RECUPERO CREDITI. Gestione del Credito Clienti. Release 5.20 Manuale Operativo

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1 Release 5.20 Manuale Operativo RECUPERO CREDITI Gestione del Credito Clienti Programma pensato per la funzione di gestione del credito: permette di memorizzare tutte le informazioni relative alle azioni effettuate nei confronti del cliente per il recupero degli importi dovuti, attraverso la rilevazione delle attività quotidiane più tipiche. Permette di registrare velocemente tutti i contatti avvenuti, le risposte del cliente, le azioni intraprese, in automatico e da un'unica maschera, è possibile estrarre tutte le scadenze che risultano scadute ad una certa data, selezionabili in modo mirato grazie a diversi parametri di filtro molti flessibili. La memorizzazione di ogni sollecito, con quanto discusso con il cliente e gli eventuali nuovi accordi, può includere la definizione di una nuova modalità di pagamento, una nuova data scadenza, una data di successivo contatto quest ultima può anche essere utilizzata per estrarre le attività da effettuare quotidianamente sui clienti, ottenendo un controllo puntuale e un utilissimo promemoria. La funzione è collegata in modo sinergico con tutte le altre parti del programma che contengono informazioni sensibili e utili alla gestione: partitari, scadenzari, blocchi amministrativi il tutto per garantire un elaborazione veloce e per ottenere sia una situazione storica del singolo cliente sia una situazione globale dei crediti sempre aggiornate.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 GESTIONE RECUPERO CREDITI Tabella Azioni Recupero Crediti Recupero Crediti Griglia di dettaglio Cartella Dati Clienti Cartella Gestione Pagamenti : inserimento dei contatti Aggiornamento multiplo del contatto (su più scadenze) Stampa Stampa Sintetica Stampa Situazione Stampa estratto conto... 18

3 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti Gestione Recupero Crediti 1.1 Tabella Azioni Recupero Crediti Ad ogni scadenza può essere associato un tipo di azione da intraprendere, così da ottenere una situazione riassuntiva per Tipo di azione : il tipo di azione può quindi essere codificato liberamente, tramite l apposita tabella, sulla base delle esigenze ed abitudini del cliente. Si accede alla funzione dal Menù Archivi Tabelle Società Recupero Crediti: Azioni La tabella presenta due campi: Codice Descrizione Suggeriamo di caricare le azioni con un codice identificativo, in modo da renderne subito chiara la lettura e la conseguente identificazione dalla funzione di Gestione del recupero crediti vero e proprio.

4 4 Manuale Operativo 1.2 Recupero Crediti La funzione fornisce uno strumento integrato con lo scadenziario dei clienti per gestire la complessa fase del recupero dei crediti relativi alle scadenze dei clienti; in questo modo è possibile conoscere in tempo reale l effettiva situazione degli scaduti. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Recupero Crediti E possibile estrarre le scadenze in base ai seguenti parametri: Da Cliente a Cliente (non impostando nessun codice, verranno selezionati tutti i clienti) Da Agente ad Agente (non impostando nessun codice, verranno selezionati tutti gli agenti): il codice agente è significativo solo per le fatture provenienti dal ciclo attivo. Da Data Contatto a Data Contatto: la fase di definizione del recupero di un credito passa attraverso una serie di contatti che l operatore concorda con il cliente. E quindi possibile selezionare le scadenze per le quali è presente un contatto nell intervallo di date selezionate. Da Data prossimo Contatto a Data Prossimo Contatto: durante la registrazione di un contatto si deve definire anche la data del successivo contatto, in modo tale di dare la possibilità all utente di estrarre in modo automatico le scadenze da sollecitare in base ai precedenti accordi con il cliente o pianificazioni interne.

5 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti - 5 In fase di selezione è possibile scegliere quali scadenze includere: Da Data Scadenza a Data Scadenza: per impostare l intervallo delle date relative alle scadenze. Nella procedura vengono trattate le scadenze relative alle modalità di pagamento del tipo rimessa diretta (tipo = RD) ed eventualmente del tipo bonifico (tipo = BO). Non vengono incluse, quindi, le scadenze aperte di tipo RB, in attesa di essere estratte in portafoglio: ovviamente, le scadenze relative a pagamenti con ricevuta bancaria che sono tornate insolute vengono direttamente trasformate dalla funzione di gestione insoluti in Rimesse Dirette, quindi rientrano nella estrazione con RD. Includi bonifici: per considerare nell estrazione anche i pagamenti relativi ai bonifici. Il campo viene salvato nelle esperienze in modo tale di essere riproposto al successivo utilizzo della funzione. Considera scaduto: per estrarre le scadenze scadute (in alternativa all estrazione per data). Una volta selezionata l opzione, viene richiesta la data in cui considerare lo scaduto (viene proposta la data di lavoro). 1 L indicazione del flag Considera Scaduto può essere effettuata anche contemporaneamente all indicazione di un intervallo di date di scadenza e all inclusione dei bonifici: in questo caso, i dati estratti dovranno soddisfare tutte le condizioni impostate Tipo pagamento: nella fase di definizione del recupero del credito è possibile stabilire la modalità di pagamento con cui potrà avvenire il saldo della scadenza; scegliendo in questo campo una delle modalità proposte, verranno estratte solo le scadenze per le quali è stata concordata la modalità di pagamento selezionata: Il Tipo di pagamento qui indicato prescinde dalla tipologia di pagamento associata alla scadenza nello scadenzario: si tratta di due informazioni differenti. La scelta tra una di queste opzioni permette di specificare l eventuale forma di rimessa da saldo concordata. Ordinamento: per definire l ordine di visualizzazione delle scadenze nella griglia. Di default l estrazione avviene per codice cliente e data scadenza; è possibile, in alternativa, impostare le seguenti modalità di ordinamento (salvate nelle esperienze): 1 Anche questo flag viene salvato nelle esperienze, in modo tale di essere riproposto al successivo utilizzo della funzione (sempre con la nuova data di lavoro).

6 6 Manuale Operativo Azioni: per estrarre solo le scadenze legate a una o più azioni selezionate dall utente. E possibile selezionare manualmente il codice dell azione oppure scegliere uno o più codici dalla multi lista. Dopo avere impostato il codice dell azione è possibile estrarre tutte le scadenze per cui è stata specificata l azione scelta, oppure specificare se si devono estrarre solo le scadenze che contengono l azione solo nel contatto più recente attivando il flag sul campo Solo ultima azione. Esempio: se si estraggono solo le scadenze con l azione SOL1 senza attivare il flag Solo ultima azione vengono estratte le scadenze che contengono in uno dei contatti l azione SOL1. Se invece si imposta il flag Solo ultima azione viene estratta solo la scadenza che nel contatto più recente ha l azione SOL1. Impostati i filtri di selezione, è possibile procedere all estrazione dei dati premendo il pulsante Estrai (in fondo alla maschera) Effettuata l estrazione, sarà possibile operare sulla griglia e sulle altre parti del programma, che nelle prossime pagine andremo a trattare più in dettaglio. In fondo alla maschera sono inoltre presenti i pulsanti Conferma Pulisci Esci, ed altri pulsanti, trattati sempre nel seguito. A differenza di altre funzioni, alla pressione del pulsante Conferma viene visualizzato un messaggio di avvenuto salvataggio ed i dati estratti vengono mantenuti nella maschera, così da permettere all utente di proseguire con l elaborazione: è così possibile effettuare salvataggi intermedi.

7 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti Griglia di dettaglio Da questa funzione, è quindi possibile indicare i vari filtri di selezione per estrarre le scadenze in griglia, quindi per effettuare l estrazione premere sul pulsante Estrai : fatto ciò, nella griglia vengono visualizzate le scadenze che corrispondono ai parametri di ricerca impostati. Le scadenze estratte vengono raggruppate per cliente; nella griglia vengono riportate le seguenti colonne: Codice Cliente Stato: lo stato corrisponde ad un campo impostato sul cliente (collegato alla sua anagrafica) che permette di specificare se si può ritenere il cliente ancora Attivo, per cui il credito è recuperabile, oppure se si ritiene il cliente Perso, per cui il credito risulta molto probabilmente - irrecuperabile. Il campo può essere definito nella cartella Cartella Dati Clienti. Denominazione: denominazione del cliente Codice Agente: codice dell agente; è possibile visualizzarlo posizionandosi con il mouse sul campo. Nel caso in cui per la fattura siano stati attribuiti più agenti viene visualizzato il codice ***; in questo caso vengono visualizzati tutti i nominativi degli agenti collegati alla scadenza. Partita: numero esteso della partita che ha generato la scadenza Numero documento: numero della fattura di vendita oppure nel caso di insoluti numero del documento contabile

8 8 Manuale Operativo Data Documento: data della fattura oppure nel caso di insoluti è la data di registrazione dell insoluto Data Scadenza: data della scadenza (che potrebbe variare e coincidere con la data aggiornata della scadenza) Tipo Pag.: tipologia di pagamento: RD (rimessa diretta) o BO (bonifico) Importo: importo originale della scadenza Incassato: importo attualmente incassato Giroconto: importo dell eventuale giroconto effettuato con altre partite Da incassare: residuo da incassare della partita Scaduto: valore dell importo scaduto Tipo Riga: evidenzia con colori diversi e con un testo di riferimento alcune righe particolari: riga con sfondo giallo riga con sfondo azzurro riga con sfondo grigio = identifica le scadenze che sono state generate da insoluti = identifica le scadenze che sono state generate da Note d accredito = identifica la scadenza estratta da un altro utente, quindi non modificabile (la procedura effettua un blocco dei movimenti contabili legati alle scadenze in modo tale di evitare che altri utenti possano modificare le scadenze in elaborazione, e viceversa). L utente può selezionare ogni scadenza estratta in griglia: la scadenza selezionata sarà evidenziata in colore nero, e su questa si potrà operare inserendo le informazioni nelle cartelle: Cartella Dati Clienti Cartella Gestione Pagamenti : inserimento dei contatti Dopo aver selezionato una scadenza, è possibile utilizzare i pulsanti: per accedere direttamente al Partitario del cliente relativo alla scadenza selezionata (visualizzandolo con l opzione Tutte le partite ). per esportare in Excel il contenuto della griglia. Viene richiesto il nome del file da creare, proponendo di default il nome RECCREDITIS.XLS, e viene creato il foglio di lavoro con tutte le colonne presenti in griglia. Esempio file excel: per elaborare le stampe di controllo; si veda il paragrafo Stampa per elaborare direttamente le stampe degli estratti conto; si veda il paragrafo Stampa estratto conto

9 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti Cartella Dati Clienti In questa cartella è possibile gestire ulteriori informazioni espressamente legate alle attività del recupero crediti e collegate alla tabella dei clienti, che essendo riservate, anche se collegate all anagrafica del cliente, non verranno visualizzate nella relativa maschera standard. In questa sezione, vengono inoltre visualizzati i campi Totale Scaduto (somma delle scadenze scadute) e Totale Aperto (somma delle scadenze scadute e di quelle a scadere). E possibile definire i seguenti dati: Note particolari: campo di note per descrivere le particolarità del cliente Stato del cliente: sono previsti i due stati Attivo e Perso: di default il cliente viene caricato con lo stato Attivo; nel caso in cui si considerino le scadenze del cliente non recuperabili, si deve indicare lo stato Perso in modo tale di poter distinguere nelle stampe le due tipologie. Per salvare le modifiche ai suddetti campi, sono disponibili i pulsanti: Aggiorna Note Aggiorna Cliente per aggiornare l archivio con quanto indicato nel campo Note per aggiornare l archivio con quanto indicato in Note e in Stato La variazione dello stato del cliente potrà essere registrata anche con il salvataggio dei contatti (pulsante Conferma). Sono inoltre disponibili i pulsanti di accesso rapido alle funzioni Anagrafica Cliente e Blocchi Amm 2. Il pulsante Storico Cliente permette di visualizzare l elenco dei contatti legati al cliente intestatario della scadenza sulla quale è posizionato il cursore in griglia. I contatti elencati sono esposti in ordine decrescente di data, al fine di mettere in primo piano i contatti più recenti. Per chiudere la maschera e tornare nella griglia delle scadenze premere sul pulsante Chiudi Storico, posizionato nel piede della maschera. 2 Se nella licenza è presente il relativo modulo aggiuntivo

10 10 Manuale Operativo Cartella Gestione Pagamenti : inserimento dei contatti In questa maschera è possibile registrare le informazioni relative ai diversi contatti avuti con i clienti, finalizzati al recupero degli insoluti: per contatto si intende quindi l azione intrapresa, che può andare dalla telefonata all invio della lettera di sollecito. Per inserire i dati relativi ai contatti si devono eseguire le seguenti operazioni: Selezionare nella Griglia di dettaglio la scadenza da elaborare. Posizionarsi nella prima riga della griglia nella scheda Gestione Pagamenti (in alto) e impostare la Data Contatto: premendo il tasto <Tab> o il tasto <Invio> viene in automatico proposta come data del contatto la data di lavoro Nella griglia è possibile inserire nuovi solleciti solo sulla prima riga; al termine del caricamento le righe scorrono in basso lasciando sempre la prima riga vuota. Le righe vengono ordinate con data di contatto decrescente: per modificare i dati delle singole righe, posizionarsi sulla riga stessa. Sono obbligatori tutti i campi ad eccezione della colonna AZIONE e NOTE. Dopo avere impostato la data del contatto, viene visualizzata automaticamente anche la Data Scadenza (dato informativo, non modificabile). La data di scadenza può essere contrattata in sede di contatto: nei campi successivi, infatti, è possibile modificare direttamente la data assegnata alla scadenza in elaborazione, mentre in questo campo rimane, a scopo informativo, la data iniziale di scadenza assegnata al momento del contatto. Successivamente vengono richiesti i seguenti campi (tutti modificabili): Azione (opzionale): per inserire la modalità con cui si intende gestire il credito: aprendo la lista, compariranno tutte le Azioni precedentemente caricate nella Tabella Azioni. Note: per descrivere le comunicazioni avvenute durante il contatto. E possibile richiamare la tabella delle Note Precaricate utilizzando il tasto F8. Tipo Pagamento (obbligatorio): contiene un specifica aggiuntiva, sulla modalità di pagamento eventualmente concordata con il cliente. Nel caso in cui non sia stato concordata nessuna modalità specifica, si può indicare il valore Non definito. Data nuova scadenza: viene riproposta la data della scadenza attuale, con la possibilità di variarla nel caso in cui venga concordata una nuova data con il cliente: questo consente la variazione diretta nella tabella delle scadenze. Data prossimo contatto: per inserire la data in cui è previsto il successivo contatto del cliente, sulla base del quale organizzare i successivi solleciti. La procedura permette di lavorare su tutto l archivio scadenze, senza dover necessariamente effettuare la conferma ad ogni singola variazione, ma confermando al termine tutte le variazioni apportate: si consiglia comunque di effettuare dei salvataggi intermedi, per evitare possibili perdite di dati dovute ad una non corretta uscita dal programma. Al Conferma viene visualizzato un messaggio di avvenuto salvataggio.

11 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti Aggiornamento multiplo del contatto (su più scadenze) Per velocizzare l impostazione dei dati relativi al contatto con il cliente, nel caso lo stesso avesse più scadenze aperte, è possibile riportare automaticamente le stesse informazioni su diverse scadenze selezionate. A tal fine, nella finestra di inserimento dei contatti legati alle scadenze è presente la colonna Estendi aggiornamento nella quale è inserito un pulsante che permette di attivare questa funzionalità. Il pulsante è abilitato solo sulla prima riga prima della griglia, prima che la stessa venga confermata: in sintonia con la logica della funzione, la prima riga è infatti di inserimento mentre quelle successive sono di sola variazione. Si dovrà porre particolare attenzione a non confermare completamente la riga altrimenti per poter usufruire di questa funzionalità. Compilata la riga del contatto (prima di confermarla) cliccare nella colonna Estendi aggiornamento (che ha acquisito uno sfondo grigio); si apre una nuova maschera che elenca le altre scadenze del cliente:

12 12 Manuale Operativo L utente può scegliere le scadenze cui assegnare gli stessi dati di contatto, selezionando quelle di interesse, operando così: Selezionare le singole scadenze abilitando la colonna Sel. Selezionare tutte le scadenze con il pulsante Seleziona tutto Selezionare le scadenze con la stessa data scadenza con il pulsante Seleziona stessa Data Scadenza Alla pressione del pulsante Conferma il contatto inserito per la scadenza della prima fattura viene riportato anche sulle altre scadenze selezionate. Le scadenze così gestite rimangono legate: nel caso in cui nella riga del contatto venisse variato un dato, lo stesso verrà riportato anche sulle scadenze per le quali si è deciso di estendere i dati di contatto.

13 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti Stampa Alla pressione del pulsante Stampa (posto in fondo alla maschera) viene visualizzata la seguente maschera di filtro: Nei primi due campi sono richiesti: Stato Cliente: per scegliere tra stato Attivo e\o Perso. Coincidono con l attuale impostazione nell anagrafica del cliente (vedi Cartella Dati Clienti ). Di default viene proposto Tutti (verranno considerati tutti gli stati presenti nelle scadenze). Tipo Stampa: sono disponibili due modalità di stampa, in base alle quali vengono abilitati o disabilitati alcuni campi relativi al recupero crediti: Nelle prossime pagine, vediamo più nel dettaglio le diverse impostazioni legate al Tipo Stampa scelto.

14 14 Manuale Operativo Stampa Sintetica Elabora una stampa raggruppata in base allo stato, filtrata per tipologia di azione e con il riepilogo degli importi per il cliente. Con questa tipologia di stampa possono essere impostate le seguenti opzioni: Raggruppamento per Azione/Cliente (solo opzione sintetica): per organizzare e raggruppare i dati in stampa con livello principale sulla azione e come livello secondario sul cliente. Raggruppamento per Cliente/Azione (solo opzione sintetica): per organizzare e raggruppare i dati in con livello principale su cliente e come livello secondario sull azione. Azioni: è possibile impostare tramite una multilista l elenco delle azioni per le quali inserire un ulteriore filtro nella stampa. Ordinamento per Rag. Soc. Cliente: i clienti vengono stampati in ordine di codice ; selezionando il flag invece vengono stampati in ordine di ragione sociale. Dettaglio Scadenze Partita: considerando che normalmente viene stampata una riga riepilogativa per ogni cliente, è possibile abilitando il flag ottenere il dettaglio delle scadenze con le informazioni sintetiche. Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Esempio di Stampa Sintetica solo con Ordinamento per Codice Cliente La stampa è organizzata con un primo raggruppamento sullo stato (Attivo/Perso/Tutti). Per ogni raggruppamento viene stampato l importo totale e infine il totale generale. All interno dello Stato, viene eseguito un ulteriore raggruppamento per Azione.

15 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti - 15 Esempio di Stampa Sintetica solo con Raggruppamento per Azione/Cliente Esempio di Stampa Sintetica con: Raggruppamento per Azione/Cliente, Ordinamento per Codice Cliente, Dettaglio Scadenze Partita

16 16 Manuale Operativo Esempio di Stampa Sintetica con: Raggruppamento per Azione/Cliente, Ordinamento per Rag. Soc. Cliente, Dettaglio Scadenze Partita Esempio di Stampa Sintetica con: Raggruppamento per Cliente/Azione, Ordinamento per Codice Cliente, Dettaglio Scadenze Partita Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

17 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti Stampa Situazione Elabora una stampa raggruppata in base allo stato con tutti i dettagli delle scadenze: effettua un primo raggruppamento per tipologia di clienti Attivi / Persi / Tutti ed un secondo raggruppamento per codice cliente. È possibile selezionare anche le seguenti opzioni: Stampa Note: per stampare le note del cliente (gestite in Cartella Dati Clienti ) Dettagli contatti viene stampato l elenco dei contatti (solleciti) per singola scadenza (gestiti nella griglia della Cartella Gestione Pagamenti : inserimento dei contatti) Per ogni cliente viene stampato il dettaglio delle scadenze. Nel caso in cui per la fattura siano stati attribuiti più agenti, viene stampato il codice ***: con la selezione del campo Dettaglio Contatti, è presente la descrizione dell Azione. Esempio di Stampa con Dettaglio Contatti

18 18 Manuale Operativo 1.3 Stampa estratto conto Per stampare in automatico l estratto conto relativo alle scadenze estratte e generare direttamente i relativi contatti (opzionalmente, in sostituzione della digitazione manuale). Cliccando sul pulsante Stampa estratto conto nel piede della maschera del Recupero Crediti viene visualizzata una finestra dalla quale impostare i parametri per la stampa: I dati richiesti sono i seguenti: Testo per testata: (opzionale) codice del testo di estratto conto che deve essere riportato nella parte di testata dell estratto conto. Testo per piede: codice del testo che deve essere riportato nella parte del piede dell estratto conto. I testi richiesti vanno preventivamente codificati nella tabella Testi per Estratti Conto. Data di stampa: data di stampa che viene riportata sull estratto conto. La data indicata non agisce sulle scadenze che verranno stampate, poiché verranno considerate solo quelle estratte nella griglia. Registra nei contatti: se attivo, consente di registrare direttamente un contratto che identifica l avvenuto invio dell estratto conto. Azione: per specificare l azione da attribuire al contratto. Il campo si abilita solo con l attivazione del flag Registra nei Contratti : al termine della stampa, per le scadenze estratte, verrà inserito direttamente il contatto completo dell azione indicata Nell esempio l estratto conto è stato stampato indicando come Azione la LET1 Lettera primo sollecito

19 RECUPERO CREDITI: Gestione del Credito Clienti - 19 Non indicando alcuna azione, verrà in ogni caso generato il contatto e nelle note verrà indicata una dicitura che indica che è stato inviato l estratto conto. Nell esempio l estratto conto è stato stampato non indicando alcuna Azione: nelle note viene quindi riportato il testo Inviato estratto conto. Data prossimo contatto: data a cui assegnare il prossimo contatto. Se non viene impostata, verrà considerata la data di stampa. Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Anteprima dell estratto conto per le scadenze estratte. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa.