Z3 B1 Message Addon Invio Massivo Documenti via e Fax per SAP Business One

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1 Z3 B1 Message Addon Invio Massivo Documenti via e Fax per SAP Business One Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 1 di 19

2 Sommario Introduzione... 3 Installazione... 3 Attivazione... 3 Configurazione... 5 Gestione invio mail massivo Invio / FAX Interrogazione Invii Invio automatico messaggi al salvataggio / modifica dei documenti commerciali Utilizzo del Client di Posta MS Outlook per l invio Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 2 di 19

3 Introduzione Z3B1 Message è l addon per SAP Business One per l invio massivo dei documenti ed altri report (configurabili dall utente) via e via Fax (con win fax) Installazione L installazione di Z3 B1 Message segue la normale procedura degli addon di SAP B1, ovvero mediante file.ard e.exe. Al termine dell installazione dell addon al primo avvio su una azienda verranno create tutte le tabelle utente necessarie. Terminata la creazione delle tabelle occorre inizializzarle con i valori di default lanciando l apposita voce di menu: Amministrazione Definizione Z3 B1 Message Inizializzazione Addon. Dare Conferma al sistema: Attivazione Al termine della procedura di installazione viene aperta una finestra di attivazione dell addon in cui è necessario fornire una chiave di licenza. Viene richiesta una chiave di licenza generale valida per il server SAP B1 su cui è installato l addon: Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 3 di 19

4 Per ogni utente è necessario assegnare la licenza DELL ADDON Z3_B1_Message all utente mediante funzionalità di SAP B1 (Amministrazione Licenza Gestione Licenza): Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 4 di 19

5 Configurazione Al primo utilizzo, prima di configurare l addon occorre inizializzarle con i valori di default lanciando l apposita voce di menu: Amministrazione Definizione Z3 B1 Message Inizializzazione Addon. Prima di utilizzare l addon è necessario settare i valori nella tabella di configurazione. Le altre tabelle usate dal sistema sono accessibili mediante le voci sotto il menu Amministrazione Definizione Z3 B1 Message Tabelle. Per accedere ai parametri di configurazione occorre lanciare la voce di menu Amministrazione Definizione Z3 B1 Massage Configurazione Addon Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 5 di 19

6 I parametri di configurazione sono i seguenti: Addon Version: Db Language: Licence Key: Crystal Report Usr (CRuser): Crystal Report Psw (CRpsw): Crystal Report Path (CRpath): Server smtp Username smtp Passowrd smtp Path allegati Invio tramite PEC Versione dell addon (gestito in automatico) Lingua impostata sul db. IT Italiano; EN - Inglese Chiave di attivazione addon a livello di server SAP B1 Username per accesso al DB usato da Crystal Report. Password per accesso al DB usato da Crystal Report. Percorso in cui vengono depositate le stampe. Utilizzare il percorso di rete e non quello locale in caso di cartella condivisa. Gestione Nome o indirizzo ip del server SMTP (in caso di porta diversa da quella standard 25 mettere server: porta ) Username per accesso al server smtp. Password per accesso al server smtp Cartella di appoggio per creazione pdf da allegare alle mail Se si usa come mittente un indirizzo di post acertificato. Quindi indicare il server e la porta: di solito la 465 Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 6 di 19

7 Server fax Gestione Fax Nome o indirizzo ip del server FAX di WINFAX Le altre tabelle utilizzare dall addon sono: Tipi di Documento Tale tabella permette di configurare in modo completo i tipi documento che si vogliono inviare via mail. È possibile aggiungere anche documenti (stampe) non commerciali. Occorre indicare: Code: Name: Query: Oggetto mail: Testo mail: codice tipo documento (numero interno di SAP) nome tipo documento query per estrarre le righe di documento per l invio. ATTENZIONE: è possibile personalizzare la query con i filtri di ricerca [%U_DataDa%], [%U_DataA%], [%U_DocNumDa%] e [%U_DocNumA%]; NOTA BENE: i campi ed i nomi delle colonne nella query devono essere quelli utilizzati nei modelli. testo predefinito da usare come oggetto per le mail per questo tipo di documento; testo predefinito da usare come contenuto per le mail per questo tipo di documento; Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 7 di 19

8 Modelli documento: Contiene i modelli di stampa in crystal report usati per creare i file pdf da allegare alle mail Occorre indicare: Code: Name: Descrizione: FileName: Tipo Documento: Prefisso Pdf: progressivo manuale progressivo manuale nome che descrive il modello di stampa nome del file.rpt del report in crystal report collegamento con il tipo documento a cui il modello fa riferimento; prefisso da usare nel file pdf prodotto ed allegato alla mail; Link documento: Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 8 di 19

9 Contiene le tipologie di link da associare ai contatti dei Business Partner per indicare quali contatti sono oggetto dell invio della mail per ciascun tipo di documento Code: Nome: Elenco Tipi Documento progressivo manuale descrizione Tipi documento compresi tra virgole In questo modo quando si seleziona l invio di un tipo di documento vengono proposti gli indirizzi dei contatti associati a tale tipo di documento Tipi di Invio: Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 9 di 19

10 Contiene le modalità di invio possibili (da non cambiare). Nessun invio, solo fax, solo e fax e insieme. Setting Form: Contiene le informazioni per poter inviare in modo automatico i messaggi al salvataggio di un documento commerciale: per ogni tipo di documento occorre indicare i parametri della form ed il layout di syampa da usare. Code: Nome: ID tipo oggetto ID form ID campo serie ID campo docnum Tipo documento Modello documento Attivo codice (ad esempio il numero dell oggetto) descrizione Id dell oggetto del documento commerciale che si vuole inviare (ad esempio 13 per fattura cliente, 14 nota credito, etc) Id della from del documento Id del campo serie sulla form Id del campo docnum sulla form Tipo di documento (link alla relativa tabella) Layout di stampa da usare per creare l allegato al messaggio da inviare Indicazione se tale modello è attivo Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 10 di 19

11 Gestione invio mail massivo Z3 B1 Massage comprende: Invio permette di inviare in modo massivo le Invio Fax: permette di inviare in modo massivo i fax con WIN FAX Interrogazione Invii: permette di accedere al log relativo ai precedenti invii massivi eseguiti. Invio / FAX Questa funzione permette di filtrare i documenti da inviare via mail in modo massivo. Nella prima form sono presenti una serie di filtri: Occorre indicare il Tipo Documento, il modello Documento da utilizzare come modello di layout per la creazione del file pdf, filtri da data a data e da numero a numero documento. Inoltre è possibile indicare: Se inviare unica mail per cliente con in allegato tutti i pdf dei documenti indicati, oppure una singola per ciascun documento; Se inviare anche la mail all agente indicato sul documento (ovvero nella query parametrizzata); Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 11 di 19

12 Se vi vuole utilizzare come client di posta elettronica il client Outlook (non versione express). Altrimenti si utilizza il client interno all addon Z3 B1 Message Premendo il pulsante Ok viene aperta la form con l elenco dei documenti da inviare e la composizione del messaggio: Nel primo tab Composizione Messaggio vengono proposti i campi relativi alla mail da inviare: del mittente : prende come default l indirizzo associato all utente di SAP; Oggetto Messaggio : prende il testo indicato nella tabella dei tipi di documento; Testo del Messaggio : prende il testo indicato nella tabella dei tipi di documento; Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 12 di 19

13 NOTA: nell oggetto e nel testo del messaggio è possibile inserire dei tag per creare del testo dinamico in cui indicare il numero del documento, la data, la ragione sociale del Business Partner, etc: [%DocNum%] Numero del documento [%DocDate%] Data del documento [%NomeBP%] Ragione sociale del business partner [%CodBP%] codice del business partner ATTENZIONE: i TAG sono CASE SENSITIVE e vanno inseriti come riportati in questo documento Nel tab Scelta Documenti è presente una griglia in cui scegliere i documenti e modificare i dati dei destinatari: In base alle query indicate nella tabella Tipi di Documento vengono proposti i singoli documenti con informazioni sul cliente e riferimento al contatto a cui inviare la mail e l dell agente. Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 13 di 19

14 NOTA 1: NOTA 2: le del destinatario e dell agente possono essere modificati; Stesso vale nei fax per i numero telefonici per ogni documento possono essere presenti 1 o più righe ciascuna per ogni contatto BP linkato come destinatario (in base al campo utente presente sul contatto) NOTA 3: l agente è quello indicato sul documento. Viene aggiunto un campo utente sulla anagrafica degli addetti alla vendite in cui inserire l indirizzo ed il numero di fax Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 14 di 19

15 NOTA 4: NOTA 5: Per selezionare più righe occorre attraverso SHIFT e CTRL selezionare una o più righe sulla griglia e premere i pulsanti Seleziona o Deseleziona. ATTENZIONE: nel caso si voglia utilizzare il fax è necessario che il client che si sta utilizzando sia correttamente configurato per funzionare con il server fax di windows. Scelti i singoli documenti da inviare premere il pulsante Invio Messaggi. L addon: Utilizzando il modello in crystal report indicato nella form di selezione (presente sotto la relativa cartella indicata in parametrizzazione addon) crea i file pdf e li deposita nella tabella di appoggio temporanea (presente sotto la relativa cartella indicata in parametrizzazione addon); Compone i singoli messaggi e li invia allegando i file pdf prodotti in precedenza; Al termine dell invio apre la form con il log dell invio delle singole appartenenti alla stessa sequenza di invio appena prodotta NOTA 1: se si riceve errore nella form del log occorre procedere nuovamente all invio. Interrogazione Invii Questa funzione permette visualizzare il log relativo alle singole sequenza di invio. Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 15 di 19

16 È possibile filtrare le mail inviate in base al tipo documento, all utente, alla data di invio e all id che identifica la sequenza di invio. Quindi viene aperta la form di dettaglio con i dati delle singole mail inviate con successo oppure per le quali si è avuto un messaggio di errore: Invio automatico messaggi al salvataggio / modifica dei documenti commerciali Questa funzione permette di inviare in automatico il documento via messaggio ( o fax) quando lo si aggiunge o lo si modifica. Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 16 di 19

17 Quindi è necessario impostare per ogni Business partner le regole di invio automatico andando sul menu contestuale da tasto destro Z3 MES Setting Invio Automatico Messaggi Quindi verrà aperta la form aggiuntiva in cui per ogni documento saranno indicate le preverenze di invio automativo oppure il non voler fare l invio automatico per tale business partner: Verranno proposti tutti i modelli di invio automatici impostati (si veda tabella Setting Form ): Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 17 di 19

18 Oggetto: Descrizione: CodBP: Azione: Conferma: Auto BP: Auto Agente: ContattoBP: Code: indica l oggetto per cui si viole fare l invio automatico Descrizione dell oggetto (documento commerciale e relativo layout di stampa dell allegato pdf) Codice de bp corrente Indica quando scatta l invio sulla form: alla sola aggiunta del documento (A ) oppure ad ogni modifica (U) oppure in aggiunta e modifica (AU) Indica se si vuole o meno richiedere la conferma all utente prima dell invio Modalità di invio al contatto del BP (solo fax, solo mail, entrambe, oppure NESSUN INVIO) Modalità di invio all agente indicato su tale documento (solo fax, solo mail, entrambe, oppure NESSUN INVIO) Permette di personalizzare a chi inviare il messaggio in automatico: se ALL Contatti Selezionati allora lo invia a tutti i contatti sul BP compatibili con il tipo documento che si sta inviando (in base al campo sul contatto ( Link Tipo Documento ); se invece DOC Contatto sul Documento si invia il messaggio solo al contatto indicato sul documento nell apposito campo Contatto Codice della riga salvata All inserimento o modifica del documento, se impostato l invio automatico di tale documento verrà inviato un messaggio ( e/o fax) ai contatti collegati nell anagrafica BP con le regole definite sopra. NOTA 1: nell invio automatico occorre impostare sull utente di SAP se si invia attraverso il client mail interno all addon Z3 B1 Message oppure se si utilizza il client MS Outlook: Utilizzo del Client di Posta MS Outlook per l invio Per l invio automatico oppure massivo delle mail è possibile utilizzare il client MS Outlook (non versione Outlook Express). Nell invio automatico occorre che il client da usare sia impostato nel campo utente in anagrafica utente. Quando si invierà la mail dall outlook il sistema richiederà, in base alla autorizzazioni impostate, i permessi di inserire gli allegati nella mail. Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 18 di 19

19 Quindi fornire il consenso per inserire gli allegati: Inoltre come indirizzo mittente viene usato quello predefinito impostato sull Outlook. Prima di inviare le mail mediante addon utilizzando l outlook è necessario che l outlook sia aperto sul client che sta usando SAP e l addon Z3 B1 Message. Manuale Z3 B1 Message Versione 2.60 Pagina 19 di 19

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