Sistema Crediti Sanitari

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1 Sistema Crediti Sanitari Manuale Utente Fornitori Versione del 28 settembre 2011

2 Indice Indice... 2 Indice delle Figure Premessa Fasi dell operazione Organizzazione del documento Nota metodologica Registrazione al Sistema Anagrafica fornitore Gestione Anagrafica Modifica dati anagrafici Gestione Utenti Modifica password Gestione dati dell utenza Gestione Crediti Upload caricamenti Lista Caricamenti Area Reportistica

3 Indice delle Figure Figura 1 - Accesso alla sezione Bilancio e Programmazione... 8 Figura 2 - Pagina di dettaglio dell'operazione Crediti Sanitari - DGR 57/ Figura 3 - Accesso al Sistema Crediti Sanitari Figura 4 - Registrazione nuovo utente Figura 5 - Dettagli anagrafici - Tipologia fornitore Figura 6 - Autorizzazione al trattamento dei dati personali Figura 7 - Modifica dati anagrafici Figura 8 - Modifica password Figura 9 - Modifica Utente Figura 10 - Upload crediti Figura 11 - Scelta dell'allegato/tranche Figura 12 - Dettaglio Caricamento Crediti Figura 13 - Lista Caricamenti Figura 14 - Dettaglio Caricamento Figura 15 - Icona conferma caricamento Figura 16 - Area Reportistica

4 1 Premessa Il presente documento rappresenta le istruzioni operative per la finalizzazione delle operazioni previste dalla Deliberazione di Giunta 57 del 18 febbraio 2011 che ha autorizzato la stipula di accordi transattivi in relazione ai crediti per fatture emesse nei confronti del Servizio Sanitario Regionale con scadenze di pagamento in base al grado di rinuncia del creditore per le Strutture Sanitarie provvisoriamente accreditate, erogatrici di prestazioni di assistenza specialistica ambulatoriale, dialisi e risonanza magnetica. 1.1 Fasi dell operazione Si riportano di seguito le fasi obbligatorie per aderire alla transazione: FASE 1: REGISTRAZIONE Al fine di poter accedere alla sottoscrizione dell Atto Transattivo bisognerà preventivamente e obbligatoriamente: Registrare l Impresa sul Sistema Crediti Sanitari raggiungibile cliccando sul pulsante disponibile in fondo alla pagina; Acquisire e memorizzare Username e Password che verranno inviate tramite al termine della registrazione; FASE 2: INSERIMENTO FATTURE Al fine di inserire tutte le fatture emesse sino al giorno antecedente la data di sottoscrizione dell Atto Transattivo sarà obbligo di ciascuna Impresa procedere come segue: 4

5 1. Accedere alla propria area personale, tramite autenticazione, inserire uno o più dei seguenti Allegati debitamente compilati con la totalità dei crediti oggetto della transazione attraverso la form Richiesta di Certificazione scaricabile dall Area Upload Crediti del sistema Crediti Sanitari: Allegato A: Richiesta di Certificazione con sconto del 4%; Allegato B: Richiesta di Certificazione con sconto del 2%; Allegato C: Richiesta di Certificazione solo sorte capitale; Allegato D: Richiesta di Certificazione con interessi al tasso Euribor; Allegato E: Richiesta di Certificazione con interessi al tasso Euribor +0,50%; Allegato F: Richiesta di Certificazione con interessi al tasso Euribor +1%. 2. Il corretto inserimento dei dati sopraindicati nel Sistema Crediti Sanitari sarà confermato da un apposito messaggio il quale indicherà che la procedura è stata completata con successo e consentirà di visualizzare il file immesso con le fatture oggetto della transazione per ciascun Allegato - Richiesta di Certificazione; FASE 3: SOTTOSCRIZIONE ATTO TRANSATTIVO Successivamente all espletamento delle azioni previste nelle precedenti Fasi 1 e 2 prendere contatto con la Struttura Regionale di Supporto, ai numeri di telefono di seguito riportati, al fine di fissare un appuntamento per la sottoscrizione dell Atto Transattivo presso gli uffici della Regione Lazio ovvero procedere tramite firma digitale direttamente sul Sistema Crediti Sanitari previa autorizzazione da parte della Struttura Regionale di Supporto. 5

6 Qualora la sottoscrizione dell Atto avvenga, previo appuntamento, presso gli Uffici della Struttura Regionale di Supporto dovrà essere presentata alla firma dell Atto Transattivo la seguente documentazione: Originale cartaceo Certificato della Camera di Commercio completo della postilla fallimentare; Eventuale originale cartaceo della Procura e/o del Verbale del Consiglio di Amministrazione per i casi in cui i poteri di firma (poteri di straordinaria amministrazione) non si evincano dal Certificato della Camera di Commercio; Fotocopia del documento di Identità del legale rappresentante o di altro organo preposto alla sottoscrizione dell Atto Transattivo; Nel caso invece si intenda procedere alla sottoscrizione dell Atto Transattivo tramite firma digitale direttamente sul Sistema, la predetta documentazione dovrà essere inserita in formato PDF nella propria area personale. La mancata osservanza anche di una sola delle azioni previste dalle Fasi sopra descritte non consentirà la corretta conclusione della procedura e quindi l Atto Transattivo non potrà considerarsi perfezionato 1.2 Organizzazione del documento Il documento è strutturato su sei capitoli, compresa questa breve introduzione. Nel secondo capitolo (Registrazione al Sistema) vengono presentate le modalità di registrazione per accedere alle funzionalità previste dal Sistema Regionale Accordo Pagamenti. Il terzo capitolo (Gestione Anagrafica) descrive i moduli offerti dal Sistema per gestire e modificare i propri dati anagrafici. 6

7 Il quarto capitolo (Gestione Utenti) descrive le modalità da mettere in atto per modificare la password e i dati del referente dell Impresa per il Sistema. Il quinto capitolo (Gestione Crediti), descrive la procedura d inserimento, consultazione dei crediti da richiedere in certificazione. L ultimo Capitolo (Area Reportistica) descrive le procedure generare apposita reportistica 1.3 Nota metodologica Il presente documento sarà passibile di successive modifiche ed aggiornamenti, conformemente alle implementazioni e alle nuove release del Sistema Regionale Crediti Sanitari a cui fa riferimento. 7

8 2 Registrazione al Sistema Il presente capitolo descrive le procedure necessarie per la registrazione al Sistema Regionale finalizzata alla ricezione delle credenziali necessarie per accedere a tutte le funzionalità previste dal Sistema, nell ambito dell operazione transattiva ai sensi della DGR 57/2011. Per registrarsi al Sistema è necessario collegarsi all indirizzo internet e dal menu ARGOMENTI accedere alla sezione Bilancio e Programmazione e quindi dal menu di sinistra selezionare Crediti Sanitari. Figura 1 - Accesso alla sezione Bilancio e Programmazione Nella pagina di dettaglio relativa all Operazione Crediti Sanitari cliccare su Crediti Sanitari - DGR 57/2011 per accedere alla sezione dedicata. 8

9 Figura 2 - Pagina di dettaglio dell'operazione Crediti Sanitari - DGR 57/2011 Nella sezione dedicata possibile visualizzare tutte le informazioni relative all operazione e scaricare tutta la documentazione di supporto. Al fine di poter accedere alla sottoscrizione dell Accordo bisognerà preventivamente e obbligatoriamente registrarsi al Sistema Regionale. Per accedere all applicativo, cliccare sul bottone Accesso al Sistema - Sistema Regionale Crediti Sanitari, posto nella parte bassa della pagina. 9

10 Figura 3 - Accesso al Sistema Crediti Sanitari Una volta entrato l utente può effettuare la registrazione al Sistema Crediti Sanitari cliccando su Nuova Registrazione. 10

11 Figura 4 - Registrazione nuovo utente 2.1 Anagrafica fornitore La fase di registrazione al Sistema prevede la compilazione di una prima form con i dati anagrafici del fornitore, suddivisa in cinque sezioni: Dettagli anagrafici Dettagli utente Riferimenti bancari Trattamento dati personali I campi obbligatori sono indicati con l asterisco e su fondo rosa. In particolare la prima sezione Dettagli Anagrafici prevede l inserimento delle informazioni di dettaglio relative all impresa. 11

12 Nel primo campo Tipologia fornitore selezionare dal menù a tendina la catalogazione di propria competenza (1 scelta): - Fornitore - Cessionario Figura 5 - Dettagli anagrafici - Tipologia fornitore Completare poi la sezione con i dati anagrafici di dettaglio dell Impresa e del Rappresentante Legale. La seconda sezione Riferimenti Utente va compilata con i dati di dettaglio relativi all Utente designato ad operare sul Sistema. 12

13 Nella sezione Riferimenti Bancari inserire il codice IBAN e la Banca di riferimento sulla quale si intende far pervenire il pagamento delle proprie fatture; il codice SWIFT va inserito in caso di fornitori di nazionalità diversa da quella italiana. Si raccomanda di inserire le coordinate bancarie sulle quali, realmente, si intende far recapitare il pagamento delle proprie fatture. In caso di cambiamento delle coordinate bancarie, effettuare la procedura di modifica dei dati anagrafici illustrata nel dettaglio al capitolo 3 Gestione Anagrafica al paragrafo 3.1. Modifica Dati Anagrafici del presente documento. Per inoltrare la richiesta è necessario fornire l autorizzazione al trattamento dei dati personali, spuntando la casella Acconsento. Figura 6 - Autorizzazione al trattamento dei dati personali 13

14 Una volta completata la form con tutte le informazioni, cliccare sul bottone Inoltra la Richiesta per procedere con la registrazione. Per finalizzare definitivamente la registrazione, il Sistema invia al fornitore una mail con le credenziali di accesso; per attivare l utenza e completare la procedura l utente deve fornire conferma accedendo al link riportato nella mail, come indicato nell esempio sottostante: ES. Gentile LAURA ROSSI, la registrazione e' stata effettuata con le seguenti credenziali: - username:xxxxxx - password:xxxxxx ma la sua utenza non e' ancora attiva. Per completare la procedura e' necessario fornire la conferma accedendo al seguente link: CWZIIHV5XJZLD4GK0OIONW0I5R Una volta terminata la procedura, sarà possibile accedere al sistema con le credenziali fornite, ed eventualmente modificare la propria password tramite l'apposita funzione. Una volta completata la procedura, l utente potrà accedere al Sistema con le proprie credenziali di accesso. 14

15 3 Gestione Anagrafica Questo paragrafo descrive le procedure per la gestione dei dati anagrafici ed in particolare le operazioni da mettere in atto se si intendono modificare i dati anagrafici inseriti al momento della Registrazione al Sistema. 3.1 Modifica dati anagrafici Previo inserimento delle credenziali di accesso, il fornitore entra nel Sistema Crediti Sanitari e può accedere alle funzionalità per la variazione dei dati anagrafici inseriti. Per procedere con la modifica dei dati, cliccare sulla voce Gestione fornitore/cessionario, verrà visualizzata la form compilata con tutti i dati anagrafici inseriti in fase di registrazione. Dopo aver apportato le modifiche, cliccare sul pulsante Salva posto alla fine della pagina per rendere effettivi i cambiamenti. Comparirà una schermata che comunica il corretto completamento della procedura di aggiornamento dei dati. Figura 7 - Modifica dati anagrafici 15

16 4 Gestione Utenti Questo capitolo descrive le procedure da mettere in atto per modificare la password e i dati relativi al Referente dell impresa deputato all accesso sul Sistema. 4.1 Modifica password Per modificare la password, accedere alla sezione Gestione Utenti nel menù a sinistra e poi cliccare su Cambia Password. Figura 8 - Modifica password Per modificare la password, sarà necessario obbligatoriamente inserire quella vecchia, e poi procedere con l inserimento e la conferma della nuova. 16

17 4.2 Gestione dati dell utenza Per modificare le informazioni inserite relativamente al referente dell impresa per il Sistema, è necessario accedere alla sezione Gestione Utenti e poi cliccare su Modifica utente. Figura 9 - Modifica Utente Verrà visualizzata una schermata nella quale sarà possibile modificare i dati inseriti. Si ricorda che è obbligatorio compilare i campi evidenziati in rosa e contrassegnati con un asterisco: Codice Fiscale Numero di telefono Nome Cognome 17

18 Lo username non può essere modificato. Effettuate le modifiche necessarie cliccare su Aggiorna i dati per renderle effettive. 18

19 5 Gestione Crediti Il presente capitolo illustra le procedure necessarie per il caricamento nel Sistema Regionale Crediti Sanitari dei documenti contabili oggetto dell atto sottoscritto. Si ricorda che è possibile caricare la totalità dei crediti da richiedere in certificazioni suddivisi nei seguenti allegati: Allegato A: Richiesta di Certificazione con sconto del 4%; Allegato B: Richiesta di Certificazione con sconto del 2%; Allegato C: Richiesta di Certificazione solo sorte capitale; Allegato D: Richiesta di Certificazione con interessi al tasso Euribor; Allegato E: Richiesta di Certificazione con interessi al tasso Euribor +0,50%; Allegato F: Richiesta di Certificazione con interessi al tasso Euribor Upload caricamenti Per caricare il file di richiesta di certificazione accedere alla sezione Gestione Crediti e poi cliccare sulla voce Upload Caricamenti. Verrà visualizzata la schermata seguente nella quale vengono riepilogate tutte le regole per il caricamento dei crediti: Figura 10 - Upload crediti 19

20 E' consentito un solo caricamento per Tranche per fornitore. E' tuttavia possibile ricaricare il file di certificazione a cancellazione avvenuta del precedente caricamento. Il caricamento dei crediti deve avvenire utilizzando esclusivamente il modello di file Excel inviato con la mail di registrazione e disponibile al seguente link. (Modello certificazione) Non deve essere modificato l'ordine delle colonne e non ne devono essere aggiunte altre. La Partita IVA deve avere sempre il prefisso della nazionalità (es. IT, FR, ecc...) Il file non deve contenere assolutamente formule. La data deve essere in formato gg/mm/aaaa. Porre attenzione al riconoscimento automatico delle date di Excel, in particolare se configurato per lingue diverse (ad esempio le date anglosassoni sono espresse in formato mm/gg/aaaa; introducendo 3/5/2009 questo sarebbe interpretato - e quindi passato al sistema - come il 5 marzo del 2009). E' importante confrontare i dati immessi con il riepilogo di caricamento, scaricabile anche in formato CSV. La colonna "Importo Nota di Credito" deve riportare gli importi in negativo. La colonna "Importo Richiesto" deve essere la somma algebrica della colonne "Importo fattura" meno (-) "Importo Nota di credito" meno (-) "Anticipo ASL/AO". Si noti che una riga contenente una sola nota di credito dovrà riportare un importo negativo nella colonna "Importo Richiesto". La colonna "ASL" deve riportare i codici delle ASL/AO come riportato nel commento modello Excel. La colonna "Ceduto Pro Solvendo" e la colonna "Ceduto Pro Soluto" devono essere compilate solo per la tipologia di utente Cessionario come riportato nel commento del modello Excel. 20

21 La colonna "Mandato all'incasso" può essere compilata solo per la tipologia di utente Fornitore come riportato nel commento del modello Excel ed obbliga all'immissione dell'iban per il Mandato all'incasso.' Per caricare il file scegliere dal menù a tendina la tipologia di Tranche (Allegato) nel quale caricare i crediti tra i 6 disponibili (4% - 2% - solo sorte Euribor Euribor spread +0,50 - Euribor spread +1). Figura 11 - Scelta dell'allegato/tranche Cliccare sul pulsante Browse per selezionare il file da caricare e poi Upload. Il Sistema Riepiloga il caricamento effettuato e ne fornisce un dettaglio puntuale. Una volta verificata la correttezza delle informazioni cliccare su Conferma Caricamento per completare la procedura di caricamento. 21

22 Figura 12 - Dettaglio Caricamento Crediti Se si riscontra qualche irregolarità nelle informazioni caricate è possibile eliminare il caricamento effettuato cliccando sul pulsante corrispondente Il Sistema rende disponibile anche una funzionalità per scaricare direttamente il report dei crediti caricati in formato.csv. In caso di irregolarità in fase di caricamento del file, il Sistema riporta per ogni riga il tipo di errore, al fine di consentire all utente di correggere il file e di ricaricarlo. 22

23 5.2 Lista Caricamenti Nella sezione Gestione Crediti cliccando sulla voce Lista Caricamenti sarà possibile rintracciare i caricamenti effettuati. Figura 13 - Lista Caricamenti Cliccando sull icona corrispondente posta al lato di ciascun caricamento sarà possibile visualizzare il riepilogo dettaglio 23

24 Figura 14 - Dettaglio Caricamento Qualora l inserimento del caricamento non fosse stato confermato, è possibile confermarlo definitivamente anche cliccando direttamente sull icona corrispondente posta al lato dello stesso. 24

25 Figura 15 - Icona conferma caricamento 25

26 6 Area Reportistica Nell Area Reportistica è possibile generare report con il dettaglio dei crediti caricati. Figura 16 - Area Reportistica Selezionando la voce Crediti Caricati e cliccando sul pulsante Genera Report verrà prodotto un report in formato.csv con l elenco dei crediti caricati a Sistema. 26