Accise Settore Prodotti Alcolici Manuale d uso

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1 Olitech Informatica Telematico Accise Accise Settore Prodotti Alcolici Manuale d uso Versione del manuale:

2 Indice Accise Settore Prodotti Alcolici Manuale d uso... 1 Indice... 2 Funzionalità generali... 3 Generazione del flusso... 4 Inserimento della firma digitale Invio al Servizio Telematico delle Dogane Registrazione esito di invio

3 Funzionalità generali Raccolta dati in 2 modalità Preparazione dei dati e inserimento della firma Invio all Agenzia delle Dogane Registrazione degli esiti di invio Consultazione dei dati già inviati Multi-tracciato Impostazioni dei parametri Aggiornamento automatico via internet Il funzionamento del programma segue una logica molto semplice ed intuitiva dall alto verso il basso : prima di tutto si devono preparare i dati inserendoli manualmente o importandoli in blocco da una sorgente esterna, come potrebbe essere un file generato da un gestionale dopo aver raccolto i dati, si deve generare il flusso ed applicare la firma digitale a questo punto è possibile inviare il file firmato al Servizio Telematico delle Dogane, da cui si riceverà entro pochi minuti l esito dell invio l ultimo passo, che chiude il ciclo di lavoro, consiste nel registrare l esito ricevuto dal sito web del Servizio Telematico delle Dogane. 3

4 Generazione del flusso Attenzione Prima di qualsiasi generazione di flusso è necessario assicurarsi che la giacenza calcolata dal programma sia conforme a quanto atteso, per cui, prima di procedere con la generazione, eseguire, nella schermata della raccolta dati, una stampa a video e verificare le giacenze. Procedere quindi con la generazione del flusso. Premere, sulla schermata principale, il bottone Generazione flusso. Appare la seguente finestra in cui è necessario selezionare le righe che si intendono inviare al Servizio Telematico delle Dogane. Si devono selezionare, se presenti, tutte le righe attinenti al periodo temporale che si desidera inviare (riquadro giallo): movimentazione dei prodotti alcolici (tipo C) riepilogo crediti e riaccrediti (tipo D) riepilogo dell accisa (tipo E) garanzia sulla circolazione (tipo F) movimentazione dei contrassegni di Stato (tipo G) ravvedimento (tipo R) 4

5 Ogni situazione di partenza è caratterizzata dal fatto che nessuna riga è ancora stata selezionata per l invio; questo è identificabile dalle seguenti condizioni (riquadri rossi): la colonna Inviare di ogni scheda contiene la lettera N, dove N sta per riga da non inserire nel file il conteggio delle righe selezionate per l invio è 0 il bottone Genera flusso non è attivo Per indicare al programma quali righe inserire nel file è necessario procedere in questo modo. Scheda Movimentazione prodotti alcolici C 1. filtrare le righe in base alla data del movimento di magazzino (riquadro rosso) 2. premere il bottone Inviare (riquadro blu) 3. si verificano le seguenti azioni (riquadri gialli) a. la colonna Inviare avrà la lettera S al posto della N b. il conteggio delle righe di tipo C selezionate per l invio passa da 0 al numero di righe selezionate e il totale righe da inviare si aggiorna c. il bottone Genera flusso diventa attivo 5

6 Scheda Riepilogo crediti e riaccrediti - D 1. filtrare le righe in base al periodo (riquadro rosso) 2. premere il bottone Inviare (riquadro blu) 3. si verificano le seguenti azioni (riquadri gialli) a. la colonna Inviare avrà la lettera S al posto della N b. il conteggio delle righe di tipo D selezionate per l invio passa da 0 al numero di righe selezionate e il totale righe da inviare si aggiorna c. il bottone Genera flusso diventa attivo Scheda Riepilogo dell accisa - E 1. filtrare le righe in base al periodo (riquadro rosso) 2. premere il bottone Inviare (riquadro blu) 3. si verificano le seguenti azioni (riquadri gialli) a. la colonna Inviare avrà la lettera S al posto della N b. il conteggio delle righe di tipo E selezionate per l invio passa da 0 al numero di righe selezionate e il totale righe da inviare si aggiorna c. il bottone Genera flusso diventa attivo 6

7 Scheda Garanzia sulla circolazione - F 1. filtrare le righe in base alla data della garanzia (riquadro rosso) 2. premere il bottone Inviare (riquadro blu) 3. si verificano le seguenti azioni (riquadri gialli) a. la colonna Inviare avrà la lettera S al posto della N b. il conteggio delle righe di tipo F selezionate per l invio passa da 0 al numero di righe selezionate e il totale righe da inviare si aggiorna c. il bottone Genera flusso diventa attivo Scheda Movimentazione contrassegni di Stato - G 4. filtrare le righe in base alla data della movimentazione (riquadro rosso) 5. premere il bottone Inviare (riquadro blu) 6. si verificano le seguenti azioni (riquadri gialli) a. la colonna Inviare avrà la lettera S al posto della N b. il conteggio delle righe di tipo G selezionate per l invio passa da 0 al numero di righe selezionate e il totale righe da inviare si aggiorna c. il bottone Genera flusso diventa attivo 7

8 Scheda Ravvedimento R 4. filtrare le righe in base alla data del versamento (riquadro rosso) 5. premere il bottone Inviare (riquadro blu) 6. si verificano le seguenti azioni (riquadri gialli) a. la colonna Inviare avrà la lettera S al posto della N b. il conteggio delle righe di tipo R selezionate per l invio passa da 0 al numero di righe selezionate e il totale righe da inviare si aggiorna c. il bottone Genera flusso diventa attivo 8

9 Dopo aver selezionato le righe da inserire nel flusso, per generare il file procedere nel seguente modo: 1. digitare la data di riferimento del flusso (riquadro rosso) intesa come la data che meglio rappresenta le righe oggetto dell invio; ad esempio: a. se sto inviando tutto il mese di ottobre 2009, la data di riferimento appropriata è 31/10/2009, ovvero l ultimo giorno del mese inviato b. se sto inviando solo le righe fino al giorno 10 novembre 2009, la data di riferimento appropriata è 10/11/ premere il bottone Genera flusso (riquadro blu) Il programma richiede una connessione ad internet (per cui è necessario attivarla se non già attiva), a cui è necessario rispondere con un click sul bottone Ok (premendo Annulla si interrompe la generazione del file). 9

10 Il programma elabora i dati per un certo periodo di tempo (variabile in funzione del numero di righe selezionate per l invio) e genera un file, il cui nome è collegato al proprio codice utente abilitato all invio e alla data di riferimento digitata: i primi 4 caratteri coincidono con il proprio codice utente abilitato all invio le 4 cifre successive rappresentano, rispettivamente, il mese e il giorno della data inserita come riferimento del file Premere il bottone Ok per procedere, seguito da un altro click su Ok alla finestra successiva, che elenca i passi da seguire per inviare il file sul sito delle Dogane: 10

11 Inserimento della firma digitale Premere, sulla schermata principale, il bottone Inserimento della firma. Appare la seguente finestra Cliccando sul bottone Firma (riquadro in rosso), compare la schermata contenente il file generato precedentemente (non ci saranno altri file ma solo quello da inviare): Selezionare, con 1 click, l unico file presente nella Lista file da firmare (riquadro blu) e premere il bottoncino Firma (riquadro rosso), 11

12 ottenendo una richiesta di inserimento password: Inserire la password (attenzione alle maiuscole / minuscole) associata alla firma digitale nel riquadro rosso e premere il bottone Ok (riquadro blu). Premere il bottone Non visualizzare (riquadro rosso) seguito da un altro click sul bottone Conferma firma (riquadro rosso) Se la password inserita è corretta, il file viene firmato e compare nella Lista file firmati (riquadro giallo). 12

13 La procedura di firma è terminata e quindi è necessario uscire premendo la in alto a destra (riquadro rosso). Se la password inserita non fosse corretta, si otterrebbe il seguente messaggio In questo caso, premere Ok e ripetere di nuovo la procedura. 13

14 Invio al Servizio Telematico delle Dogane Premere, sulla schermata principale, il bottone Invio a Agenzia delle Dogane. Appare il seguente messaggio informativo Procedere con un click sul bottone Ok, ottenendo la seguente richiesta L invio al Servizio Telematico delle Dogane può essere eseguito in modalità di prova, denominato Invio in test, oppure in modalità reale, denominato Invio reale. In entrambi i casi si sottopone il proprio flusso alla medesima serie di controlli da parte del Servizio Telematico delle Dogane, il cui risultato è l accettazione o meno del file generato. Un flusso rifiutato dall ambiente di test non determina particolari problemi, se non quelli dovuti alla necessità di correggere gli errori prima di procedere con l invio reale. Gli errori commessi sull ambiente reale sono invece registrati e quindi devono essere corretti immediatamente con un nuovo invio. In altre parole: l invio in modalità di test consente di controllare il proprio flusso prima di renderlo definitivo con l invio reale. Dal punto di vista grafico l ambiente di test e quello reale sono identici a meno di una piccola differenza che li contraddistingue (vedere nei seguenti paragrafi). Per completezza vedremo separatamente le 2 modalità di invio. 14

15 Invio in test Selezionare l opzione Invio in test (riquadro rosso) e premere il bottone Invia (riquadro blu) Il programma informa che si collegherà al sito web delle Dogane Per interrompere l invio premere il bottone Annulla, altrimenti proseguire con un click sul bottone Ok. La pressione del bottone Ok determina l apertura di una finestra del programma (da chiudere solo dopo aver eseguito l invio), che costituisce una piccola guida per l invio del flusso sul sito delle Dogane, e del browser generalmente utilizzato per la navigazione in internet (nelle immagini seguenti sarà utilizzato Internet Explorer). 15

16 Il browser richiede l inserimento di una password al quale è sufficiente rispondere premendo il bottone Ok (riquadro rosso). Compare la seguente schermata Notare la dicitura Ambiente di Prova (riquadro rosso), che sarà l unica differenza grafica tra l ambiente di test e quello reale. A questo punto il sistema richiede che sia specificato il nome e il percorso del file da inviare. 16

17 Premere il bottone Sfoglia Fare click col tasto destro nel riquadro Nome file (riquadro rosso) e sul menù che compare (riquadro blu) selezionare la voce Incolla. Dopo aver selezionato Incolla, fare click sul bottone Apri (riquadro verde). Questa operazione fa comparire il nome del file che deve essere inviato al Servizio Telematico delle Dogane (riquadro blu). Fare click sul bottone Invio file e un altro click sul bottone Conferma della finestra successiva (riquadri rossi) 17

18 La successiva finestra comunica che il file è stato inviato; tuttavia aver inviato il file non significa che questo sia anche stato accettato, per cui devo interrogare il Sito delle Dogane per capire se i controlli eseguiti dal Servizio Telematico delle Dogane hanno dato un esito positivo o negativo, ovvero devo verificare se il file sia stato accettato nel suo complesso oppure se sia stato rifiutato parzialmente o addirittura del tutto. Attenzione: il file rifiutato parzialmente ha comunque un esito POSITIVO; le righe senza errori vengono registrate, mentre quelle con errori devono essere inviate di nuovo. Fare quindi click su Interrogazione (riquadro rosso): Compare la lista dei file inviati con il rispettivo stato del controllo (riquadro rosso): Se in un determinato giorno sono stati eseguiti più invii, saranno visibili tutti i file inviati, dove l ultimo spedito è posizionato in cima alla lista (notare l orario della colonna Data invio ). 18

19 Si possono verificare le seguenti condizioni in funzione dei valori delle colonne Stato file e Errori (il tempo può variare da pochi secondi a diversi minuti in funzione dell occupazione del server delle Dogane): 1. Stato file diverso da Controlli formali e diverso da Controlli sostanziali attendere il cambio dello stato fino alla comparsa di Controlli formali o Controlli sostanziali 2. Stato file uguale a Controlli formali e Errori uguale a Si tutto il file è stato scartato in quanto ci sono degli errori nella struttura del file (esito NEGATIVO) contattare assistenza accise 3. Stato file uguale a Controlli formali e Errori uguale a No il file non contiene errori di struttura attendere il cambio dello stato fino alla comparsa di Controlli sostanziali 4. Stato file uguale a Controlli sostanziali e Errori uguale a Si il file non contiene errori di struttura, ma tutte le righe sono state scartate per valori non corretti (esito NEGATIVO) contattare assistenza accise 5. Stato file uguale a Controlli sostanziali e Errori uguale a No il file non contiene errori di struttura (esito POSITIVO) potrebbero esserci righe con errori Attendere il cambio dello stato significa eseguire una serie di refresh di pagina (premere il tasto F5) ad intervalli di tempo regolari (la pressione del tasto F5 determina il ricaricamento della pagina del browser). In una situazione normale, il punto 5 è quanto ci si deve attendere come punto di arrivo (oppure il punto 3 seguito dal 5). Importante: il solo punto 5, senza aver letto le segnalazioni, non è sufficiente per garantire che l invio sia tutto corretto, pur avendo un esito POSITIVO dell invio. Quando si verifica il punto 5, è necessario eseguire una serie di click successivi per farsi rilasciare dal Servizio Telematico delle Dogane l esito POSITIVO dell invio e le eventuali segnalazioni. Primo click sul numero della colonna Codice file (riquadro rosso): 19

20 Secondo click sul bottone Dettagli (riquadro rosso): Terzo click su POSITIVO (riquadro rosso): Se la voce SEGNALAZIONI esiste, quarto click su SEGNALAZIONI (riquadro rosso): 20

21 Le segnalazioni possono essere sia di tipo Errore (iniziano per E), sia di tipo Avviso (iniziano per S), oppure sono messaggi di tipo Giacenza o Importo tributi. Importante: Le giacenze in ambiente di test possono anche non essere corrette (questo invece non deve verificarsi in ambiente reale, dove le giacenze devono coincidere con quanto atteso). Se ci sono errori o avvisi contattare l assistenza accise (ad esempio, nell immagine che segue non ci sono anomalie ma solo segnalazioni lecite di tipo Giacenza ). Se la voce SEGNALAZIONI non esiste, il file è stato importato senza problemi. 21

22 Se l invio in test è stato eseguito senza anomalie, è possibile passare all invio in ambiente reale. Per procedere, chiudere il browser facendo click sulla X in alto a destra. Chiudere anche la finestra del programma, facendo click sul bottone Chiudi (riquadro blu): e confermare con Ok il messaggio successivo che ci ricorda di inviare il file in ambiente reale (il file resta infatti in stato di Firmato, che precede quello di Inviato ): 22

23 Invio reale Selezionare l opzione Invio reale (riquadro rosso) e premere il bottone Invia (riquadro blu) Il programma informa che si collegherà al sito web delle Dogane Per interrompere l invio premere il bottone Annulla, altrimenti proseguire con un click sul bottone Ok. 23

24 La pressione del bottone Ok determina l apertura di una finestra del programma (da chiudere solo dopo aver eseguito l invio), che costituisce una piccola guida per l invio del flusso sul sito delle Dogane, e del browser generalmente utilizzato per la navigazione in internet (nelle immagini seguenti sarà utilizzato Internet Explorer). Il browser richiede l inserimento di una password al quale è sufficiente rispondere premendo il bottone Ok (riquadro rosso). 24

25 Compare la seguente schermata Notare la dicitura Ambiente Reale (riquadro rosso), che è l unica differenza grafica tra l ambiente di test e quello reale. A questo punto il sistema richiede che sia specificato il nome e il percorso del file da inviare. Premere il bottone Sfoglia Fare click col tasto destro nel riquadro Nome file (riquadro rosso) e sul menù che compare (riquadro blu) selezionare la voce Incolla. Dopo aver selezionato Incolla, fare click sul bottone Apri (riquadro verde). 25

26 Questa operazione fa comparire il nome del file che deve essere inviato al Servizio Telematico delle Dogane (riquadro blu): Fare click sul bottone Invio file e un altro click sul bottone Conferma della finestra successiva (riquadri rossi). Il file è stato inviato; tuttavia aver inviato il file non significa che questo sia anche stato accettato, per cui devo interrogare il Sito delle Dogane per capire se i controlli eseguiti dal Servizio Telematico delle Dogane hanno dato un esito positivo o negativo, ovvero devo verificare se il file sia stato accettato nel suo complesso oppure se sia stato rifiutato parzialmente o addirittura del tutto. Attenzione: il file rifiutato parzialmente ha comunque un esito POSITIVO; le righe senza errori vengono registrate, mentre quelle con errori devono essere inviate di nuovo. Fare quindi click su Interrogazione (riquadro rosso): 26

27 Compare la lista dei file inviati con il rispettivo stato del controllo: Se in un determinato giorno sono stati eseguiti più invii, saranno visibili tutti i file inviati, dove l ultimo spedito è posizionato in cima alla lista (notare l orario presente nella colonna Data invio ). Si possono verificare le seguenti condizioni in funzione dei valori delle colonne Stato file e Errori (il tempo può variare da pochi secondi a diversi minuti in funzione dell occupazione del server delle Dogane): 1. Stato file diverso da Controlli formali e diverso da Controlli sostanziali attendere il cambio dello stato fino alla comparsa di Controlli formali o Controlli sostanziali 2. Stato file uguale a Controlli formali e Errori uguale a Si tutto il file è stato scartato in quanto ci sono degli errori nella struttura del file (esito NEGATIVO) contattare assistenza accise 3. Stato file uguale a Controlli formali e Errori uguale a No il file non contiene errori di struttura attendere il cambio dello stato fino alla comparsa di Controlli sostanziali 4. Stato file uguale a Controlli sostanziali e Errori uguale a Si il file non contiene errori di struttura, ma tutte le righe sono state scartate per valori non corretti (esito NEGATIVO) contattare assistenza accise 5. Stato file uguale a Controlli sostanziali e Errori uguale a No il file non contiene errori di struttura (esito POSITIVO) potrebbero esserci righe con errori Attendere il cambio dello stato significa eseguire una serie di refresh di pagina (premere il tasto F5) ad intervalli di tempo regolari (la pressione del tasto F5 determina il ricaricamento della pagina del browser). In una situazione normale, il punto 5 è quanto ci si deve attendere come punto di arrivo (oppure il punto 3 seguito dal 5). Importante: il solo punto 5, senza aver letto le segnalazioni, non è sufficiente per garantire che l invio sia tutto corretto, pur avendo un esito POSITIVO dell invio. Quando si verifica il punto 5, è necessario eseguire una serie di click successivi per farsi rilasciare dal Servizio Telematico delle Dogane l esito POSITIVO dell invio e le eventuali segnalazioni. 27

28 Primo click sul numero della colonna Codice file (riquadro rosso): Secondo click sul bottone Dettagli (riquadro rosso): Terzo click su POSITIVO (riquadro rosso): 28

29 Se la voce SEGNALAZIONI esiste, quarto click su SEGNALAZIONI (riquadro rosso): Le segnalazioni possono essere sia di tipo Errore (iniziano per E), sia di tipo Avviso (iniziano per S) oppure sono messaggi di tipo Giacenza o Importo tributi. Importante: In ambiente reale le giacenze e gli importi tributi devono coincidere con quanto atteso. Se ci sono errori o avvisi contattare l assistenza accise (ad esempio, nell immagine che segue non ci sono anomalie ma solo segnalazioni ammesse di tipo Giacenza ). Per stampare la lista delle segnalazioni, fare click col tasto destro nel punto indicato dal quadratino rosso (ovvero tra i 2 pulsanti blu) e selezionare Stampa. 29

30 Se la voce SEGNALAZIONI non esiste, il file è stato importato senza problemi ed è sufficiente stampare l esito dell invio facendo click sul bottone Stampa (riquadro rosso): La pagina che segue dalla pressione del bottone Stampa costituisce la ricevuta dell esito di invio rilasciata dal Servizio Telematico delle Dogane; è possibile stamparla oppure salvarla. 30

31 Se l invio in reale è stato eseguito senza anomalie, chiudere il browser facendo click sulla X in alto a destra. Chiudere anche la finestra del programma, facendo click sul bottone Chiudi (riquadro blu): Il programma chiede se l invio del file è stato eseguito senza problemi: Premere Si se l invio è avvenuto con successo (indipendentemente dall esito dei controlli), No se l invio non è riuscito (ovvero premere No solo se non è stato possibile inviare il file). Premendo Si, il programma visualizza il seguente messaggio Eseguire un click sul bottone Ok e passare alla registrazione dell esito di invio, come ricordato dal programma stesso con il seguente messaggio: 31

32 Registrazione esito di invio Premere, sulla schermata principale, il bottone Registra esito invio. Appare la seguente finestra Se il file ha avuto un esito POSITIVO premere il bottone Positivo (riquadro rosso) confermare la richiesta successiva, facendo click sul bottone Si premere il bottone Chiudi (riquadro blu), ottenendo il seguente messaggio la procedura di invio è terminata! 32

33 Se il file ha avuto un esito NEGATIVO premere il bottone Negativo (riquadro verde) confermare la richiesta successiva, facendo click sul bottone Si premere il bottone Chiudi (riquadro blu), ottenendo il seguente messaggio la procedura di invio è fallita, per cui tutto il flusso deve essere inviato di nuovo. Contattare assistenza accise! 33