WebMail: Manuale per l'utente

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1 WebMail: Manuale per l'utente

2 Indice generale Introduzione...4 Login alla webmail...5 Leggere e gestire i messaggi di posta...6 Scrivere un messaggio di posta...16 Altre funzioni...22 Rubrica...22 Impostazioni...32 Selfcare utente...34 Cambio password...35 Profilo utente...36 Inoltro automatico...37 Risposta automatica...38 Webmail: Manuale per l'utente 2

3 Indice illustrazioni Illustrazione 1: Box di login 5 Illustrazione 2: Pagina Posta in arrivo 6 Illustrazione 3: Salvare un messaggio 7 Illustrazione 4: Impostazione Cartelle 8 Illustrazione 5: Cancellare un messaggio 9 Illustrazione 6: Cancellare un messaggio (2) 10 Illustrazione 7: Eliminare un messaggio 11 Illustrazione 8: Impostazioni del Cestino 12 Illustrazione 9: Cercare un messaggio 13 Illustrazione 10: Ricerca avanzata 14 Illustrazione 11: Rispondere a un messaggio 15 Illustrazione 12: Scrivere un messaggio 16 Illustrazione 13: Selezionare i destinatari dalla rubrica 17 Illustrazione 14: Scrivere un messaggio (2) 18 Illustrazione 15: Inserire un allegato 19 Illustrazione 16: Aggiungere la firma 20 llustrazione 17: Scrivere un messaggio (3) 21 Illustrazione 18: Aggiungere un indirizzo alla rubrica 22 Illustrazione 19: Aggiungere un indirizzo alla rubrica (2) 23 Illustrazione 20: Cancellare un indirizzo alla rubrica 24 Illustrazione 21: Aggiungere un gruppo di indirizzi alla rubrica 25 Illustrazione 22: Aggiungere un gruppo di indirizzi alla rubrica (2) 26 Illustrazione 23: Importare un gruppo di indirizzi alla rubrica 27 Illustrazione 24: Importare un gruppo di indirizzi alla rubrica (2) 28 Illustrazione 25: Esportare gli indirizzi della rubrica 29 Illustrazione 26: Ricercare un indirizzo nella rubrica 30 Illustrazione 27: Ricercare un indirizzo nella rubrica (2) 31 Illustrazione 28: Impostazioni 32 Illustrazione 29: Pagine di selfcare 34 Illustrazione 30: Cambio password 35 Illustrazione 31: Profilo utente 36 Illustrazione 32: Inoltrare la posta automaticamente 37 Illustrazione 32: Rispondere con un messaggio pre-impostato 38 Webmail: Manuale per l'utente 3

4 Introduzione Una webmail è un applicazione web che permette di gestire un account di posta elettronica attraverso un browser. La Regione Sardegna fornisce una versione customizzata della webmail agli operatori delle ASL in modo che possano leggere la propria posta da casa oppure quando si trovano fuori sede. L applicativo si basa su AtMail, un client open source scritto in PHP. Si tratta di un elegante webamil client per IMAP mailserver esistenti, con un focus su un interfaccia intuitiva semplice e usabile. Le principali feature della webmail sono: una leggera interfaccia Ajax ; codice sorgente PHP; supporto IMAP; live Spell Check; composizione HTML; address Book; LDAP Address Book Integration; licenza Apache 2.0; Webmail: Manuale per l'utente 4

5 Login alla WebMail Per accedere alla propria casella di posta digitare nella barra degli URL del browser, ASL>.it sostituendo al posto di <nome ASL> l'asl di appartenenza ad esempio: Illustrazione 1: Box di login inserire username e password fare clic sul bottone Invio o premere il tasto Invio della tastiera. Webmail: Manuale per l'utente 5

6 Leggere e gestire i messaggi di posta Dopo aver effettuato il login appare la schermata della posta in arrivo, dove sono visualizzati i messaggi presenti nella casella di posta. Illustrazione 2: Pagina Posta in arrivo Il numero di messaggi non letti si trova scritto tra parentesi accanto all icona posta in arrivo nel menu di sinistra i messaggi da leggere sono contrassegnati in grassetto: per leggerli è sufficiente cliccare due volte sull intestazione del messaggio E' possibile ordinare i messaggi secondo mittente, oggetto, data di ricezione o dimensione. Per ordinare i messaggi secondo un criterio fare clic sull intestazione della colonna scelta, o impostare l ordinamento nella sezione Impostazioni (cfr. paragrafo Altre funzioni ). Per verificare la ricezione di nuovi messaggi durante una sessione, fare clic sull icona Posta in arrivo in alto a sinistra I messaggi di posta che contengono un file allegato sono contrassegnati con un icona a sinistra dell intestazione. Per aprire/salvare un file allegato fare clic con il pulsante sinistro del mouse sull allegato. Webmail: Manuale per l'utente 6

7 Illustrazione 3: Salvare un messaggio E possibile salvare un messaggio facendo clic con il pulsante destro del mouse sull intestazione del messaggio e scegliendo Salva messaggio nel menu contestuale che appare. Webmail: Manuale per l'utente 7

8 E possibile archiviare i messaggi nelle cartelle, siano esse di sistema o personalizzate dall utente. Per spostare un messaggio di posta fare clic sull intestazione e, tenendo premuto il tasto sinistro del mouse, trascinare il messaggio nella cartella di posta di destinazione desiderata. L archiviazione dei messaggi con determinate caratteristiche può essere resa automatica: è possibile stabilire la regola per cui tutti i messaggi di un determinato mittente o che abbiano un oggetto definito siano spostate in una cartella che può essere impostata. Illustrazione 4: Impostazione Cartelle Per definire le regole di archiviazione dei messaggi fare clic su Cartelle nel menu orizzontale. Per creare una cartella personale, fare clic sulla voce Cartelle nel menu orizzontale e nella schermata che appare inserire il nome della cartella nella sezione Crea la mailbox e fare clic su Aggiungi cartelle. Per tornare alla schermata di posta in arrivo fare clic sulla voce Leggi nel menu orizzontale. La nuova cartella apparirà nel menu di sinistra. Per modificare il nome di una cartella personale fare clic sulla voce Cartelle nel menu orizzontale nella schermata che appare inserire il nome della cartella nella sezione Crea la mailbox e fare clic su Aggiungi cartelle. Per tornare alla schermata di Posta in arrivo fare clic sulla voce Leggi nel menu orizzontale. Webmail: Manuale per l'utente 8

9 Illustrazione 5: Cancellare un messaggio Per cancellare un messaggio di posta, fare clic sull intestazione del messaggio con il tasto destro del mouse e scegliere Cancella dal menu contestuale che appare. Se si vuole eliminare definitivamente un messaggio senza metterlo prima nel cestino, scegliere la voce Elimina. In alternativa è possibile selezionare il messaggio con il puntatore del mouse e trascinarlo nella cartella Cestino.Oppure è possibile selezionare il messaggio facendo clic con il pulsante sinistro del mouse e premere il tasto Canc nella tastiera, Webmail: Manuale per l'utente 9

10 Illustrazione 6: Cancellare un messaggio (2) o aprire il messaggio di posta e scegliere l icona Elimina dal menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 10

11 Illustrazione 7: Eliminare un messaggio Per eliminare definitivamente i messaggi dal Cestino, fare clic sulla cartella cestino, selezionare il messaggio da eliminare facendo clic con il pulsante sinistro del mouse e premere il tasto Canc dalla tastiera, oppure trascinare il messaggio verso l icona Elimina che appare nel menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 11

12 Illustrazione 8: Impostazioni del Cestino Se si desidera eliminare definitivamente i messaggi senza posizionarli prima nella cartella Cestino nella sezione Impostazioni selezionare l opzione Cancella Automaticamente i messaggi messi nella cartella del cestino. Se si desidera eliminare definitivamente i messaggi presenti nel Cestino alla fine di ogni sessione, nella sezione Impostazioni selezionare l opzione Cancella il cestino quando ti disconnetti. Per rendere effettive le nuove impostazioni fare clic sull icona Salva impostazioni nel menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 12

13 Per effettuare una ricerca tra i messaggi ricevuti fare clic su Cerca nel menu orizzontale e impostare i parametri per la ricerca. Illustrazione 9: Cercare un messaggio Cerca per mittente Cerca per destinatario Cerca per oggetto Cerca per testo contenuto nel messaggio Cerca all'interno di una cartella definita Fare clic sul bottone Cerca per iniziare la ricerca Webmail: Manuale per l'utente 13

14 Illustrazione 10: Ricerca avanzata Per impostare la ricerca avanzata tra i messaggi: Fare clic sul bottone Più Impostare un range temporale di ricerca Selezionare l'opzione Messaggi con allegati se si vuole fare una ricerca solo tra i messaggi che contengono un allegato Selezionare l'opzione Messaggi con flag se si vuole fare una ricerca solo tra i messaggi contrassegnati Webmail: Manuale per l'utente 14

15 Nella schermata del messaggio ricevuto: Illustrazione 11: Rispondere a un messaggio Fare clic sull'icona Rispondi nel menu di sinistra per rispondere al mittente del messaggio Fare clic sull'icona Rispondi a tutti nel menu di sinistra per rispondere a tutti i mittenti del messaggio Fare clic sull'icona Inoltra nel menu di sinistra per inoltrare il messaggio (comprensivo di allegati) a un altro destinatario Fare clic sull'icona Cancella nel menu di sinistra per cancellare il messaggio ricevuto Fare clic sull'icona Rubrica contatti nel menu di sinistra per accedere alla Rubrica Fare clic sull'icona Stampa nel menu di sinistra per stampare il messaggio ricevuto Fare clic sull'icona Visualizza headers nel menu di sinistra per visualizzare tutte le intestazioni del messaggio ricevuto Fare clic sull'icona Avanti nel menu di sinistra per visualizzare il messaggio successivo Fare clic sull'icona Precedente nel menu di sinistra per visualizzare il messaggio precedente Webmail: Manuale per l'utente 15

16 Scrivere un messaggio di posta Per comporre un nuovo messaggio fare clic sulla voce Componi nel menu orizzontale. Illustrazione 12: Scrivere un messaggio Inserire nella schermata di scrittura del messaggio, nel campo A l indirizzo del destinatario, ed eventualmente nel campo Cc l indirizzo dei destinatari in copia conoscenza. Per visualizzare il campo Bcc dove è possibile inserire l indirizzo dei destinatari in copia conoscenza nascosta (gli altri destinatari non potranno vedere i destinatari inseriti in questo campo) fare clic sull icona Aggiungi BCC nel menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 16

17 Illustrazione 13: Selezionare i destinatari dalla rubrica E possibile selezionare i destinatari direttamente dalla rubrica facendo clic su A Cc e Bcc : si apre una schermata attraverso cui sarà possibile selezionare il destinatario del messaggio presente nella propria rubrica Per aggiungerlo al messaggio fare clic sul bottone Aggiungi destinatario. Webmail: Manuale per l'utente 17

18 Illustrazione 14: Scrivere un messaggio (2) Stabilire poi la priorità del messaggio (di default stabilita in normale ) compilare poi il campo oggetto (il campo non è obbligatorio, ma è meglio compilarlo perché generalmente i programmi di posta classificano come spam i messaggi privi dell oggetto) e il corpo del messaggio. Webmail: Manuale per l'utente 18

19 Illustrazione 15: Inserire un allegato Per inserire un file allegato al messaggio di posta fare clic sull icona Allegati nel menu di sinistra. Nel pop-up che appare fare clic sul bottone Scegli file per selezionare il documento da allegare, cliccare sul bottone Allega file e infine fare clic sul bottone Fatto. (limiti allegato) Webmail: Manuale per l'utente 19

20 E possibile aggiungere una firma alla fine di ogni messaggio di posta. Illustrazione 16: Aggiungere la firma Per impostare la firma fare clic sulla voce Impostazioni nel menu orizzontale e impostare la firma che apparirà nalla fine di ogni messaggio di posta Per rendere effettive le nuove impostazioni fare clic sull icona Salva impostazioni nel menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 20

21 Illustrazione 17: Scrivere un messaggio (3) Dopo aver composto il messaggio fare clic sull icona Invio Mail in alto nel menu di sinistra. L elenco delle mail inviate si trova nella cartella Posta inviata Se si desidera salvare il messaggio nella cartella bozze senza inviarlo, fare clic sull icona salva il messaggio nel menu di sinistra. E possibile impostare un messaggio sostitutivo di risposta alle mail ricevute. Per impostarlo cfr. paragrafo Selfcare utente Webmail: Manuale per l'utente 21

22 Altre funzioni Rubrica Illustrazione 18: Aggiungere un indirizzo alla rubrica Per aggiungere un indirizzo alla rubrica fare clic sulla voce Rubrica nel menu orizzontale, fare clic sull icona Aggiungi un nuovo contatto, Webmail: Manuale per l'utente 22

23 Illustrazione 19: Aggiungere un indirizzo alla rubrica (2) compilare i campi del modulo che appare e fare clic sull icona Aggiungi nel menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 23

24 Illustrazione 20: Cancellare un indirizzo alla rubrica Per cancellare un destinatario dalla rubrica selezionare l'indirizzo da eliminare fare clic sull'icona elimina oppure fare clic sull'icona Cancella selezionato nel menu di sinistra Webmail: Manuale per l'utente 24

25 Illustrazione 21: Aggiungere un gruppo di indirizzi alla rubrica Per aggiungere un gruppo di indirizzi alla rubrica fare clic sull icona Aggiungi un nuovo gruppo, Webmail: Manuale per l'utente 25

26 Illustrazione 22: Aggiungere un gruppo di indirizzi alla rubrica (2) scegliere gli indirizzi che compongono il gruppo e compilare i campi del modulo con le caratteristiche del gruppo che appare e fare clic sull icona Aggiungi nel menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 26

27 Illustrazione 23: Importare un gruppo di indirizzi alla rubrica E possibile importare un gruppo di indirizzi nella rubrica se questi sono contenuti in un file di formato.csv. Fare clic sull icona importa nel menu di sinistra, Webmail: Manuale per l'utente 27

28 Illustrazione 24: Importare un gruppo di indirizzi alla rubrica (2) cliccare sul bottone Scegli file per selezionare il file da importare presente nel proprio computer e cliccare sull icona Importa File in alto a sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 28

29 Illustrazione 25: Esportare gli indirizzi della rubrica E possibile esportare la rubrica facendo clic sull icona Esporta nel menu di sinistra. I contatti della rubrica saranno salvati in un file di formato.csv nella cartella Download del proprio computer. Webmail: Manuale per l'utente 29

30 Illustrazione 26: Ricercare un indirizzo nella rubrica Per effettuare una ricerca di un indirizzo contenuto all interno della rubrica fare clic sull icona ricerca nel menu di sinistra, Webmail: Manuale per l'utente 30

31 Illustrazione 27: Ricercare un indirizzo nella rubrica (2) definire i criteri di ricerca e fare clic sull icona Ricerca nel Database in alto a sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 31

32 Impostazioni Facendo clic sulla voce Impostazioni è possibile impostare alcune funzioni aggiuntive e personalizzare la propria casella di posta. E possibile: modificare il nome che appare nella posta in uscita specificare un indirizzo a cui rispondere se diverso dal proprio login stabilire il criterio di ordinamento dei messaggi nella cartella Posta in arrivo definire il numero dei messaggi da visualizzare nella cartella Posta in arrivo bloccare la ricezione di immagini nei messaggi attivare il completamento automatico degli indirizzi gestire le finestre di pop-up attivare l eliminazione automatica dei messaggi del cestino Illustrazione 28: Impostazioni Webmail: Manuale per l'utente 32

33 attivare lo svuotamento del cestino alla fine di ogni sessione di posta definire il formato della data impostare la firma che comparirà alla fine di ogni messaggio di posta spedito Per rendere effettive le nuove impostazioni fare clic sull icona Salva impostazioni nel menu di sinistra. Webmail: Manuale per l'utente 33

34 Selfcare utente Illustrazione 29: Pagine di selfcare Dalle pagine di selfcare si può avere accesso ad alcuni servizi tra i quali il cambio della tua password, l'inoltro e la risposta automatica e si può consultare il profilo utente. Webmail: Manuale per l'utente 34

35 Cambio password Illustrazione 30: Cambio password Per cambiare la propria password inserire dove richiesto la vecchia password, digitare e confermare la nuova password. Fare clic sul bottone Invia. Webmail: Manuale per l'utente 35

36 Profilo utente Illustrazione 31: Profilo utente E possibile visualizzare le informazioni relative al proprio profilo utente. Per modificare queste informazioni è necessario rivolgersi all Amministratore. Webmail: Manuale per l'utente 36

37 Inoltro automatico Illustrazione 32: Inoltrare la posta automaticamente E possibile impostare la webmail per inoltrare automaticamente la tua posta a un altro account. Inserire l'indirizzo a cui inoltrare la posta selezionare l'opzione Inoltro automatico fare clic sul bottone Invia per rendere effettive le modifiche Webmail: Manuale per l'utente 37

38 Risposta automatica Illustrazione 32: Rispondere con un messaggio pre-impostato Per impostare un messaggio sostitutivo di risposta alle mail ricevute inserire il testo che verrà inviato come risposta automatica ai messaggi di posta ricevuti definire il limite temporale di validità del messaggio selezionare l'opzione Attiva risposta automatica da questa data fare clic sul bottone Invia per rendere effettive le modifiche. Webmail: Manuale per l'utente 38