COME INVIARE AUTOMATICAMENTE LA POSTA ELETTRONICA CON DOCUSOFT

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1 COME INVIARE AUTOMATICAMENTE LA POSTA ELETTRONICA CON DOCUSOFT Con DOCUSOFT è possibile inviare automaticamente ai relativi destinatari messaggi di posta elettronica con i documenti acquisiti in allegato. LA RUBRICA INTERNA È necessario inserire nella rubrica interna di DOCUSOFT tutti i contatti a cui si invieranno i messaggi di posta elettronica. I contatti possono essere importati da file esterni (nei formati testo, DBF o Microsoft Excel) o direttamente da Microsoft Outlook. La rubrica di DOCUSOFT è accessibile dalla finestra principale premendo il pulsante "Utenti". È mostrata le finestra 1. Inserire i contatti in rubrica utilizzando il pulsante Inserisci o importarli tramite il pulsante Importa. In quest ultimo caso è mostrata la finestra 2. Selezionare il pulsante di opzione Importa da file per importare la rubrica da un file in formato testo, DBF o Microsoft Excel. Nel file dovranno essere presenti due colonne, la prima con il nome del contatto e la seconda con il suo indirizzo di posta elettronica.

2 3. Selezionare il pulsante di opzione Importa da Microsoft Outlook per importare la rubrica direttamente da Microsoft Outlook. Non è supportata l importazione diretta da Microsoft Outlook Express. Esportare la rubrica di Microsoft Outlook Express in un file di testo CSV (Comma Separated Values) e importarlo utilizzando il primo metodo. I contatti inseriti in rubrica devono corrispondere esattamente a quelli inseriti nei campi chiave documento (salvo la distinzione tra minuscole e maiuscole). Ad esempio per inviare un messaggio di posta a Direzione Amministrativa inserire un contatto con nome DIREZIONE AMMINISTRATIVA e il corretto indirizzo di posta elettronica. CREAZIONE DEI CAMPI CHIAVE DOCUMENTO È necessario creare alcuni campi chiave documento nei quali inserire il destinatario o i destinatari della posta elettronica, la data / ora di invio e l utente che ha inviato la posta elettronica. La struttura dati di DOCUSOFT è accessibile dalla finestra principale premendo il pulsante "Struttura dati". È mostrata le finestra 1. Portare in primo piano la sezione Campi chiave documento 2. Inserire un campo chiave con titolo Destinatari interni di tipo carattere, di lunghezza 40, eventualmente associato a tabella. Barrare la casella Multiselezione. Si consiglia di usare la tabella di sistema Persone che è poi la rubrica interna di DOCUSOFT. 3. Inserire un campo chiave con titolo Data / Ora invio posta elettronica di tipo data / ora 4. Inserire un campo chiave con titolo Utente invio posta elettronica di tipo carattere, di lunghezza 40, eventualmente associato a tabella. Si consiglia di usare la tabella di sistema Utenti.

3 5. Premere Ok per confermare le modifiche alla struttura dati. ACQUISIZIONE DEL DOCUMENTO DA INVIARE Acquisire un documento con i vari metodi messi a disposizione da DOCUSOFT e, quando richiesto, inserire nel campo chiave "Destinatari interni" almeno un contatto presente nella rubrica interna di DOCUSOFT. IMPOSTAZIONE DELLE REGOLE DI INVIO 1. Selezionare Regole di invio sul menu File > Invia. È mostrata la finestra

4 2. Selezionare il pulsante di opzione Campo chiave con la lista destinatari (A) 3. Selezionare nella corrispondente lista di riepilogo a discesa il campo chiave Destinatari interni 4. Barrare la casella Salva data / ora invio nel campo chiave 5. Selezionare nella corrispondente lista di riepilogo a discesa il campo chiave Data / Ora invio posta elettronica 6. Barrare la casella Salva utente invio nel campo chiave 7. Selezionare nella corrispondente lista di riepilogo a discesa il campo chiave Utente invio posta elettronica IMPOSTAZIONE DEL METODO DI INVIO È possibile scegliere se inviare la posta elettronica direttamente da DOCUSOFT o utilizzare il client di posta predefinito. 1. Selezionare Opzioni sul menu File > Invia. È mostrata la finestra

5 2. Selezionare il pulsante di opzione Invia direttamente per inviare la posta elettronica senza utilizzare il client di posta predefinito. In questo caso sarà necessario impostare opportunamente i parametri per l invio della posta elettronica nella sezione Account predefinito. 3. Selezionare il pulsante di opzione Usa client di posta (metodo avanzato) per inviare la posta elettronica utilizzando il client di posta predefinito. Se è installato nel sistema, si consiglia di utilizzare Microsoft Outlook selezionando il relativo pulsante di opzione. INVIO DELLA POSTA ELETTRONICA Aprire la lista dei documenti eventualmente dopo aver impostato un criterio di ricerca per trovare i soli documenti da inviare (es. documenti non ancora inviati per posta elettronica). 1. Premere Invia. E mostrata la finestra

6 2. Selezionare Tutti i documenti nella lista di riepilogo a discesa Invia 3. Selezionare il pulsante di opzione Crea un messaggio per ogni documento 4. Barrare la casella Allega immagini / documento elettronico per allegare al messaggio di posta elettronica l immagine del documento o il documento elettronico associato ad ogni elemento della lista dei documenti se questo è presente 5. Selezionare il pulsante di opzione Allega immagini per allegare al messaggio di posta elettronica l immagine del documento. Selezionare il pulsante di opzione Allega documento elettronico per allegare al messaggio di posta elettronica il documento elettronico associato ad ogni elemento della lista dei documenti se questo è presente. 6. Selezionare i pulsanti di opzione Invia immagini nel formato originale o Converti nel formato per scegliere se non convertire o convertire in un formato diverso le immagini acquisite. Nel secondo caso scegliere il formato nella lista di riepilogo a discesa e barrare la casella Multipagina se il file convertito deve essere un file contenente tutte le pagine del documento. 7. Barrare la casella Usa regole di invio. Se la casella è barrata per inviare i messaggi di posta elettronica saranno usate le regole di invio. 8. Barrare la casella Mostra la finestra di dialogo se si vuole esaminare ed eventualmente modificare ogni messaggio di posta prima che questo sia inviato. 9. Premere Ok. I messaggi di posta vengono creati ed inviati ai relativi destinatari.