Manuale Operativo ESTRATTO CONTO. Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

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1 KING Manuale Operativo ESTRATTO CONTO Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale Operativo Sommario 1 NUOVI PROGRAMMI ESTRATTI CONTO BANCARI Scomposizione di una riga su più conti contabili Gestione delle partite Gestione delle partite: riconoscimento testuale Gestione delle partite: sconto e abbuono Gestione delle partite: pulsante Crea Partite Pulsante Genera Movimenti Contabili Pulsante Altre Funzioni Messaggi particolari su righe escluse (in fase di caricamento e\c) Funzioni di parametrizzazione Definire nuovo tracciato Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti)... 23

3 ESTRATTO CONTO NUOVI PROGRAMMI ESTRATTI CONTO BANCARI Il nuovo modulo Caricamento estratti conto bancari 1 è studiata per automatizzare la gestione contabile degli estratti conto bancari disponibili su file: permette di leggere ed auto-generare i movimenti contabili di prima nota, riducendo i tempi di quadratura tra saldo contabile e saldo bancario. La funzionalità è stata sviluppata per sfruttare i dati che oggi la banca mette a disposizione dei clienti in formato elettronico, così da decodifica le informazioni presenti sul file bancario e generare i movimenti contabili correlati. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Caricamento Estratti conto bancari: Per operare, indicare nel campo Banca un codice tra quelli codificati nella Tabella Nostre Banche: effettuata la scelta, nei campi successivi vengono prelevate le informazioni correlate: 1 La funzionalità è legata al modulo di licenza IMPORTEC

4 - 4 - Manuale Operativo Nel campo Tipo file estratto conto è possibile scegliere il formato i file, tra quelli precedentemente impostati, oppure crearne di nuovi: Propone i tracciati 01, 02 e 03 presenti di default: tra questi, in particolare il tracciato 01 Standard CBI contiene le impostazioni per leggere file in tracciato CBI. Definire nuovo tracciato permette di definire un nuovo tracciato da importare. Per le specifiche, si veda il relativo paragrafo. Importare il tracciato personalizzato da un'altra società: per importare un tracciato già definito in un'altra società (i tracciati personalizzati vengono infatti salvati per ogni azienda gestita: la funzione riporta le stesse importazioni definite in Definire nuovo tracciato ) Importare le impostazioni tracciato da altra società: per importare il collegamento tra causali bancarie e causali\conti contabili, impostabili dalla Gestione Esperienze (ved. Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti)). Da utilizzarsi quando le tabelle dei conti e delle causali sono uguali sulle due società, e quando il tracciato della banca da importare è lo stesso. Scegliendo un tracciato tra quelli indicati, si accende il pulsante in fondo alla maschera: il pulsante permette di cercare, selezionare e caricare il file contenente i dati dell estratto conto bancario. Le griglie della funzione vengono caricate con le informazioni presenti sul file:

5 ESTRATTO CONTO Nella prima griglia a sinistra, vengono riepilogati i dati raggruppati per Causale Bancaria: in particolare, viene esposto il valore totale (Importo) dei movimenti per la causale in esame e il numero totale di movimenti (Num.Mov.). La colonna Ass. visualizza quanti movimenti sono già stati assegnati. Selezionato un elemento della GRIGLIA 1, nella seconda griglia vengono riportati i dati di dettaglio riferiti alla causale selezionata: Zoom GRIGLIA 1 Zoom GRIGLIA 2 La visualizzazione della seconda griglia può cambiare utilizzando i pulsanti in alto a destra: le diverse opzioni riguardano modalità di visualizzazione, che agevola in alcuni casi l operatività nel programma (senza tuttavia cambiarne le specifiche di funzionamento). Di base è prevista la visualizzazione Originale in modalità Elabora Dettaglio. Le opzioni Estesa e Ridotta agiscono sul campo Descrizione estratto conto rispettivamente aumentandone o diminuendone le dimensioni. L opzione Assegna Cli\For sposta la colonna del Conto vicino alla Descrizione estratto conto: utile in fase di quadratura di incassi \ pagamenti, legata agli automatismi descritti nel paragrafo Gestione delle partite. L opzione Assegna Partite compatta la griglia e posiziona il cursore nel campo Partita (utile dopo aver già indicato il codice cliente \ fornitore nel campo Conto).

6 - 6 - Manuale Operativo Nella GRIGLIA 2 sono presenti, oltre alla Data Movim., Data Valuta e Importo, i seguenti campi in colore giallo (modificabili): S.: è il saldo contabile associato al movimento, sulla base delle impostazioni definite nella funzione per Definire nuovo tracciato ; indica con che segno l operazione sarà salvata in contabilità, modificabile dall utente (D = DARE, A = AVERE). Caus.Cont.: per indicare la causale contabile, tra quelle presenti nella Tabella Causali Contabili. Con un click tasto sx sul campo, lo stesso viene compilato con la causale impostata come preferenziale (flag Pref. nella Gestione Esperienze) Con un Click tasto dx sullo stesso campo, si apre un menù di scelta rapida che propone diversi automatismi, quali ad esempio Copia causale su tutti i movimenti successivi: selezionando questa opzione, in automatico la casuale associata alla riga viene associata a tutte le righe successive (con possibilità di essere sempre successivamente modificata). Il menù di scelta rapida propone altre opzioni, quali: : per salvare l associazione tra Causale contabile (Conto Contabile) effettuata sulla riga direttamente nella Gestione Esperienze, così da poter riutilizzarla successivamente. : effettua le stesse operazioni descritte nel paragrafo Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti) : per esportare la GRIGLIA 2 direttamente in Excel ed analizzarne il contenuto tramite gli strumenti standard di office. Utile nei casi in cui la descrizione non riporta sufficienti informazioni per trattare la riga.

7 ESTRATTO CONTO Conto: per indicare il conto contabile tra quelli presenti nella Anagrafica Piano Conti. Con un click tasto sx sul campo, lo stesso viene compilato con il conto impostato come preferenziale (flag Pref. nella Gestione Esperienze): Con un Click tasto dx sullo stesso campo, si apre un menù di scelta rapida che propone diversi automatismi, quali ad esempio Copia conto su tutti i movimenti successivi: selezionando questa opzione, in automatico il conto associato alla riga sarà associato a tutte le righe successive (con possibilità di essere sempre successivamente modificato). Il menù di scelta rapida propone altre opzioni (le stesse già viste in precedenza per il campo Caus.Cont.. Le righe trattate cambiano colore assumendo uno sfondo azzurro, permettendo così all utente di interpretare velocemente lo stato di ogni dettaglio e valutare quanta parte dei dati presenti sull estratto conto è già stata processata. In basso a sinistra è riportata la legenda dei colori: Le righe che hanno lo sfondo verde sono quelle per le quali è stato generato il movimento contabile (tramite il Pulsante Genera Movimenti Contabili ) nella Prima Nota Movimenti Multipli. In fondo alla maschera è presente il pulsante Salva che consente di salvare le operazioni inserite, anche se incomplete: si potrà infatti successivamente richiamare le elaborazioni parziali e completarle in successivi passaggi. Il pulsante può essere premuto più volte: il programma salva le informazioni senza uscire dalla maschera. Per uscire dalla maschera, utilizzare i pulsanti Pulisci ed Esci: in entrambi i casi, nel caso di variazioni non salvate, il sistema avviserà con un messaggio di avviso. Indicata Banca e Tipo file estratto conto, nel caso in cui venga rilevato uno storico di estratti conto già trattati, sia modo completo che parziale, si attiva il pulsante : premendo sul pulsante, viene direttamente prelevata l ultima elaborazione (se unica) oppure, nel caso in cui ci fossero più elaborazioni precedenti, ne viene mostrato l elenco: In basso a sinistra, sono riportati i valori totali e il saldo del conto.

8 - 8 - Manuale Operativo Scomposizione di una riga su più conti contabili Alcune righe di estratto conto richiedono un trattamento particolare, in quanto il valore indicato sul conto bancario deve essere contabilmente ripartito su più conti contabili. Esempio 1: L esempio tipico è il pagamento del mutuo, dove il valore addebitato sul c\c sotto la voce PAGAMENTO MUTUO contabilmente deve essere ripartito su 3 voci differenti le quali rappresentano rispettivamente: la quota capitale, gli interessi e le spese di addebito. Per gestire queste casistiche, sarà necessario impostare più conti contabili di riferimento nella Gestione Esperienze (Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti) ) così che gli stessi saranno resi selezionabili dal campo Conto della GRIGLIA 2. Per scomporre il valore bancario sui conti contabili impostati, fare un click dx del mouse sulla riga interessata, in corrispondenza del campo Descrizione estratto conto (oppure di un altri campo): appare un menù di scelta rapida, nel quale selezionare l opzione Scomponi dettaglio in più righe. Si apre una maschera che consente di ripartire il valore bancario sui conti contabili proposti: la ripartizione deve tenere conto del segno dell operazione (in questo caso - ). Nella parte bassa della maschera sono visualizzati i campi Saldo e Totale per controllo di quadratura sui dati inseriti.

9 ESTRATTO CONTO Ipotizziamo di dividere gli importi come in figura: Cliccando sul pulsante Conferma F(10) si ritorna alla maschera precedente e le righe così trattate vengono evidenziate con sfondo bianco e carattere grassetto blu: Esempio 2: un altro esempio, possono essere gli insoluti da effetti. In questa ipotesi, la banca comunica sull estratto conto un'unica riga che rappresenta l ammontare degli effetti insoluti. E possibile suddividere gli importi oltre che sui conti contabili (come un conto di spese per insoluti) sui clienti cui fanno riferimento gli insoluti stessi, creando successivamente la partita di riferimento. Per poter gestire le diverse casistiche, sono presenti i check box Conti, Clienti e Fornitori: sulla base del lozione scelta, sarà possibile selezionare dal campo Conto il codice della relativa anagrafica, mentre la partita di riferimento potrà essere indicata dalla GRIGLIA 2, quindi dopo aver confermato la Scomposizione Dettaglio (per i dettagli sulla gestione partite, si veda Gestione delle partite ). Ipotizziamo di avere selezionato l opzione cliente.

10 Manuale Operativo Gestione delle partite Gli incassi registrati sul conto della banca e\o i diversi pagamenti possono essere collegati direttamente alle partite gestite nella contabilità, così da effettuare rapidamente una quadratura dei dati e contemporaneamente aggiornare lo scadenzario 2. Per attribuire una partita ad una riga di estratto conto, è necessario innanzitutto aver definito che la casuale bancaria che identifica la riga di estratto conto abbia Gestione Esperienze attivo il flag Cliente oppure Fornitore (al posto de conti contabili). Sulla base di questa impostazione, sarà possibile attribuire alla riga trattata il codice del Cliente (Fornitore) direttamente nel campo Conto della GRIGLIA 2 (digitandolo oppure richiamandolo dalla lista collegata al campo, con F5 oppure Doppio Click ). Quindi, nel campo Partita sarà possibile richiamare l elenco delle partite che fanno riferimento al Cliente (Fornitore) precedentemente indicato: utilizzando sempre F5 oppure Doppio Click si apre una maschera che permette la selezione delle partite aperte. Attribuzione manuale Codice (Cliente \ Fornitore) e selezione Partita Indicato nel campo Conto il codice di anagrafica, è possibile posizionarsi nel campo Partita sia manualmente sia cliccando sul pulsante Assegna Partite : per ogni riga sarà proposta la maschera di selezione delle partite aperte per il codice anagrafico precedentemente indicato. Utilizzo del pulsante ASSEGNA PARTITE per un assegnazione rapida Applicando un flag in corrispondenza della colonna Sel. è possibile associare la partita alla riga in elaborazione. 2 Lo scadenzario e il partitario vengono aggiornati definitivamente dopo aver confermato la generazione del movimento contabile: l associazione tra estratto conto e partita è quindi temporanea.

11 ESTRATTO CONTO Gestione delle partite: riconoscimento testuale Per velocizzare l operazione di collegamento della riga all anagrafica del cliente \ fornitore, la procedura dispone di un sistema d riconoscimento testuale: è possibile infatti selezionare con il mouse la parte del campo Descrizione estratto conto riportante la ragione sociale del soggetto che ha effettuato il pagamento (o verso il quale è stato effettuato un pagamento). Riconoscimento testuale automatico del Codice (Cliente \ Fornitore) Così facendo il sistema ricerca direttamente nel campo Denominazione della rispettiva Anagrafica Cliente (o Anagrafica Fornitore) il testo selezionato, ricavandone il relativo codice e indicandolo nel campo Codice. Compilazione automatica del campo Conto (a seguito di riconoscimento testuale) Inoltre, nel caso in cui nello stesso estratto conto sono presenti più righe aventi nel campo Descrizione estratto conto la stessa ragione sociale selezionata, il sistema chiede automaticamente all utente se assegnare alle righe successive (o precedenti) la stessa anagrafica. Rilevamento automatico di altre righe contenenti la stessa stringa (a seguito di riconoscimento testuale) Il sistema rileva anche se nella rispettiva Anagrafica Cliente (o Anagrafica Fornitore) il testo selezionato corrisponda a più di una denominazione: nell ipotesi in cui trovasse due codici (o più) codici aventi nella descrizione lo stesso testo, proporrà direttamente una lista filtrata sul campo Conto: Rilevamento automatico di più codici con la stessa Denominazione (a seguito di riconoscimento testuale)

12 Manuale Operativo Gestione delle partite: sconto e abbuono La gestione delle partite permette anche di gestire in automatico un eventuale sconto abbuono: selezionando la colonna S è infatti possibile impostare che per la partita in esame lo scostamento tra il valore indicato in estratto conto e il saldo della partita rappresenti uno sconto. Esempio: sull estratto conto abbiamo un incasso di 5.000,00 da ROSSI SRL che ha una fattura aperta per 5.020,00. Vogliamo a questo punto considerare chiusa la partita, anche se l importo pagato non corrisponde al totale della fattura, considerando l importo pagato come a saldo. Attribuiamo quindi la partita e applichiamo il flag S. Impostando il flag S. alla conferma del movimento contabile (tramite il Pulsante Genera Movimenti Contabili ) viene generato sia il movimento di Prima Nota Movimenti Multipli sia un movimento di Prima Nota Diversi a Diversi (legato al primo) che rappresenta il movimento di sconto abbuono. Dettaglio del Movimento di Prima Nota Movimenti Multipli Dettaglio del Movimento di Prima Nota Diversi a Diversi relativo allo Sconto Abbuono

13 ESTRATTO CONTO Gestione delle partite: pulsante Crea Partite Nella funzione è abilitata anche la possibilità di creare delle partite non Iva, al fine di attribuire i valori esposti sull estratto con ad una partita temporanea (che sarà gestibile successivamente sia negli scadenzari sia nei partitari). La modalità di funzionamento è del tutto analoga a quella presente nello standard del modulo contabile: posizionandosi su un riga di estratto conto la cui causale bancarie è legata a una gestione Cliente (o Fornitore), cliccando sul pulsante Crea Partita posto in basso, si apre la maschera di creazione della partita: La gestione richiede ovviamente la creazione di protocolli non iva nella Struttura Iva della società. Creata la partita, la stessa viene riportata nel campo Partita: per evidenziare che si tratta di una partita non Iva, lo sfondo del campo assume il colore giallo.

14 Manuale Operativo Pulsante Genera Movimenti Contabili Completata l elaborazione del estratto conto, in modo completo oppure parziale, cliccando sul pulsante appare il menù di scelta rapida che propone due opzioni: a) Genera Movimenti Multipli per tutti i movimenti bancari: in questa ipotesi, viene generato un movimento contabile avente come dettagli tutte le righe presenti sull estratto conto originale. Laddove la riga non fosse compilata in modo completo (ovvero assegnata sia ad un conto che ad una causale) la stessa riga dovrà essere completata direttamente sulla Prima Nota Movimenti Multipli. b) Genera Movimenti Multipli solo per i movimenti bancari assegnati: in questa ipotesi, vengono generati i movimenti per le sole righe complete (ovvero assegnate a conti e causali contabili, evidenziate in colore azzurro) Scelta una delle opzioni indicate, viene generato un movimento in Prima Nota Movimenti Multipli, che viene automaticamente aperto: per ogni riga di estratto conto, viene creata una riga di movimento con la causale e il conto specifici. In alto, sulla destra, viene visualizzato un riepilogo dei movimenti per causale bancaria (è la sintesi dei dati della GRIGLIA 1) e nel campo Descrizione Aggiuntiva viene riportata un nota che indica che il movimento è Generato da estratto conto.

15 ESTRATTO CONTO Premendo il pulsante Conferma il movimento viene salvato: la maschera rimane con i dati caricati per un eventuale variazione. Uscendo dalla Prima Nota Movimenti Multipli e tornando sulla maschera del Caricamento Estratti conto le righe per le quali è stato generato il movimento contabile vengono evidenziate in colore verde. Tornando all opzione di scelta iniziale, la stessa incide su alcuni aspetti: a) Nel caso l opzione scelta fosse stata Genera Movimenti Multipli per tutti i movimenti bancari, sulla Prima Nota Movimenti Multipli saranno riportate sia le righe azzurre che bianche. L utente dovrà completare direttamente in prima nota queste ultime, con i dati necessari alla registrazione del movimento; si potrebbero quindi avere 2 casi: a.1) la riga di estratto conto bianche vengono completate con causale contabile e conto, quindi il movimento contabile viene confermato. Tornando sull estratto conto, queste righe continueranno tuttavia a essere bianche: per completare l operazione, eseguire la funzione Allineamento movimenti contabili con estratto conto (disponibile dal Pulsante Altre Funzioni della maschera del Caricamento Estratti conto) in seguito alla quale le stesse righe saranno evidenziate in colore verde. a.1) la riga di estratto conto bianche vengono cancellate dal movimento contabile. Tornando sull estratto conto, queste righe continueranno a essere bianche e potranno essere trattate nuovamente in momenti successivi. b) Nel caso l opzione scelta fosse stata Genera Movimenti Multipli solo per i movimenti bancari assegnati sulla Prima Nota Movimenti Multipli saranno riportate le sole righe azzurre. Considerando che il movimento di prima nota generato è modificabile, si potrebbe presentare il caso in cui l utente cancelli una o più righe e confermi il movimento contabile: in questa ipotesi, è possibile ripristinare le righe sull estratto conto originale come aperte eseguendo la funzione Allineamento movimenti contabili con estratto conto disponibile dal Pulsante Altre Funzioni della maschera del Caricamento Estratti conto.

16 Manuale Operativo Pulsante Altre Funzioni Cliccando sul pulsante viene proposto il menù di scelta rapida: Stampa movimenti non assegnati Per stampare l elenco dei movimenti che non sono ancora stati attribuiti a conti e causali contabili. Permette di stampare la situazione su carta: viene elaborato direttamente un report di stampa. Visualizza dettagli non caricati Si attiva solo alla prima acquisizione del file, nel caso in cui lo stesso presenti righe escluse dalla visualizzazione per diversi motivi: ad esempio righe di importo a 0, righe con movimenti con anno diverso dall esercizio di lavoro, oppure righe d intestazione automaticamente escluse dal programma.

17 ESTRATTO CONTO Inserimento Clienti \ Inserimento Fornitori Permette di accedere ad una maschera per caricare rapidamente eventuali nuove anagrafiche clienti e fornitori: i dati richiesti vengono salvati nelle rispettive tabelle e possono essere successivamente consultati dalle funzioni di Anagrafica Clienti e Anagrafica Fornitori. Allineamento movimenti contabili con estratto conto Il movimento contabile generato automaticamente dal Caricamento estratto conto è comunque editabile dalla Prima Nota Movimenti Multipli. La funzione in esame permette di allineare le modifiche effettuate direttamente sulla prima nota in due casi: Le righe in colore azzurro (= assegnate in modo completo), una volta generato il movimento contabile vengono evidenziate in colore verde. Nel caso in cui l utente cancelli direttamente dalla Prima Nota Movimenti Multipli una di queste righe di dettaglio, con il comando Allineamento movimenti contabili con estratto conto è possibile ripristinare le rispettive righe di estratto conto come aperte, così da poterle trattare nuovamente. Eseguita la funzione, queste righe saranno quindi nuovamente evidenziate in colore azzurro. Le righe in colore bianco (= non assegnate in modo completo), potrebbero essere include nella generazione del movimento contabile (in base alla opzioni scelte a seguito ela pressione del Pulsante Genera Movimenti Contabili ) e completate in un secondo momento. In questa ipotesi, le stesse continueranno ad essere visualizzate in colore bianco nel Caricamento estratto conto: con il comando Allineamento movimenti contabili con estratto conto queste righe saranno invece aggiornate ed evidenziate in colore verde. (la funzione non ha effetto non caso di altre modifiche, come variazioni sugli importi) Elimina estratto conto Il sistema mantiene lo storico di tutte le elaborazioni processate. E possibile tramite questa funzione cancellare dall archivio le elaborazioni obsolete, così da ripulirne la visualizzazione.

18 Manuale Operativo Messaggi particolari su righe escluse (in fase di caricamento e\c) In fase di caricamento del file di estratto conto, lo stesso viene controllato e nel caso siano presenti righe con importo a 0 oppure con date non rientranti nell esercizio di posizionamento dell utente vengono visualizzai i relativi messaggi: (1) Cliccando su SI viene aperta una finestra: (2) Cliccando su SI viene aperta una finestra: (3) Nell ipotesi in cui siano presenti entrambe le casistiche, verrà visualizzato un unico messaggio che riporta entrambi gli avvisi e (cliccando su SI ) permetterà la visualizzazione dei movimenti esclusi di entrambe le tipologie. In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti Stampa, Esporta in MS Excel ed Esci.

19 ESTRATTO CONTO Funzioni di parametrizzazione Definire nuovo tracciato Scegliendo nel campo Tipo file estratto conto l opzione Definire nuovo tracciato viene aperta la maschera che consente la definizione di un nuovo tracciato di importazione: Dal campo Formato è possibile richiamare formati personalizzati già precedentemente codificati. Il numero assegnato ad ogni formato viene generato in automatico; per creare un nuovo tracciato, battere <Invio> sul campo Formato: il programma entra in modalità di inserimento. Nel campo immediatamente successivo è possibile associare una descrizione libera. Sono quindi richiesti i seguenti dati: Estensione file:per indicare la tipologia di file, scegliendola tra XLS, TXT o CSV (tipologie gestite). Tipo separatore: per specificare come le diverse informazioni presenti sul file di origine sono separate. Normalmente il file di origine ha una struttura a tabella pertanto la separazione avviene o tramite tabulazione oppure con un carattere separatore.

20 Manuale Operativo Pertanto il campo presenta le due opzioni : nel caso l utente scegliesse Testo viene richiesto l inserimento nel campo Separatore campi (immediatamente successivo) del tipo i carattere separare adottato nel file (ad esempio,, virgola). Numero Righe d intestazione e Numero Righe del piede: per specificare se esistono, e quante sono, rispettivamente le righe iniziali e finali che il programma dovrà escludere dalla lettura. Tipicamente rappresentano le righe che formalmente riportano informazioni d intestazione e piè pagina: è consigliabile impostarne il valore dopo aver caricato un file di esempio (ved. passi successivi). Estratto conto: per completare l impostazione, è possibile leggere un file di esempio (contenente dei dati concreti) che servirà per definire le ultime impostazioni. Agendo su pulsante posto a lato del campo, si accede alle risorse del computer e si seleziona un file presente su disco. Selezionato il file, cliccare su Carica : ne viene visualizzato il contenuto nella sezione successiva. Esempio di maschera con dati caricati: Nella prima griglia selezionare la prima riga: nella seconda griglia saranno visualizzate le etichette dei campo, e sarà possibile associare le colonne del file ai campi contabili:

21 ESTRATTO CONTO L associazione avviene cliccando sulla freccia termine, un associazione tipo è la seguente: posta a lato di ampi della 2 colonna; al Sulla base dell esempio proposto, facciamo alcune considerazioni: In questo file abbiamo assegnato al campo CAUSALE (BANCARIA) il riferimento Descrizione causale bancaria invece del riferimento Codice Causale bancaria : tale scelta è stata dettata dal fatto che non abbiamo entrambe le informazioni su questo file, e che l unica informazione disponibile come Causale è composta da un testo esteso. Assegnandogli quindi la specifica di Descrizione causale Bancaria (senza altri riferimenti a Codice Causale Bancaria ) il programma in automatico codificherà le causali con un progressivo numerico, al fine di garantire all utente la massima leggibilità dei dati. Generalizzando, abbiamo due casistiche: 1. File che presentano sia un Codice Causale Bancaria (tipicamente composto di pochi caratteri) che una relativa Descrizione Causale Bancaria : in questa situazione, andranno collegati entrambi i rispettivi valori richiesti 2. File che presentano solo una Causale (bancaria) composta di un testo esteso (es. VERSAMENTO CONTANTI ): in questa situazione, è necessario associare a questi dato il valore Descrizione Causale Bancaria. Sarà il sistema che provvederà ad associare ad ogni differente causale un codice numerico breve. Sempre seguendo l esempio proposto, particolare attenzione anche al campo Descrizione (bancaria) che in questo caso va associato al rispettivo Descrizione Movimento così da ottenere un automatico riporto della descrizione nelle griglie della funzione (che presentano diversi automatismi legati anche all interpretazione testuale). Infine, nel nostro esempio abbiamo un unico campo importo: di conseguenza specificheremo altre informazioni per interpretare questo valore come DARE oppure AVERE (contabili). Altri formati potrebbero tuttavia avere già una differenziazione dei valori, sia dividendo il campo importo in due colonne (in questi casi si potrà direttamente specificare rispettivamente il valore di Importo in colonna DARE e Importo in colonna AVERE ) sia aggiungendo una altra colonna riportante il Segno. In generale, non è prevista la gestione delle valute (viene gestita solo la divisa Euro): per questo il campo, se presente, non è va considerato.

22 Manuale Operativo Se il file di origine presenta un unico campo Importo e non ha il campo del Segnoì, va impostato come interpretare il segno dell operazione, lavorando sui campi: Segno contenuto nell importo (flag): se il campo importo contiene direttamente il segno dell operazione ( + se positiva, - se negativa) Carattere identificativo per segno DARE \ AVERE (testo): per indicare il carattere (solitamente posto alla fine del valore dell Importo) che ne identifica la natura dal punto di vista contabile, ad esempio: C = CREDITO = DARE D = DEBITO = AVERE Nell impostazione dei parametri relativi al segno, porre particolare attenzione alla congruità tra i dati esposti sull estratto conto e la relativa registrazione contabile, in quanto le entrate e uscite (cui corrispondono dare e avere bancario) potrebbero avere un segno invertito rispetto al segno contabile, pertanto l utente dovrà verificare i dati presenti sul file attribuendogli il significato contabile corretto. Ad esempio: un uscita di banca viene rilevata in DARE sull estratto conto, mentre in contabilità deve essere registrata in AVERE, pertanto, il carattere identificativo che sull estratto conto è assegnato alle registrazioni di uscita di banca dovrà essere indicato nel campo Carattere identificativo per segno AVERE. Allo stesso modo, se sul file esistono 2 colonne distinte, la colonna delle uscite di banca dovrà essere precodificato come Importo in colonna AVERE mentre la colonna delle entrate di banca dovrà essere precodificato come Importo in colonna DARE.

23 ESTRATTO CONTO Pulsante Gestione Esperienze (associazione causali e conti) Al pulsante Gestione Esperienze è associata una funzione che permette di associare alle Causali Bancarie le causali contabili e i conti contabili da associare alla registrazione contabile generata in automatico. Il pulsante si attiva solo dopo aver caricato i dati da un file nella maschera principale. Il primo campo richiesto è la Causale estratto conto che rappresenta la causale bancaria: le causali bancarie vengono lette automaticamente dal file di e\c caricato. Da qui, è possibile richiamarle e associare agendo nelle relative griglie - la Causale contabile e il Conto contabile. Le griglie permettono di assegnare più causali e più conti indicando tra questi quale è il preferenziale (applicando un flag in corrispondenza della colonna Pref ) Il campo Non generale i movimenti contabili per questa causale permette di specificare che per la causale in esame non devono essere trattate nella generazione dei movimenti contabili: utile per causali particolari, che per la loro complessità richiedono un dettaglio diverso, oppure nei casi in cui in contabilità esista già il movimento contabile di riferimento. Un esempio sono i pagamenti fornitore, che solitamente vengono registrati in contabilità immediatamente al fine di chiudere la situazione delle scadenze (nel caso ovviamente di gestione a partite aperte).

24 Manuale Operativo La griglia corrispondente al campo Causali Bancarie collegate permette di selezionare altre causali, alle quali sarà attribuita la stessa struttura e impostazione per la prima causale indicata (nel campo Causale Estratto Conto). Utile per estendere le impostazioni automaticamente su più causali bancarie, simili dal punto di vista del trattamento contabile. Esempio di causale bancaria con Causali Bancarie Collegate Le gestione delle campo Causali Bancarie collegate attiva anche altri automatismi in fase operativa, quali il raggruppamento automatico di tutte le righe riferite a causali bancarie collegate: così, selezionando una delle causali bancarie nella GRIGLIA 1 (tra quelle collegate ) saranno direttamente selezionate tutte le altre, e i relativi dettagli saranno visualizzati congiuntamente in GRIGLIA 2.

25 ESTRATTO CONTO Per sfruttare gli automatismi legati alla gestione delle partite, sono presenti i campi flag (alternativi) Clienti e Fornitori: se selezionati, la griglia dei Conti si disattiva in quanto per questa causale bancaria saranno attivate le funzionalità di collegamento automatico con il partitario (ved. Gestione delle partite ). Esempio di causale bancaria legata all incasso clienti (con bonifico)

26 Manuale Operativo Proprietà letteraria riservata by DATALOG SRL E vietata la riproduzione totale e/o parziale del presente manuale. Datalog potrà apportare, senza effettuare nessuna comunicazione ed in qualsiasi momento, modifiche alle caratteristiche descritte, aggiunta o eliminazione di parti della procedura, per ragioni di natura tecnica o commerciale. Le componenti dei programmi descritti si riferiscono al prodotto completo di tutti i moduli integrabili presenti e futuri, non sempre quindi installati con la procedura di base. Le informazioni contenute nel presente possono essere modificate senza preventivo avviso o comunicazione. La comunicazione di tali informazioni e/o la loro utilizzazione da parte degli utenti non comporta l assunzione, nemmeno in forma implicita, di alcuna obbligazione da parte della DATALOG S.r.l. verso tali utenti. In particolare la DATALOG S.r.l. non si assume nessuna responsabilità per qualsiasi errore che possa apparire in questo documento. Qualsiasi altro utilizzo sarà considerato come una violazione della licenza d uso. Non viene assunta nessuna responsabilità per l uso e l affidabilità del software ovvero il suo utilizzo per uno specifico scopo. Tutti i marchi citati sono registrati dai legittimi proprietari.