Istruzioni per creare un file PDF/A tramite software PDFCreator

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1 Istruzioni per creare un file PDF/A tramite software PDFCreator Il formato PDF/A rappresenta lo standard dei documenti delle Pubbliche Amministrazioni adottato per consentire la conservazione digitale nel lungo periodo degli stessi. Per creare un file in questo formato occorre aver installato sul proprio PC un software in grado di generare file PDF da qualsiasi applicazione. Il software Open Source utilizzato in questa guida è il PDFCreator, è possibile scaricarlo dal sito: Dopo averlo scaricato ed installato nel Pannello di controllo tra Dispositivi e Stampanti (Windows 7), comparirà una stampante virtuale chiamata appunto PDFCreator.

2 Creazione dell elenco in formato PDF/A Aprire il file Excel contenente l elenco, il file riportato nell immagine sottostante è solo un esempio: L elenco opportunamente formattato andrà predisposto per la stampa con l impaginazione per far rientrare tutti i campi nel formato carta A4. Completato l inserimento di tutti i record e verificata la correttezza degli stessi e dell impaginazione complessiva del documento attraverso la funzione Anteprima di stampa, si procede con la creazione del file PDF/A. Nel menu File selezionare il comando di Stampa scegliendo come stampante PDFCreator.

3 Procedere con la stampa e nella successiva finestra di riepilogo delle informazioni selezionare il pulsante Opzioni, si aprirà la finestra di configurazione delle impostazioni di PDFCreator. Cliccare sulla voce a sinistra Salvataggio e di seguito scegliere il formato PDF/A e confermare con Salva.

4 Il sistema a questo punto ripropone la finestra delle proprietà di stampa, nella quale è possibile ciccare su Salva per procedere con la creazione del file. Nel finestra successiva indicare il percorso in cui effettuare il salvataggio e il nome del file, confermare l operazione ciccando su Salva. In pochi secondi sul Desktop verrà creato il file nel formato corretto, che dovrà essere poi firmato digitalmente e crittografato con il certificato pubblico rilasciato dall ente.

5 Con la versione di Microsoft Office 2010 utilizzata in questa guida, è anche possibile salvare il file nel formato PDF/A corretto direttamente dalle opzioni di salvataggio: Sul menu a tendina Salva come selezionare il formato PDF, premere il pulsante Opzioni e controllare la presenza del flag sul campo Conforme a ISO (PDF/A) Procedere scegliendo il percorso corretto e premere il pulsante Salva.

6 Con OpenOffice Calc (Versione 4) è anche possibile salvare il file nel formato PDF/A corretto eseguendo l esportazione del foglio di calcolo in formato PDF dalla voce presente nel menu File: Nella finestra Opzioni PDF spuntare la voce PDF/A-1a e premere il pulsante Esporta, in quella successiva selezionare il percorso e il nome del file e premere il pulsante Salva.

7 Istruzioni per firmare digitalmente i file da inviare Per completare l operazione è necessario un dispositivo di firma digitale valido: A) CNS attiva su smartcard Lettore di smartcard Software File Protector in alternativa B) CNS attiva su token USB A) Firmare un documento con CNS su smartcard Il Software di Firma FileProtector è disponibile per il download alla pagina internet: Nella stessa pagina sono presenti anche ulteriori guide all uso del software di firma. Una volta installato correttamente lanciare il software tramite la sua icona nel desktop: La prima volta che si esegue FileProtector sarà necessaria una personalizzazione mediante la creazione di un nuovo profilo utente:

8 Una volta aperta la finestra principale di FileProtector potrebbe comparire il messaggio dove viene segnalata la presenza di nuovi aggiornamenti, confermare e attendere che la procedura finisca. Una volta completato l aggiornamento seguire le istruzioni che compariranno sullo schermo e riavviare il programma. Dalla finestra principale di FileProtector cliccare sull icona Firma Nella finestra Scegli il file da firmare che appare, selezionare il file PDF/A da firmare e cliccare su Apri Verificare che la CNS sia correttamente inserita nel lettore e quindi cliccare su Aggiungi firma nella finestra Firma documento. che è apparsa

9 Inserire il PIN associato alla CNS nella finestra Login che appare e cliccare su OK Attendere alcuni secondi fino a quando la finestra Firma documento si aggiorna con i dati del firmatario e quindi cliccare su Salva. Il file firmato verrà salvato nella stessa cartella dell originale, ma con l estensione.p7m

10 A) Cifrare un documento con CNS su smartcard e il software FileProtector Scaricare sul proprio computer il file del certificato pubblico di cifratura dal sito internet della Camera di Commercio di Perugia all indirizzo: Il file da scaricare si chiamerà : RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer Importare il certificato pubblico di cifratura in FileProtector cliccando su Strumenti e opzioni > Database dei certificati dalla finestra Database personale dei certificati cliccare su Importa da file > Sfoglia

11 Dalla finestra Apertura file selezionare il file RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer precedentemente salvato dal sito internet dell Ente Camerale e cliccare su Apri. Selezionato il certificato nella finestra Importazione certificato cliccare su Importa Se l operazione è stata eseguita correttamente appare il messaggio Importazione del certificato eseguita con successo. Chiudere la finestra Database personale e ritornare alla schermata principale di FileProtector. Cliccare su Cifra e selezionare - dalla finestra che appare - il file PDF/A da cifrare Cliccare su Cifra e selezionare - dalla finestra che appare - il file da cifrare

12 Selezionato il file PDF/A nella finestra Cifratura documento selezionare il destinatario PERA MARIO (PREMRA65C25G478A/ ) e cliccare su Aggiungi. Il destinatario selezionato si sposterà nella colonna di destra. Cliccare su Salva e attendere la fine dell operazione, richiederà diversi secondi. Se l operazione è stata eseguita correttamente apparirà il messaggio: salvato correttamente. Documento cifrato e

13 B) Firmare un documento con CNS su token USB (istruzioni per PC Windows) Collegare il token USB al computer in cui si trova il file PDF/A da firmare. Se l Autorun del PC è stato disattivato e il software di gestione non appare automaticamente, cliccare su: Risorse del Computer > Aruba Key > Autorun.exe Quando appare la seguente finestra, cliccare su Firma Dalla finestra Apri che appare scegliere il file da firmare, poi cliccare su Apri Una volta selezionato il file nella finestra che apparirà, inserire il PIN associato alla CNS e poi cliccare su Next.

14 Nella finestra che appare, cliccare sul box Dichiaro di aver preso visione. Premere il pulsante Next per completare l operazione di firma. Attendere il la fine dell operazione. Verificare che al termine dell operazione venga restituita una schermata che notifica la corretta sottoscrizione del file. Il File firmato digitalmente sarà salvato sulla stessa directory ove risiede il file originario aggiungendo al nome l ulteriore estensione.p7m.

15 B) Cifrare un documento tramite il software presente nel CNS su token USB Scaricare sul proprio computer il file del certificato pubblico di cifratura dal sito internet della Camera di Commercio di Perugia all indirizzo: Il file da scaricare si chiamerà : RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer Se non è già collegato, collegare il token USB al computer in cui si trova il file PDF/A firmato. Se l Autorun del PC è stato disattivato e il software di gestione non appare automaticamente, cliccare su: Risorse del Computer > Aruba Key > Autorun.exe Quando appare la finestra Token USB, cliccare su Utilità e poi su Cifra Dalla finestra Apri che appare scegliere il file da cifrare, poi cliccare su Apri. Nella finestra che appare, cliccare sulla linguetta Certificati Destinatari e poi su Importa da file

16 Nella finestra Open selezionare il file : RinnovoConsiglio_Certificato_Cifratura.cer precedentemente salvato dal sito internet dell Ente Camerale e cliccare su Open. Se l operazione è stata eseguita correttamente nella colonna di sinistra apparirà il nome del certificato del destinatario PERA MARIO (PREMRA65C25G478A/ ) Selezionare il destinatario sulla colonna di sinistra e poi cliccare sulla freccia verso destra, se l operazione è stata eseguita correttamente il destinatario verrà selezionato e apparirà anche nella colonna di destra. Infine cliccare su Next. Nella finestra successiva controllare che il percorso in cui verrà salvato il file cifrato sia corretto, cliccare nuovamente su Next, senza modificare i campi presenti.

17 Se l operazione è stata eseguita correttamente apparirà la finestra Operazione conclusa, cliccare successivamente sul pulsante Finish per concludere l operazione di cifratura. Il programma di cifratura crea un file con estensione.p7e che include il file originale, questo è il file che dovrà essere inviato alla Camera di Commercio di Perugia.

18 Manuali operativi e documentazione dei dispositivi di firma digitale Per ulteriori informazioni e dettagli sui dispositivi di firma digitale, è possibile consultare e scaricare i relativi manuali operativi alla seguente pagina internet: Si ricorda inoltre che se si utilizza una versione diversa del sistema operativo o dei software necessari, il contenuto visualizzato nelle schermate e le procedure indicate possono leggermente differire da quelli riportati in questa guida.

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