Finalità della soluzione Schema generale e modalità d integrazione Gestione centralizzata in TeamPortal... 6

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2 Finalità della soluzione... 3 Schema generale e modalità d integrazione... 4 Gestione centralizzata in TeamPortal... 6 Dati gestiti dall Anagrafica Unica... 8 Gestione anagrafica... 9 Storicizzazione Integrazione con le procedure gestionali Procedure Gestionali GECOM Evolution Attivazione Console Anagrafica Unica Esempi di gestione dagli applicativi: MULTI PAGHE Gamma Enterprise / Sprint Attivazione Esempi di gestione da Gamma Enterprise

3 Finalità della soluzione Sempre più frequentemente presso studi e aziende, sono usati prodotti TeamSystem che gestiscono dati anagrafici in modo autonomo. Questo porta ad una duplicazione delle informazioni e ad un onerosa manutenzione da parte dell utente. L unificazione e la centralizzazione di tali informazioni sono requisito fondamentale per dare maggior efficienza, miglior fruibilità e integrazione a tutte le applicazioni. Le principali finalità dell Anagrafica Unica sono: Eliminazione dei dati duplicati e uniformazione degli stessi. Unico Data Base centrale dove tutte le anagrafiche sono disponibili (TeamPortal). Indipendenza dell applicazione nel caso d installazione singola (continuità con l installato). Implementazione/Integrazione progressiva della soluzione, rilascio progressivo sugli applicativi (Gamma Enterprise, Gecom Paghe ) Gestione dello storico delle variazioni. Aggiornamento automatico dei dati dal DB centrale verso i singoli applicativi. Diffusione della soluzione sul parco installato. Coesistenza nello stesso impianto di applicativi che fanno uso di Anagrafica Unica e di applicativi che non ne fanno uso 3

4 Schema generale e modalità d integrazione Le procedure che si devono collegare all Anagrafica Unica del portale effettuano la sottoscrizione alla stessa. Il Portale è il contenitore globale dei dati comuni e condivisibili da tutti gli applicativi La singola procedura (MULTI, PAGHE..) ha una propria «vista» specifica dei dati comuni e gestisce i dati periferici di proprio dominio particolare: 4

5 L organizzazione logica dei dati gestiti puo essere rappresentata graficamente come in figura. Livello 1 Dati comuni per tutti gli applicativi che si sottoscrivono ad Anagrafica Unica Livello 2 (*) Livello 3 (*) per usi futuri Dati non presenti in TeamPortal ma gestiti da ogni singola procedura 5

6 Gestione centralizzata in TeamPortal La Gestione Anagrafica dei dati condivisibili con tutti gli applicativi è centralizzata in TeamPortal Gestione anagrafica da TeamPortal TeamPortal è il punto centrale che raccoglie e modifica tutti i dati Gestione anagrafica da applicativo L applicativo gestisce i dati anagrafici di suo dominio I dati modificati vengono automaticamente aggiornati dal db centrale TeamPortal verso le singole procedure sottoscritte. Per venire incontro all indipendenza delle applicazioni e permettere contemporaneamente a queste di essere o collegate o scollegate, la soluzione è stata realizzata come servizio centralizzato che gestisce la sincronizzazione delle anagrafiche con le procedure sottoscritte ad Anagrafica Unica. 6

7 TeamPortal inoltre offre i seguenti servizi: Possibilità di avere Layout personalizzati per il mondo GECOM Stradario (CAP Professional), database di riferimento per la corretta assegnazione del CAP negli archivi di indirizzi Possibilità di gestire più anagrafiche con stessi riferimenti (anagrafica Master e anagr. figlie) Amministrazione del servizio di sincronizzazione delle anagrafiche con le procedure sottoscritte ad AU 7

8 Dati gestiti dall Anagrafica Unica I dati gestibili in TeamPortal sono suddivisi per sezioni Ciascuna sezione rappresenta un raggruppamento logico di informazioni relative a diversi aspetti di un anagrafica. La diverse sezioni possono essere raggruppate in tre macro categorie: Dati base Indirizzi Dati ulteriori Dati base (livello 1) Indirizzi (livello 1) Sezioni dati aggiuntivi (livello 2) Dati base (livello 1) 8

9 Gestione anagrafica La gestione è guidata. Per semplificare l utente in fase creazione di una nuova anagrafica generale, viene richiesto se si tratta di una persona Fisica o di una Persona Giuridica. Verrà così guidato nelle successive richieste proponendo l insieme di campi di pertinenza. Per tutti i campi è sempre possibile iniziare a digitare la parola (es. per il codice nazione: Italia, per lo stato civile: celibe, ) per avviare direttamente ed automaticamente la ricerca dei dati corrispondenti. Tramite il menu ad albero a sinistra i dati sono stati raggruppati per tipologia in modo da semplificarne la gestione. Nell area centrale vengono proposti i dati principali della tipologia selezionata con la possibilità di visualizzare i dati aggiuntivi come in figura. I campi come Denominazione e Denominazione estesa sono autocompletati all inserimento del campo Cognome/Rag.Sociale e Nome. Sono stati introdotti alcuni automatismi per velocizzare la compilazione dei dati ricavabili dal Codice Fiscale e viceversa per determinare il C.F. dai dati inseriti. Il modulo di gestione delle anagrafiche si integra con lo Stradario per facilitarne l inserimento e l autocompletamento di dati specifici come Via, Cod. Catastale, DUG (o tipologia), ecc... 9

10 Storicizzazione Quando si effettuano delle modifiche su di un anagrafica esistente a Dati Base o Indirizzi, al momento del salvataggio, il programma chiede se si voglino storicizzare le modifiche. Specificare la Motivazione della storicizzazione in forma descrittiva (campo obbligatorio). Per Modifica valida dal : se viene specificata la data attuale (default) o passata, i dati anagrafici precedenti alla modifica risulteranno validi fino al giorno prima della data indicata nel campo e le modifiche risulteranno valide immediatamente. se viene specificata una data futura, fino a tale data l anagrafica non risulterà modificata. Raggiunta la data indicata, una funzione delle Attività pianificate si occuperà di modificare l anagrafica attuale con i dati dello storico futuro e di storicizzare (con data precedente a quella indicata) i dati precedenti. Gli storici creati possono essere gestiti nell apposita sezione nella maschera di gestione dell anagrafica, che apparirà come ultima nella struttura ad albero sulla sinistra quando ci sono storici presenti. 10

11 Integrazione con le procedure gestionali Procedure Gestionali GECOM Evolution Attivazione Le procedure che hanno implementato l integrazione con Anagrafica Unica in fase di utilizzo sull impianto, dovranno fare una prima fase di Sottoscrizione all anagrafica unica. Procedure Gestionali / Anagrafica Unica / Sottoscrizioni Se in Procedure Gestionali sono definiti più ambienti, l interfaccia permette di selezionare il singolo ambiente oppure <Tutti> per visualizzare nella stessa pagina web le relative griglie contenenti le start da sottoscrivere. Tramite lo stesso modulo è anche possibile rimuovere le sottoscrizioni per le start selezionate. 11

12 Console Anagrafica Unica La funzione Console avvia la procedura guidata che permette attraverso pochi passaggi di eseguire l estrazione delle anagrafiche e l accesso alla Console Anagrafica Unica Procedure Gestionali / Anagrafica Unica / Console Il modulo permette di selezionare l ambiente e le procedure GECOM in esso disponibili: Confronta le anagrafiche presenti in TeamPortal e quelle trovate nelle start selezionate, Esegue il prelievo automatico dei dati applicando l ordine di priorità scelto dall utente per le anagrafiche con medesimo Codice Fiscale / Partita IVA. I passaggi da effettuare sono i seguenti: PASSO 1 Selezione ambienti (se presente più di un ambiente) PASSO 2 Selezione tipologia anagrafica PASSO 3 Ordinamento procedure PASSO 4 Conferma informazioni e avvio elaborazione 12

13 PASSO 1 Selezione ambiente (se presente più di un ambiente, altrimenti si passa automaticamente allo step successivo) PASSO 2 Selezione tipologia anagrafica Selezione della tipologia delle anagrafiche su cui lavorare. PASSO 3 Ordinamento procedure Definizione ordine di priorità delle start PASSO 4 Conferma informazioni e avvio elaborazione delle anagrafiche 13

14 Avvio dell elaborazione. Vengono prelevate le anagrafiche dalle base dati del portale e delle procedure sottoscritte, seguendo l ordine di preferenza nei casi di anagrafiche duplicate con campi non valorizzati E possibile impostare manualmente il Valore Anagrafica Unica (colonna Sel) La Console consente di filtrare le anagrafiche in base al loro stato (es.: mostra solamente quelle Con differenze, in tal caso l utente dovrà sistemare le differenze e confermare le variazioni) ed in base alla loro tipologia (es.: mostra solamente quelle con utilizzi multipli, quelle che hanno più di un utilizzo per singola procedura). Tramite il pulsante Apri si accede alla maschera di dettaglio dell anagrafica selezionata. L area centrale mostra la Descrizione del campo (es.: Cognome/Rag.Sociale), i valori trovati nell anagrafica del portale e nelle procedure sottoscritte, evidenzia eventuali utilizzi multipli per ciascuna procedura propone automaticamente il valore di default trovato in base all ordine di preferenza per le start (impostato in fase di procedura guidata da TeamPortal / Procedure Gestionali / Console Anagrafica Unica) Nella sezione in basso si possono effettuare ulteriori impostazioni per l anagrafica selezionata (ad esempio marcarla come da non trasferire). 14

15 Esempi di gestione dagli applicativi: MULTI Ricerca anagrafica Accede alla funzione di ricerca anagrafica sul portale. Visualizzazione anagrafica I campi sono disabilitati in quanto i valori sono modificabili solo in gestione anagrafica portale (richiamabile mediante il bottone var.anagrafica ). 15

16 Modifica anagrafica Gli unici campi editabili sono quelli specifici della procedura Nuova anagrafica Accede alla funzione di gestione anagrafica sul portale. 16

17 PAGHE Ricerca anagrafica Accede alla funzione di ricerca anagrafica sul portale. Visualizzazione anagrafica Selezionata l anagrafica, al ritorno sul gestionale vengono visualizzati i dati anagrafici compilati. I campi collegati all anagrafica unica (campi di base comuni) sono evidenziati e disabilitati (sono modificabili solo da TeamPortal) 17

18 Inserimento / Modifica anagrafica Accede alla funzione di gestione anagrafica sul portale. Trattandosi di azienda si attiva il Layout GECOM personalizzato PAGHE / MULTI 18

19 Gamma Enterprise / Sprint Attivazione Gli applicativi che hanno implementato l integrazione con Anagrafica Unica in fase di utilizzo sull impianto, dovranno fare una prima fase di sottoscrizione all anagrafica unica Esempi di gestione da Gamma Enterprise Ricerca anagrafica Accede alla funzione di ricerca anagrafica sul portale. 19

20 Visualizzazione anagrafica I campi collegati all anagrafica unica (campi di base comuni) sono evidenziati e disabilitati (sono modificabili solo da TeamPortal) Modifica anagrafica Accede alla funzione di gestione anagrafica sul portale. Nuova anagrafica Accede alla funzione di gestione anagrafica sul portale. Per maggiori dettagli fare riferimento al documento completo TeamPortal_AnagraficaUnica.pdf 20

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