Progetto NoiPA per la gestione giuridicoeconomica del personale delle Aziende e degli Enti del Servizio Sanitario della Regione Lazio

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1 Progetto NoiPA per la gestione giuridicoeconomica del personale delle Aziende e degli Enti del Servizio Sanitario della Regione Lazio Pillola operativa Integrazione Generazione Dettagli Contabili

2 INFORMAZIONI SULLA VERSIONE Nome file: NoiPA Sanità_05_Integrazione_06_Generazione_dettagli_contabili vs1 0 Data: 05/05/2014 Distribuito a Ministero Economia e Finanza RIEPILOGO REVISIONI E VERSIONI PRECEDENTI Versione Motivo Data Redatto da Approvato da 1.0 Prima emissione 05/05/2014 1

3 1 Generazione Dettagli Contabili Descrizione dell evento L evento in esame consiste nella generazione delle proposte di prima nota contabile - civilistica e gestionale - in riferimento al costo del personale aziendale e nell esecuzione dei controlli logico-formali delle proposte. L evento può essere gestito solo dopo l elaborazione del flusso dati stipendiali descritto di seguito. Nel presente capitolo saranno illustrati i seguenti step operativi propedeutici alla generazione della proposta di prima nota civilistica e gestionale: Step 1 Elaborazione flusso dati stipendiali Step 2 Lancio integrazione HR-AMC NOTA IMPORTANTE Si precisa che: * i valori/codici/diciture contenuti nelle figure sono a titolo di esempio ed è necessario far riferimento alla versione più aggiornata del Nomenclatore * le funzioni visualizzate dai singoli operatori dipendono dai ruoli ai quali sono stati abilitati. 1.1 Step 1 - Elaborazione Flusso Dati Stipendiali Descrizione dell evento L evento in esame consiste nell elaborazione dei cedolini mensili sulla base della configurazione dell aggregatore voce di riferimento. Si sottolinea che l attività in esame può dare di evidenza di errori che sono da correggere prima di rilanciare l elaborazione stessa. Al termine dell elaborazione senza errori occorre tenere nota dell ID di elaborazione del riepiloghi ed export corretto. Step operativi per la gestione dell evento Per la gestione dell evento di elaborazione del flusso stipendiale, attraverso il sistema NoiPA Sanità, occorre svolgere i passi operativi seguenti, che sono descritti successivamente: Step 1.1 Step 1.2 Estrazione flusso dati stipendiali Lettura log e correzione anomalie 2

4 1.1.1 Step Estrazione flusso dati stipendiali Nell ambito della funzionalità definita dal menù sopra specificato, viene di seguito dettagliato il punto a menù di accesso alla funzionalità: Punto a menù : Riepiloghi ed export mensili Menù: Contabilità personale Attività mensili Stampe e riepiloghi mensili Riepiloghi ed export mensili Figura 1 Riepiloghi ed Export Mensili Accesso alla funzionalità Descrizione dello step La procedura di elaborazione dei dati stipendiali che in questa fase si intende descrivere ha la finalità di elaborare i dati per la generazione delle scritture contabili. Informazioni da gestire nello step Nella maschera successiva si impostano i filtri necessari al fine di poter estrarre i dati correttamente. E possibile inserire i filtri manualmente oppure in automatico, selezionandoli in questo caso attraverso la schedulazione salvata. E in questa maschera che si andrà a selezionare l aggregatore di voci standard VOGE. Per la descrizione completa della funzionalità di riepiloghi ed export mensili si rimanda al manuale utente. 3

5 Figura 2 Riepiloghi ed Export Impostazione filtri per estrazione flusso stipendiale Figura 3 Riepiloghi ed Export Impostazione filtri di ordinamento Dopo aver impostato tutti filtri necessari all elaborazione è possibile procedere dando il comando di elaborazione. Al termine dell elaborazione si avvierà l elaborazione e sarà restituito un id di elaborazione, ossia un numero di identificazione dell elaborazione stessa, che ci consentirà di gestirla successivamente. Modifica gestione beneficiari fino a 16 caratteri In fase di generazione flusso d integrazione verso la contabilità per l imputazione diretta degli stipendi il sistema effettua la transcodifica del Beneficiario Aziendale con il Beneficiario Esterno, al fine di riportare nel flusso di integrazione il Beneficiario centralizzato. 4

6 Nelle selezioni dei Fornitori Dare e Fornitori Avere della Gestione dei legami Voci per imputazione in bilancio la gestione del Beneficiario gestisce il codice a 16 caratteri alfanumerici, per la specifica configurazione della procedura Sistema Sanità NoiPA Step Lettura log e correzione anomalie Nell ambito della funzionalità definita dal menù sopra specificato, viene di seguito dettagliato il punto a menù di accesso alla funzionalità: Punto a menù della funzionalità Menù: Contabilità personale Attività mensili Stampe e riepiloghi mensili Riepiloghi ed export mensili Descrizione dello step Ad elaborazione ultimata verrà prodotto un file di log la cui lettura ci permetterà di individuare eventuali anomalie. Le segnalazioni potranno riguardare il mancato legame tra un aggregazione di voce e uno o più conti economici, ancora, il mancato legame tra un dipendente e l aggregazione di personale a cui questi dovrebbe afferire. Sarà necessario sanare tutte le segnalazioni e rilanciare l elaborazione prima di poter passare alla fase successiva. Informazioni da gestire nello step Come indica la testata del log della figura successiva SEGNALAZIONI/RILEVAZIONI ERRORI le indicazioni riportate non sono necessariamente da considerarsi degli errori da correggere, ma possono essere solo segnalazioni da verificare ed eventualmente da sanare se dalla verifica emerge che sono di fatto degli errori. Figura 4 Log di elaborazione Riepiloghi ed Export 1.2 Step 2 - Lancio integrazione HR-AMC Step operativi per la gestione dell evento Per la gestione dell evento di elaborazione del flusso stipendiale, attraverso il sistema NoiPA Sanità, occorre svolgere i passi operativi seguenti, che sono descritti successivamente: 5

7 Step 1 Step 2 Step 3 Ricerca schedulazione da controllare lancio integrazione Controlli di congruità Quadrature Step Ricerca schedulazione da controllare Punto a menù della funzionalità Menù Stipendi Integrazione contabilità generale Lancio integrazione Figura 5 Lancio Integrazione Accesso alla funzionalità Descrizione dello step La prima operazione da compiere consiste nel valorizzare il campo Id schedulazione, ossia l identificativo del flusso dati stipendiali per il mese di rilevazione. La ricerca consentirà di selezionare i record di cui si compone la schedulazione, nell esempio riportato i record sono due, ma possono essere tanti quante sono le zone (sedi di servizio) gestite dall Amministrazione. Figura 6 Ricerca schedulazione 6

8 Figura 7 Risultato ricerca schedulazione Informazioni da gestire nello step Nel campo Id schedulazione deve essere inserito l id di schedulazione della prima fase Al termine della ricerca verranno evidenziate tante righe quante sono le sedi in uso nell AS di riferimento. Cliccando sul pulsante Avanti si accederà alla maschera per l avvio dei controlli descritti nello step successivo Step Controlli di congruità Descrizione dello step Questo step avvia ulteriori controlli, rispetto a quelli della fase di elaborazione del flusso stipendiale, finalizzati alla generazione delle scritture contabili. 7

9 Figura 8 : Lancio funzionalità di Avvio Controlli L avvia controlli potrà avere esito negativo o positivo. I controlli che hanno dato esito negativo vengono evidenziati con una X, come mostrato nella figura di seguito: Figura 9: Esito negativo del controllo Come mostrato nella figura successiva sarà possibile leggere la tipologia dell errore e la relativa descrizione. Per la descrizione delle modalità operative di correzione degli errori si rimanda al manuale utente. Vengono indicati matricola, nome e cognome dei dipendenti a cui fanno riferimento le segnalazioni. Figura 10 Dettaglio errori Informazioni da gestire nello step Se i controlli restituiscono un risultato positivo nella colonna Stato verrà evidenziato un check verde e sarà editabile il tab Avanti. L esito positivo dei controlli deve intendersi come la formale congruità tra dati sottoposti a controllo e le diverse tabelle a cui questi fanno riferimento (tabella dell anagrafica dipendenti, dei conti, delle voci stipendiali ecc). Come si potrà notare dalla figura successiva è data la possibilità di effettuare anche altri controlli utili da lanciare prima dell avvio importazione: 8

10 Figura 11 Lancio ulteriori controlli Al termine di questa fase dovranno essere eseguite le operazioni di quadratura. L avvia importazione rappresentato nella figura successiva permetterà, ad elaborazione ultimata, di effettuare le quadrature stipendiali sulla base di netti per Ruolo e Tipo Dipendente esportati in questa fase. Figura 12 Avvia importazione Step Quadrature Descrizione dell evento Dal punto di menu Dettaglio AMC sarà possibile richiamare l id di schedulazione precedentemente controllato e verificare la quadratura stipendiale. Step operativi per la gestione dell evento Per la gestione dell evento di controllo di quadrature, attraverso il sistema NoiPA Sanità, occorre svolgere i passi operativi seguenti, che sono descritti successivamente: 9

11 Step Ricerca del flusso stipendiale da inviare al sistema contabile Step Elabora Dettaglio AMC Step Ricerca del flusso stipendiale da inviare al sistema contabile Punto a menù : Dettaglio AMC Menù: Stipendi Integrazione contabilità generale Dettaglio AMC Figura 13 Dettaglio AMC Accesso alla funzionalità Descrizione dello step Dal punto di menu Dettaglio AMC sarà possibile eseguire la ricerca del flusso dati stipendiale elaborato a seguito degli step precedenti. Informazioni da gestire nello step La ricerca potrà avvenire richiamando l ID di schedulazione precedentemente controllato e indicando il conto di debito verso personale dipendente Step Elabora Dettaglio Amc Descrizione dello step Dallo stesso punto a menù, eseguita la ricerca, si procede con le operazioni di quadratura. Informazioni da gestire nello step Al fine di poter eseguire la quadratura per ruolo e tipo dipendente occorre inserire nella maschera del dettaglio contabile i seguenti filtri: il conto Debiti v/personale dipendente, nel campo conto dare; attivare l opzione Anche conto avere ; 10

12 attivare l opzione Senza prima nota ; inserire l id di schedulazione; selezionare i singoli ruoli e tipo dipendente; cliccare su ricerca. La procedura restituirà, per ogni combinazione di Ruolo e Tipo Dipendente, il dettaglio contabile con conti Civilistici e Gestionali/Fattori produttivi, delle voci messe in pagamento per quel mese ed i relativi importi. Figura 14 Maschera di dettaglio AMC Prima del trasferimento dei dati alla procedura contabile sarà possibile verificare la quadratura del dato elaborato con il mandato effettuato per il pagamento dei netti al personale. Per ogni combinazione di Ruolo e Tipo Dipendente il totale deve coincidere con quanto pagato nel mese per il singolo ruolo e tipo dipendente. Utilizzare nella maschera dei dettaglio AMC i campi Ruolo e Tipo Dipendente per impostare i filtri necessari ai controlli desiderati. Si consideri ulteriormente che nel caso in cui si vogliano elaborare le scritture per ruolo e natura rapporto occorrerà indicare in maschera i seguenti filtri: - Id schedulazione - Aggregatori PERSONALE di riferimento che identificano le diverse combinazioni di ruolo e la natura rapporto d interesse; Pertanto, se si vogliono, ad esempio, estrarre i dati per il comparto amministrativo a tempo determinato occorrerà riportare in maschera oltre all id di schedulazione i codici PERSONALE seguenti: AC01D, AC02D, AC03D, AC04D, come mostrato nella figura successiva. 11

13 Figura 15: Lancio dettaglio AMC per Personale a Tempo Determinato Si veda nella maschera successiva il risultato della ricerca. Figura 16 Esemplificazione di scritture contabili Per la scrittura contabile riferita all Irap, considerato che il piano dei conti regionale non prevede un distinguo, come per gli oneri sociali, del conto Irap per ruolo e natura rapporto, si procederà all estrazione del dato utilizzando solo il filtro dell id di schedulazione e dell aggregatore VOGE di riferimento: 12

14 Figura 17: Estrazione flusso contabile per IRAP Il risultato dell elaborazione è nella figura successiva: Figura 18 Visualizzazione flusso contabile IRAP Per verificare la quadratura del totale indicare l id di schedulazione salvato e attivare l opzione Visualizza totale importo. Il totale visualizzato deve corrispondere all IRAP movimentata nel corso del mese. 13

15 Figura 19 Dettaglio AMC Filtri per quadratura netti Nella maschera del risultato della ricerca il totale deve coincidere con i netti movimentati nel corso del mese di elaborazione. Figura 20 Dettaglio AMC Visualizzazione netto 1.3 Casistiche particolari Gestione delle casistiche 14

16 Eliminazione dettaglio contabile Elimina Dettaglio Amc Descrizione dello step Di seguito il caso in cui sia necessario procedere all eliminazione di un dettaglio contabile errato. L operazione che sarà eseguita è la ricerca del dettaglio contabile da eliminare relativo a un determinato ID di schedulazione. Menù: Stipendi Integrazione contabilità generale Elimina Cedolini e Dettaglio AMC Figura 21 Elimina cedolini e Dettaglio contabile Informazioni da gestire nello step La maschera di questa funzione permette la ricerca e la successiva cancellazione del dettaglio contabile e/o dei cedolini relativo a un determinato ID di schedulazione. Figura 22 Elimina cedolini e Dettaglio contabile - Dettaglio 15

17 Il pulsante di ricerca si abilita dopo aver eseguito la selezione anagrafica totale o parziale popolando i campi della seleziona anagrafica presenti nella maschera riportata di seguito, oppure cliccando direttamente sul pulsante di ricerca: Figura 23 Elimina cedolini e Dettaglio contabile Selezione Anagrafica La procedura permette in questo modo di visulizzare l elenco di personale oggetto del dettaglio contabile da eliminare: Figura 24 Elimina cedolini e Dettaglio contabile Risultato della Selezione Anagrafica Effettuata la selezione del personale, cliccando sul pulsante seleziona Tutti, la procedura ritorna sulla maschera di ricerca del dettaglio contabile da eliminare: 16

18 Figura 25 Elimina cedolini e Dettaglio contabile Ricerca dettaglio da eliminare Nella figura riportata di seguito viene mostrato il dettaglio contabile da eliminare cliccando sul pulsante Elimina dettaglio contabile Figura 26 Elimina cedolini e Dettaglio contabile Ricerca dettaglio da eliminare 17