Sistema Accordo Pagamenti

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1 REGIONE LAZIO Dipartimento Economico ed Occupazionale Direzione Economia e Finanza Sistema Accordo Pagamenti - Fornitori di Beni e Servizi- Procedura di Test e Validazione flussi xml Versione 2.0 Data : 14 Aprile 2010 LAIT LAZIO INNOVAZIONE TECNOLOGICA S.P.A SETTORE SI PER IL CONTROLLO DELLA SPESA SANITARIA. Sede legale: Via Rosa Raimondi Garibaldi, Roma Sede operativa: Via Adelaide Bono Cairoli, Roma Tel: 06/

2 Indice Revisioni Premessa Fasi dell operazione Accordi di Pagamento Organizzazione del documento Versioning Registrazione all infrastruttura di T&V Caricamento Flussi Validazione dei flussi

3 Revisioni Data Versione Commenti 14/04/ Rilascio della prima versione del documento 14/04/ Ambiente di validazione internalizzato 3

4 1 Premessa Il presente documento rappresenta le istruzioni operative per lo svolgimento dei test sui flussi in formato xml previste dal Sistema Regionale per gli accordi di pagamento 2009, per il caricamento dei dati delle fatture da parte dei fornitori di beni e servizi del Sistema Sanitario Regionale e/o loro cessionari aderenti all accordo. 1.1 Fasi dell operazione Accordi di Pagamento 2009 Al fine di abilitare all interno della propria area personale la funzione di invio delle fatture in formato XML è necessario: Procedere alla registrazione sul portale del Sistema Regionale Accordo Pagamenti. La registrazione dovrà essere fatta compilando tutti i campi obbligatori dell apposita form (contrassegnati da un asterisco e con fondo giallo) ed in particolare nella prima sezione Dettagli Anagrafici, nel primo campo Tipologia fornitore andrà selezionata, dal menù a tendina, la tipologia FORNITORE (vedi Manuale Utente). Manifestare la propria volontà sul sistema e, previo appuntamento, aver sottoscrivere l Accordo presso gli uffici della Struttura Regionale di Supporto (prima della sottoscrizione non sarà abilitata alcuna funzione di immissione fatture, neanche attraverso form) Seguire la procedura descritta nei prossimi paragrafi con la quale è possibile eseguire la validazione del flusso stesso attraverso un apposita funzione di Test. Tale procedura attiverà la funzione di immissione fatture tramite tracciato XML. 4

5 N.B. LA PROCEDURA DI VALIDAZIONE DEL FLUSSO SARA COMUNQUE DISPONIBILE ANCHE PER QUEI FORNITORI CHE NON HANNO ANCORA SOTTOSCRITTO L ACCORDO, I QUALI POTRANNO UTILIZZARLA AL FINE DI TESTARE LA CORRETTA ESTRAZIONE DEI FLUSSI DAI PROPRI SISTEMI GESTIONALI, TUTTAVIA CIO NON ATTIVERA ALCUNA FUNZIONE DI IMMISSIONE DELLE FATTURE SUL SISTEMA REGIONALE ACCORDO PAGAMENTI, PER LA QUALE RIMANE COMUNQUE PROPEDEUTICA LA REGISTRAZIONE E LA SOTTOSCRIZIONE DELL ACCORDO. 1.2 Organizzazione del documento Il documento è strutturato su cinque capitoli, compresa questa breve introduzione. Nel secondo capitolo (Registrazione all infrastruttura di T&V) vengono presentate le modalità di registrazione per accedere alle funzionalità previste dall infrastruttura di T&V flussi del Sistema Regionale Accordo Pagamenti. Il terzo capitolo (Caricamento Flussi) descrive le modalità operative per effettuare il caricamento dei file xml sulla infrastruttura di T&V. Il quarto capitolo (Validazione dei Flussi) descrive le modalità da mettere in atto per ottenere la Validazione del flusso e quindi l abilitazione all invio dei dati delle fatture tramite upload del file. 5

6 1.3 Versioning Il presente documento sarà passibile di successive modifiche ed aggiornamenti, conformemente alle implementazioni e alle nuove release dell infrastruttura regionale di Test e Validazione dei flussi del Sistema Regionale Accordo Pagamenti. 6

7 2 Registrazione all infrastruttura di T&V Il presente capitolo descrive le procedure necessarie per la registrazione all infrastruttura regionale finalizzata al test e validazione del flusso di invio in formato xml previsto dal Sistema Informativo regionale nell ambito dell operazione Accordi pagamento Al fine di poter accedere alla sezione di Test e Validazione bisognerà preventivamente e obbligatoriamente registrarsi al Sistema di T&V collegandosi al seguente indirizzo: Una volta entrato sulla pagina l utente può avviare la registrazione al Sistema di T&V pagamenti cliccando su Registrazione Nuovo Utente. LA REGISTRAZIONE SUL SISTEMA DI TEST E VALIDAZIONE È NECESSARIA PER POTER PROCEDERE ALLA QUALIFICAZIONE ED AL RILASCIO DEGLI ID E PW DI ACCESSO. La procedura di registrazione dell utente sull infrastruttura di T&V è identica a quella per la registrazione dell utente sul sistema Accordo Pagamenti 2009 in esercizio (vedi Manuale Utente), ma occorre tenere bene presente che i dati relativi ad ID e PW di accesso rilasciati dai due sistemi sono tra di loro differenti, in quanto generati automaticamente ed autonomamente da ciascun sistema. L utente 7

8 deve quindi provvedere a memorizzare separatamente i dati di accesso forniti automaticamente via mail. E importante notare anche che i dati che devono essere forniti per la qualificazione del fornitore sull infrastruttura di T&V devono essere gli stessi di quelli forniti per la qualificazione sul sistema Accordo Pagamenti 2009 in esercizio. In particolare è obbligatorio inserire lo stesso valore nel campo Partita Iva in quanto è su tale campo che il sistema effettua i controlli e le abilitazioni al caricamento dei flussi. Sarà quindi necessario procedere alla compilazione di tutti i campi obbligatori (contrassegnati da asterisco e con fondo giallo). Nella prima sezione Dettagli Anagrafici, nel primo campo Tipologia fornitore andrà selezionata, dal menù a tendina, la tipologia FORNITORE. Al termine della registrazione, sarà inviata in automatico una mail mail con le credenziali di accesso (differenti da quelle fornite dal Sistema Regionale Accordo Pagamenti). Per attivare l utenza e completare la procedura si dovrà dare conferma accedendo al link riportato nella mail. Sarà possibile in qualsiasi momento modificare la password, accedendo alla sezione Gestione Utente nel menù a sinistra e cliccando su Cambio Password. Al termine della procedura sopra descritta, sarà possibile accedere al sistema di T&V con le credenziali fornite così ottenute. 8

9 3 Caricamento Flussi Questo paragrafo descrive le procedure per effettuare il caricamento dei flussi in formato xml da sottoporre a test. Si ricorda che l Accordo prevede che a partire dalla data di sottoscrizione non possano essere inviate alle Aziende Sanitarie fatture cartacee, ma l immissione e l invio devono avvenire, esclusivamente per via telematica, attraverso il Sistema Regionale Accordo Pagamenti pena il pagamento di una penale pari al 5% dell importo della fattura. Il file in formato XML dovrà essere stato generato rispettando lo standard riportato nei file di documentazione del tracciato disponibili sul portale regionale ed avere il nome conforme allo standard definito INV_<Cod. Fornitore>_<AAAAMMGG>.xml. Dove: Cod.Fornitore è il codice identificativo del fornitore rilasciato dalla Regione al momento della sottoscrizione all accordo pagamenti; AAAAMMGG è la data di invio flusso in formato anno mese giorno. ATTENZIONE: il file dovrà essere compresso in formato.zip, il file da caricare sul sistema avrà quindi un nome del tipo: INV_<Cod. Fornitore>_<AAAAMMGG>.zip Al fine dell immissione dei documenti contabili (Fatture e Note di Credito) è necessario accedere al Sistema, previo inserimento di Username e Password. Dopo essere entrati nel Sistema, nel menù a sinistra accedere all area Gestione Fatture/Note di Credito nella quale sarà disponibile la funzione di caricamento del tracciato XML. 9

10 Si potrà procedere al caricamento del file xml cliccando sull apposito pulsante Caricamento file posto nella pagina tramite il quale apparirà la funzione standard di windows di upload dei file. Si dovrà quindi selezionare il file xml presente sul disco locale del proprio computer. Un messaggio del Sistema comproverà il corretto completamento della procedura di inserimento. 10

11 4 Validazione dei flussi Il flusso caricato sul sistema seguendo la procedura di caricamento sopra descritta verrà quindi sottoposto a controlli formali e sostanziali. Entro il giorno successivo alla data del caricamento del flusso di test sul sistema i Test e Validazione sarà generata una mail di ritorno, inviata all indirizzo fornito nella registrazione, contenente: 1. Il riepilogo dei dati del fornitore forniti in fase di registrazione; 2. I dati riepilogativi del flusso (nome file e data caricamento); 3. Informazioni relative ai risultati dei test effettuati che saranno differenti in funzione del risultato del test stesso. In particolare si potranno avere le seguenti due casistiche CASO A flusso corretto In questo caso nella mail di notifica sarà presente un messaggio di Validazione del flusso ed un link di attivazione della funzione di caricamento sul sistema Accordo Pagamenti in esercizio. Il fornitore dovrà selezionare tramite un semplice click del mouse il suddetto link in modo da rendere attiva l abilitazione al caricamento dei file xml sul sistema in esercizio. Al fine di consentire una verifica dei dati immessi nella stessa mail saranno inoltre riportanti i seguenti dati riepilogativi suddivisi per azienda: A. il numero totale delle fatture contenute nel flusso B. l'imponibile totale di tutte le fatture contenute nel flusso (somma degli importi imponibili di ogni singola fattura) 11

12 C. l'importo totale IVA di tutte le fatture contenute nel flusso (somma degli importi totali IVA di sogni singola fattura) D. l'importo totale di tutte le fatture contenute nel flusso (somma degli importi totali di sogni singola fattura) La mail sopra descritta sarà poi seguita dall invio di ulteriori mail contenenti rispettivamente le immagini PDF delle fatture immesse contenute nel tracciato xml (come allegati alle mail) analogamente a quanto avverrà a seguito del corretto caricamento del file sul sistema Accordo Pagamenti in esercizio. CASO B flusso in cui sono stati rilevati errori In questo caso nella mail di notifica saranno invece contenute le seguenti informazioni: A. notifiche degli errori formali rilevati sul tracciato così come verificate dall XSD B. notifiche degli errori rilevati dai test effettuati sul contenuto del flusso (es. fatture doppie ecc..) In caso di test non andati a buon fine occorrerà procederà ad una nuova sessione di test fino alla correzione di tutti gli errori riscontrati. Solo al momento in cui la procedura di Test e Validazione andrà a buon fine con il primo caricamento corretto (Caso A) il fornitore verrà formalmente certificato e sarà abilitato al successivo caricamento delle fatture tramite upload del file xml sul sistema Accordo Pagamenti in esercizio. Ovviamente prerequisito sempre indispensabile per il caricamento delle fatture in formato digitale rimane sempre l adesione all Accordo con la firma dello stesso. 12

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