IL SISTEMA INFORMATIVO DEL POLICLINICO A. GEMELLI E DELL UNIVERSITA CATTOLICA DEL SACRO CUORE SEDE DI ROMA

Transcript

1 Questo documento vuole essere di supporto al nuovo servizio Web-mail per l'utilizzo della posta elettronica dell Università Cattolica del Sacro Cuore sede di Roma (UCSC) attraverso il web. La nuova release consentirà un più facile utilizzo della posta elettronica UCSC soprattutto fuori sede, tramite la rete internet, utilizzando un qualsiasi browser (Netscape, Internet Explorer, ecc). La pagina di accesso al sito è raggiungibile tramite i seguenti link: o ; Fig. 1 La fig. 1 è la schermata iniziale del web-mail, da questa è possibile accedere a varie funzionalità: - Inserendo lo username (la parte che nell indirizzo di posta elettronica) e la password si accede alla propria casella di posta, con conseguente possibilità di leggere i propri messaggi, scriverne di nuovi, utilizzare la rubrica personale, il calendario e schedulare delle attività (per l'utilizzo del vecchio Web-mail si rimanda alla documentazione disponibile cliccando sul link info). - Abilitando la funzione "Ricorda username e password" (settando il relativo flag ) è possibile collegarsi a Webmail senza la richiesta di credenziali - (solo dal PC in cui è stata abilitata l account) - per un periodo di una settimana, decorsa la quale si disabiliterà in modo automatico tale possibilità. Tale automatismo si può disabilitare cliccando sul pulsante scollegarsi all interno dell applicativo. Pagina 1 di 14

2 - Tramite il link Cambia Password (fig. 2) è possibile modificare la propria password, inserendo prima la vecchia; nel caso in cui non la si ricordi, è possibile rivolgersi al personale addetto del CED. Fig. 2 - Utilizzando la funzione Gestione casella è possibile configurare alcuni parametri di seguito riportati in fig. 4, specificando preventivamente i campi riportati in fig. 3 e cliccando su Connetti : Fig. 3 Pagina 2 di 14

3 Fig. 4 Il layout della fig. 4 è suddiviso in tre sezioni: nella prima è possibile utilizzare l opzione del cambio della password; nella seconda, attraverso l opzione Inoltro Casella a, è possibile inserire un indirizzo di posta elettronica sul quale verranno inoltrati automaticamente tutti i messaggi ricevuti sulla posta UCSC; inoltre, fleggando la funzione Abilita Salvataggio Copia e Forward, è possibile mantenere una copia dei messaggi anche sul server UCSC; nella terza sezione è attivabile l opzione Abilita Autorisponditore, attraverso la quale è possibile impostare un messaggio di risposta automatica per le mail in arrivo (utile nei periodi di assenza). - Gestione mailing list è una funzionalità utilizzabile solo dagli amministratori di sistema. - Info. Cliccando su questa funzionalità compare la finestra di cui alla fig.5 con un link per accedere al vecchio web-mail. Inoltre è fornita la possibilità di inviare un messaggio all'amministratore del sistema tramite una form. Sulla schermata è riportata una serie di informazioni utile nel caso di problemi. Pagina 3 di 14

4 Fig. 5 APPLICATIVO WEB-MAIL Inserendo negli appositi campi Username e Password e cliccando sul pulsante login si accede all applicativo web-mail, la cui schermata iniziale, riportata in fig. 6, è suddivisa in varie sezioni: - sulla sinistra: - Cartelle; - Calendario; - Opzioni; - in alto: - icone relative alle funzionalità più importanti; - al centro: - cartella attiva, di default l INBOX; - a destra: - icone con ulteriori funzionalità e informazioni sulla casella di posta. Pagina 4 di 14

5 Fig. 6 Di seguito viene sommariamente descritto quanto contenuto nella fig. 6, schermata principale del nuovo applicativo Web-mail. La sezione Cartelle contiene di default le voci (potenzialmente si possono aggiungere ulteriori cartelle e/o sottocartelle): - Inbox: posta in arrivo; - Drafts: bozze; - Sent: messaggi inviati; - Trash: cestino, contenete i messaggi cancellati. La sezione Calendario (fig. 7) permette di inserire un appuntamento o un impegno in un giorno prestabilito. Fig. 7 Una volta selezionato il giorno (fig. 7), si apre un ulteriore schermata (fig. 8): Pagina 5 di 14

6 Fig. 8 Cliccando sull opzione AGGIUNGI, in corrispondenza dell ora in cui si intende fissare l appuntamento, il programma consente di inserire (tramite la compilazione della finestra illustrata nella fig. 9) alcune informazioni relative all impegno da schedulare. Fig. 9 Pagina 6 di 14

7 La sezione Opzioni è articolata nelle funzioni Cambio impostazioni e Impostazioni della cartella. La prima funzione permette (vedi fig. 10) di personalizzare le informazioni personali relative all indirizzo di posta elettronica. In proposito, si evidenzia che gli spazi gialli devono essere necessariamente riempiti. Fig. 10 Pagina 7 di 14

8 La seconda (impostazioni della cartella) permette di personalizzare le cartelle e le loro funzioni(fig. 11). Fig. 11 Nella sezione in alto della schermata iniziale è riportato il menù Principale (Fig. 12), composto da cinque icone con le seguenti funzionalità: Fig INBOX: richiama la cartella posta in arrivo. Pagina 8 di 14

9 - COMPONI: cliccando sull icona appare una schermata (fig. 13) che permette, tramite la compilazione dei vari campi, la creazione e il conseguente invio del messaggio di posta elettronica. Fig INDIRIZZI : selezionando questa icona è possibile creare una rubrica di indirizzi personale utile per richiamare automaticamente i destinatari dei propri messaggi (fig. 14). Fig. 14 Pagina 9 di 14

10 - CARTELLE: selezionando la funzione che interessa è possibile: creare una nuova cartella nonchè rinominare, eliminare e rimuovere una cartella preesistente, (vedi fig. 15).Tali modifiche saranno rese visibili sulla schermata iniziale premendo il tasto aggiorna collocato nella sezione cartelle. Fig OPZIONI: selezionando questa icona appare una schermata contenete delle informazioni riguardanti le impostazioni e le personalizzazioni apportabili sulla propria casella di posta elettronica (fig.16). Fig. 16 Pagina 10 di 14

11 Fig Flag: evidenzia la/le riga/righe selezionate colorandola/e in rosso, inoltre inserisce una bandierina, tutto ciò per evidenziare l importanza del/dei messaggio/i; - Unflag: toglie il messaggio selezionato dal suo stato di importanza; - Letti: contrassegna il messaggio/i selezionato/i come letto/i; - Non letti: contrassegna il messaggio/i selezionato/i come da leggere; - Cancella: Elimina il/i messaggio/i selezionato/i. Le funzioni Flag, Unflag, Letti, Non letti e Cancella (fig.17) sono applicabili ai messaggi preventivamente selezionati. Per selezionare il messaggio a cui si vuole applicare l opzione è necessario spuntare la casellina riportata sulla sinistra di ciascuna riga come mostrato in fig.18. Fig. 18 È anche possibile selezionare tutti i messaggi relativi alla cartella visualizzata cliccando sulla casellina seleziona tutti (fig.19). Fig. 19 Nella fig.20 sono presenti ulteriori icone, ciascuna con associata una funzione ben definita. Fig. 20 Pagina 11 di 14

12 Selezionando l icona attività ( To do ) si apre la schermata di seguito riportata (fig. 21), dove è possibile schedulare delle attività: Fig. 21 Con il pulsante nuova attività. si apre un ulteriore schermata (fig. 22) che rende possibile aggiungere una Fig. 22 A questo punto, cliccando sul tasto 23., si aggiunge l attività come evidenziato dalla fig. Fig. 23 Pagina 12 di 14

13 - Selezionando l icona (Notes) e cliccando sul tasto si apre la seguente finestra (fig. 24), dove è possibile inserire dei promemoria. Fig. 24 Una volta inserito il testo, cliccando sul tasto il post-it (nota) viene salvato. E possibile visionare, cancellare e aggiungere post-it ri-entrando dentro Notes. - Selezionando l icona (Bookmarks) è possibile inserire e gestire il proprio elenco di siti di riferimento. - Selezionando l icona (Calendario) si apre una finestra (fig. 25) che consente di prendere visione degli impegni o riunioni programmati. Fig. 25 Pagina 13 di 14

14 - Selezionando l icona (Aiuto) si può usufruire di alcuni suggerimenti per il miglior utilizzo del l applicativo. - Selezionando l icona (Ricerca) si apre una schermata (fi g. 26) che ci permette di trovare un messaggio di posta elettronica tra quelli presenti nelle varie cartelle (una volta selezionata la cartella). Fig Selezionando l icona (Scollegarsi) si esce dall applicativo Web-mail e si apre una schermata (fig. 27) che conferma l avvenuto logout. Fig. 27 Pagina 14 di 14