Manuale Operativo DATALOG EDI. Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

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1 EDIFACT Manuale Operativo DATALOG EDI Rel DATALOG Soluzioni Integrate a 32 Bit

2 - 2 - Manuale Operativo Sommario 1 DATALOG EDI EDIFACT Installazione Componenti Inserimento delle Funzioni nel menù di King Personalizzazione dell anagrafica clienti e articoli Destinatari diversi Articoli di magazzino Personalizzazione dei documenti Impostazioni EDIFACT Fase 1 Informazioni Generali Fase 2 Informazioni Emittente Fase 3 Tabella IVA EDI (codici IVA) Fase 4 Tabella UM EDI (unità di misura) Fase 5 Tabella PAG EDI (condizioni di pagamento) Fase 6 Variazione Modello Riepilogo Compilazione dei documenti Esportazioni Fatture e Fatture Accompagnatorie EDIFACT... 18

3 EDI DATALOG EDI Il nuovo programma DATALOG EDI è stato studiato per integrarsi con KING ed importare documenti di tipo fattura da formato EDIFACT. 1.1 EDIFACT La procedura permette l esportazione delle Fatture e Fatture Accompagnatorie nel formato EDIFACT che viene utilizzato prevalentemente dalla aziende appartenenti alla grande distribuzione. Consente di gestire le fatture dei fornitori in modo tale da eliminare l invio cartaceo dei documenti (che rimane però generalmente rimane attivo per le note di credito anche se lo standard EDIFACT ne prevede i tracciati). Del formato EDIFACT esistono diverse versioni che coincidono con le varie revisioni effettuate nei vari anni; le versioni rimangono sempre attive in modo tale che le società che utilizzano i vecchi formati non sono costrette ad aggiornare le procedure. Nella procedura è stato implementato il formato EDIFACT 96A in quanto risulta il più diffuso nel mercato Installazione Componenti I componenti non vengono rilasciati nei cd di installazione di king ma consegnati in modo separato al fine di non appesantire l installazione per i clienti che non necessitano di questa gestione (in futuro verrà rilasciato un cd aggiuntivo autoinstallante per questo modulo). L installazione consiste nell inserimento del file Kngedifact.dll, della relativa dll di update Kngdbupdedifact e del database dbedifact.mdb che deve essere copiato nella cartella degli archivi; il database contiene le impostazioni di base e nel caso di installazione in sql deve essere convertito con la funzione standard kngsqlconv.exe che è stata appositamente modificata per considerare anche questo database. E necessario inoltre effettuare alcune personalizzazioni on fly che vengono descritte successivamente.

4 - 4 - Manuale Operativo Inserimento delle Funzioni nel menù di King Le funzioni devono essere inserite manualmente nel Menù. Dopo avere installato la licenza con il modulo EDIFACT, nella lista delle categorie appare la nuova voce EDIFACT che contiene quattro funzioni. La funzione di personalizzazione modelli EDIFACT serve per definire i modelli dei tracciati di esportazione e viene utilizzata solo dai tecnici DATALOG in quanto necessita di conoscenze di base dei formati; la funzione non è dettagliata in questa documentazione. Attualmente sono stati definiti i formati per le seguenti strutture della grande distribuzione: METRO PAM GS (CARREFOUR) I formati potrebbero però cambiare in base alla tipologia di prodotti trattati per cui è necessario in ogni caso dapprima verificare le specifiche tecniche per ogni progetto. Sono quindi disponibili i database DBEDIFACT.MDB con le impostazioni differenziate dei gruppi. Si dovrà quindi installare il database corretto in quanto avendo lo stesso nome non è possibile installare contemporaneamente tutti i database. Nel caso in cui in un installazione sia necessario gestire più strutture della grande distribuzione, si deve procedere per passi installando il primo database ed eseguire la configurazione che porterà all interno della società i necessari parametri in tabelle societarie, quindi installare il successivo database e configurare la successiva società (vedi paragrafo successivo dove si descrive la funzione impostazioni EDIFACT).

5 EDI Personalizzazione dell anagrafica clienti e articoli Destinatari diversi Considerando che nella grande distribuzione il materiale deve essere inviato ai punti vendita o ai depositi di zona, sia i documenti di trasporto sia i documenti di vendita dovranno riportare i riferimenti della destinazione della merce. Si deve quindi personalizzare la tabella dei diversi destinatari per inserire il codice di riferimento EDI legato alla destinazione (per il valore da assegnare al codice si dovranno consultare le tabelle di riferimento fornite dal gruppo della grande distribuzione) Articoli di magazzino Nel caso di vendita di prodotti a confezione, sono state previste due modalità operative in quanto nel file EDI si devono specificare i pezzi totali e la quantità per confezione. La prima prevede la modalità standard dove il magazzino viene gestito a pezzi, mentre la vendita avviene a confezioni; il numero di pezzi per confezione viene ricavato in base al rapporto tra le unità di misura. Invece, nel caso in cui i prodotti vengano gestiti solo a confezioni, è stato previsto un campo standard nella tabella degli articoli nel quale indicare il numero di pezzi per confezione.

6 - 6 - Manuale Operativo Si deve quindi personalizzare la maschera e collegarla al seguente campo: In questa modalità di gestione si dovrà indicare la quantità 1 anche per gli articoli venduti in modo singolo.

7 EDI Nel caso in cui per alcune tipologie di prodotti non si debba indicare il numero di ordine (vedi definizione successiva nella funzione di impostazione EDIFACT), è necessario gestire anche per ogni singolo articolo un flag che indica o meno se si devono trasferire i dati. E necessario quindi personalizzare la maschera inserendo il nuovo campo:

8 - 8 - Manuale Operativo Personalizzazione dei documenti Utilizzando la personalizzazione on-fly, si deve aggiungere in Testata Documento (sia per le Fatture che per le Fatture Accompagnatorie) un Check Box e collegarlo al campo presente in archivio EDI_Trasferito così come mostrato in Figura. Il campo verrà gestito in automatico dalla funzione di generazione documenti EDI (verrà quindi utilizzato solo a scopo informativo). Nel dettaglio si dovranno definire quattro campi che permettono di indicare gli estremi dell ordine e del ddt di consegna (in alcune realtà non viene richiesta l indicazione del numero di ordine per cui possono essere omessi i relativi campi): (EDI_NumOrdine, EDI_DataOrdine, EDI_NumBolla, EDI_DataBolla). Anche in questo caso bisognerà eseguire la personalizzazione sia per le Fatture che per le Fatture Accompagnatorie. I campi Numero Ordine Edi e Numero Bolla EDI devono essere campi numerici, mentre i campi Data Ordine EDI e Data Bolla EDI devono essere campi Data.

9 EDI I campi del database a cui fare il riferimento sono i seguenti Al termine della personalizzazione, in griglia avremo così i nuovi campi

10 Manuale Operativo Impostazioni EDIFACT Questa funzione permette di configurare le impostazioni iniziali di EDIFACT. La configurazione avviene secondo una procedura guidata suddivisa in 6 diverse fasi. Per passare da una fase all altra si devono premere i pulsanti di avanti e indietro posti nel piede della maschera Fase 1 Informazioni Generali La prima fase permette di selezionare: il percorso dove è presente il database di impostazione di EDIFACT; si tratta di un database in formato access che generalmente viene posizionato nella cartella dei database di king. Nel caso di installazione in ambiente SQL il database deve essere esportato in SQL tramite la funzione Kngsqlconv.exe il percorso dove verranno generati i file EDIFACT modificare i contatori dei file generati in quanto viene gestito un progressivo dei files inviati (il progressivo inoltre viene inserito all interno del nome del file). Nella griglia inoltre vengono visualizzati i modelli EDIFACT che sono stati configurati. Nel caso in cui la società sia fornitore di un solo gruppo di distribuzione è possibile gestire la configurazione a livello di società (che corrisponde per convenzione al codice cliente con tutti gli asterischi). Invece, nel caso in cui si forniscano più gruppi di distribuzione oppure il gruppo sia unico ma esistono più ragioni sociali a cui fatturare il modello, verrà definito per singolo codice cliente. Alla prima installazione verranno proposte le due righe per i modelli generici per fatture e fatture accompagnatorie.

11 EDI Fase 2 Informazioni Emittente La seconda fase permette di visualizzare le informazioni relative all Emittente con la possibilità di escludere dal modello i campi relativi al Capitale Sociale, Numero REA e Num. Iscrizione CCIAA qualora non ne venga richiesta la esportazione. Se i dati devono essere esportati devono essere necessariamente valorizzati i campi presenti nella maschera di Variazione Società presente nel menù Utilità Fase 3 Tabella IVA EDI (codici IVA) La terza fase permette di associare ad ogni codice Iva con aliquota uguale a zero, un Codice Iva EDIFACT; per i codici imponibili non è necessario in quanto verrà trasmessa la relativa percentuale dell aliquota. I codici EDI possono essere impostati in modo manuale oppure selezionati dalla lista con il tasto F5.

12 Manuale Operativo Fase 4 Tabella UM EDI (unità di misura) Nella quarta fase si deve associare ad ogni unità di misura utilizzata nella società un codice Unità di Misura EDIFACT. I codici EDI possono essere impostati in modo manuale oppure selezionati dalla lista con il tasto F Fase 5 Tabella PAG EDI (condizioni di pagamento) La quinta fase permette di associare ai codici di pagamento utilizzati nella società il relativo codice di pagamento EDIFACT. I codici EDI possono essere impostati in modo manuale oppure selezionati dalla lista con il tasto F5.

13 EDI Fase 6 Variazione Modello La sesta fase permette di impostare i seguenti parametri: Codifica EAN: nei modelli in base alle specifiche definite dalla grande distribuzione è possibile riconoscere l emittente (cioè il fornitore) e il destinatario (cioè l azienda della grande distribuzione) in base alla partita iva oppure in base a dei codici specifici (codifica EAN) che vengono assegnati internamente nella grande distribuzione. Si deve quindi specificare se si desidera utilizzare la codifica EAN oppure, se non indicato, verranno gestite le partite iva. Se si indica la codifica EAN, allora si dovranno impostare i codici relativi all emittente, al destinatario e ai relativi gruppi di appartenenza. Nel caso non esista il gruppo allora si dovranno indicare gli stessi codici. Non trasferire le informazioni dell ordine: è stata inserita questa opzione in quanto, in un caso trattato e solo relativamente alla tipologia di prodotti ortofrutticoli, non devono essere trasmessi i riferimenti dell ordine ma solo quelli del ddt di consegna. Impostando il flag non verrà quindi controllata l obbligatorietà del campo al momento della generazione dei documenti EDIFACT, tranne quando sull articolo di magazzino ne sia stata indicata l obbligatorietà. Capitale sociale, rea, iscrizione CCIA: vengono ripetuti i campi definiti in precedenza Parametri di test: prima di effettuare l invio effettivo dei documenti viene eseguita una fase di test al fine di verificare la correttezza dei tracciati. Visto che i files vengono in ogni caso inviati nel circuito della grande distribuzione è necessario specificare se i files sono reali oppure se di test. Nel caso di files di test è possibile indicare un carattere (in base alle specifiche definite dalla grande distribuzione) che verrà aggiunto alla partita iva dell emittente.

14 Manuale Operativo Assegna modello a nuovo cliente: come definito precedentemente, nel caso in cui la società fornisca una sola azienda della grande distribuzione e questa sia gestita solo con un unica partita iva (questo perché in alcuni casi i marchi della grande distribuzione sono in effetti costituiti da singole società), allora è possibile utilizzare il modello standard. Negli altri casi, invece, è necessario applicare ai singoli clienti che rappresentano le società della grande distribuzione i modelli; si deve quindi indicare il codice del cliente e premere il pulsante Salva. Le personalizzazioni di questa maschera, in questo caso, saranno applicate al singolo cliente per cui si devono indicare correttamente i campi del destinatario e gruppo destinatario. Premendo Salva apparirà il seguente messaggio Riepilogo La sezione Riepilogo non richiede impostazioni di parametri, ma indica nella colonna di sinistra un anteprima della struttura del documento in base ai parametri di configurazione (solo a scopo informativo per i tecnici) e nella sezione di destra l elenco dei modelli attivi (standard dell azienda o solo per i singoli clienti).

15 EDI Per salvare definitivamente il modello si deve premere il pulsante Fine ; apparirà un messaggio che indica l avvenuta configurazione: Se viene eseguita la configurazione per singolo cliente, rientrando nella funzione di impostazione vediamo che è stata generata una nuova riga che indica il modello delle fatture per il cliente (è possibile effettuare la stessa operazione nel caso in cui si devono configurare anche le fatture accompagnatorie).

16 Manuale Operativo Compilazione dei documenti Per poter esportare correttamente i documenti in formato EDI è necessario osservare alcune regole: Gli articoli di magazzino vengono riconosciuti dal gruppo della grande distribuzione tramite il codice a barre internazionale assegnato all articolo oppure, se non presente, tramite il loro codice interno. E quindi necessario specificare nei codici aggiuntivi dell articolo, così da avere a disposizione almeno uno dei due codici (che verranno considerati sempre però in base alle impostazioni definite nel modello). Esempio: vediamo che è stato definito il codice a barre interno della società emittente e quello specifico del cliente CPAM. Compilando il documento (fattura o fattura accompagnatoria), nella cartella del diverso destinatario deve essere indicato obbligatoriamente il codice che corrisponde al deposito al quale la merce viene spedita. Nel dettaglio devono essere indicati i dati relativi al numero di ordine (se necessario in base al parametro definito nel modello) e del ddt di consegna. E sufficiente indicare i dati sulla prima riga in quanto verranno poi estesi a tutte le righe durante il trasferimento.

17 EDI Generalmente, nella fattura in formato EDIFACT non vengono accettate righe provenienti da più ordini e da più ddt in quanto la grande distribuzione richiede documenti separati; la procedura in ogni caso permette di indicare i dati anche nelle righe successive nel caso sia possibile gestire questa eccezione.

18 Manuale Operativo Esportazioni Fatture e Fatture Accompagnatorie EDIFACT La maschera relativa all esportazione è composta da due parti: Selezione che permette all utente di indicare le preferenze di estrazione dei documenti indicando gli estremi di date, il cliente e il tipo di documenti (già trasferiti, da Trasferire o entrambi). Si può inoltre indicare se il trasferimento dei documenti è di Test o Ufficiale. Lista Fatture che permette all utente di visualizzare, dopo aver estratto i documenti, le informazioni di testata e i relativi dettagli dei documenti. Le maschere relative all esportazione delle Fatture e Fatture Accompagnatorie sono funzionalmente identiche. Una volta eseguita la funzione di esportazione dati dei documenti, occorre compilare i campi presenti nella sezione Selezione nella quale occorre indicare obbligatoriamente il codice cliente. Per quanto riguarda le date di estrazione, devono essere comprese tra gli estremi del esercizio corrente; nel caso in cui non venga indicato nulla, i campi verranno compilati automaticamente con la data di inizio e fine esercizio. Terminata la fase di compilazione della maschera premendo il tasto Estrai Documenti, nel caso in cui i dati di selezione soddisfino le richieste, verrà compilata la griglia relativa alla testata dei documenti e i dettagli relativi alla prima testata.

19 EDI Nella griglia delle testate dei documenti le righe vengono visualizzate con 4 colori: Colore verde chiaro: indica un documento corretto Colore verde scuro: indica un documento corretto selezionato Colore rosso chiaro: indica un documento che presenta degli errori Colore rosso scuro: indica un documento selezionato che presenta degli errori I documenti non conformi vengono visualizzati in rosso e facendo doppio Clic viene visualizzato un messaggio con l elenco degli errori del documento.

20 Manuale Operativo Se nella griglia delle testate documenti si selezionano i documenti conformi (di colore verde) viene attivato il Pulsante Genera File EDI che consente di avviare la procedura di generazione dei file EDI; al termine della quale verrà visualizzato un messaggio dell avvenuta generazione con successo: Terminata la fase di esportazione dei documenti, tramite il pulsante Visualizza file EDI è possibile consultare il file generato. Il file viene generato con un nome che indica il tipo di documento (INVOIC), il tipo di fattura (FT - fattura o FA - fattura accompagnatoria ) e il numero progressivo di generazione. L utente dovrà quindi trasferire il file all azienda destinataria attraverso il mezzo che gli è stato messo a disposizione (generalmente con il caricamento del file in un portale).

21 EDI Proprietà letteraria riservata by DATALOG SRL E vietata la riproduzione totale e/o parziale del presente manuale. Datalog potrà apportare, senza effettuare nessuna comunicazione ed in qualsiasi momento, modifiche alle caratteristiche descritte, aggiunta o eliminazione di parti della procedura, per ragioni di natura tecnica o commerciale. Le componenti dei programmi descritti si riferiscono al prodotto completo di tutti i moduli integrabili presenti e futuri, non sempre quindi installati con la procedura di base. Le informazioni contenute nel presente possono essere modificate senza preventivo avviso o comunicazione. La comunicazione di tali informazioni e/o la loro utilizzazione da parte degli utenti non comporta l assunzione, nemmeno in forma implicita, di alcuna obbligazione da parte della DATALOG S.r.l. verso tali utenti. In particolare la DATALOG S.r.l. non si assume nessuna responsabilità per qualsiasi errore che possa apparire in questo documento. Qualsiasi altro utilizzo sarà considerato come una violazione della licenza d uso. Non viene assunta nessuna responsabilità per l uso e l affidabilità del software ovvero il suo utilizzo per uno specifico scopo. Tutti i marchi citati sono registrati dai legittimi proprietari.

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