RINNOVO ORGANI CONSIGLIO CCIAA LIVORNO D.M. 4 AGOSTO 2011 NN. 155 E 156

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1 RINNOVO ORGANI CONSIGLIO CCIAA LIVORNO D.M. 4 AGOSTO 2011 NN. 155 E 156 MANUALE OPERATIVO CREAZIONE ELENCO DEGLI ISCRITTI NELLE ORGANIZZAZIONE IMPRENDITORIALI ALLEGATO B Piazza del Municipio Livorno C.F.: Tel Fax Sito Internet: Posta elettronica certificata (PEC): cameradilivorno@li.legalmail.camcom.it

2 Requisiti minimi Hardware 1. Personal Computer 2. Lettore di Smart Card o in alternativa una TOKEN USB 3. Masterizzatore CD/DVD 4. CD / DVD Masterizzabile NON Riscrivibile 5. Carta Nazionale dei Servizi con certificati di firma digitale ATTENZIONE i certificati hanno validità di 3 anni e sono rinnovabili 1 sola volta (se si è già in possesso di CNS verificarne la scadenza) in alternativa alla CNS è possibile utilizzare una Token USB Requisiti minimi Software 1. Software per la creazione di Fogli Elettronici quali: Excel; Calc di Openoffice (scaricabile gratuitamente sul seguente sito ); Calc di Libreoffice (scaricabile gratuitamente sul seguente sito ); ovvero altri software di fogli elettronici in grado di salvare i file in formato.csv 2. Software per la conversione di foglio elettronici (contenete l elenco degli iscritti - Allegato B) in formato PDF/A; a questo scopo è possibile utilizzare il software gratuito PDF Creator scaricabile al seguente link: 3. Software per la crittografazione e firma digitale dei documenti quali: File Protector (gratuito sia per la firma digitale che per la crittografia dei file, liberamente scaricabile al seguente Link si ricorda di aggiornare il certificato root della CA Infocert in File Protector (qualora non fosse aggiornato): scaricare da il certificato root di Infocert; importarlo in File Protector. Per eseguire tale operazione, seguire le stesse istruzioni di importazione riportate a pag. 23, punto 4.1. Una volta aggiornato è possibile utilizzare certificati emessi da Infocert per cifrare files; Dike (versione gratuita solo per firma digitale liberamente scaricabile al seguente link per crittografare i file con Dike, è necessario acquistare la versione PRO). 2

3 1 Creazione del foglio elettronico ALLEGATO B 1.1 Modalità di creazione e formattazione del foglio elettronico allegatob L Allegato B dovrà contenere l elenco degli iscritti nelle organizzazioni imprenditoriali. Il foglio elettronico dovrà contenere le seguenti Colonne (Campi) formattate esattamente secondo lo schema seguente: Nome campo Formattazione del campo Commento Progressivo NUM (numero) numero progressivo per ciascuna impresa o unità locale CCIAA ALFANUM (numeri Sigla provincia della Camera di Commercio nel nostro caso sarà e lettere) LI Codice fiscale ALFANUM (numeri Identificativo principale di impresa Numero REA NUM (numero) Da evidenziare per le unità locali, se presente viene fatto un controllo di congruenza con il Codice Fiscale indicato, se informazione non presente indicare comunque il valore 0 Denominazione e ragione sociale ALFANUM (numeri e lettere) Inserire i dati di continuo SENZA riportare valori speciali interpretabili come delimitatore ad esempio ( ; :, * ) etc. Indirizzo ALFANUM (numeri e lettere) Inserire i dati di continuo SENZA riportare valori speciali interpretabili come delimitatore ad esempio ( ; :, * ) etc. Città ALFANUM (numeri e lettere) Codice Ateco ALFANUM Codifica ATECORI 2007 Il foglio elettronico dovrà essere formattato in modo che tutte le colonne entrino in una pagina A4 formattata in verticale tale formattazione si rende necessaria in quanto i file andranno convertiti in PDF/A e le colonne fuori area di stampa potrebbero risultare illeggibili a tal fine impostare i campi con il Testo a capo. 3

4 Di seguito è riportato un esempio di formattazione: Formattazione corretta: ormattazione NON corretta: Si consiglia al termine dell inserimento di verificare la correttezza dell impaginazione anche attraverso la funzione di Anteprima di Stampa. Salvare il file come AllegatoB.xls 4

5 1.2 Errori ricorrenti processo importazione dati da Infocamere Si ricorda che i dati da Voi forniti dovranno essere utilizzati da uno specifico software che in caso di incongruità dei dati immessi escluderà il/i record (riga contenente i dati dell impresa) non validi. Di seguito alcuni errori tipici nella procedura dell elaborazione dei dati forniti dalle associazioni che potrebbero causare lo scarto dei dati: Messaggio Errore riscontrato Intestazione campi non Intestazione del file csv non corretta(numero delle colonne di testata valida non esatto). Tipo file non ammesso Il file non ha estensione.csv. Rilevato progressivo non Rilevato un campo progressivo dell'elenco non di tipo numerico. numerico Provincia ente diversa dalla provincia utente Rilevato Codice Fiscale non corretto Rilevato numero REA non numerico Ordine del campo progressivi non rispettato Progressivo non presente Provincia non presente Rilevata una riga dell'elenco con campo cciaa diversa dalla cciaa dell'utente che sta eseguendo il caricamento del file. Rilevata una riga dell'elenco con campo codice fiscale non corretto (lunghezza del valore diversa da 11 o 16 caratteri). Rilevata una riga dell'elenco con campo numero REA non di tipo numerico. Il sistema controlla che i valori del campo progressivo dell'elenco sia una progressione numerica a partire dal valore 1. Non è ammesso un salto numerico, ma è possibile scambiare l'ordinamento delle righe. Rilevato un campo progressivo dell'elenco non valorizzato. Rilevato un campo cciaa dell'elenco non valorizzato. Codice Fiscale non presente Rilevato un campo codice fiscale dell'elenco non valorizzato. Denominazione non Il valore Denominazione del form non è accettato dal sistema. Il Accettata (non utilizzare sistema non consente l'utilizzo di caratteri speciali. caratteri speciali) Errore numero colonne previste Rilevata una riga dell'elenco con un numero di campi non conforme al tracciato 5

6 1.3 Descrizione del modello di file pre-formattato allegatob.xls fornito dalla CCIAA di Livorno Al fine di agevolare la compilazione del foglio elettronico la Camera di Commercio di Livorno ha predisposto un modello di Allegato B.xls opportunamente formattato e bloccato per evitare scorrette immissioni di dati. Il modello è scaricabile al seguente indirizzo: all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale Il presente foglio elettronico è strato strutturato in modo da limitare il più possibile errori di immissione che si ripercuoterebbero successivamente nella procedura di elaborazione dei dati forniti dalle diverse associazioni. Le caratteristiche del foglio sono le seguenti : Protezione dalla modifica della struttura del foglio (interdetta la formattazione delle celle, colonne; inserimento di nuove colonne etc.) Messaggi di input sulle celle al fine di guidare il processo di data entry Inserimento in alcune celle della convalida dei dati con interruzione di immissione in caso di errore (il controllo dei dati è formale e non sostanziale; ad es. per la p.iva o il c.f. non viene fatta una verifica di congruità dei valori immessi ma il controllo avviene esclusivamente sul numero dei valori immessi) Formattazione della larghezza delle colonne al fine di far rientrare tutte le colonne in un un unica pagine formato A4 (vedi punto 1.1) Inserimento di un menu a tendina nel campo cciaa già contenete la sigla della Provincia di Livorno Il foglio elettronico avrà un aspetto simile al seguente: L inserimento di nuovi dati negli spazi grigi farà espandere l area di stampa. 6

7 2 Creazione /Conversione dell ALLEGATO B in formato.pdf/a e salvataggio del file in formato.csv 2.1 Creazione/conversione del file AllegatoB.xls in formato PDF/A La procedura di seguito descritta prende a riferimento quale software di creazione del file.pdf/a il programma PDF Creator sopra indicato. Dopo aver scaricato ed installato il programma, nella finestra Stampanti e fax Apparirà una stampante virtuale che utilizzeremo per creare il file PDF/A 7

8 Aprire il file allegatob.xls Nel menu File selezionare il comando Stampa. Nella schermata suggestiva selezionare la stampante virtuale PDF Creator e confermare In OpenOffice/LibreOffice 8

9 Nella finestra successiva cliccare sul tasto Opzioni Apparirà la seguente schermata e procedere secondo il seguente percorso Cliccare su Salvataggio a sinistra della schermata Æ scegliere come documento predefinito il formato PDF/A-1b Æ cliccare su Salva 9

10 1 2 3 Si ritornerà alla schermata precedente si cliccherà Salva per procedere con la creazione del file. 10

11 Nel finestra successiva si dovrà indicare il nome del file e la cartella in cui effettuare il salvataggio successivamente confermare l operazione ciccando su Salva. Verrà creato il file Allegato B.pdf nel formato PDF/A, contenente l elenco degli associati che dovrà essere successivamente firmato digitalmente e crittografato con il certificato pubblico rilasciato dalla Camera di Commercio e reperibile al seguente indirizzo all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale. 11

12 2.2 Salvataggio del file AllegatoB.xls in formato.csv Aprire nuovamente il file excel AllegatoB.xls Per salvare il file in formato.cvs si seguirà il percorso come da immagine seguente: Per Microsoft Excel scegliere come tipo file CSV (delimitato dal separatore di elenco)(*.csv) : 12

13 Per OpenOffice e LibreOffice procedere come segue: Confermare la scelta: Scegliere come Separatore di campo il ; confermare e dare conferma a tutte le richieste 13

14 3 Firma digitale dei documenti dai inviare alla CCIAA di Livorno Si ricorda che per poter firmare digitalmente i documenti dai inviare alla CCIAA sarà necessario possedere: Carta CNS in corso di validità Lettore di smart-card Software di firma/crittografazione dei file quali File Protector, Dike o altro software (per il download dei programmi far riferimento alle indicazioni contenute a pagina 2 del presente documento) Verifica della data di scadenza della Carta Nazionale dei Servizi (CNS) Se la smart-card non risulta scaduta ma prossima alla scadenza si consiglia comunque di rinnovarla Dopo aver inserito la Smart-Card nel lettore aprire il software di firma/crittografazione e seguire il percorso indicato: Per gli utenti del software File Protector 1) cliccare sul tasto Login 2) inserire il proprio codice PIN 14

15 3) cliccare sul menu Dispositivo Æ Certificati disponibili 4) si presenterà una schermata contenente il certificato di cifratura ed il certificato di firma legati alla Vs. smart-card, selezionarne uno e cliccare su ok 15

16 1 2 5) apparirà una finestra contenete i Vs. dati e la data di scadenza del certificato. Per gli utenti del software Dike Per il corretto utilizzo del software Dike è necessario installare anche l applicativo Dike Util scaricabile dallo stesso sito segnalato in pagina 2 1) aprire il programma Dike Util e cliccare sul tasto Mostra certificati 16

17 2) apparirà una finestra come la seguente contenete il certificato di cifratura e di firma digitale Æsi cliccherà su icona del certificato (1) Æ apparirà una finestra contenente i dati del titolare della smrta-card e la sata di scadenza dei certificati (2) 1 Area contenete il codice fiscale del titolare della card Area contenete nominativo del titolare della card 17

18 AREA CONTENENTE I DATI DEL TITOLARE DELLA CARTE E DELLA SOCIETÀ EMITTENTE IL CERTIFICATO 2 Data di scadenza certificato 18

19 3.2. Firma dei documenti da trasmettere Si ricorda che andranno firmati entrambi i documenti contenenti l elenco degli iscritti all associazione in formato: il foglio elettronico.csv e il file in formato PDF/A La procedura di seguito descritta varrà anche per la firma del file con estensione.pdf Per gli utenti del software File Protector: 1) Aprire il programma ed autenticarsi con PIN (se non lo si è già fatto in precedenza) Æ cliccare sul tasto 2) Nella finestra successiva selezionare il file da firmare, creato in precedenza (si veda il Par. 2.1) nel ns. caso il file.csv 19

20 3) Apparirà una schermata simile alla seguente Æcliccare sul tasto Aggiungi Firma 4) Apparirà una schermata simile alla seguente riportante il nominativo del firmatario del documento; come cartella predefinita di salvataggio in programma utilizzerà la cartella di provenienza del file firmato, altrimenti si andrà ad agire sul tasto sfoglia Successivamente si cliccherà sul tasto Salva apparirà un messaggio di conferma: 20

21 5) Il programma creerà, nella cartella di destinazione, un file con estensione.p7m simile al seguente: Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1) Ottenendo anche per il file PDF/A una copia firmata con estensione.p7m come da immagine seguente: Per gli utenti del software Dike: 1) Aprire il programma e cliccare sul tasto 2) Nella finestra successiva selezionare il file da firmare, creato in precedenza (si veda il Par. 2.1) nel ns. caso il file.csv 3) Il programma ritornerà alla schermata precedente riportando l indicazione ed il percorso del file selezionato. 4) Cliccare sul tasto 21

22 5) Apparirà una finestra attraverso la quale si sceglierà la destinazione del salvataggio del file con estensione.p7m (il programma proporrà come cartella predefinita la cartella di provenienza del file di origine) successivamente si darà conferma. 6) Inserire il pin e confermare con OK il sistema confermerà la sorretta apposizione della firma digitale 1 2 7) Il programma creerà, nella cartella di destinazione, un file con estensione.p7m simile al seguente: Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1) Ottenendo anche per il file PDF/A una copia firmata con estensione.p7m come da immagine seguente: 22

23 4 Crittografazione dei documenti da inviare Dopo aver firmato digitalmente i 2 file (nel ns. esempio allegatob.pdf.p7m; allegatob.csv.p7m) contenenti l elenco degli iscritti all Associazione, si procederà alla crittografazione degli stessi con la chiave fornita dalla CCIAA di Livorno e scaricabile dal sito all indirizzo all interno della sezione dedicata al rinnovo del Consiglio Camerale. 4.1 Importazione del certificato della Camera nel Software di firma/crittografazione dei file Dopo aver scaricato il certificato di firma sul proprio PC verificare che l estensione sia.cer cliccando con il tasto destro del mouse selezionando la voce proprietà. Il file dovrebbe avere un aspetto simile al seguente Per gli utenti del software File Protector: 1) Aprire il programma ed autenticarsi con PIN (se non lo si è già fatto in precedenza) cliccando sul tasto Æ cliccare poi sul menu Strumenti e opzioni Æ successivamente su Database dei certificati

24 2) Apparirà la seguente finestra dalla quale andremo ad importare il certificato scaricato dal sito della Camera cliccando sul tasto Importa da file 1 2 3) Successivamente, cliccando sul tasto Sfoglia si selezionerà il file.cer scaricato in precedenza Æ si cliccherà poi su apri 4) Si cliccherà ancora su importa si riceverà poi messaggio di conferma 24

25 5) Per visualizzare il certificato importato selezionare nella schermata seguente utenti finali. 6) Chiudere la finestra e tornare alla schermata principale cliccare poi su Æ Cifra. 7) Selezionare il documento da cifrare (nel ns. esempio il file è AllegatoB.csv.p7m) 25

26 8) Apparirà una schermata simile alla seguente si procederà Æ scegliendo il certificato importato Æ e cliccando sul tasto Aggiungi 1 2 9) Si noterà che il certificato è stato aggiunto nel pannello di sinistra. Si cliccherà poi sul tasto Salva 10) Dopo il salvataggio, nella cartella del file d origine sarà salvato un file crittografato con estensione.p7e e leggibile solo dal Responsabile del Procedimento della CCIAA di Livorno. Tale procedura andrà ripetuta anche per il file PDF/A precedentemente creato (si veda il Par. 2.1) Ottenendo anche per il file PDF/A una copia crittografata con estensione.p7e Nella cartella di destinazione verranno creati quindi i seguenti file: TALI FILE ANDRANNO POI MASTERIZZATI SU CD O DVD ED INVIATI ALLA CAMERA DI COMMERCIO DI LIVORNO 26

27 SCHEMA SINTETICO DELLA PROCEDURA DI CREAZIONE DELL ELENCO DEGLI ISCRITTI ALLE ASSOCIAZIONI DI CATEGORIA Creazione Foglio elettronico contenente gli iscritti all Associazione Conversione del foglio elettronico in formato PDF/A Salvataggio del foglio elettronico in formato.csv Apposizione della firma digitale ai file con estensioni PDF/A e.csv con creazione di 2 file con estensione.p7m Download Certificato pubblico Crittografazione dei file.p7m con il certificato scaricato con creazione di 2 file con estensione.p7e Masterizzazione dei file con estensione.p7e su CD/DVD Invio del CD/DVD alla Camera di Commercio di Livorno 27