ISTRUZIONI SULLE OPERAZIONI DI CAMBIO ANNO CONTABILE 2005/2006 LIQUIDAZIONE IVA - STAMPA REGISTRI - CHIUSURA/APERTURA CONTI

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1 ISTRUZIONI SULLE OPERAZIONI DI CAMBIO ANNO CONTABILE 2005/2006 LIQUIDAZIONE IVA - STAMPA REGISTRI - CHIUSURA/APERTURA CONTI PREMESSA La procedura contabile consente la gestione di più anni in linea. Questo permette di iniziare le registrazioni relative a parcellazione e contabilità dell'anno nuovo senza dover necessariamente terminare quelle dell'anno precedente. Una volta effettuata la procedura di inizializzazione dei contatori del nuovo anno, sarà il programma a proporre correttamente i contatori del nuovo anno o di quello passato semplicemente verificando la data di registrazione che viene indicata dall utente in sede di registrazione dei documenti. OPERAZIONI DA ESEGUIRE PER INIZIARE A LAVORARE NEL NUOVO ANNO Per iniziare ad emettere e/o registrare documenti di parcellazione e contabilità nel nuovo anno è sufficiente inizializzare i contatori per l anno L operatività da seguire è semplice e deve essere eseguita da un solo utente. Inizializzazione dei contatori Dalla barra della procedura selezionare il bottone Config. Cont. e dal menu corrispondente la voce Contatori documenti parcellazione e contabilità. Appare una maschera dove viene proposto l anno corrispondente alla data di sistema del computer: 2005 se l operazione viene fatta entro il 31/12/2005 oppure 2006 se tale operazione viene fatta nel nuovo anno. Confermare l anno proposto: viene

2 presentato l elenco dei contatori per l anno indicato in precedenza (se questo è il 2006 l elenco appare vuoto). Selezionare la funzione Inizializza dalla voce Contatori del menu. Viene proposta nuovamente una maschera con indicato l anno da considerare ai fini dell inizializzazione dei contatori. In questo caso deve essere obbligatoriamente digitato l anno Alla conferma deve apparire il messaggio sotto specificato.ù Se esistono più archivi contabili Nel caso vengano gestiti più archivi contabili selezionando la voce di menu Contatori documenti parcellazione e contabilità viene proposta la lista degli archivi gestiti. L operazione di inizializzazione esposta in precedenza deve essere ripetuta per ognuno di questi. Per gli utenti che gestiscono in modo completo e fiscale la procedura di contabilità riportiamo alcune istruzioni riguardanti: - Configurazione tabella conti per procedura di chiusura/apertura - La liquidazione Iva del mese di dicembre - La liquidazione Iva annuale - La stampa del cronologico/giornale del mese di dicembre - La stampa dei registri per il nuovo anno - La chiusura e apertura dei conti Configurazione tabella conti per procedura di chiusura/apertura 1) Dalla Taskbar cliccare sul bottone Config. Cont. e poi selezionare la voce Piano dei Conti.

3 2) Se viene proposta la lista degli archivi contabili, selezionare quello desiderato e confermare con OK. N.B.: nel caso vengano gestiti più archivi contabili ripetere la procedura che segue per ognuno di essi. 3) Nella finestra di Filtro per la ricerca dei mastri dare OK: viene presentata la lista dei conti. 4) Dalla voce Configurazione del menù selezionare Informazioni per chiusure e aperture del piano dei conti. 5) Nella nuova maschera che appare inserire i 5 mastri richiesti. 6) Al termine premere OK. Liquidazione iva del mese di dicembre 2005 La liquidazione Iva del mese di dicembre che viene effettuata entro il 16 gennaio 2006 deve riportare il dato relativo all eventuale acconto versato nel mese di dicembre. Tale acconto deve essere indicato manualmente dall utente nel filtro che viene presentato all attivazione della funzione Stampa liquidazione iva. Qui esiste un apposita sezione denominata Acconto IVA dove indicare una descrizione relativa all acconto versato e il relativo importo.

4 Liquidazione iva annuale In sede di liquidazione annuale è necessario poter disporre dei dati relativi alle registrazioni iva relative a tutto l anno. La funzione Stampa liquidazione iva mette a disposizione tali dati selezionando il periodo Annuale dalla lista dei periodi oppure indicando manualmente il periodo attraverso la funzione Da data a data e mettendo il segno di spunta in corrispondenza di Stampa il dettaglio dei trattamenti IVA. Nel prospetto di stampa ottenuto ci saranno due distinte sezioni (per iva acquisti e iva vendite) riportanti per ogni trattamento iva i relativi importi di imponibile e iva. Stampa cronologico/giornale del mese di dicembre Il programma non consente di trattare separatamente le scritture di rettifica e di chiusura anno ai fini della stampa delle stesse nel registro contabile. Pertanto prima di stampare in modo fiscale il registro cronologico/giornale del mese di dicembre è necessario eseguire la funzione di chiusura/apertura dei conti di fine anno. Stampa registri nel nuovo anno Prima di stampare i registri del nuovo anno (IVA e Cronologico/Giornale) si devono azzerare i progressivi relativi. Per Iva vendite e corrispettivi: il progressivo di registrazione

5 Per Iva acquisti: viene gestito dal programma Per cronologico/giornale: il progressivo di registrazione e i totali dare e avere La cosa può essere fatta in due modi: 1) Nella maschera di filtro che precede la stampa E possibile impostare/azzerare i progressivi direttamente nel filtro. Ovviamente se la stampa che viene fatta non è di tipo fiscale il programma non aggiornerà i progressivi e alla successiva stampa verranno riproposti gli stessi dati (quindi quelli relativi all anno precedente) 2) Attraverso la funzione specifica Dalla barra della procedura selezionare il bottone Config. Cont. e dal menu corrispondente la voce Progressivi registri contabili. Nell elenco che appare è presente un certo numero di righe ognuna delle quali corrisponde ad un registro con i propri progressivi. Per modificare questi ultimi posizionarsi sulla riga corrispondente al registro, attraverso una delle funzioni dedicate entrare in modifica (tasto destro del mouse - funzione Modifica oppure menu Riporto - funzione Modifica oppure ancora con INVIO dalla tastiera), quindi azzerare i dati specifici per quel tipo di registro. Chiusura e Apertura dei Conti E una funzione che consente di generare in modo completamente automatico le scritture di chiusura di fine anno contabile e le relative scritture di apertura. In particolare la procedura si occupa di riepilogare, per il periodo indicato, i costi e i ricavi rilevando il risultato del periodo (utile o perdita). Attività e passività vengono chiuse a fine anno e successivamente riaperte nel nuovo anno. Vengono generate sette scritture di prima nota che in elenchi e nel libro giornale a video sono identificate sotto i due tipi: - chiusura dei conti di fine anno - apertura dei conti a inizio anno Attraverso la stessa funzione vengono effettuate anche le cancellazioni. Il programma è disponibile dal pulsante Situazioni presente sulla barra di Arianna alla voce di menu Chiusura e apertura conti. Viene presentata una videata dalla quale è possibile selezionare il tipo di operazione da effettuare: - esecuzione della chiusura/apertura - cancellazione della chiusura/apertura Esecuzione della chiusura/apertura La funzione è attivabile utilizzando: - l icona presente nella barra degli strumenti - la funzione Chiude e riapre i conti disponibile da menu Chiusure e aperture

6 Attraverso il filtro proposto vengono indicati i dati relativi al periodo da elaborare e i conti utilizzati dalla procedura per generare le scritture di chiusura e apertura (il nome dei cinque conti è indicato nella maschera di filtro). E necessario anche specificare se le scritture di chiusura/apertura devono essere stampate o meno nel registro cronologico. Il periodo viene indicato nella forma da data / a data (dovrebbe corrispondere all anno solare). Per indicare i conti: - scrivere il codice direttamente nel campo dedicato (per visualizzare la descrizione del mastro - cliccare sulla lente che si trova accanto al campo codice). - cercarli nel piano dei conti utilizzando la lente che si trova accanto al campo codice Quando tutti i dati sono stati indicati è possibile avviare l elaborazione confermando sul bottone OK con il mouse oppure con l INVIO dalla tastiera. La durata dell elaborazione non è quantificabile a priori in quanto dipende, ovviamente, dalla mole di dati contabili presente in archivio. Al termine, nella videata iniziale, sarà proposto un riepilogo delle operazioni eseguite.

7 Vengono normalmente generate sette scritture di tipo prima nota, rintracciabili attraverso gli elenchi e il libro giornale a video, che hanno come identificativo Chiusura conti fine anno e Apertura conti inizio anno. Tali scritture sono modificabili attraverso gli elenchi. Non sono cancellabili direttamente da questi ultimi, ma solo attraverso la procedura dedicata. Cancellazione della chiusura/apertura La procedura di chiusura/apertura conti non è fornita di una fase provvisoria e una definitiva. In effetti è consentito effettuare più volte la generazione delle operazioni di chiusura/apertura purché si abbia l accortezza di cancellare le registrazioni prima di mettere in esecuzione nuovamente la fase di generazione delle stesse. La funzione di cancellazione è attivabile utilizzando: - pulsante - oppure: funzione Cancella le chiusure e le aperture disponibile da menu Chiusure e aperture - oppure: CANC dalla tastiera Il dialogo proposto richiede l indicazione di due date: - la data di registrazione delle operazioni di chiusura - la data di registrazione delle operazioni di apertura

8 Confermando, inizia la procedura di cancellazione al termine della quale viene segnalato che le operazioni di chiusura ed apertura dei conti è stata effettuata. Cliccare su OK oppure dare INVIO per terminare l operazione. Avvertenza E necessario porre una particolare attenzione alle date di cancellazione che vengono indicate in quanto il programma prende per buona l indicazione delle stesse purché in almeno una delle due siano rintracciabili operazioni di tipo chiusura apertura. Facciamo un esempio per cercare di chiarire: Chiusure 31/12/2005 Aperture 01/01/2006 Volendo cancellare le operazioni sarà necessario indicare nel dialogo di inserimento le due date 31/12/2005 e 01/01/2006. Però la cosa verrebbe interpretata in maniera corretta anche se indicassimo le date 31/12/2005 e 10/01/2006 (in questa data non esistono aperture!) in quanto in almeno una delle due date indicate (31/12/98) esistono scritture contabili di tipo Chiusura/Apertura. Il risultato sarebbe quello di cancellare parzialmente le operazioni (in questo caso si cancellerebbero solamente le operazioni del 31/12/98 cioè le operazioni di chiusura).

9 Nome file: ISTRUZIONI SULLE OPERAZIONI DI CAMBIO ANNO CONTABILE 2005.doc Directory: C:\Documents and Settings\Atrevisan\Documenti\# DOCUMENTI-PROG-UTILITY\Istruzioni BugFix Modello: C:\Documents and Settings\Atrevisan\Dati applicazioni\microsoft\modelli\modellobugfix.dot Titolo: ISTRUZIONI SULLE OPERAZIONI DI CAMBIO ANNO CONTABILE 2005/2006 Oggetto: Autore: Atrevisan Parole chiave: Commenti: Data creazione: 02/01/ :14 tt Numero revisione: 1 Data ultimo salvataggio: 02/01/ :59 tt Autore ultimo salvataggio: Atrevisan Tempo totale modifica45 minuti Data ultima stampa: 02/01/ :24 tt Come da ultima stampa completa Numero pagine: 8 Numero parole: (circa) Numero caratteri: (circa)