E.P.Finanziaria Modulo: Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture

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Ilaria Testa
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1 Gestione Archivi telefonici Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture pag. 1 di 7

2 Gestione Archivi telefonici La procedura gestisce le utenze telefoniche dell Ente e permette il controllo delle relative fatturazioni da parte di vari fornitori (Telecom, Wind, Omnitel..). In particolare prevede la ricezione telematiche da parte della Telecom tramite il servizio di tale azienda: Edi*Bill. L acquisizione telematica delle fatture permette: a) lo scarico sui relativi registri Iva (ogni telefono può avere il registro di riferimento) b) l aggancio (non obbligatorio) ai Peg (ogni telefono è collegabile con il relativo peg) c) l aggancio ( non obbligatorio ) all inventario e alla stanza in cui è ubicato d) alle modalità di pagamento del fornitore (per ogni telefono è possibile indicare la modalità di pagamento) e) la possibilità (non obbligatoria) di raggruppamento della fornitura permettere la emissione in automatico dei mandati di pagamento. Inoltre permette la generazione (se attivata la gestione fiscale) delle righe di registrazione in partita doppia creando le partite relative al fornitore, all iva, al canone, alle spese spedizione, agli arrotondamenti attivi e passivi, ed a 4 diverse tipologie di traffico. Su richiesta dell Ente è possibile gestire anche anche la contabilizzazione degli scatti in ore e minuti di ogni singolo telefono. E possibile, comunque, utilizzare l archivio delle utenze telefoniche anche senza il servizio Edi*Bill, pur mantenendo le caratteristiche sopra descritte. Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture pag. 2 di 7

L acquisizione telematica delle fatture permette: a) lo scarico sui relativi registri Iva (ogni telefono può avere il registro di riferimento) b) l aggancio (non obbligatorio) ai Peg (ogni telefono è

3 Gestione Archivi telefonici Dal Menu principale fare click sul pulsante CONTABILITA IVA e comparira la maschera relativa alla gestione iva. In basso a destra fare click sul pulsante CANONI TELEFONICI E si accede alla seguente maschera: I due pulsantini accanto al 2001 (al centro) servono solo per selezionare l anno che si intende controllare. Immediatamente in basso, a sinistra è possibile digitare il numero di telefono che si intende controllare, e quindi verranno elencate le fatture connesse. Nel riquadro a lato vengono riportati i fornitori di servizi connessi con la telefonia. Una volta selezionati verranno visualizzati i telefoni istallati nelle sedi dell Ente ed in basso l elenco di tutte le fatture del fornitore. Fa cendo click sul pulsante (FATTURE DEL FORNITORE) lo stesso pulsante cambia in In tal caso facendo click su un telefono dall elenco verranno presentate tutte le fatture collegate con il telefono. Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture pag. 3 di 7

controllare. Immediatamente in basso, a sinistra è possibile digitare il numero di telefono che si intende controllare, e quindi verranno elencate le fatture connesse.

4 Facendo click sul pulsante (NUOVO TELEFONO) è possibile inserire una scheda relativca ad una nuova utenza telefonica o servizio di telefonia. Facendo click su un numero telefonico e quindi sul pulsante (MODIFICA) è possibile modificare i dati generali e parametrizzazione della scheda. Sia nel caso precedente che in questo si presenterà la seguente maschera: Questa è la scheda relativa ad un servizio di telefonia offerto da un fornitore (nel caso Telecom). Sotto il nome del fornitore è presente l elenco delle diverse modalita di pagamento allo stesso, fare click su quella relativa al servizio della presente scheda e comparira a destra nella apposita casella (nel caso 1) Nella zona centrale inserire il numero di impianto o di telefono relativo alla scheda. In basso inserire i dati del destinatario della fattura, indirizzo e città (non sempre coincide con l Ente, es scuole, mercati.) Ancora più in basso la sede, indirizzo e città della dislocazione dell impianto o telefono. Questa parte può essere collegata su richiesta con l inventario e con il locale e fabbricato individuato nella Gestione Patrimonio. In alto a sinistra viene presentato l elenco dei vari registri iva acquisti dell Ente. Fare click su quello cui verranno ineserite le fatture relative all impianto in questione, e verrà evidenziato nella zona in bianco immediatamente sottostante. E possibile (non obbligatorio) collegate la scheda con il Pege relativo, digitarle il codice Peg e, se confermato rimarrà evidenziato. Nel caso in cui è disponibile l impegno per il pagamento delle fatture collegate alla scheda fare click sull occhio e selezionare dalla classica finestra di ricerca impegno, quello relativo. L individuazione dell impegno è utile nel caso di ricezione in automatico di bollettazione telematica. Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture pag. 4 di 7

Sia nel caso precedente che in questo si presenterà la seguente maschera: Questa è la scheda relativa ad un servizio di telefonia offerto da un fornitore (nel caso Telecom).

5 Per la parametrizzazione fare click su e comparirà la seguente maschera: Nella zona in basso a sinistra vengono riportati tutti gli impianti collegati con il fornitore. Nella zona in alto a sinistra l elenco dei fornitori di servizi di telefonia. In questa zona è possibile inserire nell elenco nuovi fornitori nel seguente modo: 1- Click sull occhio e comoparirà la classica maschera di ricerca anagrafica: selezionare il fornitore e click sul pulsantino con l icona dellometto che corre per confermarlo. 2 il nominativo verrà visualizzato come di seguito 3 fare click sulla iconina con freccia a sinistra e quindi il nuovo nominativo verrà aggiunto nell elenco dei fornitori diei servizi di telefonia. Facendo click sul fornitore nell elenco e quindi sul pulsante (PARAMATERI COSTI) è possibile inserire dei parametri necessari per la generazione della primanota in contabilità fiscale secondo la IV Direttiva CEE. (Non è obbligatoria né è necessario se la gestione dell Ente non ha attivato tale contabilità). Nel caso fosse attiva procedere inserendo i dati nella maschera che viene presentata: Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture pag. 5 di 7

In questa zona è possibile inserire nell elenco nuovi fornitori nel seguente modo: 1- Click sull occhio e comoparirà la classica maschera di ricerca anagrafica: selezionare il fornitore e click sul

6 Nel caso viene proposta quella legata anche alla trasmissione telematica da parte della Telecom con il servizio EDI*BILL. Ma la stessa è valida anche nel se non si utilizza il trasferimento telematico dei dati ma si caricano manualmente le fatture. Nella prima colonna vanno inseriti i codici utilizzati dalla Telecom per la ripartizione delle voci della fattura. Va notato che nella fattura Telecom possono essere presenti molte più voci di quelle visualizzate che sono in numero di otto. la procedura in effetti necessita dei codici relativi a: arrotondamento precedente, arrotondamento attuale, spese di spedizione, tipologie di consumo (traffico, canone 12, canone 1421.) Canone (non è necessario indicare un codice in quanto tutto quello che rimane della fattura viene inglobato in questa voce) L importo iva viene gestito automaticamente Per la ripartizione in contabilità fiscale fare click sull occhio relativo al codice e selezionare nella classica finestra di ricerca dei codici di costo quello desiderato: in tal modo verrà memorizzato sia il codice mnemonico che il codice effettivo del piano dei conti nel caso: mnemonico = telcanoni sottoconto- voce di costo= CE0205B Di seguito si riporta un esempio di primanota. Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture pag. 6 di 7

Nella prima colonna vanno inseriti i codici utilizzati dalla Telecom per la ripartizione delle voci della fattura.

7 RICEZIONE FATTURE EDI*BILL DA PARTE DELLA TELECOM Una volta individuato il fornitore TELECOM nell elenco dei fornitori di servizi telefonici e proceduto alla parametrizzazione della scheda del fornitore per quanto concerne la ripartizione in partita doppia (se gestita), si può procedere alla ricezione dei dati telematici. (GENERA ARCHIVIO TELEFONICO DAI DATI TELECOM) Facendo click su questo pulsante si evita di generare a mano le schede telefoniche in quanto i dati principali vengono acquisiti dal file che Telecom invia tramite Edi*Bill. A questo punto è necessario integrare le schede con i parametri visti precedentemente (registro iva, ordine..) (RICEVI FATTURE TELECOM) inserite nei registri Iva relativi, sul Peg di competenza agganciate al codice di raggruppamento per pagamenti in automatico agganciate all impegno per pagamenti automatici verrà altresi generata la primanota in partita doppia ed il relativo aggancio ai costi. Una volta generate le schede dei numeri telefonici (inserite a mano o acquisite tramite Edi*Bill), ed integrate con i parametri necessari (registro iva, ordine ) facendo click su questo pulsante verranno acquisite le fatture Telecom e le stesse verranno: Gestione archivi telefonici e ricezione telematica fatture pag. 7 di 7

(GENERA ARCHIVIO TELEFONICO DAI DATI TELECOM) Facendo click su questo pulsante si evita di generare a mano le schede telefoniche in quanto i dati principali vengono acquisiti dal file che Telecom

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