Configurazione caselle di posta

Transcript

1 Configurazione caselle di posta Per poter utilizzare le funzionalità di gestione delle è necessario impostare gli account di posta elettronica; i dati da inserire nella procedura si trovano nella funzione PROTOCOLLO/GESTIONE POSTA ELETTRONICA/Caselle di posta elettronica. Le informazioni che non devono essere reperite dal gestore di posta sono: Descrizione: è un campo libero, nel quale indicare il nome che visualizzerà il destinatario delle e- mail (es. Comune di.); inserire l indirizzo ; Area: selezionando l area omogenea la casella di posta verrà visualizzata solo se nel menù principale della procedura è stata scelta la medesima; Ufficio: indicando l ufficio solo gli operatori appartenenti all ufficio selezionato potranno scaricare le in arrivo, in caso contrario tutti gli operatori abilitati potranno scaricare le arrivate sulla casella; Casella istituzionale: serve per indicare la casella istituzionale dell Ente, in questo caso tutti gli operatori potranno utilizzarla. Per tutte le altre informazioni è necessario leggere le istruzioni riportate sotto, in base al client di posta utilizzato.

2 OUTLOOK EXPRESS 1. Aprire l outlook express; 2. Selezionare Strumenti/Account; 3. Selezionare l account di posta elettronica da configurare nel protocollo; 4. Cliccare su Proprietà; 5. Selezionare la scheda Generale ; Nel campo Posta elettronica troviamo l indirizzo di posta elettronica da configurare.

3 6. Selezionare la scheda Server, in questa scheda troviamo Il server di posta in arrivo POP3 o IMAP, nella medesima casella; Il server di posta in uscita SMTP; Il nome account, che corrisponde al nostro campo Account POP3/IMAP la password che ovviamente non è leggibile, da riportare nel campo Password POP3/IMAP ; Se la casella Autenticazione del server necessaria non è selezionata i dati nome account e password vanno ripetuti all interno dei nostri campi Account SMTP e Password SMTP.

4 Se la casella Autenticazione del server necessaria è selezionata, bisogna cliccare sul pulsante impostazioni.

5 Se nella maschera visualizzata è selezionata la voce Usa le stesse impostazioni del server della posta in arrivo, nei nostri campi Account SMTP e Password SMTP vanno inseriti gli stessi dati dell account di posta in arrivo (nome account e password) altrimenti, se è selezionata la voce Accesso Tramite vanno inseriti i dati presenti in queste due caselle. Tornando alle scheda, l ultima da prendere in considerazione è Impostazioni Avanzate. In questa window troviamo i campi Porta in uscita SMTP e Posta in arrivo (POP3) che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo Autenticazione STMP e Autenticaz. POP3/IMAP va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.

6 MICROSOFT OUTLOOK POP3 Riportiamo di seguito i passaggi per reperire le informazioni di configurazione della casella di posta dal programma OUTLOOK Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Cliccare su Visualizza o cambia gli account di posta elettronica esistenti e scegliere Avanti; - Posizionarsi sopra l indirizzo desiderato e cliccare su Cambia;

7 - Cliccare su Altre Impostazioni; - Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo Descrizione e Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo ;

8 - Server posta in arrivo (POP3) va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in uscita SMTP va indicato nel nostro campo SMTP; - Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP mentre la password è da indicare nel nostro campo Password POP3/IMAP; - Se non c è il flag nel campo Accedi con autenticazione password di protezione (SPA) i dati nome e password vanno ripetuti all interno dei nostri campi Account SMTP e Password SMTP ; - Se il flag è presente scegliere Altre Impostazioni ; In questa window troviamo i campi Porta in uscita SMTP e Posta in arrivo (POP3) che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo Autenticazione STMP e Autenticaz. POP3/IMAP va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.

9 MICROSOFT OUTLOOK POP3 - Aprire Microsoft Outlook; - Selezionare Strumenti/Account di posta elettronica; - Posizionarsi sopra l indirizzo desiderato e cliccare su Cambia; - Cliccare su Altre Impostazioni;

10 - Nella maschera troviamo il campo Nome che va inserito nel nostro campo Descrizione e Indirizzo posta elettronico che va inserito nel nostro campo ; - Server posta in arrivo va inserito nel nostro campo POP3, mentre Server posta in uscita SMTP va indicato nel nostro campo SMTP; - Nome utente va inserito nel nostro campo Account POP3/IMAP e la password da indicare nel nostro campo Password POP3/IMAP; - Se non c è il flag nel campo Richiedi accesso con autenticazione password di protezione (SPA) i dati nome e password vanno ripetuti all interno dei nostri campi Account SMTP e Password SMTP ; - Scegliere Altre Impostazioni ;

11 In questa window troviamo i campi Porta in uscita SMTP e Posta in arrivo (POP3) che vanno inseriti nei nostri campi Porta SMTP e Porta POP3, inoltre se le caselle di richiesta connessione protetta SSL sono abilitate nei campi del protocollo Autenticazione STMP e Autenticaz. POP3/IMAP va inserita la dicitura SSL, se non sono selezionate vanno lasciati vuoti.

12 Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle in ARRIVO Dopo aver configurato le caselle di posta elettronica come sopra riportato, per la protocollazione delle in arrivo operare come riportato di seguito: - selezionare la funzione PROTOCOLLO/Inserimento; - scegliere dalla sezione ARRIVO il bottone Documenti elettronici;; - cliccare su [C]onnetti: il programma effettuerà lo scaricamento delle in arrivo; - il programma visualizzerà l'elenco delle da protocollare; - posizionarsi sopra l da protocollare e cliccare sull icona Assegna: verrà visualizzata la maschera di dettaglio del protocollo nella quale il programma riporta già automaticamente le informazioni desunte dalla mail ricevuta; - inserire i dati mancanti del protocollo e procedere al salvataggio. Operazioni da effettuare per la protocollazione automatica delle in PARTENZA L' da spedire va creata tramite le comunicazioni interne pertanto: - andare in Invio comunicazioni (cliccando sull'apposita icona presente nel menù principale della procedura, oppure andando in GESTIONE PRATICHE/COMUNICAZIONI INTERNE/Invio comunicazioni, o ancora cliccando sull'opzione Apri il menù delle comunicazioni (presente in ogni applicativo Halley alla sinistra della schermata) /Invio comunicazioni ; - sulla finestra della comunicazione da spedire selezionare il Tipo: ; - selezionare l'indirizzo mittente nel caso in cui si abbia più di un indirizzo mail; - inserire il destinatario dell' (la ricerca avviene nell'archivio dei mittenti/destinatari del protocollo); - inserire l'oggetto, il testo e gli eventuali allegati; - terminato l'inserimento dei dati cliccare sull'icona "Invia comunicazione": l' verrà trasferita nell'elenco dei documenti elettronici da protocollare; - selezionare il modulo PROTOCOLLO; - andare nella funzione INSERIMENTO; - scegliere l'opzione Documenti E[l]ettronici della sezione Partenza; - alla comparsa dell'elenco dei documenti da protocollare posizionarsi sopra quello desiderato; - cliccare sull'icona "Selezione": apparirà la finestra di Inserimento del protocollo dove saranno già riportati automaticamente i dati relativi a Destinatario, data del documento, tipo di spedizione ed oggetto; - inserire i dati mancanti (es. codici classificazione, ufficio...);al termine del caricamento cliccare su "Salva e continua": verrà assegnato il numero di protocollo e verrà automaticamente inoltrata l' al destinatario.