[5.0.1H4/ 10] Ordini Clienti: Definizione piano di fatturazione

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1 Bollettino [5.0.1H4/ 10] Ordini Clienti: Definizione piano di fatturazione Per risolvere l esigenza delle aziende di manutenzione (che operano su impianti), che richiedono la fatturazione delle righe di ordine per valore e non per quantità (in base agli accordi contrattuali), è stata implementata la possibilità di definire il piano di fatturazione a livello di singolo ordine, per poi procedere all emissione delle fatture in modo diretto dalla maschera di Caricamento Ordini. In sintesi Il flusso prevede: L attivazione di questa modalità di fatturazione L inserimento del piano di fatturazione per ogni ordine L emissione della fattura direttamente dal piano di fatturazione attribuito La chiusura manuale delle righe di ordine interamente fatturate Attivazione del Piano di fatturazione Dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze, abilitare il flag Definizione piano di fatturazione. 17 Poiché dalla funzione ordini è possibile emettere tre tipologie di ordini, è possibile impostare opzionalmente il sottoconto di ricavo da riportare in fattura in alternativa al conto di ricavo presente nell anagrafica dell articolo, compilando i successivi campi Conto. 17 La funzione è disponibile solo con il modulo GESTCONTR2 in licenza.

2 Manuale di Aggiornamento Caricamento Ordine con Piano di fatturazione Attivando il flag nei Parametri della procedura, nella maschera di Caricamento Ordini Clienti viene abilitato il pulsante Piano Fatturazione, per specificare il piano di fatturazione prima di procedere alla conferma dell ordine. Nelle righe dell ordine vengono inseriti gli articoli corrispondenti agli impianti sui cui deve essere effettuato il lavoro (in questo esempio è un ordine di nuova vendita) con quantità uguale ad 1 e nella colonna Prezzo l importo totale della fornitura. Qualora l utente confermi l ordine senza aver definito il piano, viene segnalato un messaggio si avviso che richiede la compilazione del piano. Premendo il pulsante Piano Fatturazione, si apre maschera:

3 Bollettino Per l inserimento delle righe si può scegliere se: - impostare manualmente i codici degli impianti con la data di prevista fatturazione, l importo da fatturare e la descrizione che deve essere riportata in fattura; - premere il tasto Inserimento automatico righe per caricare una riga per ogni impianto (già indicato nel dettaglio dell ordine) riportandone la data di prevista consegna: L utente a questo punto potrà definire intervenire sulle righe, specificandone: la Data prevista di fatturazione (non obbligatorio, può essere specificato successivamente se non si è a conoscenza subito del dato) l Impianto e la relativa descrizione l Importo di ogni fattura la Motivazione che sarà riportata come descrizione in fattura Esempio di definizione del piano di fatturazione Nell esempio, la fatturazione è stata definita in tre fasi (acconto all ordine, primo saldo e saldo finale). Per dividere le righe è possibile utilizzare il tasto Sdoppia riga, posizionandosi sulla riga interessata e creando una nuova riga con la stessa data e lo stesso impianto, ma con importo a zero: si potrà quindi modificare l importo della prima riga e impostare quello della nuova, al fine di quadrare il totale delle righe scomposte con quello della riga in ordine: Per cancellare delle righe premere la combinazione di tasti SHIFT CANC. L importo di euro della prima riga è stato suddiviso in euro. Lo sdoppiamento può essere fatto più volte, così da specificare sulla prima riga l importo che si deve fatturare, e lasciare il residuo su una nuova riga per distribuirlo in seguito. Nel piede della maschera viene riportato in tempo reale l importo assegnato e quello residuo: è possibile confermare il piano quando il valore Residuo è pari a zero.

4 Manuale di Aggiornamento Premendo il pulsante Stampa piano presente nel piede della maschera viene stampato il contenuto della griglia Fatturazione La fatturazione avviene direttamente dalla maschera di Definizione piano di fatturazione: per procedere, selezionare le righe attivando il flag nella colonna Sel e cliccare sul tasto Fatturazione

5 Bollettino Si apre una nuova maschera che richiede i seguenti dati: Doc. da generare: indicare il codice del documento (di tipo FT) da emettere; Data fattura: data del documento in cui emettere la fattura; Assegnazione Manuale Protocolli: per recuperare dei protocolli prenotati; Soggetto a Ritenuta: il flag viene abilitato nel caso nell anagrafica del cliente sia attivata la gestione della ritenuta cliente; l utente potrà confermare il flag oppure toglierlo nel caso in cui (in base alla natura della fattura) la stessa deve essere emessa senza ritenuta. Per le fatture con ritenuta, viene proposto il Codice tributo nel campo successivo, impostato nell anagrafica del cliente. Premendo il pulsante Conferma viene generata la fattura: nell ultima colonna vengono aggiornati i riferimenti delle fatture emesse, mentre nel piede della maschera viene aggiornato l importo totale del fatturato e del residuo da fatturare: Esempio di fatturazione in seguito a definizione del piano Le righe di dettaglio della fattura emessa non sono più modificabili: la fattura può essere solo cancellata interamente, ed in questa ipotesi vengono automaticamente riaperte le righe collegate nel piano di fatturazione (per essere di nuovo fatturate successivamente).

6 Manuale di Aggiornamento Esempio di fattura dopo l impostazione del piano di fatturazione In questo esempio è stata calcolata anche la ritenuta cliente, pertanto nella colonna del Codice Tributo viene riportato il tributo indicato nella maschera di fatturazione. Il dettaglio della fattura è generato con la seguente logica: Nella prima riga viene riportata la nota Ns. Rif. Contratto seguito dal numero di contratto indicato nell ordine. Per ogni riga di impianto fatturato vengono stampate due righe: - una nota con la Motivazione della fatturazione (indicata nel piano di fatturazione); - il codice articolo relativo all impianto e il relativo l importo pianificato. Il codice iva viene prelevato dall articolo, mentre il conto di ricavo viene prelevato dai parametri oppure, se qui non presente, dalla contropartita dell articolo. Se nella riga dell ordine è indicato il codice della commessa viene riportato automaticamente in fattura; se la commessa è legata al centro di costo viene riportato in fattura anche il centro di costo Chiusura dell ordine Dopo la fatturazione completa dell importo in riga di ordine, è necessario chiudere la riga attraverso l apposita funzione di Chiusura Impianti, nella quale si imposta la data di chiusura contabile.

7 Bollettino Stampa del piano di fatturazione È disponibile una stampa delle scadenze di fatturazione previste. Si accede alla funzione dal menù Ordini Clienti Stampa Piano di Fatturazione: Vengono richiesti i seguenti parametri: Da / A data prevista: per indicare l intervallo previsto di fatturazione; Da / A data ordine: per impostare l intervallo dell ordine; Flag Includi scadenze non pianificate: se attivo, vengono stampate anche le scadenze per le quali non è stata impostata alcuna data di prevista fatturazione; Flag Includi scadenze fatturate: per includere anche le scadenze già fatturate; Cliente: per selezionare da multilista uno o più codici cliente; Tipo ordine: per selezionare tutti gli ordini oppure una determinata tipologia, scegliendo tra le seguenti opzioni: 1 - Nuove vendite 2 - Montaggio Intercompany 3 - Grandi riparazioni. La stampa è organizzata per codice cliente e per data di prevista fatturazione. Esempio di stampa delle scadenze pianificate

8 Manuale di Aggiornamento Esempio di stampa con l inclusione delle scadenze fatturate Esempio di stampa con l inclusione delle scadenze non pianificate. Le scadenze non pianificate vengono stampate in coda a quelle di cui è prevista la fatturazione.

9 Bollettino [5.0.1H4/ 11] Gestione interventi per assistenza ente certificatore La gestione degli interventi tecnici è stata implementata per l affiancamento dell ente certificatore che con frequenza periodica (generalmente biennale) deve verificare gli impianti. La funzionalità si integra con la normale gestione degli interventi, offrendo una serie di consultazioni e tabulati che consentono di pianificare l intero processo Tabella Assistenza: Tipo Servizi Assistenze Nella tabella Assistenza: Tipo Servizi Assistenze è stato aggiunto il flag Ente certificatore per indicare se il servizio è relativo all assistenza che il tecnico presta all ente certificatore Interventi La funzione di inserimento degli interventi è stata implementata al fine di gestire l impostazione di dati aggiuntivi in presenza di tipologia di interventi legati all ente certificatore. Dopo avere impostato il codice del tipo visita (in questo esempio "VI ) si apre in automatico una nuova maschera

10 Manuale di Aggiornamento Sono richiesti i seguenti dati: Ente: campo in cui viene riportato il codice dell ente certificatore che ha effettuato la verifica periodica dell impianto (viene proposto il codice dell ente impostato nella scheda impianti); Tipo visita: per indicare il tipo della visita; i valori ammessi sono: Esito della visita: per indicare l esito della visita; i valori ammessi sono: Offerta emessa: se abilitato, il flag indica se è stata inviata al cliente un offerta per l adeguamento dell impianto, in seguito alla verifica dell ente certificatore. Il dato potrà essere impostato anche successivamente richiamando l intervento; Lavori eseguiti: se abilitato, il flag indica se sono stati eseguiti i lavori previsti dalle prescrizioni dell ente certificatore. Il dato potrà essere impostato anche successivamente richiamando l intervento; Note: per indicare delle note particolari relative alle prescrizioni dell ente certificatore. I dati della maschera dell ente certificatore sono richiamabili anche dal pulsante Enti nel piede della maschera che viene visualizzato se il tipo di intervento prevede l ente certificatore:

11 Bollettino Nella scheda impianto, se è stato indicato il numero di mesi per la visita, con la chiusura dell intervento vengono automaticamente aggiornati i seguenti campi: Data ultima visita: coincide con la data dell intervento; Prossima visita: calcolata in base al numero di mesi. Per consultare o modificare in fase successiva si potrà quindi richiamare l intervento da questa maschera oppure dalla consultazione degli interventi, dove si possono estrarre in griglia gli interventi ed accedere alla maschera con un doppio click del mouse. Attraverso il pulsante Enti potremo quindi modificare i dati.

12 Manuale di Aggiornamento Esempio Richiamando un intervento, clicchiamo sul tasto Enti e indichiamo che i lavori sono stati eseguiti con la relativa descrizione degli stessi

13 Bollettino Nuove funzioni di consultazione e stampa Sono disponibili le nuove funzioni di Consultazione visite enti e Scadenze visite enti, alle quali si accede dal menù Assistenza Consultazione visite enti La funzione permette di estrarre la situazione delle visite in base ad una serie di parametri I parametri richiesti sono i seguenti: Da data/ A data: per indicare gli estremi del periodo dell intervento; Impianto: per selezionare attraverso multilista uno o più impianti; Ente: per selezionare attraverso multilista uno o più enti; Cliente: per selezionare attraverso multilista uno o più clienti; Giro di manutenzione: per selezionare da multilista uno o più giri di manutenzione; Tipo visita: per selezionare il tipo di visita oppure per indicare che non viene applicato alcun filtro selezionando l opzione TUTTI; Esito della visita: per selezionare l esito della visita oppure per indicare che non viene applicato alcun filtro selezionando l opzione TUTTI; Offerta emessa: sono possibili le seguenti opzioni: Lavori eseguiti: sono possibili le seguenti opzioni: Visualizza denominazioni: per indicare se oltre ai codici dei campi si devono riportare anche le relative descrizioni, al fine di ridurre le dimensioni della griglia di visualizzazione

14 Manuale di Aggiornamento Premendo il pulsante Estrai vengono caricati in griglia gli interventi in base ai filtri impostati Con il pulsante Stampa viene stampato il contenuto della griglia. Con il pulsante Esporta in Excel invece viene generato un foglio MS Excel con il contenuto della griglia Scadenziario visite Enti La funzione permette di ottenere uno scadenziario per le visite che sono state previste in un periodo al fine di verificare il carico del lavoro dei tecnici, per informare i clienti della scadenza e per coordinare il lavoro con l ente certificatore:

15 Bollettino E possibile impostare i seguenti parametri di filtro: Da data/ A data: estremi del periodo previsto di intervento (si veda il campo Prossima visita nella scheda impianti); Impianto: per selezionare attraverso multilista uno o più impianti; Ente: per selezionare attraverso multilista uno o più enti; Cliente: per selezionare attraverso multilista uno o più clienti; Giro di manutenzione: per selezionare da multilista uno o più giri di manutenzione; Ordina per ente: per estrarre i dati in base ad un ordinamento per codice ente e poi per data (normalmente le visite vengono estratte in ordine di data). Anche in questa funzione è stato previsto di specificare se estrarre le colonne descrittive delle tabelle, attraverso l impostazione dei seguenti flag Se impostiamo come filtro la data pianificata per l impianto dell esempio precedente vediamo che viene estratta la riga Con il pulsante Stampa viene stampato il contenuto della griglia. Con il pulsante Esporta in Excel invece viene generato un foglio MS Excel con il contenuto della griglia.

16 Manuale di Aggiornamento [5.0.1H4/ 12] Gestione del dettaglio dei servizi nei contratti È possibile specificare il dettaglio dei servizi inseriti nei contratti di assistenza, al fine di consentirne il riporto automatico nella fattura, singolarmente con il relativo importo. Si abilita la nuova funzione dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze, attivando il nuovo flag Dettaglio servizi nei contratti Tabella Assistenza: Servizi per fatturazione Nelle Tabelle Società è stata inserita la tabella Assistenza: Servizi per fatturazione dalla quale è possibile specificare opzionalmente per ogni codice servizio i campi: Conto ricavo: ripreso dal piano dei conti; Codice IVA: da tabella iva, da attribuire eventualmente in fase di fatturazione.

17 Bollettino Nelle precedenti versioni, la fatturazione dell importo dei servizi prevedeva che in fattura venisse esposto un unico importo con la somma del canone e dei servizi; in questo modo il codice iva e la contropartita del ricavo venivano prelevati dall articolo corrispondente alla voce del contratto. È possibile impostare entrambi i valori oppure, se non si specifica nessuno dei due campi o se ne imposta solo uno, i campi mancanti in fase di fatturazione verranno prelevati dal codice articolo: Gestione contratti Attivando il flag nei Parametri della procedura non è più possibile digitare l importo nella colonna dei servizi, ma è necessario specificare il dettaglio dei singoli servizi all interno della nuova finestra che si apre con un doppio click nel campo: Per mantenere la compatibilità con i contratti precedentemente caricati è possibile gestire anche una modalità mista nella quale possono esistere contratti con il solo totale dei servizi e contratti con il dettaglio degli stessi. La procedura di fatturazione tratterà quindi in modo differente i due contratti.

18 Manuale di Aggiornamento Nel momento in cui sarà necessario modificare l importo dei servizi l utente dovrà specificare i singoli servizi, in quanto il campo non è digitabile. Inserendo i dati dei singoli servizi alla conferma della maschera verrà riportato il totale nella relativa colonna Fatturazione contratti La procedura di fatturazione è stata modificata al fine di gestire la nuova modalità del dettaglio che prevede l esposizione dei singoli servizi: La fattura verrà generata in modo che il canone viene attribuito alla riga relativa all articolo della voce del contratto. Successivamente vengono riportate tante righe con codice asterisco (*) quanti sono i servizi per la voce con i relativi importi. Il codice del ricavo e il codice iva vengono prelevati dal servizio se impostati oppure dal codice articolo della voce contratto.

19 Bollettino Esempio di generazione fattura con dettaglio servizi In questo caso il servizio 02 non ha dati impostati, per cui segue le impostazioni dell articolo; per il servizio 01 invece, che ha i dati impostati, vengono riportati il codice iva 20 e la contropartita Con la precedente modalità invece la fattura avrebbe avuto i seguenti contenuti

20 Manuale di Aggiornamento Aggiornamento dei canoni e servizi La funzione dia aggiornamento dei canoni è stata modificata al fine di gestire anche l aumento dei singoli servizi per i contratti in cui sono stati specificati. In fase di aggiornamento di un contratto il contratto viene rettificato con i nuovi valori di canone e servizio Per consultare lo storico delle variazioni, è sufficiente un doppio click nella colonna del canone (non nella colonna dei servizi, altrimenti si apre la maschera dei servizi). La maschera è suddivisa in due sezioni: a sinistra vengono riportati i valori di canone e servizi precedenti; a destra invece sono elencati i singoli valori dei servizi:

21 Bollettino [5.0.1H4/ 13] Codice zona cliente nei contratti Con l attuale release è possibile specificare il codice della zona del cliente sul contratto di assistenza ed estrarre i dati nella reportistica contabile dell elaborazione dei crediti e dello scadenziario per amministratore. In precedenza il codice della zona era ripreso unicamente dall anagrafica del cliente. La nuova funzione consente di gestire il codice della zona del contratto, nel caso in cui un cliente sia intestatario di più contratti relativi ad impianti dislocati in differenti zone Parametri della procedura Si abilita la nuova funzione dal menù Archivi Parametri Parametri della procedura, tabella Gestione Assistenze, attivando il nuovo flag Zona su contratto

22 Manuale di Aggiornamento Anagrafica contratti Nell anagrafica dei contratti, se è stato abilitato il flag nei Parametri della procedura, viene visualizzato il campo Zona Nota Bene Se si passa dall attuale gestione sul cliente a quella dei contratti non è previsto un recupero automatico dei dati, per cui bisognerà modificare i singoli contratti Elaborazione crediti La funzione è stata implementata al fine di gestire l estrazione del campo zona dal contratto oppure dal cliente, in base attivazione o meno nei Parametri della procedura. Per i movimenti di ripresa iniziale non collegati al contratto verrà considerata la zona del cliente.

23 Bollettino Stampa scadenziario per amministratore La funzione è stata modificata al fine di gestire l estrazione del campo zona dal contratto oppure dal cliente in base attivazione o meno nei Parametri della procedura. Per i movimenti di ripresa iniziale non collegati al contratto verrà considerata la zona del cliente.