Manuale Front-Office Servizio LeMieFatturePA

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1 Manuale Front-Office Servizio LeMieFatturePA Versione 2.0 Dicembre

2 Sommario 1 Accesso alla applicazione web Autenticazione Menù e nome utente Profilo utente Visualizzazione Profilo utente Modifica Profilo utente Cambia password Logout Profilo azienda Ricerca azienda Dettaglio e modifica dati azienda Nuova azienda Creazione massiva Profilo utente Ricerca utente Nuovo utente Fattura elettronica Ricerca fatture elettroniche Dettaglio fattura elettronica Azioni eseguibili su fattura elettronica

3 6.3.1 Download ricevuta e notifica di esito di una fattura elettronica Inserimento di una nuova fattura elettronica ed invio Upload file XML Gestione acquisti Crea Ordine Storico Acquisti Trasferimento credito Fatture ricevute Riferimenti normativi Link utili

4 1 Accesso alla applicazione web Il servizio LeMieFatturePA è disponibile all'indirizzo L'accesso al servizio è garantito attraverso un sistema di autenticazione tramite opportune credenziali (username e password). 1.1 Autenticazione Per accedere alla propria Area riservata, inserire le proprie credenziali di accesso (username e password) negli appositi campi della pagina di LOGIN e cliccare sul tasto Sign in (Figura 2). Figura 2 4

5 Nel caso di primo accesso, utilizzare la password generata ed inviata automaticamente dal sistema alla casella di posta dell'utente. La password di primo accesso è una password che nasce scaduta e serve esclusivamente per consentire all'utente di impostare una propria password. Come mostrato in Figura 3, la nuova password (che deve contenere al massimo otto caratteri) va inserita due volte e confermata tramite il tasto "Cambia password" con il quale si accede anche all'applicazione. Figura 3 5

6 1.2 Menù e nome utente Sulla schermata principale (Figura 4) appare il Riepilogo Fatture, che consente di visualizzare agevolmente il numero totale di fatture emesse, le fatture accettate, non accettate, scartate dal Sdi, in decorrenza termini e quelle nello stato di impossibile recapito. Le restanti fatture rientrano della categoria Altri. I tre serbatoi sottostanti di colore azzurro, verde e arancione indicano, rispettivamente, il numero di fatture, utenti ed aziende a disposizione dell operatore Front-Office. L applicativo mostra in ogni sua maschera: o o in alto a destra, il nome dell utente attivo (cliccando sul quale è possibile accedere ad un menù a tendina per la visualizzazione del profilo e logout dal sistema, Figura 4); Sulla spalla sinistra un menù verticale (Figura 4) contenente le seguenti voci: Tabella 1 Voce di Menù Azienda/Gruppi Utenti Sottovoce di Menù Ricerca Nuova Creazione Massiva Ricerca Nuovo Fattura elettronica Ricerca Nuova Upload XML 6

7 Voce di Menù Sottovoce di Menù Gestione Acquisti Acquista articolo Trasferimento credito Fatture ricevute 7

8 2 Profilo utente 2.1 Visualizzazione Profilo utente Per visualizzare in dettaglio i dati personali inseriti a sistema, cliccare sul pulsante Profilo disponibile al click sul nome utente (Figura 4); l azione consente di visualizzare il nome utente, la data di ultima modifica, i 3 serbatoi indicanti il numero di fatture, utenti ed aziende, l indirizzo , il recapito telefonico, le aziende associate all operatore Front-Office, l elenco di stati in corrispondenza dei quali l utente riceve una notifica via ( 8

9 Figura 5). Figura 4 9

10 Figura 5 10

11 2.2 Modifica Profilo utente Per variare il set di dati personali (indirizzo , recapito telefonico, tipologia di stati in corrispondenza dei quali ricevere una notifica via ) cliccare sul pulsante Modifica presente nella maschera di dettaglio del Profilo utente ( Figura 5); tale azione visualizza la maschera di Errore. L'autoriferimento non è valido per un segnalibro., che permette la modifica dati ed il loro salvataggio alla pressione del pulsante Salva. 11

12 Figura 6 12

13 2.3 Cambia password Per modificare la password d accesso, cliccare sul pulsante Cambia password presente nella maschera di dettaglio del Profilo utente (Modifica Profilo utente Per variare il set di dati personali (indirizzo , recapito telefonico, tipologia di stati in corrispondenza dei quali ricevere una notifica via ) cliccare sul pulsante Modifica presente nella maschera di dettaglio del Profilo utente ( 13

14 Figura 5); tale azione visualizza la maschera di Errore. L'autoriferimento non è valido per un segnalibro., che permette la modifica dati ed il loro salvataggio alla pressione del pulsante Salva. Figura 6); tale azione visualizza la finestra di Figura 7, che permette l inserimento del nuovo dato ed il salvataggio dello stesso alla pressione del pulsante Cambia password. Figura 7 3 Logout Per terminare la sessione di lavoro, cliccare sul pulsante Logout disponibile nel menù a tendina di nome utente ( ). Figura 8 14

15 4 Profilo azienda Per la gestione del profilo azienda, selezionare la voce di menù Aziende/Gruppi presente alla sinistra della propria Homepage (e di ogni maschera attiva). 4.1 Ricerca azienda Per visualizzare tutte le aziende associate all utenza attiva, selezionare la sottovoce Ricerca della voce di menù Aziende/Gruppi (Figura 9). Figura 9 15

16 4.2 Dettaglio e modifica dati azienda Per visualizzare il dettaglio (in sola lettura) di un azienda, cliccare su di un punto qualunque del record che la individua nell elenco risultato di ricerca (Figura 10). Per variare il contenuto di dettaglio, cliccare sul pulsante Modifica (Figura 11) e successivamente sul pulsante Salva (Figura 12). L operazione di modifica dati è direttamente eseguibile agendo sul pulsante Edit posto alla destra di ciascun record che individua un azienda nell elenco risultato di ricerca (Figura 10). Figura 10 Nota 1: I campi Nome azienda, Partita IVA, Codice fiscale, Denominazione, Nome e Cognome non sono modificabili dall utente (Figura 11). 16

17 Il clic sul bottone Campi opzionali, posto sulla destra della maschera (Figura 12), è ammesso soltanto dopo il clic sul bottone Modifica (Figura 11) e visualizza un menù che consente l inserimento di alcuni dati ulteriori relativi all azienda (Dati anagrafici aggiuntivi, stabile organizzazione, iscrizione REA, Contatti). 17

18 Figura 11 18

19 Figura 12 19

20 4.3 Nuova azienda Per generare un azienda, compilare gli appositi campi nella sottovoce di menù Nuovo, presente all interno della voce di menù Aziende/Gruppi e cliccare sul bottone Salva per effettuare il salvataggio dei dati inseriti (Figura 13). Per le informazioni relative al menù Campi Opzionali presente sulla parte destra della maschera si rimanda al par. 4.2 Dettaglio e modifica dati azienda. Figura 13 20

21 4.4 Creazione massiva Per effettuare un attivazione di un azienda e di un utente tra loro associati attraverso l upload di un file in formato xml, cliccare sulla sottovoce di menù Creazione Massiva, presente all interno della voce di menù Aziende/Gruppi. Per caricare il file in formato xml, cliccare su Scegli file, selezionare il file desiderato e cliccare, infine, sul bottone Esegui creazione (Figura 14). Tale upload consente di caricare sul sistema l utente e l azienda tra loro associati. Figura 14 21

22 5 Profilo utente Per la gestione del profilo utente, selezionare la voce di menù Utenti presente alla sinistra della propria Homepage (e di ogni maschera attiva). 5.1 Ricerca utente Per visualizzare tutti gli utenti associati all operatore Front-Office, cliccare sulla sottovoce di menù Ricerca, all interno della voce di menù Utenti. Nella maschera visualizzata, l operatore può affinare la ricerca filtrando i dati mediante l utilizzo del campo Ricerca libera (Figura 15). Figura 15 Per visualizzare il dettaglio (in sola lettura) di un utente, cliccare sul nome utente in arancione che lo individua nell elenco risultato di ricerca (Figura 15). Per variare il contenuto di dettaglio, cliccare sul pulsante Modifica (Figura 16) e successivamente sul pulsante Salva ( Figura 17). L operazione di modifica dati è direttamente eseguibile agendo sul pulsante Edit posto alla destra di ciascun record che individua l utente nell elenco risultato di ricerca (Figura 15). 22

23 Figura 16 23

24 Figura 17 24

25 5.2 Nuovo utente Per generare un utente, compilare gli appositi campi nella sottovoce di menù Nuovo, presente all interno della voce di menù Utenti (Figura 18). Figura 18 Più precisamente: nel campo Aziende da associare selezionare l azienda precedentemente generata; nel campo Utente abilitato spuntare il quadratino per abilitare l utente all utilizzo del servizio; Cliccare sul bottone Salva per salvare i dati inseriti. Per effettuare la modifica dei dati inseriti si rimanda al par. precedente. 25

26 6 Fattura elettronica Per gestire la fattura elettronica, cliccare sull omonima voce di menù posta alla sinistra della maschera attiva. 6.1 Ricerca fatture elettroniche Per ricercare una o più fatture elettroniche, cliccare sulla sottovoce Ricerca della voce di menù denominata Fattura elettronica ; per effettuare una ricerca specifica, utilizzare i campi Filtro Azienda, Stato fattura, che consente di visualizzare tutte le fatture movimentate mediante il sistema ed aventi uno qualunque degli stati indicati in Tabella 2, e Ricerca libera, inserendo, in quest ultimo, uno o più caratteri di uno dei seguenti dati: Nome fattura, Destinatario, Stato. Figura 19 26

27 6.2 Dettaglio fattura elettronica Per visualizzare il dettaglio di una fattura, effettuare un operazione di ricerca (vedi par. 6.1 Ricerca fatture elettroniche) e cliccare sul nome del documento di interesse visualizzato nell elenco risultato. 6.3 Azioni eseguibili su fattura elettronica In funzione dello stato posseduto, è possibile eseguire le azioni di Tabella 2 su di una fattura elettronica. L operatività è disponibile dall elenco fatture prodotto da un attività di ricerca (par.6.1 Ricerca fatture elettroniche), al passaggio del mouse sul campo Azione del record che individua il documento scelto (Figura 19). Tabella 2 Stato fattura Descrizione Azioni Bozza In attesa di firma Riaperta in modifica La fattura è stata inserita e salvata, è possibile modificarla. La fattura è stata inviata al backoffice ed è in attesa di essere firmata, non può più essere modificata. Il backoffice può riaprire in modifica una fattura non ancora inviata allo SdI. Modifica; Invio; Eliminazione; Visualizzazione storia Apertura; Download in formato XML; Visualizzazione storia Modifica; Invio; Eliminazione; Visualizzazione storia Firmato La fattura è stata firmata digitalmente. Inviato Scartato La fattura è stata trasmessa allo SdI. La fattura è stata scartata dallo SdI. Apertura; Download in formato XML; Download in formato P7M; Visualizzazione storia 27

28 Stato fattura Descrizione Azioni Non consegnato La fattura è acquisita dal sistema di interscambio ma non può essere temporaneamente recapitata alla PA. Impossibile recapito Consegnato Accettato Non accettato La fattura è acquisita dal sistema di interscambio ma non può essere recapitata in quanto il cessionario/committente non è individuabile all interno dell Indice delle PA. La fattura è stata consegnata alla PA destinataria. La PA destinataria ha accettato la fattura. La PA destinataria ha rifiutato la fattura. Apertura; Download in formato XML; Download in formato P7M; Visualizzazione storia Decorrenza termini Sono trascorsi i 15 giorni di tempo a disposizione della PA per esprimere parere sulla fattura (accettato, non accettato) Download ricevuta e notifica di esito di una fattura elettronica Per effettuare il download della ricevuta di consegna di una fattura al SdI e di esito da parte della PA, cliccare sul pulsante Visualizza Storia (Figura 20) e, successivamente, sul pulsante Scarica disponibile nella finestra di pop-up che visualizza l evoluzione degli stati della fattura elettronica di interesse (Figura 21). 28

29 Figura 20 Figura 21 29

30 Per visualizzare la ricevuta di consegna di una fattura al SdI (Figura 22) e la notifica di esito da parte della PA (Figura 23), cliccare sul pulsante Apri (Figura 21). Figura 22 Figura 23 30

31 6.4 Inserimento di una nuova fattura elettronica ed invio Per inserire una nuova fattura elettronica, cliccare sulla sottovoce Nuovo della voce di menù Fattura elettronica, compilare in modo opportuno i campi disponibili della maschera attiva e cliccare sul pulsante Salva in fondo al format proposto (Figura 24). Figura 24 31

32 Nota 1 Al fine di un corretto invio della fattura, è necessario sia salvare che inviare il documento. L azione di salvataggio di una fattura pone la stessa in stato Bozza (con possibilità, quindi, di successive modifiche) e non esegue l invio al sistema FatturaNoProblem. Nota 2 Per effettuare l operazione di invio fattura, dall elenco fatture aprire il dettaglio del documento avente stato Bozza e cliccare sul pulsante Invia in fondo alla maschera attiva (Figura 25). Figura 25 32

33 In alternativa, dall elenco risultato di ricerca, selezionare la voce Invia, disponibile nel menù del campo Azione della fattura di interesse (Figura 26). Figura 26 33

34 Nota 3 Il pulsante (dopo l inserimento del Codice Destinatario ) consente la compilazione automatica dei campi della sezione Dati Destinatario ; L azione è definita al click del pulsante Salva della successiva finestra di pop-up (Figura 27). Figura 27 Nota 4 La compilazione della fattura elettronica prevede la valorizzazione di campi opzionali mediante l ultilizzo del menù a tendina Campi Opzionali posto alla destra della maschera di inserimento della fattura. La scelta di una o più di tali voci aggiunge al format corrispondenti sezioni da compilare (Figura 28). 34

35 Nota 5 La voce Tipo, presente nel campo Dati Documento e posta sotto Dati Generali Fatturazione, seleziona automaticamente l opzione Fattura, posizionandosi sulla quale è possibile visualizzare un menù a tendina che consente di scegliere una differente opzione tra quelle proposte. Nota 6 La voce Ritenuta, presente nel campo Dati Documento e posta sotto Dettaglio Fatturazione, è selezionabile spuntando il quadratino sottostante, al click del quale è consentito inserire i dati della fattura relativi alla ritenuta. Figura 28 I Campi Opzionali disponibili sono: 35

36 o o o o o o o o o o o o o o o Dati Cassa Previdenziale Sconto Maggiorazione Dati Ordine Acquisto Dati Contratto Dati Convenzione Dati Ricezione Dati SAL Dati DDT Dati Fatture Collegate Dati Trasporto Dati Pagamento Fattura Principale Norma Riferimento Dati veicoli Allegati 6.5 Upload file XML Per effettuare l upload a sistema di fatture già in formato xml (compilate da altre applicazioni), cliccare sulla sottovoce Upload XML della voce di menù Fattura Elettronica. L azione visualizza la maschera di Figura 29 per la selezione e caricamento su di una determinata azienda del file 36

37 interessato; il click sul pulsante Esegui Upload aggiunge la fattura al sistema con Stato Bozza. Per proseguire con l azione di invio vedere Par. 6.4 Inserimento di una nuova fattura elettronica ed invio Figura 29 37

38 7 Gestione acquisti 7.1 Crea Ordine Per gestire i propri acquisti, cliccare sulla sottovoce di menù Acquista Articolo all interno della voce di menù Gestione Acquisti posizionandosi nella sezione Crea ordine. Per procedere all ordine di acquisto di un articolo all interno della sezione Crea ordine, seguire i seguenti passaggi: o cliccare sul filtro Articolo per selezionare un servizio da acquistare e, successivamente, sul tasto "Aggiungi per aggiungerlo al carrello (Figura 30); 38

39 Figura 30 o Compilare i dati di fatturazione nella sezione Metodo di pagamento. o cliccare sul bottone Conferma per confermare l ordine di acquisto o sulla X in rosso per rimuovere l ordine (Figura 31). 39

40 Figura 31 40

41 7.2 Storico Acquisti Per visualizzare gli ordini effettuati, sia quelli in attesa di approvazione che quelli approvati, cliccare sulla sezione Storico acquisti, presente nella sottovoce di menù Acquista Articolo all interno della voce di menù Gestione Acquisti (Figura 32). In corrispondenza del campo Stato, la dicitura Completato fa riferimento agli acquisti già effettuati, In approvazione fa riferimento, invece, agli ordini effettuati dall utente ma non ancora approvati. Figura 32 41

42 7.3 Trasferimento credito Il credito di fatture acquistato dall operatore Front-Office può essere trasferito agli utenti a lui associati attraverso la funzionalità Trasferimento credito. Per trasferire all utente il prodotto, ad esempio una ricarica di 50 fatture, l operatore Front-Office deve: o cliccare sul filtro Utente, selezionando l utente cui attribuire la ricarica; o cliccare sul tasto Seleziona (Figura 33). Figura 33 42

43 o o Inserire nel campo Quantità il numero di fatture da trasferire; Cliccare sul bottone Conferma in basso a destra per confermare l ordine di acquisto o sulla X in rosso a sinistra per rimuovere l ordine inserito (Figura 34). Figura 34 43

44 7.4 Fatture ricevute Per visualizzare le fatture ricevute relative agli acquisti effettuati, cliccare sulla sottovoce di menù Fatture ricevute all interno della voce di menù Gestione Acquisti (Figura 35). Al momento dell emissione della fattura da parte del sistema LeMieFatturePA, viene automaticamente inviata all utente un dall indirizzo Figura 35 Per visualizzare il dettaglio della fattura, posizionarsi sulla riga d interesse in corrispondenza dello stato Azione (Figura 36). Il clic sul tasto Apri consente di aprire in visualizzazione la fattura. E possibile anche effettuare il download della fattura in formato pdf o xml cliccando sulle omonime voci. Figura 36 44

45 8 Riferimenti normativi Decreto 3 Aprile 2013, n.55 Regolamento in materia di emissione, trasmissione e ricevimento della fattura elettronica da applicarsi alle amministrazioni pubbliche ai sensi dell articolo 1, commi da 209 a 213, della legge 24 Dicembre 2007, n. 244; Decreto 7 marzo 2008, Individuazione del gestore del Sistema di Interscambio della fatturazione elettronica nonché delle relative attribuzioni e competenze, ai sensi dell articolo 1, comma 212 della legge numero 244 del 2007; Circolare interpretativa del Ministero dell Economia e Finanze numero 1 del 31 marzo Link utili 45

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