LA GESTIONE DELLE VISITE CLIENTI VIA WEB

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1 LA GESTIONE DELLE VISITE CLIENTI VIA WEB L applicazione realizzata ha lo scopo di consentire agli agenti l inserimento via web dei dati relativi alle visite effettuate alla clientela. I requisiti informatici richiesti per il corretto utilizzo dell applicazione sono: l installazione del componente Web Components presente nel disco di Windows XP; la presenza del server web Internet Information Services : anche questo è disponibile nella versione Professional di Windows XP. L applicazione è costituita da: un database Access che rappresenta il database dove sono gestite tutte le anagrafiche da mettere a disposizione degli agenti (clienti, contatti clienti, motivi di visita al cliente, possibili problemi riscontrati, ecc.) e dove sono memorizzati tutti i dati inseriti dagli agenti tramite interfaccia web. Per tale ragione, è opportuno che queste siano definite e gestite localmente dalla sede centrale; l inserimento di tali anagrafiche è, infatti, la prima operazione che deve essere eseguita; una interfaccia web che rappresenta lo strumento che deve essere utilizzato dagli agenti per l inserimento dei dati relativi alle visite clienti. Essa è costituita da un insieme di pagine di accesso ai dati generate direttamente con Access. Per il corretto funzionamento dell applicazione, il database Access e l interfaccia web devono essere memorizzate in una cartella del server web, per la quale gli utenti devono avere i corretti permessi di utilizzo. ATTRIBUZIONE DEI PERMESSI AL SERVER WEB Di seguito viene esplicitata la procedura da seguire per l attribuzione dei permessi da attivare sul server web. Questa fase è molto importante perché consente di impostare le funzionalità di protezione in modo da verificare l identità degli utenti prima di autorizzare l accesso ai siti con restrizioni. 1) Selezionare Gestione Internet Information Services (IIS) da Avvio Programmi. 2) Nella cartella Siti web aprire la sottocartella Sito Web predefinito, selezionare VisiteWeb, attivare il mouse destro e selezionare l opzione Proprietà.

2 3) Scegliere la scheda Protezione directory ed attivare il pulsante Modifica presente nell area Controllo autenticazione e accesso. 4) Nella finestra di dialogo Metodi di autenticazione è necessario specificare in che modo sono autenticati gli utenti che accedono ai siti con restrizione. E consigliabile attivare l autenticazione integrata di Windows in modo tale che l utente utilizzi il nome e la password specificata per Windows.

3 MODIFICA CONNESSIONE In sede di primo utilizzo dell applicazione è necessario procedere alla modifica della connessione del database di appoggio per l interfaccia web: tale attività è necessaria in quanto nel nostro esempio è riportato il riferimento all indirizzo del nostro server web in cui è stato memorizzato il database Access. Di seguito viene esplicitata la procedura da seguire per modificare tale connessione. 1) Aprire l applicazione Access Gestione visite web, selezionare la finestra database e scegliere l opzione Pagine dall elenco Oggetti. 2) Su ogni singola pagina di accesso ai dati attivare il mouse destro e scegliere l opzione Visualizzazione struttura. Durante l esecuzione di tale operazione vengono visualizzate delle finestre di dialogo: scegliere sempre OK per proseguire.

4 3) Selezionare dal menù Visualizza l opzione Elenco campi. 4) Nella finestra Elenco campi selezionare la prima riga, che indica l indirizzo utilizzato per la connessione al database, attivare il mouse destro e scegliere l opzione Connessione. Nella finestra di dialogo Proprietà di data link che viene visualizzata bisogna specificare il nome del database a cui connettersi.

5 Al termine di tale attività le pagine di accesso devono essere salvate, selezionando dal menù File l opzione Salva con nome. Nella finestra di dialogo è necessario lasciare lo stesso nome visualizzato ed attivare il pulsante OK. Successivamente viene richiesto di indicare il percorso dove salvare la pagina di accesso ai dati, che ovviamente deve essere lo stesso in cui inizialmente sono state memorizzate le pagine di accesso, in quanto la pagina va sostituita a quella esistente; per tale ragione, il nome da attribuire al file non deve essere modificato. UTILIZZO DEL DATABASE ACCESS All apertura dell applicazione una macro predispone l ambiente di lavoro, visualizzando una maschera di Avvio che contiene un insieme di pulsanti per attivare le funzionalità previste. Il file contiene dati di esempio che possono essere facilmente cancellati, attivando il relativo pulsante CANCELLA DATI. In particolare, i pulsanti gestiscono le seguenti funzionalità:

6 Clienti: gestisce l anagrafica dei clienti. A tal fine vengono richieste le seguenti informazioni: il codice alfanumerico attribuito al cliente, la ragione sociale, l agente associato, selezionabile dall elenco disponibile che riporta l anagrafica inserita nella maschera Agenti. Contatti Clienti: gestisce l anagrafica dei contatti. A tal fine vengono richieste le seguenti informazioni: Il cliente di riferimento, selezionabile dall elenco disponibile che riporta l anagrafica inserita nella maschera clienti, Il cognome e nome del contatto, La posizione ricoperta in azienda, L indirizzo mail, Il numero di telefono. Agenti: gestisce l anagrafica degli agenti. A tal fine vengono richieste le seguenti informazioni: il codice alfanumerico attribuito all agente, il cognome e nome dell agente, la password assegnata all agente per l accesso all interfaccia web. Il codice e la password hanno lo scopo di convalidare l agente che si connette al database, in modo da filtrare i dati che possono essere visualizzati dallo stesso,

7 l area di appartenenza (informazione opzionale). Motivi visite / Problemi riscontrati / Soluzioni possibili / Opportunità di sviluppo: ogni singolo pulsante gestisce l elenco delle opzioni possibili che l agente deve indicare per ogni visita cliente effettuata. In particolare è necessario definire: I motivi di visita ai clienti, I problemi che l agente riscontra, Le soluzioni che possono essere proposte, Le opportunità di sviluppo. Queste anagrafiche, sono riepilogate nell interfaccia web utilizzata dall agente; per tale ragione è opportuno procedere preventivamente ad un loro inserimento in modo da renderle immediatamente visibili e disponibili. Report visite: gestisce le modalità di stampa del riepilogo delle visite ai clienti. A tal fine viene visualizzata una finestra di dialogo per la selezione del tipo di report da stampare e la definizione dei criteri di filtraggio. Sono, infatti, disponibili due tipi di stampa: Report sintetico, Report dettagliato. Di seguito vengono illustrate le modalità operative da seguire nei due casi. REPORT SINTETICO Consente di visualizzare il riepilogo sintetico di tutte le visite effettuate dagli agenti selezionati nella casella di riepilogo (il pulsante TUTTI consente di selezionare tutti gli agenti elencati nella casella) e per il periodo temporale indicato (da a ). Le informazioni riepilogate (agente, data, cliente contatto, durata e motivo visita) possono essere visualizzate alternativamente per agente o per data.

8 REPORT DETTAGLIATO Consente di stampare il dettaglio di una o più visite selezionate dalla casella di riepilogo. Le informazioni visualizzate sono: l agente, la data, il cliente contatto, la durata, il motivo della visita, i problemi riscontrati, le soluzioni prospettate, le opportunità di sviluppo e le eventuali note aggiuntive di commento dell agente.

9 INTERFACCIA WEB Per poter avviare l interfaccia web è necessario aprire la pagina login.asp ; tale login è necessario per poter convalidare l agente che si connette al database in modo da filtrare i dati che possono essere visualizzati dallo stesso. La sicurezza dei dati, come segnalato, non viene infatti gestita dall applicazione web; i permessi devono infatti essere impostati in Windows Server. La pagina login.asp è l unica che non è stata creata direttamente da Access, come le altre pagine di accesso ai dati, ma è stata sviluppata ad hoc. Per testate le funzionalità dell applicazione, inserire i seguenti dati di login: 1 opzione: codice=pluto, password=plutos 2 opzione: codice=pippo, password=pippos Dopo aver attivato il login viene visualizzata la pagina Avvio.htm, che contiene un insieme di link, per attivare le funzionalità previste, suddivisi in due categorie: dati di input, per l inserimento dei dati, e report, per la visualizzazione delle informazioni inserite. Per ritornare alla pagina iniziale di Avvio è necessario utilizzare la barra di navigazione di Internet Explorer, così come viene normalmente fatto nella navigazione in Internet.

10 DATI DI INPUT Clienti: consente di inserire direttamente dall agente l anagrafica di un nuovo cliente, qualora non sia presente nell elenco disponibile precedentemente inserito dalla sede centrale mediante l applicativo Access. Contatti clienti: consente di inserire direttamente dall agente l anagrafica del contatto di riferimento per il nuovo cliente, qualora non sia presente nell elenco disponibile.

11 Visite clienti: gestisce l inserimento delle informazioni relative alle visite clienti. In particolare i dati richiesti sono: il codice dell agente, il cliente, selezionando la relativa opzione dall elenco disponibile. Qualora non sia presente, è necessario procedere al suo inserimento, selezionando dalla pagina iniziale di menù le opzioni Clienti e Contatti Clienti (per definire il contatto di riferimento per il cliente inserito); il contatto di riferimento, la data della visita, la durata delle visita, il motivo della visita, selezionando la relativa opzione dall elenco disponibile, i problemi riscontrati, fino ad un massimo di cinque inserimenti, le possibili soluzioni, fino ad un massimo di cinque inserimenti, le opportunità di sviluppo, fino ad un massimo di cinque inserimenti, eventuali note aggiuntive.

12 In ogni pagina di accesso ai dati che rientra in questa categoria di INPUT è possibile procedere all inserimento, modifica e/o cancellazione di record, mediante l utilizzo della barra degli strumenti riportata normalmente in pie di pagina. In particolare: consente di inserire un nuovo record; consente di eliminare il record selezionato; consente di salvare il nuovo record inserito; consente di annullare l operazione di inserimento di un nuovo record; consentono di attivare l ordinamento dei dati; consentono di attivare /disattivare i filtri. REPORT Sono disponibili due modalità di visualizzazione dei dati precedentemente inseriti: Elenco visite, che consente di visualizzare in forma sintetica tutte le visite effettuate. Le informazioni riepilogate sono il cliente contatto, la data, la durata ed il motivo della visita; Dettaglio visite, che consente di visualizzare tutte le informazioni relative alle visite effettuate.

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