro si ricomincia dalla pagina di Home. Una volta inseriti tutti i dati richiesti, si deve premere il pulsante di Conferma dei dati anagrafici. Se non vi sono errori, che vengono riportati nella testata della pagina, si procederà alla pagina successiva con l indicazione dei prodotti per cui si sta richiedendo l abilitazione. Nel caso l utente rientri nel profilo master, nella parte destra della pagina viene visualizzato un riquadro con le abilitazioni attualmente legate alla struttura, in maniera da permettere di creare profili di abilitazione simili. Selezionare dall elenco dei prodotti elencati quelli per cui si richiede l abilitazione selezionando Sì dal menu a tendina a fianco degli stessi; lo stesso anche per la data di inizio e fine del periodo di validità dell abilitazione richiesta. Il sistema proporrà il periodo massimo previsto per ciascun prodotto. Nel caso venisse indicato un intervallo di date per un periodo superiore, il sistema provvederà a richiederne la correzione. Per procedere con la richiesta di abilitazione premere il relativo pulsante di Richiesta di abilitazione per i sopraelencati prodotti selezionati, verrà poi chiesta un ulteriore conferma per completare l operazione in cui si dovrà premere il pulsante OK. Conseguentemente viene visualizzata la pagina di riepilogo della richiesta inserita. Qualora l attivazione della richiesta fosse subordinata all invio di un modulo cartaceo, si dovrà procedere alla stampa dello stesso (cliccando sull icona della stampante), farlo sottoscrivere del responsabile della struttura e dall intestatario dell indirizzo ed inviarlo a mezzo fax al numero indicato nel modulo. 7

8 Successivamente verrà data conferma via del ricevimento del fax di richiesta. Si sottolinea il fatto che l abilitazione per i prodotti indicati dall asterisco nell elenco nella pagina di home, può essere richiesta solo dagli utenti con profilo master e che queste abilitazioni saranno attivate automaticamente, ossia la persona per cui si effettua la richiesta potrà operare da subito sul prodotto. E possibile autorizzare un qualsiasi dipendente della propria struttura ad operare con il profilo master (come fosse il responsabile della struttura o il SAD) selezionando GeBeS Abilitazione (profilo master) tra le abilitazioni. Nel caso la richiesta di abilitazione riguardi l attivazione di una nuova casella di posta elettronica il modulo di richiesta può essere creato da un qualsiasi dipendente dell Ateneo e poi seguire le relative indicazioni sul sito. Invece la proroga degli indirizzi di posta elettronica deve essere effettuata direttamente dall utente con profilo master per GeBeS, senza necessità di invio di moduli. La funzione Richieste effettuate Permette di ricercare, di visualizzare e stampare tutte le richieste fatte dalla struttura. Per ciascuna richiesta sono presenti la data di creazione, quella di ricevimento al CCA e quella relativa all esito. Ciascun utente potrà visualizzare solo le richieste riferibili all utenza con cui ha avuto accesso, se l accesso al sistema viene effettuato col profilo master visualizza tutte le abilitazioni relative alla Struttura. Cliccando su Produci una nuova richiesta si procederà per la Richiesta di una nuova abilitazione. 8

9 La funzione Abilitazioni Elenca, le abilitazioni legate alla struttura su cui si sta operando, accessibile solo per utenti col profilo master. La funzione Richiesta disabilitazione Funzione disponibile solo per chi accede con profilo master che permette di inserire una richiesta di disabilitazione per un prodotto specifico. In Selezione dei filtri sull elenco delle abilitazioni si effettua la ricerca delle abilitazioni che si vogliono far cessare scegliendo l utenza o il prodotto o entrambi, come nell esempio nella figura sottostante, e poi si preme il pulsante Applica filtri all elenco sottostante. Per la disabilitazione si deve selezionare il nominativo scelto in corrispondenza del prodotto da disabilitare e poi cliccare su Disabilita in maniera irrevocabile le abilitazioni selezionate e premere OK per confermare definitivamente l operazione. La disabilitazione degli indirizzi di posta può essere così effettuata direttamente dall utente con profilo master per GeBeS, senza necessità di inviare moduli. 9

10 N.B. In caso di problemi o informazioni relativi alle abilitazioni contattare l Helpdesk del CCA o telefonare allo Accedere ai moduli GeBeS sempre dalla pagina non memorizzando il link tra i preferiti, dato che questo può variare per esigenze tecniche e senza preavviso. GeBeS utilizza il sistema di SSO di Ateneo per l autenticazione dell utente, pertanto per chiudere la sessione di lavoro è necessario chiudere tutte le finestre aperte dello stesso tipo di browser. Suggeriamo di aprire GeBeS con un browser differente da quello utilizzato di solito per evitare quanto precedentemente descritto. Note per la gestione della posta elettronica Il personale a tempo determinato può attivare abilitazioni solo entro la durata del proprio contratto. La richiesta di proroga di un indirizzo di posta elettronica deve essere gestita come una richiesta di una nuova abilitazione per un nuovo periodo secondo le indicazioni per la proroga degli indirizzi presenti sul sito del Centro di Calcolo e può essere richiesta in GeBeS solo dopo la sua scadenza. Quando si richiede la proroga di un indirizzo di posta elettronica, la data di inizio abilitazione non deve sovrapporsi con un altro periodo di abilitazione. La posta elettronica per il personale strutturato viene generata dal sistema GIADA, mentre quella richiedibile con GeBeS è quella per il personale non strutturato e la forma di collaborazione da indicare (tra quelle proposte nell apposita tendina di GeBeS). Quando un indirizzo di casella di posta elettronica istituzionale già attivato precedentemente non compare tra quelli presentati nell elenco della funzione di una nuova richiesta, si rende necessario contattare l helpdesk del CCA. Problemi e soluzioni Se nell aprire una LOV ( ) appare un messaggio che segnala l impossibilità di visualizzare la pagina, entrare nella funzione Strumenti del browser (IE) e selezionare Opzioni Internet > Protezione > Livello personalizzato > Abilita filtro XSS e impostare la voce su DISATTIVA. Se nell inserimento di una richiesta il programma non permette la prosecuzione dell inserimento dei dati verificare il messaggio restituito nella testata della pagina. Per la modifica delle qualifiche o dei recapiti errati, si deve aprire una richiesta di helpdesk. Prima di richiedere una qualsiasi funzione, si deve verificare che sia selezionata la corretta Struttura per cui si deve operare 10

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