Modulo gestione antiriciclaggio. Soggetti coinvolti

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1 Modulo gestione antiriciclaggio Il modulo consente la completa gestione di tutti gli adempimenti previsti per i liberi professionisti dalla normativa vigente in materia di antiriciclaggio. In particolare è possibile gestire l'archivio Unico Informatico (AUI), quindi l'identificazione dei clienti e dei soggetti interessati alle operazioni e la registrazione di incarichi e prestazioni. Soggetti coinvolti La normativa antiriciclaggio (Decreto 03/02/2006 n.141, artt ) prevede che i soggetti che richiedono le prestazioni debbano essere identificati in modo completo, cioè verificando e rilevando gli estremi di un documento identificativo valido (tra quelli prescritti dalla normativa vigente). Il professionista, quindi, è tenuto ad effettuare una identificazione diretta del soggetto, persona fisica, che gli richiede la prestazione. Quando tali soggetti agiscono per conto di altri (persone fisiche o giuridiche), questi ultimi possono essere identificati anche in modo non diretto, accertando comunque i poteri di rappresentanza attribuiti al soggetto che agisce per loro conto. L'identificazione dei soggetti è necessaria esclusivamente quando esistano prestazioni oggetto di registrazione ai fini della normativa Antiriciclaggio.

2 Registro prestazioni provvisorie Per semplificare e velocizzare il lavoro, le prestazioni prima di essere registrate direttamente nell'archivio Unico Informatico vengono inserite in un archivio provvisorio. Finché non transitano nell'archivio Unico Informatico, le registrazioni provvisorie possono essere liberamente modificate o eliminate; delle modifiche o eliminazioni non viene mantenuta traccia storica. La normativa antiriciclaggio prevede che debbano essere registrate sia prestazioni di importo definito superiore a che di importo indefinito. Possono essere registrate anche prestazioni di importo inferiore a (cd frazionate) quando queste siano riconducibili ad una prestazione generale il cui importo totale supera (Decreto Legislativo del 21/11/2007 n. 231 art. 16). Le prestazioni di importo indefinito sono, ad esempio, quelle relative alla tenuta della contabilità o la redazione di bilancio. Durante l inserimento di una prestazione viene automaticamente effettuata la verificare della corretta compilazione dei dati anagrafici ed identificativi dei soggetti coinvolti. Per accedere alla scheda dettagli è sufficiente fare click sul pulsante visualizzato in corrispondenza della descrizione anagrafica del soggetto. L icona del pulsante cambia in funzione della risultato della verifica: I dati sono corretti ma il soggetto non è presente nell anagrafica AUI. Al momento dell archiviazione definitiva della prestazione il soggetto sarà inserito automaticamente nell anagrafica AUI. I dati sono corretti ed il soggetto è già presente ed aggiornato nell anagrafica AUI I dati sono corretti ed il soggetto è già presente in anagrafica ma sono state effettuate delle variazioni nella scheda anagrafica che dovranno essere sincronizzate con l archivio AUI. L aggiornamento potrà effettuato automaticamente al momento dell archiviazione della prestazione o manualmente con la funzione Aggiorna anagrafica Ci sono errori nei dati anagrafici e/o identificativi del soggetto. La prestazione può essere registrata nell archivio provvisorio ma prima della sua archiviazione sarà necessario correggere tali errori

3 Per accedere ai dettagli fare click sul pulsante

4 Archiviazione registrazioni provvisorie Una volta registrate nell'archivio provvisorio, le prestazioni devono essere trasferite nell'archivio Unico Informatico e rese quindi definitive, nei termini imposti dalla normativa vigente. Le prestazioni registrate nell'archivio Unico Informatico possono essere rettificate o cancellate ma di queste attività resterà traccia storica nell'archivio stesso. Tutte le prestazioni trasferite nell'archivio Unico Informatico saranno eliminate dall'archivio provvisorio. Verifica di conformità dei dati Se per alcuni dei soggetti inclusi nelle registrazioni da trasferire risultano mancanti alcuni dati anagrafici obbligatori (residenza e dati identificativi), o non rispondono alle regole di conformità specificate dalla normativa, le relative registrazioni non possono essere salvate nell'archivio Unico Informatico. Le righe che presentano errori sono evidenziate di colore rosso. Fate doppio click sulla riga per visualizzare la scheda dettagli relativa alla prestazione da archiviare.. Fate click sul pulsante per visualizzare i dettagli del soggetto

5 Rettifica registrazioni Nonostante l'archivio Unico Informatico sia un registro ufficiale, è possibile modificare o cancellare le registrazioni in esso contenute. A differenza di quanto avviene nell'archivio provvisorio, però, di ogni modifica effettuata nell'archivio Unico Informatico viene mantenuta traccia. Il salvataggio delle modifiche comporta l'annullamento della registrazione di origine e la creazione di una nuova registrazione che la sostituisce, con il medesimo identificativo. Per rettificare una registrazione fate doppio click sulla riga.. Per confermare le modifiche è necessario indicare la password di sicurezza inserita in parametri AUI.

6 Aggiornamento anagrafiche Nel caso in cui siano intervenute modifiche ai dati anagrafici dei soggetti coinvolti in registrazioni presenti nell'archivio Unico Informatico, attraverso questa funzione è possibile aggiornare tali dati nell'archivio stesso. Per ciascun soggetto da aggiornare, i dati precedenti verranno storicizzati. La funzione ha l'unico scopo di sincronizzare i dati anagrafici utilizzati nelle registrazioni in Archivio Unico Informatico con quelli dell'anagrafica comune. Ciò significa che le eventuali modifiche anagrafiche dei soggetti devono necessariamente essere effettuate direttamente in Anagrafica comune. Solo dopo aver aggiornato la scheda del soggetto in Anagrafica comune è possibile avviare la funzione di aggiornamento dati nell'archivio Unico Informatico. Attivata la funzione la lista mostra solo i soggetti già effettivamente utilizzati in registrazioni presenti in Archivio Unico Informatico. Selezionare i soggetti che si desidera sincronizzare e premere il bottone Aggiorna anagrafiche. Anche questo aggiornamento, come per le modifiche effettuate sulle prestazioni già registrate nell'archivio Unico Informatico, comporta l'annullamento dei dati anagrafici precedentemente contenuti nella registrazione, dati che vengono storicizzati ed evidenziati in Consultazione. Sicurezza e backup Per sicurezza ed evitare utilizzi errati da parte dell operatore, tutte le operazioni che aggiornano o modificano l archivio AUI richiedono l inserimento di una password impostabile liberamente dalla funzione parametri della gestione antiriciclaggio. Sempre dalla funzione parametri è possibile settare la procedura affinché esegua automaticamente una copia di backup dell archivio AUI prima di qualsiasi operazione di rettifica.

7 Consultazione La funzione permette di consultare agevolmente il contenuto dell'archivio Unico Informatico come richiesto dalla normativa vigente (Provvedimento UIC 24/02/2006, Parte III art.4). Come richiesto dalla normativa viene mantenuta una traccia storica di tutte le operazioni effettuate elencando anche le registrazioni cancellate e annullate. Per visualizzare i dettagli di una prestazione fate doppio click sulla riga.. I pulsanti posti nella sezione variazioni si abilitano in caso di scritture rettificate e consentono la visualizzazione di tutti i record modificati e collegati. Cliccando sui pulsanti posti in corrispondenza dei soggetti coinvolti è possibile consultare le schede anagrafiche dettagliate registrate in AUI.