Hub-PA Versione Manuale utente

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1 Hub-PA Versione Manuale utente (Giugno 2014) Hub-PA è la porta d ingresso al servizio di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) a disposizione di ogni fornitore. Questo manuale spiega come caricare le proprie fatture affinché siano trasformate nel formato XML FatturaPA, firmate digitalmente, inoltrate al Sistema d Interscambio (SDI) e seguite nella loro evoluzione attraverso i messaggi (notifiche, esiti) restituiti da SDI. Accesso dell Utente Utente è ogni azienda registrata su Hub-PA in quanto interessata a inviare fatture elettroniche alla PA per conto proprio o per conto di terzi. L Utente ha associato l elenco delle P.IVA per cui invia le fatture: se opera per una sola P.IVA si tratta normalmente di un Fornitore, se opera per più P.IVA può essere un Mediatore (ad esempio, un commercialista). A ciascuna azienda Utente sono fornite una o più coppie di credenziali del tipo (Username, Password). Una volta avviata l applicazione Hub-PA compare la seguente pagina che chiede appunto all operatore di digitare le credenziali d accesso: Home page Se l accesso avviene correttamente compare la home page che presenta il seguente aspetto: La colonna di sinistra offre la scelta fra due opzioni: Flussi. È la schermata che registra le operazioni di caricamento delle fatture. Per le fatture compilate manualmente il flusso corrisponde a una fattura, per quelle inviate via PEC o caricate con operazioni di upload il flusso corrisponde all intero lotto. 1

2 Fatture. È la schermata principale (e di default) che elenca tutte le fatture caricate dall Utente con i loro rispettivi stati d avanzamento. È anche la schermata dalla quale è possibile passare al caricamento di nuove fatture (vedi Pagina fatture). Pagina Flussi Scegliendo l opzione Flussi si apre la seguente pagina: I flussi sono riportati in ordine decrescente di Data creazione, in modo da mostrare per primi i flussi più recenti. Ogni flusso è generato automaticamente dal sistema al momento della compilazione manuale di una fattura o del caricamento di un lotto di fatture. In questo esempio si vede un solo flusso, caratterizzato dai seguenti campi: Codice flusso. È l identificatore assoluto assegnato dal sistema alla singola operazione di compilazione o di caricamento delle fatture. Origine. Specifica la provenienza del flusso: Web = compilato manualmente; Pdf = nome del file di documenti pdf; Xml = nome del file di documenti xml-pa. Data creazione. Indica la data e l orario in cui il flusso è stato preso in carico dal sistema. Stato. Indica il livello complessivo di elaborazione raggiunto dalle fatture di quel flusso: Creato = flusso appena preso in carico; In elaborazione = con almeno una fattura del lotto in elaborazione; In verifica = con almeno una fattura del lotto sottoposta a verifica; Completato = con tutte le fatture del lotto trattate completamente. Cedente/prestatore. Contiene l indicazione della P.IVA del Fornitore che ha emesso o per conto del quale è stata emessa la fattura. L elenco dei flussi visualizzati può essere ridotto applicando filtri da impostare cliccando sul bottone Modifica filtri e compilando la seguente pagina: 2

3 Pagina Fatture Scegliendo l opzione Fatture si apre la seguente pagina: Le fatture sono riportate in ordine decrescente di N. fattura, in modo da mostrare per prime le fatture più recenti. Come già detto, ogni Utente vede tutte e sole le fatture del Fornitore o dei Fornitori per conto dei quali agisce. In figura si vede una sola fattura, caratterizzata dai seguenti campi: N. fattura. È l identificatore attribuito alla fattura dal fornitore nell ambito dello specifico sezionale del Registro IVA. Data fattura. Giorno di emissione della fattura, e quindi di attribuzione del N. fattura, da parte del fornitore. Cedente/prestatore. Identificativo (solitamente, ragione sociale) del Fornitore che ha emesso la fattura da elaborare. Cessionario/committente. Identificativo dell ufficio PA destinatario della fattura, contenente anche il relativo codice IPA. Totale fattura. È l imponibile complessivo della fattura. Codice flusso. Riporta l identificatore del flusso da cui proviene quella fattura (vedi la Pagina Flussi). SDI. Rappresenta lo stato d avanzamento della fattura nei rapporti con il SDI: Da firmare = FatturaPA da sottoporre a la firma digitale; Pronta per la consegna = FatturaPA firmata e inviata a SDI; Non valida = diagnosi SDI per FatturaPA con errori; Duplicata = diagnosi SDI per FatturaPA con stesso mittente e stesso numero di una precedente; Consegnata = FatturaPA inoltrata alla PA di destino; Ritardo di consegna = diagnosi SDI per difficoltà d inoltro alla PA di destino; Non consegnabile = diagnostica SDI per impossibilità d inoltro alla PA di destino; Accettata = FatturaPA accettata dalla PA di destino; Rifiutata = FatturaPA rigettata dalla PA di destino; Scaduto periodo di accettazione = diagnosi SDI per PA di destino che non ha né accettato né rifiutato la FatturaPA. In analogia con l elenco dei flussi, anche l elenco delle fatture visualizzate può essere ridotto applicando filtri da impostare cliccando sul bottone Modifica filtri e compilando la seguente pagina: 3

4 Naturalmente nella Pagina Fatture si vedono solo alcuni campi delle fatture, quelli utili per riconoscerle e osservarne lo stato. Se interessa conoscere l intero contenuto basta cliccare sulla riga della singola fattura e il documento sarà mostrato in un formato standard, come nell immagine seguente: Inserimento di nuove fatture Nella parte alta della Pagina Fatture si trova il bottone Inserisci fattura, evidenziato in figura: Cliccando su quel bottone si apre la seguente pagina: 4

5 La prima opzione riguarda la possibilità di compilare manualmente una fattura, mentre le altre si riferiscono alle diverse opportunità di upload. Qui di seguito esaminiamo in dettaglio le modalità di utilizzazione della prima opzione dando per auto-esplicative le descrizioni delle altre opzioni. Compilazione manuale della testata Cliccando sull opzione Compila nuova fattura si apre una schermata con cui è possibile inserire manualmente, campo per campo, i dati della nuova fattura. Nella figura seguente si vede la zona alta della schermata, con la prima parte della testata: Il riquadro MITTENTE è auto-compilato nel caso di Utente che opera su una sola P.IVA; se invece l Utente agisce come Mediatore per conto di più P.IVA si apre la seguente pagina che invita a scegliere lo specifico Fornitore (cedente/prestatore) cui la fattura si riferisce: 5

6 Fatto questo, il riquadro MITTENTE è auto-compilato dal sistema. Il primo dato da inserire nella schermata della nuova fattura è il CODICE IPA, vale a dire l identificatore unico dell ufficio PA al quale la fattura è indirizzata. Successivamente si compila il riquadro DESTINATARIO con i dati anagrafici e di destinazione della PA cui la fattura è destinata. A questo punto, scrollando verso l alto la schermata appaiono altri campi della testata da compilare, come dettagliato nelle tre prossime immagini riguardanti, specificamente, il tipo di documento, le modalità di pagamento, e gli eventuali riferimenti ad altri documenti: 6

7 Compilazione manuale del corpo Una volta che sia stata completata la compilazione della testata della fattura, i cui campi si assume siano auto-esplicativi, la schermata si può scrollare ulteriormente verso l alto per far apparire l area di definizione delle righe della fattura, come mostrato nella figura seguente: Nell esempio di figura si vede la presenza della riga n. 1 già caricata (eventualmente eliminabile con l opzione x) preceduta dalla form da compilare per l introduzione di una nuova riga. Sia la riga già caricata sia la form non mostrano tutti i possibili campi della riga, ma solo quelli (auto-esplicativi) necessari a specificarne gli aspetti più rilevanti ai fini di un suo facile riconoscimento. 7

8 Per quanto riguarda la form, gli altri campi si possono compilare cliccando sul bottone Dettagli e concludendo l operazione con il bottone CONFERMA, mentre per la riga già caricata si deve cliccare sulla riga stessa per accedere agli altri campi; in entrambi i casi si ottiene la rappresentazione dei campi aggiuntivi come nella figura seguente: Una volta compilata una nuova riga si clicca sul bottone Salva, la riga viene acquisita e riportata nella tabella sottostante (in ordine crescente di N.RIGA) e la form risulta svuotata e pronta per l eventuale caricamento della riga successiva. Completamento della fattura Man mano che si inseriscono le righe nel corpo della fattura viene generato automaticamente il riepilogo IVA, in un riquadro che segue quello del corpo e che è illustrato nella figura seguente: La generazione del riepilogo IVA si basa sull accorpamento dei dati delle righe che presentano la stessa aliquota IVA, la stessa natura e lo stesso riferimento normativo. Pertanto, nel riepilogo IVA compaiono tante righe quante sono le aliquote applicate nel corpo con i relativi criteri d applicazione. Sempre in modo automatico sono generati i totali riassuntivi dell intera fattura, come nella figura seguente: 8

9 Infine, è consentito di corredare la fattura in costruzione con uno o più allegati, utilizzando il riquadro posto in prossimità della fine della form: Quest ultima immagine contiene, all estremità inferiore, il bottone INVIA FATTURA (cerchiato in rosso) da cliccare quando l inserimento è completato. I suoi effetti sono: (a) chiusura dell attività di compilazione manuale della fattura, (b) generazione automatica del formato XML FatturaPA, (c) firma digitale di questa fattura elettronica, e (d) suo invio al SDI. 9

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