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1 Gentile Cliente, benvenuto nel Portale on-line dell Elettrica. Attraverso il nostro Portale potrà: consultare la disponibilità dei prodotti nei nostri magazzini, fare ordini, consultare i suoi prezzi personalizzati, interrogare lo stato degli ordini che deve ricevere, interrogare le bolle e stampare le fatture, scaricare i listini in formato Excel e Metel dei produttori. INDICE Accesso al Portale Pag. 2 Nuovo preventivo - Ricerca articoli. Pag. 4 Nuovo preventivo Ordine. Pag. 6 Modificare il preventivo. Pag. 7 - Parte superiore della pagina. Pag. 8 - Parte inferiore della pagina. Pag. 8 Preventivi. Pag. 10 Tracking ordini Pag. 11 Spedizioni. Pag. 13 Fatture Pag. 15 Listini Metel.. Pag. 16 1

2 ACCESSO AL PORTALE Digiti l indirizzo del nostro sito internet e clicchi in alto a destra su Area Clienti. Dopo clicchi a sinistra su Servizi Online. 2

3 Inserisca Username e Password negli appositi campi e clicchi su Invio. 3

4 NUOVO PREVENTIVO - RICERCA ARTICOLI Iniziamo adesso a lavorare con il Portale. Vediamo come interrogare le giacenze di magazzino, le caratteristiche dei prodotti, i prezzi personalizzati e come fare preventivi e ordini. Clicchi su Nuovo preventivo Ricerca articoli in alto a destra. Per cercare un articolo ci sono diversi metodi: Per codice articolo interno: cioè attraverso i codici che usiamo internamente all Elettrica e normalmente sono sui DDT. Per codice articolo METEL: cioè attraverso i codici ufficiali dei produttori che si trovano sui listini e sui cataloghi. Per descrizione del prodotto. Per marca del prodotto. Per Classe Merceologica: cioè attraverso le suddivisioni che danno i produttori alle varie gamme di prodotti. 4

5 Dopo aver cercato e trovato un articolo, ecco, in ordine, le informazioni che ha a disposizione: Codice: il codice interno L Elettrica viene sempre visualizzato anche se lo ha cercato in altri modi. In molti casi è possibile ciccare sul codice e visualizzare le caratteristiche tecniche, la descrizione completa e le immagini del prodotto. Descrizione: una breve descrizione del prodotto. Metel: è il codice del prodotto usato dai produttori che si trova sui cataloghi e sui listini. È possibile, se lo desidera, far comparire il codice Metel senza il codice interno L Elettrica sia sulle fatture che sulle bolle. Classe merceologica: è la divisione merceologica che il produttore ha assegnato al prodotto. Netto: il prezzo netto comprensivo di tutti gli sconti (eccetto l eventuale sconto cassa). Listino: il prezzo di listino del produttore. UM: Unità di Misura con cui viene venduto il prodotto. Disp.: è la quantità presente nei nostri magazzini nel momento dell interrogazione. Ordina: è la quantità che si vuole ordinare. R: se il prodotto non è disponibile nei nostri magazzini, spuntando il campo R viene ordinato automaticamente e consegnato appena disponibile. S: se il prodotto che vuole ordinare non è disponibile nella sua totalità ma ne è presente solo una parte, spuntando il campo S verrà consegnato solo quando sarà tutto disponibile (IMPORTATE: spuntare anche il campo R per inviare l ordine). 5

6 NUOVO PREVENTIVO - ORDINE Iniziamo a inserire un ordine o un preventivo. La fase iniziale è la solita: vanno inserite le quantità da ordinare nell apposito campo, quindi bisogna cliccare sul segno + alla destra dell articolo oppure premere Invio. Ogni volta che si aggiunge un articolo, questo viene aggiunto alla lista che compare alla destra del video con il prezzo e i totali. Per chiudere il preventivo e stamparlo o, semplicemente, salvarlo basta ciccare su Salva e chiudi preventivo. 6

7 MODIFICARE IL PREVENTIVO A questo punto ci sono due possibilità: - salvare il preventivo sul proprio Pc come file Excel e stamparlo, modificarlo, ecc. - modificare il preventivo con la funzione Vai al preventivo (vd. tabella rosa sulla destra nell immagine). Entrando in Modifica del preventivo abbiamo molte funzioni da utilizzare. 7

8 PARTE SUPERIORE DELLA PAGINA La parte superiore contiene sia i dati generali che una piccola legenda con alcune delle funzioni disponibili, che andiamo adesso a vedere. Codice articolo: cliccando qui si apre una finestra che dà la possibilità di modificare la quantità ordinata e di spuntare i campi R (riordino) ed S (saldo). Poi abbiamo i dati anagrafici degli articoli ordinati e, infine, arriviamo al Bollino colorato che indica la disponibilità del prodotto: Bollino Verde: l articolo è totalmente disponibile Bollino Arancio: l articolo è parzialmente disponibile Bollino Rosso: l articolo non è disponibile Nel caso ci sia il Bollino Rosso o Arancio e si desideri ricevere il prodotto, è necessario entrare in modifica e spuntare la voce R per ordinarlo al produttore. Nota: a fianco del Bollino della disponibilità è presente un icona che permette di inserire, da parte dell utente, delle note libere per ogni articolo. Queste note verranno stampate sull ordine e visualizzate dai magazzinieri dell Elettrica al momento della preparazione del materiale ordinato. Annullamento voce: la X rossa serve per cancellare l articolo dal preventivo. Passiamo ora alla parte inferiore della pagina. PARTE INFERIORE DELLA PAGINA Annullamento preventivo: serve per annullare il preventivo. Aggiungi Articolo: serve per rientrare nella ricerca articoli e aggiungere un altro articolo al preventivo. Riga libera: questa funzione permette di inserire manualmente articoli che non abbiamo inserito nel nostro data base. ATTENZIONE: se trasformate il preventivo in ordine ci raccomandiamo, quando usate questa funzione, di specificare marca, codice articolo del produttore e di spuntare la voce R perché il nostro sistema ordini l articolo al produttore. Note preventivo: campo dove si possono inserire note che verranno lette dall ufficio vendite dell Elettrica e dai magazzinieri che preparano il materiale. Per esempio: date di consegna diverse od orari preferiti. Ricalcola preventivo: se si riapre un preventivo dopo un po di tempo, con questa funzione si possono ricalcolare i prezzi e le disponibilità di magazzino. Completa in ordine: cliccando su questa funzione si apre una nuova schermata, che vediamo qui sotto con nuove funzioni. 8

9 Dopo aver cliccato su Completa in ordine vediamo che, in basso, si sono attivate nuove funzioni: Ordine a saldo: spuntando questa voce l ordine non sarà consegnato fino a che tutti gli articoli dell ordine non saranno disponibili a magazzino. Riferimento cliente: in questo campo può essere inserito il riferimento ordine o una breve nota che verrà stampata sul DDT. Data di consegna richiesta: normalmente è meglio lasciare vuoto questo campo. ATTENZIONE: inserendo una data in questo campo l ordine all interno dell Elettrica non verrà preso in considerazione fino alla data inserita, col rischio che al momento dell ordine il materiale sia disponibile in magazzino ma alla data di consegna non lo sia più. Magazzino a cui ordinare: selezionare fra le filiali dell Elettrica quella da cui normalmente riceve il materiale. In dubbio, selezionare Empoli che è la sede principale. Dati di spedizione: se la merce deve essere consegnata in un luogo diverso dalla vostra ragione sociale inserite i dati qui. Modifica preventivo: torna indietro al preventivo iniziale. Invia documento: selezionando questa voce l ordine viene automaticamente inserito nel sistema informatico dell Elettrica e processato, preparato ed inviato. 9

10 PREVENTIVI Cliccando sulla seconda voce in alto a destra preventivi visualizzerete la lista dei preventivi inseriti e potrete scaricarli su file Excel, modificarli o completarli in ordini come spiegato nel capitolo precedente. 10

11 TRACKING ORDINI Selezionando la terza voce dal menù principale Tracking ordini si può visualizzare lo stato degli ordini da evadere, parzialmente evasi ed evasi ancora da fatturare. La ricerca è molto semplice: si può selezionare un periodo, da data iniziale a data finale. cercare tutti gli ordini che devono essere consegnati da un nostro punto vendita. oppure selezionare un articolo e cercare se è in ordine. Nella schermata sopra si vede una lista di documenti: nella colonna Stato si trovano le diverse colorazioni, Verde - evaso, Giallo - parzialmente evaso e Rosso - da evadere. 11

12 Selezioniamo un ordine parzialmente evaso. Vediamo il dettaglio degli articoli presenti dentro l ordine. Nella colonna Stato ci sono due articoli in Verde: questo significa che sono già stati spediti. Vediamo, inoltre, che la quantità di questi due articoli è nella colonna Consegnato : è possibile cliccare per visualizzare il DDT con cui sono stati consegnati. Il simbolo di Stato del resto degli articoli indica che sono nei magazzini dell Elettrica pronti per essere spediti. Se, invece, lo Stato fosse: Rosso, significa che l Elettrica è in attesa di ricevere il materiale dal produttore Giallo, significa che viene spedita solo una parte della voce ordinata 12

13 SPEDIZIONI Selezionando la quarta voce dal menù principale Spedizioni si possono visualizzare le spedizioni già effettuate (DDT) nel periodo richiesto, dal codice articolo o dal magazzino selezionato, a seconda di cosa si cerca. Nella schermata viene visualizzato il numero del documento, la data, il magazzino da dove è stato inviato il materiale e il valore del documento. 13

14 Cliccando sul numero del documento si visualizzano gli articoli e i prezzi che vi sono contenuti. 14

15 FATTURE Selezionando la quarta voce dal menù principale Fatture si possono visualizzare le fatture emesse e i relativi dati primari nel periodo richiesto. È possibile anche, cliccando sull icona alla destra dei dati della fattura, aprire un documento PDF che sarà l esatta copia della fattura da noi spedita per posta e potrà essere utilizzato anche come copia conforme dopo averlo stampato. 15

16 LISTINI METEL Sono disponibili anche i listini Ufficiali dei produttori, sia in formato METEL, sia come file Excel. Cliccando sulla voce Listini Metel in alto si apre un altra finestra dove, in ordine alfabetico, si trovano tutti il listini dei produttori aggiornati e pronti per essere scaricati. Buon Lavoro L Elettrica S.p.A. 16

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