Manuale SeleFax ClientWeb Versione 2.0

Transcript

1 Manuale SeleF Fax ClientWeb Versione 2.0

2 Come accedere al programma Utilizzando un qualsiasi Browser Internet con funzionalità avanzate (ad esempio e Internet Explorer o Firefox) si accede al Client WEB SeleFAX digitando, nell apposito spazio, l indirizzo internet indicato dal personale tecnico. Per accedere al Client WEB SeleFAX viene chiesto l inserimento di user e password. Inserire user e password di un utente configurato ed abilitato sul server Selefax. Un utente non abilitato non può accedere al Client WEB SeleFAX. All apertura del Client WEB SeleFAX si accede direttamente nella gestione dei d messaggii in Uscita: Messaggi in uscita All apertura del programma viene visualizzato l elenco dei messaggi in uscita. Ogni messaggio è contraddistinto da una piccola icona che ne indica la caratteristica principale: Indica che il messaggio è una circolare

3 Indica che il messaggio è in stato s Trasmesso Indica che il messaggio è in stato s Bloccato Indica che il messaggio è : in stato Accodato,o in Attesa di trasmissione, o In Trasmissione, o è In spedizione Puntando comunque il mouse sopra all icona appare un tooltip che indica per p esteso loo stato del messaggio. Dettagli dei messaggi singoli Cliccando sul sull oggetto del messaggio o sulla freccia che appare a destraa del messaggio singolo è possibile visualizzare i dettagli del messaggio: Nella prima scheda si possono vederee i dettagli relativi al messaggio come ad esempio, l ID del messaggio, lo stato, l oggetto, il numero del destinatario, la data di trasmissione, i tentativi, i secondii di trasmissione ed, in caso di errore, la descrizione dell errore. Nella seconda scheda appaiono, se presenti, gli allegati del messaggio: Come si può vedere dall immagine sopra indicata vi sono tre formati di allegati: nel nostro esempio il.pdf è l allegato vero e proprio che l utente ha inserito, il.txt è il testo che l utente ha scritto nel messaggio fax e il.tif è il messaggio convertito dal sistema fax, ovvero l allegato chee viene alla fine ricevuto dal destinatario. Le circolari

4 Le circolari appaiono nella lista dei messaggi in uscita caratterizzate da questa icona: Cliccando sull oggetto della circolare o sulla freccia a destra è possibile visualizzare i dettagli dell intera circolare: Ovvero il totale dei messaggi che compongono laa circolare, il totale attuale dei messaggi in stato trasmesso, il totale dei messaggi in stato bloccato, il numero di pagine, l id del messaggio Se si vogliono visualizzare i dettagli di ogni singolo messaggio che componee la circolare basta cliccare sul link Dettagli Destinatari Circolare. In questo modo appare l intero elenco dei singoli messaggi della circolare di cui naturalmente, è possibile visualizzarne i dettagli ( vedi Dettagli dei messaggi singoli ). Come Eliminare, Bloccare o Rinviare un messaggio Per Eliminare, Bloccare o rinviare un messaggio basta spostarsi con il puntatore del interessato: appare quindi un menù con le voci : Elimina Blocca Rinvia: mouse sopra al messaggio Si procede quindi scegliendo la voce del menù che interessa. Filtro dei messaggi Per comodità o esigenza è possibile filtrare i messaggi e visualizzare quindi i messaggi relativi ad un certo periodo, oppure con un determinato protocollo, o con un determinato oggetto ed, in caso di utente amministratore, è possibile visualizzare i propri messaggi o quelli di unn altro utente specifico. Per utilizzare il filtro dei messaggi cliccare sul pulsante Visualizza Filtro Messaggi :

5 Per nascondere il Filtro dei messaggi basta cliccare sul link Nascondi Filtro Messaggi.

6 Come inserire un nuovo messaggio Per inserire un nuovo messaggio basta recarsi nel menù principale posto a sinistra scegliere la voce Nuovo Messaggio. e nella sessione messaggi Appare così la seguente finestra: Inserire manualmente ogni singolo destinatario: Per inserire manualmentee ogni singolo destinatario, nella scheda destinatari cliccaree sul pulsante A. Viene visualizzata quindi la seguente finestra: Quindi scegliere la tipologia del messaggio (FAX o SMS etc..), ed inserire nel campo nome il destinatario, nel campo numero le informazioni di spedizione: numero di fax o SMS o l indirizzo e mail del destinatario e nel campo Rag. Soc. la Ragione Sociale del destinatario, inoltre si deve indicare see il messaggio è diretto al destinatario, se è in copia conoscenza o in copia conoscenza nascosta. Dopo aver inserito tutti i dati si conferma cliccandoo sul pulsante Inserisci. Sempre nella schermata di invio del messaggio si possono inserire l oggetto e il campo protocollo che aiuta a riconoscere il messaggio, ma la sua compilazione è opzionale, se non viene inserito dall utente il campo viene compilato automaticamente dal server. Nel campo oggetto si consiglia di inserire l oggetto del messaggio. Sotto appaionoo due ulteriori schede:

7 la prima Testo serve per l inserimento del testo che verrà eventualmente scritto nel fax, la seconda, Allegati serve per inserire l allegato che si vuole rinviare viaa fax: Per inserire l allegato bastaa cercarlo premendo il pulsante Sfoglia e una volta v scelto, basta inserirlo premendo il pulsante Allega File. Sotto appare l elenco degli allegati inseriti come nella seguentee immagine: Per eliminare un allegato, basta selezionarlo spuntando la casella posta accanto al nome dell allegato e premere sul pulsante Rimuovi. Una volta compilati i campi necessari si invia il messaggio cliccando sul pulsante Invia Dati Extra La sezione dei Dati extra permette di scegliere una data e ora di spedizionee che potrebbe anche essere in differita, se abbiamo da spedire una coverpage e anche la priorità del messaggio.

8 Inoltre nei dati extra viene data la possibilità di eseguire un Mail Merge oppure un Mail Split (per la spedizione a singolo file).

9 Inserire una lista di destinatari da File.CSV: è possibile inserire un elenco di destinatari scritti su file con estensione. csv preparato secondo le seguenti due tipologie: 1) Numero;Nome;località 2) Nome;Ragione Sociale;Numero;TipoSpedizione I campi devono essere separati da ; e nel primo caso,non essendo indicata il tipo di spedizione viene presa di default quella Fax ed il nome indica la Ragione Sociale del Destinatario. Importante: una volta preparato il file..csv come nelle indicazioni sovrascritte, prima di allegare il file, è necessario compilare il campo oggettoo ed inserire l allegato del messaggio. Successivamente si può cliccare sulla scheda File Destinatari ed allegare il file.csv preparato. Cliccando su sfoglia è possibile allegare il file.csv Invia. desiderato. Inviare quindi il messaggio cliccando sul pulsante Inviare una circolare con MailMerge (Stampa Unione) PREPARAZIONEE DEL DOCUMENTO WORD Per preparare il documento word con la stampaa unione, inserire i campi della stampa unione utilizzando il comando Inserisci Campo

10 Selezionare il Tipo MergeField e nel nome del Campo il valore che verrà messo nellaa prima riga del file CSV dei destinatari Confermate l inserimento del campo. Nel file CSV la prima riga deve avere il nome dei campi che verranno utilizzati per la stampa unione: Ricordarsi di salvare il file come file CSV per i destinatari! Dopo aver preparato il documento WORD con i campi della stampa unione e il documento CSV con i destinatari accodate il messaggio inserendo negli allegati il documento WORD. Selezionare nella sezione DatiExtra il flag Mail Merge.

11 Inserite in File destinatari il documento CSV ed inviate il messaggio. Come Inserire i destinatarii dalla rubrica: Cliccando sulla scheda Rubriche è possibile inserire i destinatari contenuti in una Rubrica già inserita sul Server. Scegliere dal Combo Rubriche la Rubrica che interessa, viene visualizzato in questo modo l elenco dei contatti che appartengono a quella rubrica. Spuntando la casella di testo posta accanto al nome è possibile selezionare i destinatari a cui si desidera inviare il Fax. Compilare quindi i campi rimanenti: protocollo, oggetto, testo, allegati e inviare quindi il messaggio cliccando sul pulsante Invia. Gestione della Rubrica

12 Sul server, a seconda del livello dell utente, è possibile inserire sia Rubriche private che pubbliche utilizzando il pulsante nel menù di sinistra Inserimento di una nuova Rubrica Per inserire una Nuova Rubrica scrivere il nome della Nuova Rubrica nel campo nome Rubrica e cliccare sul pulsante Salvaa Rubrica : Rubriche Pubbliche e Rubriche Private Ogni utente può inserire una rubrica privata, mentre solo un utente con livello Amministratore può inserire un rubrica pubblica. Come inserire una rubrica pubblica L utente amministratore può determinare se una rubrica che ha già g salvato sia pubblica o personale semplicementee scegliendo gli utenti che hanno autorizzazione di lettura/scrittura sulla sua Rubrica.. Per fare ciò, selezionare la Rubrica e cliccare sulla scheda Autorizzazioni : Nella scheda Autorizzazioni appaionoo due tabellee con l elenco degli utenti autorizzatii a leggere da quella rubrica e a scrivere (quindi ad effettuare modifiche) da quella rubrica. Scegliere gli utenti autorizzati spuntando la casella posta accanto al nome dell utente interessato. Come inserire un nuovo contatto in una rubrica Per inserire un nuovo contatto in una rubrica selezionare dall elenco aggiungere il nuovo contatto poi cliccare sulla scheda Dettagli Contatto : delle rubriche quella in cui si vuole

13 Compilare i campi del nuovo contattoo e salvarlo premendo sul pulsantee Salva. Il nuovo contatto viene così inserito nella Rubrica Selezionata. Gestione dei Gruppi nelle Rubriche È possibile Dividere i Contatti per Gruppi. Per inserire un nuovo gruppo cliccare sulla scheda Gruppi, compilare i campi relativi al gruppo e salvarlo premendo sul pulsante Salva Gruppo : Come assegnare uno o più contatti ad un gruppo

14 Per assegnare uno o più contatti ad un gruppo, dopo aver creato il gruppo, Cliccare sulla scheda Contatti: appare così la lista dei contatti appartenenti alla rubrica. Sceglieree dal comboo Gruppo il gruppo a cui interessa assegnare il contatto e selezionare i contatti che si vogliono inserire nel n gruppo spuntando la casella posta accanto al nome del contatto: Una volta scelti i contatti da assegnare al gruppo, salvare il gruppo premendo sul pulsante Salva Gruppo.

15 Messaggi in ingresso Alla gestione dei messaggi in ingresso si s accede dal menù sulla sinistra ed è simile nella visualizzazione ai messaggi in uscita. Per ogni messaggio in ingresso si può visualizzarne la data e l ora di ricezione, ed anchee l ID. Nella sezione degli allegati ne è possibile scaricarnee l immagine semplicemente cliccando sul nome del file. Sempre nella gestione dei messaggi in ingresso è disponibile un filtro per la ricerca nel tempo dei messaggi ricevuti: