Hub-PA Versione Manuale utente

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1 Hub-PA Versione Manuale utente (Marzo 2015) Hub-PA è la porta d ingresso al servizio di fatturazione elettronica verso la Pubblica Amministrazione (PA) a disposizione di ogni fornitore. Questo manuale spiega come caricare le proprie fatture affinché siano trasformate nel formato XML FatturaPA, firmate digitalmente, inoltrate al Sistema d Interscambio (SDI) e seguite nella loro evoluzione attraverso i messaggi (notifiche, esiti) restituiti da SDI. Accesso dell Utente Utente è ogni azienda registrata su Hub-PA in quanto interessata a inviare fatture elettroniche alla PA per conto proprio o per conto di terzi. L Utente ha associato l elenco delle P.IVA per cui invia le fatture: se opera per una sola P.IVA si tratta normalmente di un Fornitore, se opera per più P.IVA può essere un Mediatore (ad esempio, un commercialista). A ciascuna azienda Utente sono fornite una o più coppie di credenziali del tipo (Username, Password) intestate ai suoi Operatori. Una volta avviata l applicazione Hub-PA compare la seguente pagina che chiede appunto all Operatore di digitare le credenziali d accesso: Home page Se l accesso avviene correttamente compare la home page che presenta il seguente aspetto: La colonna di sinistra offre la scelta fra due opzioni: 1

2 Flussi. È la schermata che registra le operazioni di caricamento delle fatture. Per le fatture compilate manualmente il flusso corrisponde a una fattura, per quelle inviate via PEC o caricate con operazioni di upload il flusso corrisponde all intero lotto. Fatture. È la schermata principale (e di default) che elenca tutte le fatture caricate dall Utente con i loro rispettivi stati d avanzamento. È anche la schermata dalla quale è possibile passare al caricamento di nuove fatture (vedi Pagina fatture). Pagina Flussi Scegliendo l opzione Flussi si apre la seguente pagina: I flussi sono riportati in ordine decrescente di Data creazione, in modo da mostrare per primi i flussi più recenti. Ogni flusso è generato automaticamente dal sistema al momento della compilazione manuale di una fattura o del caricamento di un lotto di fatture. In questo esempio si vede un solo flusso, caratterizzato dai seguenti campi: Codice flusso. È l identificatore assoluto assegnato dal sistema alla singola operazione di compilazione o di caricamento delle fatture. Origine. Specifica la provenienza del flusso: Web = compilato manualmente; Pdf = nome del file di documenti pdf; Xml = nome del file di documenti xml-pa. Data creazione. Indica la data e l orario in cui il flusso è stato preso in carico dal sistema. Stato. Indica il livello complessivo di elaborazione raggiunto dalle fatture di quel flusso: Creato = flusso appena preso in carico; In elaborazione = con almeno una fattura del lotto in elaborazione; In verifica = con almeno una fattura del lotto sottoposta a verifica; Completato = con tutte le fatture del lotto trattate completamente. Cedente/prestatore. Contiene l indicazione della P.IVA del Fornitore che ha emesso o per conto del quale è stata emessa la fattura. L elenco dei flussi visualizzati può essere ridotto applicando filtri da impostare cliccando sul bottone Modifica filtri e compilando la pagina riportata all inizio della pagina seguente. 2

3 Dettaglio di un flusso Cliccando sulla singola riga di flusso è possibile visualizzarne il dettaglio, come mostra la seguente figura: Nel dettaglio del flusso vengono mostrati i campi principali e viene data la possibilità di scaricare il flusso stesso, così com è stato inviato al sistema (PDF, XML-PA, zip di PDF o zip di XML-PA). Nel pannello più a destra è possibile controllare lo storico degli stati del processo di elaborazione del flusso, compresi gli orari in cui il flusso ha subito un passaggio di stato. Pagina Fatture Scegliendo l opzione Fatture si apre la seguente pagina: 3

4 Le fatture sono riportate in ordine decrescente di N. fattura, in modo da mostrare per prime le fatture più recenti. Come già detto, ogni Utente vede tutte e sole le fatture del Fornitore o dei Fornitori per conto dei quali agisce. In figura si vede una sola fattura, caratterizzata dai seguenti campi: N. fattura. È l identificatore attribuito alla fattura dal fornitore nell ambito dello specifico sezionale del Registro IVA. Data fattura. Giorno di emissione della fattura, e quindi di attribuzione del N. fattura, da parte del fornitore. Cedente/prestatore. Identificativo (solitamente, ragione sociale) del Fornitore che ha emesso la fattura da elaborare. Cessionario/committente. Identificativo dell ufficio PA destinatario della fattura, contenente anche il relativo codice IPA. Totale fattura. È l imponibile complessivo della fattura. Codice flusso. Riporta l identificatore del flusso da cui proviene quella fattura (vedi la Pagina Flussi). SDI. Rappresenta lo stato d avanzamento della fattura nei rapporti con il SDI: Da firmare = FatturaPA da sottoporre a la firma digitale; Pronta per la consegna = FatturaPA firmata e inviata a SDI; Non valida = diagnosi SDI per FatturaPA con errori; Duplicata = diagnosi SDI per FatturaPA con stesso mittente e stesso numero di una precedente; Consegnata = FatturaPA inoltrata alla PA di destino; Ritardo di consegna = diagnosi SDI per difficoltà d inoltro alla PA di destino; Non consegnabile = diagnostica SDI per impossibilità d inoltro alla PA di destino; Accettata = FatturaPA accettata dalla PA di destino; Rifiutata = FatturaPA rigettata dalla PA di destino; Scaduto periodo di accettazione = diagnosi SDI per PA di destino che non ha né accettato né rifiutato la FatturaPA. PEC. Rappresenta lo stato d avanzamento della fattura inviata tramite il servizio PEC a destinatari non PA: tale opzione esula dal servizio di fatturazione elettronica verso le PA e per questo motivo non viene approfondita in questo manuale. In analogia con l elenco dei flussi, anche l elenco delle fatture visualizzate può essere ridotto applicando filtri da impostare cliccando sul bottone Modifica filtri e compilando la seguente pagina: 4

5 Naturalmente nella Pagina Fatture si vedono solo alcuni campi delle fatture, quelli utili per riconoscerle e osservarne lo stato. Dettaglio di una fattura Cliccando sulla singola riga di fattura è possibile visualizzarne il dettaglio, come rappresentato nella seguente figura: 5

6 Anche in questo caso, nel dettaglio della fattura vengono mostrati i campi principali e viene data la possibilità di visualizzare o scaricare il file originale, di scaricare l XML-PA elaborato a partire dalla fattura originale e di visualizzare lo stesso XML-PA formattato con un foglio di stile specifico fornito da SdI. Nei pannelli sottostanti, inoltre, è possibile visualizzare o scaricare gli allegati della fattura e controllare lo storico degli stati di invio della fattura tramite il canale SDI e il canale di archiviazione sostitutiva. Di seguito viene mostrata la visualizzazione di parte dell XML-PA formattato con il foglio di stile fornito da SdI: Il sistema, cliccando sul bottone Versione stampabile situato in alto nella finestra, permette anche di visualizzare la versione stampabile del file. Inserimento di nuove fatture Nella parte alta della Pagina Fatture si trova il bottone Inserisci fattura, evidenziato in figura: Cliccando su quel bottone si apre la seguente pagina: 6

7 La prima opzione riguarda la possibilità di compilare manualmente una fattura, mentre le altre si riferiscono alle diverse opportunità di upload. Upload di una o più fatture Cliccando il bottone Scegli file a fianco di ciascuna opzione di upload è possibile selezionare dal proprio file system un file nel formato desiderato (PDF, XML-PA, zip di PDF o zip di XML-PA). Una volta selezionato il file è necessario cliccare sull opzione Carica flusso XX per eseguire il vero e proprio upload delle fatture. Nella figura seguente è mostrata la schermata che viene visualizzata una volta caricato un file: 7

8 In essa vengono elencati tutti i file caricati tramite upload. Immediatamente sotto alla lista di file è presente un menu a tendina in cui è necessario selezionare il cedente/prestatore che emette tali fatture. Nel caso di caricamento di singolo PDF è possibile anche caricare uno zip di allegati, selezionando il file dal proprio file system e poi cliccando sull opzione Carica archivio ZIP. Compilazione manuale della testata Cliccando sull opzione Compila nuova fattura si apre una schermata con cui è possibile inserire manualmente, campo per campo, i dati della nuova fattura. Il riquadro MITTENTE è auto-compilato nel caso di Utente che opera su una sola P.IVA; se invece l Utente agisce come Mediatore per conto di più P.IVA si apre la seguente pagina che invita a scegliere lo specifico Fornitore (cedente/prestatore) cui la fattura si riferisce: Fatto questo, il riquadro MITTENTE è auto-compilato dal sistema. Nella figura seguente si vede la zona alta della schermata, con la prima parte della testata: 8

9 Il primo dato da inserire nella schermata della nuova fattura è il COD. UNIVOCO UFFICIO, vale a dire l identificatore unico dell ufficio PA al quale la fattura è indirizzata e in caso di codice corretto il riquadro DATI DESTINATARIO viene compilato automaticamente. Cliccando sul pulsante DETTAGLI, compare la schermata visualizzata di seguito, in cui è possibile aggiungere ulteriori informazioni relative al FORNITORE. [schermata dettagli] 9

10 Dati generali fattura Il successivo gruppo è possibile definire : tipo documento, numero documento e data documento (vedi figura seguente). Compilazione manuale del corpo Una volta che sia stata completata la compilazione della testata della fattura, i cui campi si assume siano auto-esplicativi, la schermata si può scrollare ulteriormente verso l alto per far apparire l area di definizione delle righe della fattura, come mostrato nella figura seguente: Nell esempio di figura si vede la presenza della riga n. 1 già caricata (eventualmente eliminabile con l opzione x) preceduta dalla form da compilare per l introduzione di una nuova riga. Sia la riga già caricata sia la form non mostrano tutti i possibili campi della riga, ma solo quelli (auto-esplicativi) necessari a specificarne gli aspetti più rilevanti ai fini di un suo facile riconoscimento. Per quanto riguarda la form, gli altri campi si possono compilare cliccando sul bottone Dettagli e concludendo l operazione con il bottone CONFERMA, mentre per la riga già caricata si deve cliccare sulla riga stessa per accedere agli altri campi; in entrambi i casi si ottiene la rappresentazione dei campi aggiuntivi come nella figura seguente: 10

11 Una volta compilata una nuova riga si clicca sul bottone Salva, la riga viene acquisita e riportata nella tabella sottostante (in ordine crescente di N.RIGA) e la form risulta svuotata e pronta per l eventuale caricamento della riga successiva. Riferimenti In questo blocco è possibile aggiungere uno o più riferimenti relativi ad esempio a contratti, ordini, ddt, fattura collegata, ecc Eventuali codici CIG e CUP, devono essere inseriti in questa ssezione. Se eventualmente non fosse possibile associare tali codici ad un contratto o a un ordine, è opportuno inse rire comunque un riferimento di tipo Contratto con un numero fittizio 000 (con numerazione progressiva in caso di più codici). Una volta completati i dati è necessario cliccare sul bottone Salva. 11

12 I dati sullo stato di avanzamento dei lavori possono essere inseriti tramite l apposito campo come mostrato in figura. Applicazione della cassa previdenziale Nel caso il cedente/prestatore applichi un contributo cassa previdenziale alla sua fattura è prevista una sezione apposita, precompilata con i dati ricavati dall anagrafica: L utente può modificare i dati precompilati oppure mantenere quelli ricavati dall anagrafica e poi applicare il contributo cassa previdenziale alla fattura cliccando sul pulsante Salva. Applicazione del bollo Nel caso il cedente/prestatore applichi un imposta di bollo alla sua fattura è prevista una sezione apposita, all interno della quale possono essere compilati i campi obbligatori: L utente può poi applicare l imposta di bollo cliccando sul pulsante Salva. Riepilogo iva Man mano che si inseriscono le righe nel corpo della fattura viene generato automaticamente il riepilogo IVA, in un riquadro che segue quello del corpo e che è illustrato nella figura seguente: 12

13 La generazione del riepilogo IVA si basa sull accorpamento dei dati delle righe che presentano la stessa aliquota IVA, la stessa natura e lo stesso riferimento normativo. Pertanto, nel riepilogo IVA compaiono tante righe quante sono le aliquote applicate nel corpo con i relativi criteri d applicazione. E possibile cliccando sul pulsante AGGIORNA DATI modificare alcuni campi della singola riga. In particolare in caso di esigibilità differente da quella indicata nella tabella, è possibile cambiarla selezionado l opportuna modalità dal menu tendina. Applicazione della ritenuta d acconto Nel caso il cedente/prestatore applichi una ritenuta d acconto alla sua fattura è prevista una sezione apposita, precompilata con i dati ricavati dall anagrafica: 13

14 L utente può modificare i dati precompilati oppure mantenere quelli ricavati dall anagrafica e poi applicare la ritenuta d acconto alla fattura cliccando sul pulsante Salva. Totali Sempre in modo automatico sono generati i totali riassuntivi dell intera fattura, come nella figura seguente: E possibile applicare SCONTI/MAGGIORAZIONI multipli sul totale fattura cliccando sul pulsante relativo e/o inserire il valore dell arrotondamento nel campo specifico. Qualora fosse necessario, è possibile modificare liberamente gli importi del TOTALE FATTURA e del TOTALE DA PAGARE, cliccando sul pulsante MODIFICA. Condizioni di pagamento Nella schermata sottostante è possibile selezionare una o più condizioni di pagamento, scegliendo tra pagamento a rate, pagamento completo o anticipo fino all esaurimento dell importo dovuto. Per ogni condizione è necessario inserire i relativi dettagli tramite la form riportata nell immagine sottostante. Il residuo a pagare sarà automaticamente aggiornato per ogni importo inserito. 14

15 Completato l inserimento di tutti gli importi dovuti è necessario cliccare su SALVA I DATI DI PAGAMENTO affinché vengano registrati. E sempre possibile cancellare le eventuali righe non corrette cliccando sull opzione x. Dati veicolo e Dati trasporto Dettagli aggiuntivi relativi ai dati dei veicoli o ai dati di trasporto possono essere inseriti cliccando i relativi pulsanti. Nelle figure seguenti sono mostrati rispettivamente il pulsante e la finestra che appare per poter inserire le informazioni aggiuntive relative ai dati veicolo. 15

16 Di seguito invece quelle relative ai dati di trasporto. La partita iva dell ANAGRAFICA VETTORE risulta essere l unico campo obbligatorio. Se si seleziona SI nel campo RESA si attivano campi aggiuntivi per specificarne gli estremi. 16

17 Completamento della fattura Infine, è consentito corredare la fattura in costruzione con uno o più allegati, utilizzando il riquadro posto in prossimità della fine della form, oppure inserire una o più causali al documento: E possibile, sospendere momentaneamente la compilazione premendo su SALVA FATTURA. A questo punto il documento verrà spostato nella sezione FATTURE DA INVIARE in attesa di completamento e il flusso corrispondente Quest ultima immagine contiene, all estremità inferiore, il bottone INVIA FATTURA (cerchiato in rosso) da cliccare quando l inserimento è completato. Cliccando su di esso il sistema ripropone i dati principali e chiede conferma per l invio della fattura: Non appena i dati vengono confermati si verificano i seguenti eventi: (a) chiusura dell attività di compilazione manuale della fattura, (b) generazione automatica del formato XML FatturaPA, (c) firma digitale di questa fattura elettronica, e (d) suo invio al SDI. Visualizzazione della fattura Il sistema, una volta elaborata la fattura, permette di visualizzarla in un formato PDF semplice e leggibile, molto vicino al layout classico delle fatture generate dai sistemi gestionali. Per visualizzare tale formato è sufficiente entrare nel dettaglio fattura, come descritto precedentemente, e cliccare sul botton e Vedi in corrispondenza del campo File originale. Nell immagine seguente viene mostrato il PDF generato dalla compilazione manuale della fattura, file che può essere comodamente salvato o stampato direttamente dal portale: 17

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20 Fatture da inviare In questa pagina vengono visualizzate le fatture clonate, le fatture salvate e le fatture da verificare. Queste ultime sono visibili nel caso in cui l utente abbia deciso di verificare i documenti da sè attivando l opzione corrispondente sul portale HUB Amministratore. Cliccando su una riga verrà aperta la pagina con la form compilata da cui è possibile modificare manualmente i campi. Sono possibili tre azioni principali per ogni documento presente in questa sezione come mostrato dall immagine sottostante: Il pulsante SCARTA FATTURA, elimina da questa sezione la fattura e il flusso collegato passa dallo stato In Verifica allo stato Scartato. Potrebbe essere utile nel caso sia stato caricato un documento pdf errato oppure eliminare un clone o una fattura salvata. Il pulsante SALVA FATTURA, salva le eventuali modifiche apportate al documento tenendolo sospeso per ulteriori modifiche prima dell invio. Il flusso corrispondente rimane nello stato In Verifica. Il tasto INVIA FATTURA, termina il processo di inserimento. La fattura a questo punto spostata da questa sezione alla sezione FATTURE e il flusso corrispondente passa nello stato COMPLETATO. 20

21 Clonazione Partendo da una fattura inviata con una delle modalità classiche (per esempio compilazione online o invio di fatture pdf ) è possibile creare un clone delle stesse. In figura è indicato il pulsante situato nel dettaglio di ogni fattura inviata. Cliccando sullo stesso, la fattura viene clonata e verrà inserita nella pagina fatture da inviare. Aprendo la fattura, comparirà una form con i dati precompilati in cui sarà possibile eventualmente apportare modifiche prima dell invio effettivo. La fattura clonata manterrà il formato della fattura originale inviata con uno dei canali standard, quindi verrà considerato comunque pdf nel caso in cui venisse clonata da una precedente fattura inviata tramite quel canale specifico. Verifica utente Nel caso in cui fosse abilitata per il cedente prestatore questa opzione, le fatture pdf che verranno caricate, se non rispettano la soglia di controllo stabilita, si fermeranno nella sezione fatture da inviare. Le verifiche possono essere fatte sia dall utente che si occupa solo di quel cedente prestatore o per suo conto da un amministratore di più partite iva. In quest ultimo caso all utente finale risulterà sempre che l attività di verifica è svolta dal backoffice. Cliccando sulla riga corrispondente verrà aperta la schermata di verifica mostrata in figura: 21

22 Prima dell invio è necessario che i campi evidenziati e/o le righe segnalate tramite semafori siano corrette dall utente. Nel caso mostrato in figura il codice univoco ufficio è da controllare in quanto potrebbe essere Verde Giallo Arancione Il campo risulta affidabile. L estrazione è molto probabilmente corretta. Il campo risulta sospetto. Il campo è sintatticamente corretto ma potrebbe non esserlo semanticamente. Il campo risulta non valido. Potrebbe essere sintatticamente non corretto non attivo. In particolare il colore differenzia la tipologia di errore riscontrato nell estrazione dei dati dal PDF come mostrato nella tabella riportata di seguito. 22

23 oppure non rispettare i vincoli di correttezza preimpostati Rosso Il campo risulta vuoto, cioè non è stato trovato sul documento. Una volta terminata la correzione si potrà completare l invio della fattura. Se per qualche motivo il documento non risultasse corretto è sempre possibile scartarlo premendo sul pulsante corrispondente. 23

24 Pagina risorse da firmare Nel caso in cui per il cedente/prestatore non venga attivato il servizio integrato di firma digitale delle fatture, è possibile accedere alla pagina del portale dal quale si possono scaricare le fatture in formato XML-PA che devono essere firmate manualmente dall Utente stesso, attraverso il suo certificato digitale. Di seguito viene mostrata la finestra nella quale sono elencate tutte le fatture elaborate in formato XML-PA che possono essere scaricate per la firma manuale: Per ogni fattura vengono mostrati i campi identificativi e un campo denominato Ultimo download che mostra la data e l orario in cui il file è stato scaricato per l ultima volta dall utente. L utente ha la possibilità di selezionare una ad una le fatture presenti nella tabella tramite la corrispondente spunta, oppure di selezionarle tutte cliccando sul bottone Seleziona tutte. Una volta eseguita tale operazione basta cliccare sul bottone Scarica risorse selezionate e il sistema scaricherà in automatico un archivio ZIP contenente tutti gli XML-PA corrispondenti alle fatture selezionate. L utente deve unicamente occuparsi di firmare digitalmente tutte le proprie fatture XML-PA generando i corrispondenti file.p7m, aggiungere tali file a un nuovo archivio ZIP e caricare l archivio contenente tutte le sue fatture firmate attraverso il bottone Carica zip fatture firmate situato in alto a destra nella pagina. Il sistema si occuperà in automatico di processare tali fatture e di inoltrarle al Sistema di Interscambio. Pagina risorse firmate Nel caso in cui per il cedente/prestatore non venga attivato il servizio integrato di conservazione sostitutiva delle fatture, è possibile accedere alla pagina del portale dal quale si possono scaricare le fatture, firmate digitalmente e già inoltrate a SdI, che il cedente/prestatore potrà archiviare nel proprio sistema d i conservazione sostitutiva. Di seguito viene mostrata la finestra nella quale sono elencate tutte le fatture firmate che possono essere scaricate per la conservazione manuale: 24

25 Anche in questo caso per ogni fattura vengono mostrati i campi identificativi e un campo denominato Ultimo download che mostra la data e l orario in cui il file è stato scaricato per l ultima volta dall utente. L utente ha la possibilità di selezionare una ad una le fatture presenti nella tabella tramite la corrispondente spunta, oppure di selezionarle tutte cliccando sul bottone Seleziona tutte. Una volta eseguita tale operazione basta cliccare sul bottone Scarica risorse selezionate e il sistema scaricherà in automatico un archivio ZIP contenente tutti i file.p7m corrispondenti alle fatture selezionate. A questo punto l utente può portare le fatture scaricate nel proprio sistema di conservazione sostitutiva. Pagina archiviazione L ultima pagina presente nel portale permette di visualizzare lo stato di archiviazione sostitutiva di tutte le fatture inviate al SDI. Nel caso in cui per il cedente/prestatore non venga attivato il servizio integrato di conservazione sostitutiva delle fatture, è possibile accedere alla pagina del portale dal quale si possono scaricare le fatture, firm ate digitalmente e già inoltrate a SDI, che il cedente/prestatore potrà archiviare nel proprio sistema di conservazione sostitutiva. Lo stato in cui si trova la fattura per quanto riguarda l invio in conservazione sostitutiva viene mostrato nella colonna Stato tramite una piccola icona esplicativa. La fattura può trovarsi nei seguenti stati di archiviazione sostitutiva: Pronta all invio: quando è pronta per essere inviata al sistema di conservazione sostitutiva Inviata: quando è stata inviata al sistema di conservazione sostitutiva Accettata: quando è stata accettata dal sistema di conservazione sostitutiva Rigettata: quando il tentativo di archiviazione più recente è stato rigettato dal sistema di conservazione sostitutiva. 25

26 Annullata: quando sono esauriti i tentativi automatici di archiviazione. Lo stato può essere sbloccato manualmente a seguito della risoluzione del problema. Di seguito viene mostrata la finestra nella quale sono elencate tutte le fatture firmate che possono essere scaricate per la conservazione manuale: 26

27 APPENDICE Attivazione verifica utente (HUB Amministratore) Nella figura mostrata di seguito, è riportata la sezione dell anagrafica del cedente prestatore collegata alla verifica utente. Per poter abilitare questa opzione è necessario selezionare il valore SI dalla tendina. Di default Il MINIMO,VOTO ESTRAZIONE PER VERIFICA UTENTE sarà 0,750. E possibile modificare la soglia inserendo valori compresi tra 0 (template non ancora creato) e 1,000 (tutti i campi sono verdi). Se la soglia è settata a 1 la verifica utente sarà automaticamente disattivata. 27