Sono un operatore economico fornitore della Regione Lazio. Come posso trasmettere la/le fatture? Le modalità possibili sono due, rispettivamente:

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1 DOMANDA Sono un operatore economico fornitore della Regione Lazio. Come posso trasmettere la/le fatture? RISPOSTA Le modalità possibili sono due, rispettivamente: 1. Per il tramite dello SDI gestito dall Agenzia delle Entrate A partire dal 1 Luglio un operatore economico può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la/le fatture elettroniche avvalendosi del sistema di interscambio - SDI gestito dall Agenzia delle Entrate secondo le specifiche del D.M. 3 aprile 2013, n. 55. Le operazioni che l Operatore Economico deve svolgere sono: Registrarsi al Sistema di interscambio SDI Predisporre la fattura secondo il formatopa Firmare digitalmente la fattura tramite un kit di firma rilasciato da un ente certificatore accreditato Inviare la FatturaPA attraverso il Sistema di Interscambio SDI gestito dall Agenzia delle Entrate. Sul sito sono disponibili le informazioni in merito alle modalità di registrazione allo SDI e predisposizione del formato fatturapa. In alternativa allo SDI, un operatore economico può predisporre, emettere e trasmettere autonomamente la/le fatture elettroniche avvalendosi del: 2. Sistema Pagamenti di Regione Lazio fino al 31 marzo 2015 Tutti gli operatori economici NON ancora pronti ad emettere fattura secondo le Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 1 di 9

2 specifiche del D.M. 3 aprile 2013, n. 55 possono inviare la propria fattura digitale (solo fino al 31 marzo 2015) al Sistema Pagamenti di Regione Lazio. L operatore economico deve: Registrarsi al Sistema Pagamenti di Regione Lazio. Predisporre la fattura secondo il formatopa Inserire manualmente i dati fattura tramite un'interfaccia web; In alternativa effettuare l upload del file xml. Sul sito sono disponibili le informazioni in merito alle modalità di registrazione al Sistema Pagamenti mentre sul sito sono disponibili le informazioni in merito alla predisposizione del formato fatturapa. In entrambi i casi, sia che l operatore economico inserisca la fattura sullo SDI che sul Sistema di Pagamenti di Regione Lazio, è necessario che l operatore economico compili le seguenti informazioni obbligatorie: 1. Il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136 del 13 agosto 2010; 2. Il codice unico di progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche. 3. Il numero e la data del provvedimento amministrativo regionale di incarico (determina dirigenziale) che ha fatto scaturire l obbligazione contrattuale 4. La struttura organizzativa della Regione Lazio che dovrà procedere alla liquidazione della fattura (codice ufficio IPA). La struttura organizzativa è reperibile sul sito o sulla pagina di Regione Lazio Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 2 di 9

3 che riguarda la fatturazione elettronica. Sono un operatore economico fornitore di una ASL / Azienda ospedaliera del Lazio e anche della Regione Lazio. Come posso inviare le fatture per la Regione Lazio? Dove si indica il Codice Identificativo Gara - CIG? Se l operatore economico desidera inviare le fatture attraverso il Sistema Pagamenti di Regione Lazio con le credenziali già in proprio possesso l operatore deve accettare sulla sezione anagrafica l accordo di Regione Lazio per successivamente procedere all invio delle fatture a Regione Lazio. Il codice identificativo di gara (CIG), tranne i casi di esclusione dall obbligo di tracciabilità di cui alla Legge n. 136 del 13 agosto 2010 deve essere inserito: nel tracciato in formato.xml in formato SDI (fatturapa) compilando il blocco informativo di tipo denominato Dati Convenzione campo Codice CIG. La rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPA è pubblicata sul sito Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 3 di 9

4 nel campo Codice CIG della sezione Riepilogo Dati del Sistema Pagamenti Dove si indica il Codice Unico Progetto CUP? Il codice unico di progetto (CUP), in caso di fatture relative a opere pubbliche deve essere inserito: nel tracciato in formato SDI (fatturapa) compilando il blocco informativo di tipo denominato Dati Convenzione campo Codice CUP. La rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPA è pubblicata sul sito nel campo Codice CUP della sezione Riepilogo Dati del Sistema Pagamenti Dove si indica il numero e la data della determina (provvedimento amministrativo regionale di incarico che ha fatto scaturire l obbligazione contrattuale)? Il numero di determina deve essere inserito: nel tracciato in formato SDI (fatturapa) compilando il blocco informativo di tipo denominato Dati Convenzione campo Numero Determina mentre la data della determina deve essere inserita nel campo Data Determina. La rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPA è pubblicata sul sito nel campo Numero e Data Determina della sezione Riepilogo Dati del Sistema Pagamenti Dove si indicano i Codici ufficio IPA? I Codici ufficio IPA devono essere inseriti: nel tracciato in formato SDI (fatturapa) compilando l elemento del tracciato denominato Codice Destinatario. Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 4 di 9

5 Nel campo Codice Destinatario del Sistema Pagamenti I codici IPA associati alla struttura organizzativa della Regione Lazio sono reperibili sul sito I codici IPA sono riportati anche sul portale regionale: (Home \ bilancio e programmazione \ fatturazione elettronica. A cosa servono i Codici IPA? Individuano la struttura organizzativa della Regione Lazio che dovrà procedere alla liquidazione delle fatture o delle richieste equivalenti di pagamento. E importante indicare il codice IPA corretto per evitare possibili ritardi nella liquidazione dovuti all inoltro ad uffici non competenti per la liquidazione Dove trovo le specifiche tecniche per produrre il tracciato.xml FatturaPA? Sul sito Home - Norme e regole - Documentazione FatturaPA sono disponibili: Schema di file xml Specifiche tecniche del formato FatturaPA Rappresentazione tabellare del tracciato FatturaPA Foglio di stile per la visualizzazione del tracciato I codici CIG, CUP, Data e Numero della Determina come pure i codici IPA sono Sì. Sono comunque obbligatori ove previsti. obbligatori sia che l operatore economico inserisca la fattura presso lo SDI gestito dall Agenzia delle Entrate che sul Sistema Pagamenti di Regione Lazio? La fattura cartacea nel vecchio formato deve essere scansionata e allegata sul E opportuno effettuare la scansione della fattura cartacea stampata nel vecchio Sistema Pagamenti? formato e allegarla nell invio al fine di agevolare la fase di liquidazione della stessa da parte dei funzionari competenti. La scansione della fattura va allegata nella sezione Allegati. Dimensione massima degli allegati e del messaggio contenente la fattura Il messaggio contenente la/le fatture e gli allegati non possono superare i 5 MByte La fattura deve essere spedita anche in modalità cartacea? No. La fattura deve essere spedita solo in modalità elettronica e non deve essere effettuato un doppio invio (sia elettronica sia cartacea) ma è Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 5 di 9

6 eventualmente possibile unicamente allegare la scansione di quella cartacea. La fattura deve essere inviata sia allo SDI gestito dall Agenzia delle Entrate che al Sistema Pagamenti di Regione Lazio? E necessario inviare la fattura anche alla PCC Piattaforma per la Certificazione dei Crediti gestita dal MEF? In caso di problemi tecnici è possibile l invio della fattura in formato cartaceo? Dove trovo il Link per inserire la fattura in formato elettronico sul Sistema Pagamenti? No. La fattura o va inviata allo SDI oppure al Sistema Pagamenti di Regione Lazio (il Sistema pagamenti sarà disponibile solo fino al 31 marzo 2015). In entrambi i casi la fattura verrà acquisita automaticamente sul sistema contabile di Regione e successivamente verrà liquidata a sistema. No. L invio della fattura è unico. Una volta inviata la fattura sarà la Regione Lazio attraverso i propri sistemi ad inviare, nei casi previsti, la fattura alla PCC Piattaforma per la Certificazione dei Crediti. A partire dal 31 marzo 2015, Regione Lazio allineerà PCC Piattaforma per la Certificazione dei Crediti con con gli stati contabili della fattura. Solo nel caso di impossibilità tecnica di lungo periodo (mancato funzionamento dei sistemi) è possibile inviare la fattura in maniera cartacea. Dal 31 marzo 2015 la norma lo vieta tassativamente. Come è possibile conoscere lo stato del flusso fatture (nel caso abbia inserito più fatture contemporaneamente)? Per conoscere lo stato del flusso fatture (insieme di fatture inviate a Regione Lazio) è necessario accedere sul Sistema Pagamenti a Fatturazione Regionale/Flussi/Ricerca sul Sistema Pagamenti: IMMESSO: flusso immesso e confermato sul Sistema Pagamenti via web form IN ATTESA DI CONFERMA: flusso compilato sul Sistema Pagamenti che l'utente non ha ancora confermato INVIATO: flusso immesso da una ASL e inviato a SDI NON_INVIATO: flusso immesso da una ASL non ancora inviato a SDI CONFERMATO: flusso inviato da una ASL a SDI che giunge al destinatario SCARTATO: flusso inviato da una ASL a SDI che lo ha scartato Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 6 di 9

7 DA ELABORARE: flusso proveniente da SDI e non ancora elaborato RICEVUTO: flusso proveniente da SDI correttamente elaborato dal Sistema Pagamenti a cui vi sono associate delle fatture ERRORE ELABORAZIONE: flusso proveniente da SDI che il sistema non è riuscito ad elaborare a causa di un errore applicativo: situazione inaspettata RIFIUTATO: flusso proveniente da SDI, correttamente elaborato, ma con soggetto emittente o destinatario non presenti a sistema(o altro). Il Sistema Pagamenti notifica l'avvenuto rifiuto a SDI. ERRORE IMMISSIONE: flusso immesso che il sistema non riesce ad elaborare. Ad esempio presenza di allegati vuoti. Il flusso è comunque sul sistema pagamenti ERRORE VALIDAZIONE: flusso immesso ed elaborato che contiene errori sulle fatture. Ad esempio presenza di doppioni INVIATO AD ENTE: flusso immesso/ricevuto, correttamente elaborato che viene inviato ad un ente destinatario (sistema contabile di Regione) INVIATO CON ERRORE SU FATTURA: flusso che contiene almeno una fattura che va in stato NON INVIATA; Eliminato: il flusso è stato eliminato dal Sistema Pagamenti. Come è possibile conoscere lo stato della fattura? Per conoscere lo stato della singola fattura inviata a Regione Lazio è necessario accedere sul Sistema Pagamenti a Fatturazione Regionale/Gestione Fatture/Ricerca: Immessa: fattura immessa e confermata sul Sistema Pagamenti ma non ancora sul sistema contabile; INVIATA: la fattura è stata inviata al Sistema di Interscambio (SDI); NON INVIATO: il Sistema Pagamenti non è riuscito ad inviare la fattura al Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 7 di 9

8 Come è possibile sapere se la mia fattura è stata liquidata o pagata? Sistema di Interscambio (SDI) (stato valido solo per le ASL); RICEVUTA: il Sistema di Interscambio (SDI) ha consegnato la fattura al destinatario; SCARTATA: il Sistema di Interscambio (SDI) ha scartato la fattura per un problema legato alla generazione del flusso stesso (controllare la mail di notifica inviata al fornitore); RIFIUTATA la fattura è stata rifiutata dall'amministrazione destinataria; ACCETTATA la fattura è stata accettata dall'amministrazione destinataria; DECORRENZA TERMINI sono scaduti i 15 giorni in cui l'amministrazione destinataria avrebbe dovuto inviare una notifica di esito sulla fattura. ELIMINATA la fattura è stata eliminata dal Sistema Pagamenti. E necessario rivolgersi al responsabile del procedimento. Quali sono le modalità di trasmissione della fattura sul Sistema Pagamenti di Regione Lazio? Le modalità di trasmissione saranno: Compilazione dei dati della fattura tramite Web Form XML (upload) sul Sistema Pagamenti di Regione Lazio Quali tipologie di documenti possono essere trasmessi in formato elettronico? TD01: fattura TD02: Acconto/anticipo su fattura TD03 Acconto/anticipo su parcella TD04: nota di credito TD05: nota di debito TD06: parcella Un libero professionista può inviare un avviso o un preavviso di parcella? N.B. Per parcella si intende la fattura del libero professionista. No. Il libero professionista deve inviare unicamente il documento contabile (parcella). Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 8 di 9

9 La mia fattura non è stata pagata nei tempi indicati sulla fattura stessa. Cosa devo fare? Non ho ricevuto la notifica di avvenuto invio Cambio E mail Cambio password E necessario rivolgersi al responsabile del procedimento. Verificare la cartella SPAM. In caso negativo passare la segnalazione al back office fatturazione di regione lazio. La password non scade mai. L'utente, dalla propria pagina dedicata, ha la possibilità di aggiornare la propria mail da Anagrafica Utente --> Modifica utente L'utente, dalla propria pagina dedicata, ha la possibilità di aggiornare la propria password da Anagrafica Utente --> Modifica password. Il codice IPA presente sul sito di regione lazio etc etc non corrisponde alla Direzione /area committente che è riportata sulla determina. Come devono essere inserite le voci riportate in parcella per i liberi professionisti(avvocati, ingegneri, commercialisti, etc)? Quali browser è necessario utilizzare per il Sistema Pagamenti? Necessaria riconciliazione determina/fattura. negativo passare la segnalazione al back office fatturazione di regione lazio. Su una riga della parcella riportare la somma dell imponibile (onorario) e della cassa previdenziale, con aliquota IVA di legge (22%). Eventuali voci esenti IVA devono essere riportate su una riga della parcella separata dalla prima. E preferibile utilizzare Firefox o Chrome. Come si assolve l imposta di bollo sulle fatture? L imposta viene assolta secondo quanto previsto ai sensi del decreto 17 giugno 2014 del MEF. Documento di proprietà di LAit S.p.A Uso Interno Pagina 9 di 9