Sage Start Archivio file Guida. Dalla versione

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1 Sage Start Archivio file Guida Dalla versione

2 Sommario 1.0 Introduzione Moduli con archivio file Informazioni generali Cancellazione di record di dati Duplicazione di record di dati Flusso di documenti Scambio di dati in amministrazione fiduciaria Configurazione Preparazione Dialogo di configurazione Configurazione di Dropbox Configurazione in locale Sostituzione di un archivio file Archivio file Memorizzazione di un file Apertura di un file Modifica di un file Salvataggio in Cancellazione di un file Tool di pulitura Funzioni Apri Salva in Elimina Svuota cestino Struttura cartelle Backup 19 Guida Archivio file Pagina 2 di 19

3 1.0 Introduzione Molti task eseguiti con un software aziendale sono correlati alla grande quantità di informazioni generate dalle attività giornaliere, come nel caso, ad esempio, di un documento che corrisponde a una registrazione finanziaria o di un offerta che corrisponde a una ordinazione. Le informazioni sono per lo più archiviate in un unico computer. L archivio file consente di collegare un file esterno ai dati interni all applicazione e di riaprirlo in un momento successivo. I file esterni possono essere salvati in una memoria online o in una directory locale. 1.1 Moduli con archivio file Contabilità finanziaria Registrazioni Conti Debi/Fatture Clienti Documento clienti Salario Collaboratore Ciclo di pagamento dei salari Articoli Articoli Registrazioni manuali di magazzino Inventario Credi/Acquisti Fornitore Documento fornitore Prestazioni Progetto 1.2 Informazioni generali I file esterni non vengono archiviati in Sage Start ma viene salvato unicamente il link al documento. I file vengono trasferiti nella memoria online tramite HTTPS (in forma criptata). La grandezza massima di un file da caricare in una memoria online è 150 MB Un eventuale intervento ai documenti dell archivio file effettuato da un ambiente esterno a Sage Start può causare un errore a un apertura successiva con Sage Start. Guida Archivio file Pagina 3 di 19

4 1.2.1 Cancellazione di record di dati Se un record di dati (registrazione) viene cancellato, i file ad esso collegati dell archivio file vengono marcati come cancellati. Se un record di dati (registrazione) con file allegati viene spostato nel cestino e creato di nuovo, i file allegati non sono più collegati alla registrazione ma sono marcati come cancellati Duplicazione di record di dati I file collegati nell archivio dati vengono inclusi nella duplicazione Flusso di documenti I file collegati nell archivio dati non sono compresi nel trasferimento di documenti Scambio di dati in amministrazione fiduciaria L archivio file non viene incluso nello scambio di dati in amministrazione fiduciaria. Il fiduciario non può visualizzare i file archiviati. Se il fiduciario cancella una registrazione, dopo lo scambio Fiduciario <-> Cliente i file collegati nell archivio file vengono marcati come cancellati. Guida Archivio file Pagina 4 di 19

5 2.0 Configurazione 2.1 Preparazione Dropbox Per utilizzare l archivio file con la memoria online «Dropbox» è necessario disporre di un account Dropbox. In assenza un account Dropbox, visitare la pagina per crearne uno. Locale L accesso alla directory è regolato tramite le autorizzazioni Windows. In caso di più utenti si consiglia di configurare le autorizzazioni di accesso nella directory. 2.2 Dialogo di configurazione Per configurare un archivio file, aprire la finestra di dialogo di configurazione alla voce: Dati anagrafici > Gestisci dati anagrafici > Generale > Archivio file Figura: richiamo dialogo di configurazione Archivio file 1 oppure Dati di base > Generale > Archivio file Guida Archivio file Pagina 5 di 19

6 Figura: richiamo dialogo di configurazione Archivio file 2 L archivio file può essere configurato per la memoria online «Dropbox» o per una directory locale. Figura: gestione dell archivio file 2.3 Configurazione di Dropbox Per configurare un archivio per la memoria online «Dropbox», fare clic sul pulsante «Impostare» sotto Dropbox. La procedura di configurazione si avvia. Guida Archivio file Pagina 6 di 19

7 Figura: configurazione di Dropbox Passo 1 Fare clic sul pulsante «Registrazione» per eseguire il login con il proprio account. Figura: registrazione a Dropbox Passo 1 Passo 2 Eseguire la registrazione a Dropbox con i propri dati di accesso. Guida Archivio file Pagina 7 di 19

8 Figura: registrazione a Dropbox Passo 2 Passo 3 Fare clic sull opzione «Consenti» affinché Sage Start possa accedere all account Dropbox. Figura: registrazione a Dropbox Passo 3 Passo 4 Chiudere la finestra di conferma. Guida Archivio file Pagina 8 di 19

9 Figura: registrazione a Dropbox Passo 4 Passo 5 Confermare l accesso di Sage Start al proprio account Dropbox. Figura: registrazione a Dropbox Passo 5 Ora l archivio file è configurato per la memoria online «Dropbox». Guida Archivio file Pagina 9 di 19

10 Figura: Dropbox attivo 2.4 Configurazione in locale Per configurare un archivio per una directory locale, fare clic sul pulsante «Impostare» sotto «Locale». La procedura di configurazione si avvia. Figura: configurazione in locale Indicare la directory per l archivio file e confermare con «OK» per terminare la procedura di configurazione. Guida Archivio file Pagina 10 di 19

11 Figura: inserimento del percorso locale L archivio file locale ora è configurato. Figura: locale attivo Guida Archivio file Pagina 11 di 19

12 2.5 Sostituzione di un archivio file Per sostituire l archivio esistente con uno nuovo, aprire la finestra di dialogo di configurazione dell archivio file alla voce: Dati base > Generale > Archivio file Figura: richiamo dialogo di configurazione Archivio file 1 Selezionare poi il tipo di archivio file (locale o online). Seguire quindi le istruzioni durante la procedura di configurazione. Una volta configurato l archivio file, è necessario copiare l intera struttura della directory del precedente archivio nella locazione di memoria del nuovo archivio file. Questa procedura deve essere eseguita unicamente in caso di sostituzione dell archivio file. Se si passa da una memoria online a una directory locale, è necessario innanzitutto adeguare correttamente i diritti di accesso Windows. Guida Archivio file Pagina 12 di 19

13 3.0 Archivio file I documenti possono essere memorizzati in un record di dati esistente; è quindi necessario salvare il nuovo record di dati prima di memorizzarvi un file. In un record di dati si possono memorizzare più documenti. L archivio file si apre con la funzione «Apri archivio» nel gruppo Ribbon «Archivio». Se l archivio file non è ancora configurato, è possibile aprire il dialogo di configurazione dell archivio tramite un dialogo guida che viene visualizzato automaticamente. Sotto l icona «Apri archivio» tra parentesi (evidenziato in giallo in figura) è indicato il numero di documenti archiviati. Figura: richiamo archivio file L archivio file in una memoria locale o online si differenzia per le funzioni «Modifica» e «Apri». Le due funzioni sono descritte nei relativi capitoli. Figura: archivio file in locale Guida Archivio file Pagina 13 di 19

14 Figura: archivio file in memoria online 3.1 Memorizzazione di un file Nella finestra di dialogo «Archivio file» i file vengono copiati nell archivio file tramite la funzione «Aggiungi». Non è possibile copiare più file contemporaneamente. Con l aggiunta del file nell archivio file vengono salvate anche le seguenti informazioni: Timbro orario (quando il file è stato aggiunto nell archivio) Percorso file (percorso relativo nell archivio file) Utente Dropbox: ricordare che le dimensioni del file da trasferire non possono superare i 150 MB. 3.2 Apertura di un file Questa funzione, disponibile unicamente per l archivio file online (Dropbox), consente di aprire una copia del file originale nell archivio file. 3.3 Modifica di un file Questa funzione, disponibile unicamente per l archivio file locale, consente di aprire e modificare il file originale nell archivio file locale. Se si desidera modificare un file nella memoria online, è necessario scaricare sul proprio computer il file corrispondente con la funzione «Salva in» e dopo la modifica caricarlo di nuovo nell archivio file con «Aggiungi». 3.4 Salvataggio in La funzione «Salva in» consente di salvare sul proprio computer una copia del file originale dell archivio file. 3.5 Cancellazione di un file Guida Archivio file Pagina 14 di 19

15 I dati dell archivio file non vengono cancellati dall archivio dati ma vengono marcati come cancellati. Per cancellare definitivamente il documento, è necessario eseguire una pulitura, che in pratica si realizza come la funzione Cestino in Windows. Attenzione: i file marcati come cancellati non possono essere creati di nuovo. I file marcati come cancellati si possono eliminare definitivamente con il tool di pulitura dell archivio file. Guida Archivio file Pagina 15 di 19

16 4.0 Tool di pulitura Il tool di pulitura «Pulitura archivio» offre le seguenti possibilità: Panoramica di tutti i file dell archivio file Eliminazione di file (irrevocabile) Download dall archivio file online al computer locale Figura: tool di pulitura Il tool di pulitura si può aprire con la funzione «Pulitura archivio» nella finestra di dialogo di configurazione. Figura: richiamo tool di pulitura Guida Archivio file Pagina 16 di 19

17 4.1 Funzioni Figura: funzioni del tool di pulitura Apri Memoria online In un archivio file della memoria online aprire la copia del file originale per l anteprima. Locale In un archivio file locale aprire il file originale per l anteprima Salva in Questa funzione consente di scaricare i file selezionati dall archivio file nel proprio computer Elimina Questa funzione consente di rimuovere in modo irrevocabile dall archivio i file selezionati. Funzione filtro Tutti Attivi Cestino Vengono elencati tutti i file dell archivio file Non vengono elencati i file marcati come cancellati Vengono elencati unicamente i file marcati come cancellati Svuota cestino Tutti i file marcati come cancellati vengono eliminati dall archivio file in modo irrevocabile. Guida Archivio file Pagina 17 di 19

18 5.0 Struttura cartelle La struttura della directory viene creata automaticamente dall applicazione alla prima configurazione dell archivio file. Per ogni modulo viene creata una sottodirectory per l archivio file. Queste sottodirectory vengono create per ogni dossier. La directory del dossier viene a sua volta archiviata nella directory delle anagrafiche «SageFiles»; in questo modo si garantisce che i documenti archiviati per dossier siano separati tra loro. Questa struttura di directory vale per l archivio sia locale sia nella memoria online. Se un documento viene collegato a una registrazione finanziaria o a un conto, viene archiviato nella directory «Finance» (Finanza). Figura: struttura cartelle Guida Archivio file Pagina 18 di 19

19 6.0 Backup È consigliabile eseguire separatamente il backup dell archivio file. I file dell archivio file non vengono inclusi nel processo di backup di Sage Start. Guida Archivio file Pagina 19 di 19