Manuale d uso [del 07/08/2015] Gestione progetti e ore lavoro Web Ver per [05/01/2015]

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1 Manuale d uso [del 07/08/2015] Gestione progetti e ore lavoro Web Ver per [05/01/2015] Realizzato e distribuito da LeggeraSoft Sommario Introduzione... 2 Come utilizzare il programma... 2 Account amministratore... 2 Gestione account... 3 Clienti... 3 Progetti... 4 Ore... 4 Documenti... 5 Fatture clienti... 6 Fatture fornitori... 6 Parametri... 7 Account collaboratori... 7 Account Commercialisti... 8 Per info Pag. 1

2 Introduzione Il software nasce per aiutare quelle imprese che lavorano su molti progetti e con diversi collaboratori. Grazie a un interfaccia semplice e intuitiva il software consente all impresa di gestire e configurare: Gli account dei collaboratori e dei commercialisti I clienti, i fornitori e i contatti I progetti e i relativi documenti Le parcelle o/e fatture Le ore dei collaboratori per progetto La stampa dei documenti (fatture e riepilogo ore) in PDF. Ogni collaboratore può accedere alla propria riservata dove può visualizzare e modificare: I clienti per cui sta lavorando I progetti con la possibilità di crearne di nuovi Il dettaglio delle ore per ogni singolo progetto La stampa del riepilogo delle ore per mese e/o per progetto in formato PDF. Il commercialista ha una propria riservata dove può visualizzare: Tutti i clienti Le fatture dei clienti Le fatture dei fornitori. Come utilizzare il programma Utilizzare il programma è molto semplice: 1) Vai sul sito 2) Clicca Richiedi demo 3) Compila il form in cui richiedi di poter utilizzare la versione di prova del software 4) Riceverai una mail con la username e la password che puoi utilizzare per accedere all applicazione 5) Clicca nuovamente su Richiedi software e digita username e password 6) Ora puoi iniziare a utilizzare il programma. Se sei soddisfatto del programma, puoi mandare una richiesta a Leggerasoft (vedi sezione contatti del sito) e chiedere di acquistare l applicazione. Ti verranno assegnate delle nuove credenziali per accedere al software. Account amministratore L account amministratore ti permette di: Attivare gli account dei tuoi collaboratori e del tuo commercialista Gestire i clienti Gestire i progetti su cui stai lavorando Monitorare il numero di ore di lavoro, tue e dei tuoi collaboratori, suddivise per progetto Visualizzare e caricare documenti relativi a un progetto Visualizzare e stampare le fatture dei clienti e dei fornitori Visualizzare la scheda della tua azienda Per info Pag. 2

3 Gestione account Cliccando la voce di menù Utenti puoi visualizzare gli account che possono utilizzare l applicazione (Figura 1). Per disattivare un account, clicca su modifica e poi togli la spunta al comando attiva Figura 1 Per eliminare un account clicca elimina Per aggiungere un nuovo account clicca Nuovo. A ogni utente puoi assegnare una username e una password e decidere la tipologia di profilo: Guest: i collaboratori possono visualizzare i clienti e i progetti. Inoltre possono inserire le ore di lavoro e visualizzare i documenti di ogni progetto Admin: dispone di tutte le funzionalità del sito Commercialista: visualizza solo le fatture dei clienti e dei fornitori. Per attivare l account clicca su Attiva e poi su Applica. Clienti Nella sezione clienti puoi aggiungere, cercare, visualizzare, modificare e cancellare un cliente (Figura 2). Per aggiungere un nuovo cliente clicca su Nuovo, compila il form con tutti i dati, spunta la casella Attiva e clicca Applica. Se hai terminato una collaborazione con un cliente ma prevedi di poter lavorare per lui nuovamente in futuro, disattiva temporaneamente il profilo di quel cliente. In questo modo non eliminerai il cliente dal tuo elenco e potrai riattivare la sua scheda quando lavorerai nuovamente per lui. Per disattivare l account vai su Modifica e poi scegli la voce Disattiva. Se invece non vuoi più visualizzare questa scheda clicca il tasto elimina dalla pagina principale. Per ogni cliente puoi visualizzare i progetti e le fatture a lui correlati. Se selezionando il cliente che ti interessa non trovi un progetto o una fattura che ti interessa, devi creare un nuovo progetto (Pag.4) o una nuova fattura (Pag.6) cliccando sulle voci di menù dedicate. Cerca un cliente compilando uno o più campi e poi clicca su Ricerca Figura 2 Invia una mail al tuo cliente cliccando la voce Mail. Per info Pag. 3

4 Progetti Nella sezione progetti puoi aggiungere, cercare, visualizzare, modificare e cancellare un progetto (Figura 3). Per aggiungere un nuovo progetto clicca su Nuovo, compila il form con tutti i dati e clicca Applica. Ogni progetto può essere correlato a: Un cliente: viene visualizzato immediatamente quando cerchi un progetto. Una fattura: visualizzi le fatture correlate a un progetto cliccando su fatture Un collaboratore: visualizzi le ore di lavoro dei tuoi collaboratori cliccando su Ore Un documento: visualizzi i documenti correlati a un progetto cliccando su documenti. Puoi cercare un progetto in base al nome del cliente. Puoi ulteriormente filtrare i progetti in diverse tipologie (in corso, in trattativa, conclusi, bloccati, negativi). Puoi stampare un prospetto del progetto in formato PDF (nome, descrizione, cliente, note aggiuntive) cliccando su stampa. Figura 3 Ore Nella sezione Ore puoi visualizzare le tue ore di lavoro e quelle dei tuoi collaboratori suddivise per progetto. Per aggiungere un nuovo lavoro clicca Nuovo, dove puoi specificare (Figura 4): La data di inizio del lavoro Il progetto per cui stai lavorando Una descrizione sintetica del progetto Le ore di lavoro, di viaggio e le spese di trasferta Se il lavoro è già stato fatturato. Per info Pag. 4

5 Figura 4 Seleziona un progetto dal menù a tendina per conoscere le tue ore di lavoro e quelle dei tuoi collaboratori (Figura 5). Per sapere le ore di lavoro totali di tutti i progetti seleziona la voce tutti. Puoi modificare, copiare ed eliminare il prospetto delle tue ore e quelle dei tuoi collaboratori. Puoi stampare le ore di lavoro di un progetto o di tutti i progetti cliccando su Stampa. Se invece vuoi stampare il prospetto di tutte le ore di lavoro, comprese quelle dei tuoi collaboratori clicca su Stampa riepilogativa. Figura 5 Documenti Nella sezione documenti puoi scegliere se creare un nuovo documento o cercare documenti già esistenti. Quando crei un documento nuovo (Figura 6) puoi: Allegare il documento cliccando su Scegli file (immagini, file in word, excel ) Aggiungere una descrizione nella casella di testo Associare il documento al progetto Consentire a tutti gli utenti (collaboratori e commercialisti) di vedere il documento: in questo caso seleziona il tasto pubblica Data e dimensione del file che sto caricando Salvare o eliminare il file. Per info Pag. 5

6 Cerca un documento selezionando un progetto Clicca sul nome del documento per scaricarlo Figura 6 Fatture clienti Nella sezione fatture clienti puoi inserire e cercare fatture. Cliccando su Nuovo puoi specificare: Il numero della fattura Il tipo di fattura (parcella o fattura) La data Il progetto a cui si riferisce Una descrizione sintetica del progetto La rivalsa Inps L IVA La ritenuta L imponibile Il saldo totale. Puoi cercare una fattura in base all anno, al cliente, al progetto e al tipo di fattura (Figura 7). Puoi modificare, eliminare e stampare ogni fattura Puoi creare una nuova fattura cliccando su Nuovo Figura 7 Fatture fornitori In questa sezione puoi visualizzare, caricare, modificare ed eliminare le fatture dei fornitori (Figura 8). Per aggiungere una nuova fattura: Clicca su scegli file Cerca sul tuo pc la fattura che ti interessa e clicca Apri Clicca su Upload Compila i campi descrizione, progetto, spesa totale, data Clicca su salva. Per info Pag. 6

7 Cerca una fattura specificando la data e il nome del progetto Figura 8 Parametri In questa sezione puoi inserire informazioni che riguardano la tua azienda (Figura 9) Figura 9 Account collaboratori I collaboratori dispongono delle seguenti funzionalità (Figura 10): Clienti: possono cercare un cliente (per ragione sociale, città, persona di riferimento e stato), visualizzare i progetti correlati, inviargli una mail e aggiungerne uno nuovo (Pag.3) Progetti: possono cercare un progetto (per cliente e per stato), visualizzare i documenti e le ore associate, stamparlo e crearne uno nuovo (Pag.4) Ore: possono visualizzare le ore di lavoro suddivise per progetti e per data, inserire nuove ore (con lo stesso form utilizzato dall amministratore) e stampare il riepilogo ore (Pag.4) Documenti: possono cercare i documenti in base al progetto e scaricarli sul pc cliccando sul nome del documento (Pag.5). Figura 10 Per info Pag. 7

8 Account Commercialisti I commercialisti dispongono delle seguenti funzionalità (Figura 11): Clienti: possono cercare un cliente (per ragione sociale, città, persona di riferimento e stato), visualizzare le fatture e inviargli una mail Fatture clienti: possono cercare le fatture (per anno, progetto, cliente e tipologia), stampare e modificare una fattura esistente Fatture fornitori: possono cercare una fattura di un fornitore (per data e progetto). Figura 11 Per info Pag. 8