6.3 Invio Estratto Conto, Recupero Crediti e Rubrica

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1 Bollettino 5.0.1H Invio Estratto Conto, Recupero Crediti e Rubrica E disponibile una nuova gestione dell invio per le funzioni: - Rubrica - Stampa Estratto Conto - Recupero Crediti. Per abilitare la nuova gestione è necessario avviare la funzione Allinea con il menù standard Configurazione Per configurare al funzione di invio , accedere al menù Archivi Impostazioni Configurazione . Di default, è l utente ADMIN che può abilitare la configurazione base, impostando la modalità d invio delle mail (tramite Outlook o winsock) e gli utenti abilitati all invio: può quindi decidere se gli stessi utenti abilitati possano successivamente modificare la propria configurazione, oppure possano solo visualizzarne i dettagli (senza apportare modifica alcuna). Nella finestra di configurazione viene richiesto di compilare i campi per l invio dell . In particolare, i campi delle sezioni Configura e Parametri di Invio dovranno essere completati solo se l invio non avverrà tramite Microsoft Outlook, altrimenti verranno utilizzate le impostazioni salvate in Outlook. Selezionando infatti il flag Usa Microsoft Outlook i campi (già impostati in Outlook) verranno automaticamente ingrigiti. Nel campo Firma Messaggio sarà possibile salvare la firma (in formato testo) di conclusione delle .

2 Manuale di Aggiornamento Tramite il pulsante Abilita Utenti (attivo solo per l utente ADMIN) si possono selezionare gli utenti da abilitare all invio di Di default, solo l utente ADMIN può abilitare la configurazione base per ciascun utente, e può decidere se estendere a tutti gli utenti abilitati lo stesso diritto agendo sui flag: Configurazione Modificabile da Utente: se attivo, tutti gli utenti abilitati potranno configurare l invio di . Configurazione Modificabile Per Società (che si abilita solo dopo aver selezionato il precedente): per consentire all utente di impostare una configurazione diversa per ogni società presente nel gestionale Cliccando sul pulsante Elimina Configurazione verrà eliminata la configurazione visualizzata.solo l utente ADMIN può modificare e/o eliminare la configurazione base. 1 1 Con l utente ADMIN, la configurazione sarà eliminata sul Comune, altrimenti sarà cancellata la chiave di registro relativa alla configurazione per utente o per società nel pc in uso.

3 Bollettino 5.0.1H Invio la nuova gestione nelle diverse funzioni gestionali Quando si procede all invio di una si apre la seguente maschera, nella quale dovranno essere compilati i campi obbligatori (A, Cc, Ccn, Oggetto): Premendo il pulsante lista (o il tasto F5 ) nei campi A, Cc e Ccn viene abilitata la selezione manuale degli indirizzi: Gli indirizzi visualizzati saranno quelli collegati al destinatario dell . Ad esempio, se si tratta di un cliente, saranno estratti tutti gli indirizzi a lui riferiti dall anagrafica clienti, dai suoi contatti e dall agente collegato. Selezionando il flag Estrai Indirizzi da Storico, verranno estratti, e quindi aggiunti, anche tutti gli indirizzi a cui sono stati precedentemente spedite , indipendentemente dal riferimento al cliente selezionato.

4 Manuale di Aggiornamento Il campo Trova indirizzo serve per facilitare la ricerca degli indirizzi in griglia; digitando l indirizzo, o parte di esso nel campo, la procedura cercherà in griglia l indirizzo desiderato, posizionandosi. Premendo il pulsante Conferma, verranno aggiunti nel campo A o Cc o Ccn gli indirizzi selezionati separati dal punto e virgola (;). Premendo il pulsante lista (o il tasto F5 ) nel campo Seleziona Files da Allegare verrà aperta una finestra di selezione dei file da allegare all Una volta selezionato e premuto OK il percorso dei file saranno aggiunti nel campo Elenco Allegati; i file possono essere automaticamente aperti con un doppio click sui relativi percorsi inseriti in tale sezione: Una volta completati i campi obbligatori, l viene inviata premendo il pulsante Invio. Se nella configurazione è stato impostato l utilizzo di Microsoft Outlook, saranno visualizzati da Outlook dei messaggi che chiedono l autorizzazione per l invio dell . Si rimanda al paragrafo Come evitare messaggi di conferma invio di Microsoft Outlook per ulteriori dettagli in merito. Nel caso di invio senza Microsoft Outlook, verrà mostrata una finestra che visualizzerà lo stato d invio e la presenza di eventuali errori, attraverso un file di log.

5 Bollettino 5.0.1H Rubrica Premuto il pulsante Estrai nella funzione Rubrica, ed estratto i dati nella griglia, è possibile selezionare il/i destinatario/i della mail; nel caso si decida di inviare una Ad un unico destinatario, lo stesso verrà inserito nel campo A, mentre se si selezionano più destinatari, saranno automaticamente riportati nel campo Ccn. Dopo aver selezionato il/i destinatario/destinatari, si dovrà premere il pulsante Invia per visualizzare la maschera di invio e procedere come precedentemente descritto:

6 Manuale di Aggiornamento Stampa Estratto Conto: invio per e stampa per agente Oltre alla possibilità di inviare via l estratto conto, è possibile anche stampare lo stesso per Agente; a tal fine, nella funzione Contabilità Stampe Contabili Stampa Estratto Conto sono stati aggiunti: il campo Agente, per visualizzare l estratto conto in base agli agenti selezionati; il flag Prelievo Agenti da Anagrafiche: il flag si attiva solo se è stato selezionato almeno un agente nel campo precedente; se abilitato, l estrazione verrà effettuata considerando gli agenti collegati ai clienti. Viceversa l agente sarà quello presente nelle tabelle dei movimenti. Completata la finestra delle impostazioni di stampa dell estratto conto, cliccando sul tasto Conferma, verrà visualizzata la griglia contenente il risultato dell estrazione. Dopo aver selezionato gli elementi da inviare, premendo il pulsante Invia si apre un menù a tendina dal quale è possibile scegliere tra le opzioni: Clienti: l estratto conto viene quindi inviato al cliente; Agenti: in questo caso, l estratto conto viene inviato agli agenti collegati al cliente. Selezionando questa opzione, si dovrà optare tra: Configurazione Unica: la finestra d invio sarà visualizzata solo per il primo cliente/agente; per gli altri verranno utilizzati i dati impostati la prima volta; Configurazione Per Destinatario: per ogni cliente/agente verrà visualizzata la finestra di invio, per consentire così di impostare manualmente tutti i dati richiesti; Attivando il flag File Singolo, l estratto conto per agente sarà suddiviso per cliente, al fine di agevolare l agente nella consultazione degli estratti conto, consultando un file.pdf per ogni suo cliente.

7 Bollettino 5.0.1H Recupero Crediti Dalla funzione Contabilità Recupero Crediti dopo aver estratto i dati e premuto il tasto Stampa Estratto Conto, si dovrà cliccare sul pulsante Invio ; viene visualizzato quindi un menù a tendina dal quale l utente può scegliere se utilizzare la Configurazione Unica o Per Destinatario: Selezionato il tipo di configurazione, l invio viene effettuato con le modalità già descritte nel paragrafo Stampa Estratto Conto: invio per e stampa per agente.

8 Manuale di Aggiornamento Come evitare messaggi di conferma invio di Microsoft Outlook Utilizzando l invio di tramite Microsoft Outlook, come descritto in precedenza, ogni volta che viene effettuato un invio di dalla procedura gestionale, viene visualizzato il messaggio seguente, generato da Outlook: Questa segnalazione ha lo scopo di garantire la sicurezza del sistema, bloccando l invio automatico di provenienti da oggetti esterni. Se invece non si vuole visualizzare il messaggio descritto, si dovrà procedere con l installazione dell eseguibile gratuito ADD-IN Outlook_setup (Advanced Security for Outlook): 2 Una volta installata l applicazione e riavviato Microsoft Outlook, al primo tentativo di invio effettuato con la procedura gestionale, verrà visualizzata la finestra seguente, dalla quale è possibile autorizzare la procedura a inviare automaticamente, senza dover esprimere il consenso ad ogni invio. 2 Il programma _Add-IN Outlook_setup.exe è disponibile al link ftp://ftp.datalog.it per l utente comune.

9 Bollettino 5.0.1H4-31 Per abilitare l invio senza richieste di ulteriori autorizzazioni, scegliere l opzione Allow access, attivare il flag Always perform this action for this file e premere OK.

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