Outlook Plugin per VTECRM

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1 Outlook Plugin per VTECRM MANUALE UTENTE Sommario Capitolo 1: Installazione e Login Requisiti di installazione Installazione Primo Login... 4 Capitolo 2: Lavorare con Outlook Plugin Collegare a VTE CRM Sincronizzazione dei Contatti Sincronizzazione dei Compiti Sincronizzazione del Calendario Gestione dei Conflitti Preferenze Capitolo 3: Logout Capitolo 4: Faq Capitolo 5: Servizio Clienti

2 Capitolo 1: Installazione e Login 1 Requisiti di installazione Il plugin di Outlook è compatibile con le seguenti versioni di Outlook: WINDOWS 7 x86 WINDOWS 7 x64 WINDOWS 8 x86 WINDOWS 8 x64 OUTLOOK 2007 OUTLOOK 2010 OUTLOOK 2013 x86 x64 x86 x64 x86 x64 DISPONIBILE / DISPONIBILE / DISPONIBILE / DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE / DISPONIBILE / DISPONIBILE / DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE DISPONIBILE OUTLOOK 365 NON DISPONIBILE NON DISPONIBILE NON DISPONIBILE NON DISPONIBILE 2

3 2 Installazione Scaricare il pacchetto di installazione dal sito Attenzione: Il pacchetto di installazione deve corrispondere alla piattaforma di Outlook es: Con Windows 7 x64 e con Outlook x32, la versione del pacchetto del plugin da installare è quella a x32. Attenzione: Prima di eseguire l installazione dell Outlook plugin si raccomanda di chiudere Outlook se aperto. Una volta scaricato il pacchetto, avviare il file di installazione setup.exe e seguire la procedura guidata: Al termine della procedura guidata cliccare sul pulsante Close per terminare l installazione: 3

4 Sarà ora possibile accedere alle funzioni del plugin di Outlook per VTECRM all interno del tab COMPONENTI AGGIUNTIVI in Outlook: 3 Primo Login Per effettuare il login, dal menù VTE CRM scegliere Login: 4

5 Inserire quindi: VTE CRM URL: indirizzo di VTECRM (comprensivo di Nome utente: il nome dell utente di VTECRM Password: la password di accesso dell utente a VTECRM Spuntare l opzione Login automatico all apertura di Outlook per consentire al plugin di Outlook di effettuare il login automaticamente all apertura di Outlook. Premere quindi il pulsante Login. 5

6 Capitolo 2: Lavorare con Outlook Plugin 1 Collegare a VTE CRM Le in Outlook possono essere collegate alle anagrafiche contenute in VTECRM tramite il pulsante Collega Per trasferire una o più mail, selezionare le mail da trasferire e quindi cliccare su Collega Apparirà quindi la maschera per la ricerca dell anagrafica a cui collegare la mail: 6

7 Quindi: 1- Scegliere il tipo di anagrafica a cui si desidera collegare la mail tra Azienda, Contatto, Lead o Fornitore: 2- Attraverso il pulsante Seleziona campi è possibile scegliere su quali campi dell anagrafica deve essere effettuata la ricerca: 3- Indicare quindi il termine da ricercare e cliccare sul pulsante Cerca in VTE : Nota: Il plugin propone sempre la ricerca per indirizzo l indirizzo mittente della mail, è possibile modificare il valore da ricercare. 4- Selezionare l anagrafica desiderata tra i risultati della ricerca e premere Collega : Il tab Modifica Messaggio consente di modificare il testo del messaggio prima del collegamento, questa funzione a seconda delle preferenze che l utente imposta per il plugin di Outlook. Nota: Il CRM inoltre non analizzerà la presenza di virus negli allegati. 7

8 2 Sincronizzazione dei Contatti La sincronizzazione dei contatti permette di sincronizzare il modulo Contatti di VTECRM e la rubrica di Outlook. Per avviare la sincronizzazione cliccare sul pulsante Sincronizza Contatti : Il plugin mostra il dettaglio delle modifiche che effettuerà la sincronizzazione in Outlook e in VTECRM: Cliccando sul pulsante Mostra è possibile visualizzare l elenco dei contatti che verranno sincronizzati: Cliccare su Accetta modifiche per confermare la sincronizzazione. Attenzione: sono sincronizzati solo i Contatti che sono assegnati all utente in VTECRM. 8

9 3 Sincronizzazione dei Compiti La sincronizzazione dei compiti sincronizza le attività di Outlook con i Compiti di VTECRM. Da Outlook, scegliere Sincronizza Compiti : Il plugin mostra il dettaglio delle modifiche che la sincronizzazione apporterà ad Outlook e a VTECRM: Cliccando sul pulsante Mostra è possibile visualizzare il dettaglio. Cliccare su Accetta modifiche per confermare la sincronizzazione. Attenzione: sono sincronizzati solo i Compiti che sono assegnati all utente in VTECRM. 9

10 4 Sincronizzazione del Calendario La sincronizzazione del calendario sincronizza gli appuntamenti del calendario di Outlook con gli Eventi di VTECRM. Da Outlook, scegliere Sincronizza Eventi dal menù: Il plugin mostra il dettaglio delle modifiche che la sincronizzazione apporterà ad Outlook e a VTECRM: Cliccando sul pulsante Mostra è possibile visualizzare il dettaglio. Cliccare su Accetta modifiche per confermare la sincronizzazione. Attenzione: sono sincronizzati solo gli Eventi che sono assegnati all utente in VTECRM. 10

11 5 Gestione dei Conflitti Durante una sincronizzazione po accadere che si verifichino delle situazioni di conflitto: un entità può essere stata modificata in maniera diversa sia in Outlook sia in VTECRM. L utente può impostare nelle proprie Preferenze, nel plugin di Outlook, quale deve essere il comportamento del plugin quando si verifica in conflitto (Outlook vince, VTECRM vince, decidi al conflitto). Si veda il capitolo Preferenze. Se viene scelta l opzione Decidi al conflitto, in caso di conflitto, apparirà una finestra che visualizzerà i dati provenienti da Outlook e da VTECRM, l utente potrà decidere se mantenere il dato di VTECRM o di Outlook: 11

12 6 Preferenze Per accedere alla preferenze del plugin scegliere Preferenze dal menù VTECRM : 1 Generale Dalla scheda Generale è possibile: - scegliere se il plugin deve fare il login automatico a VTECRM quando Outlook viene aperto - se è possibile modificare una mail prima di collegarla a VTECRM - la politica di gestione dei conflitti per la sincronizzazione di Contatti, Eventi e Compiti: Decidi conflitto: l utente decide di volta in volta Outlook vince: i record del CRM saranno sovrascritti VTE CRM vince: i record di Outlook saranno sovrascritti 12

13 2 Sincronizza Dalla scheda Sincronizza è possibile: - scegliere le cartelle del proprio computer dove salvare i dati sincronizzati ATTENZIONE: Cambiare cartella dopo aver sincronizzato con successo può causare la perdita dei dati in VTE CRM: Outlook Plugin non trovando più i dati nella cartella di Outlook ritiene infatti che questi debbano esser stati eliminati. - definire per Contatti, Eventi e Compiti, se si desidera sincronizzare anche ciò che in Outlook viene marcato come privato 3 Altro Dalla scheda Altro è possibile: - abilitare il Log e visualizzare il file di Log e Debug - scegliere la lingua - scegliere le preferenze per la sincronizzazione: la sincronizzazione può essere manuale (solo alla pressione del pulsante Sincronizza) oppure automatica con frequenza predefinita (solo quando Outlook è aperto) 13

14 4 VTE Dalla scheda VTE è possibile: - scegliere il Tipo attività che devono assumere gli eventi creati in Outlook e sincronizzati con VTECRM - verificare gli aggiornamenti Capitolo 3: Logout Si consiglia di effettuare sempre il logout dal plugin di Outlook per VTECRM prima di uscire da Outlook: 14

15 Capitolo 4: Faq Le seguenti problematiche sono note: - Le funzionalità del plugin possono essere compromesse se si usa come separatore dell ora di Windows un carattere diverso da : (due punti). Nel caso di un separatore diverso chiudere Outlook e cambiare il formato dell ora (sia breve HH:mm che estesa HH:mm:ss). - Errori di perdita dei riferimenti possono occorrere se si chiude Outlook mentre una finestra del plugin è aperta. - Dopo il cambio di una cartella di sincronizzazione di Outlook il plugin può trattare alcuni dati come se fossero stati rimossi e tentare di rimuoverli da VTE CRM. - Se la sincronizzazione automatica è attiva ma il pc non riesce a collegarsi a VTECRM per mancanza di connessione il plugin da errore. - Gli eventi ricorrenti di Outlook non sono gestiti dal plugin (non vengono sincronizzati in VTECRM). Capitolo 5: Servizio Clienti Il team di VTECRM è in grado di fornire supporto per il Plugin Outlook. Se hai domande, suggerimenti o desideri, o per ricevere assistenza invia una a: 15

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