Servizio Telematico Paghe

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1 Servizio Telematico Paghe GUIDA ALL USO DELLE PAGINE DI AMMINISTRAZIONE DEL SERVIZIO PAGHE.NET Software prodotto da Nuova Informatica srl 1

2 SOMMARIO SOMMARIO...2 INTRODUZIONE...3 FLUSSO DELLE INFORMAZIONI...3 IL MENU DI AMMINISTRAZIONE PAGHE.NET...6 IMPORTAZIONE DELLE ANAGRAFICHE...8 ESPORTAZIONE DI FOGLI PRESENZA...9 GESTIONE TABELLE CODICI GIUSTIFICATIVI...10 GESTIONE TABELLE VOCI DI LIQUIDAZIONE...12 RICERCA UTENTI...14 UNA VOLTA SPECIFICATO I PARAMETRI DI SELEZIONE PREMERE IL PULSANTE ESEGUI RICERCA...14 UTENTI ATTIVI...15 RICERCA FOGLI PRESENZA...16 UNA VOLTA SPECIFICATO I PARAMETRI DI SELEZIONE PREMERE IL PULSANTE ESEGUI RICERCA...16 INVIA APPENDICE A: STATO DEL FOGLIO PRESENZA

3 Introduzione PAGHE.NET è il servizio creato da Nuova informatica Srl per consentire la trasmissione alle Associazioni del Foglio Presenze Mensile tramite la rete internet Il servizio prevede diverse funzionalità che possono essere raggruppate nel seguente modo: Funzioni di Amministrazione: Utilizzate dai responsabili informatici e dai gestori del servizio di trasmissione delle Associazioni. Prevedono infatti procedure per lo scambio di informazioni tra i sistemi informativi Paghe Assoconsul ed il server Paghe.Net, le funzioni di visualizzazione/controllo dei dati trasmessi e di impostazioni delle tabelle. Funzioni di download/upload dei Fogli Presenze: Sono le procedure che consentono alle aziende iscritti al servizio di poter accedere ai Fogli Presenze Mensili da compilare e di trasmetterle per l acquisizione definitiva da parte dell Associazione. Programma di compilazione off-line: Installato nel pc degli utenti che hanno aderito al servizio ed utilizzato per compilare i Fogli Presenza Mensili. Il presente manuale è rivolto ai responsabili informatici delle Associazioni e ai gestori del servizio di trasmissione telematica dei Fogli Presenza e rientra nelle attività di avviamento del servizio PAGHE.NET. Le funzioni di amministrazione di PAGHE.NET consentono lo scambio di dati con il sistema informativo Paghe di Assoconsul ed il controllo sulla gestione degli utenti che aderiscono al servizio e sui dati. Flusso delle informazioni Paghe.Net acquisisce le informazioni relative alle aziende e ai dipendenti dal sistema informativo Paghe Assoconsul, mediante uno specifico file Ascii, dal quale verranno importate nel server Paghe.Net le anagrafiche delle aziende ed i dipendenti relativi per predisporre i Fogli Presenza Mensili. 3

4 A seguito dell importazione, verranno rese disponibili sul sito Paghe_Net le informazioni Anagrafiche e delle ditte e dei dipendenti aggiornate all ultima elaborazione paghe effettuata. Le informazioni, oltre ai dati anagrafici, comprendono i dati del Rapporto di Lavoro. Dalla procedura Paghe Assoconsul, inoltre, vengono resi disponibili sul server Paghe.Net stampe e prospetti risultato dell elaborazione Paghe (Cedolini Paga, Prospetto Salari, Prospetto Costi, ecc ) secondo vari formati (PDF, DOC, Documenti Excel, pagine HTML, ). La ditta in tal modo potrà accedere direttamente dal proprio PC, collegandosi al sito Paghe.Net, ai documenti prodotti. La compilazione dei Fogli Presenza avviene tramite un apposito programma che ogni ditta o utente abilitato dovrà avere installato nel suo PC e che potrà scaricare dalla pagina Area Download -> Software del sito Paghe.Net. Al termine della compilazione dei Fogli Presenza del Mese di competenza, il programma produce i dati da inviare all Associazione in un file in formato XML, che dovrà essere trasmesso al sito Paghe.Net tramite l operazione di upload. I Fogli Presenza inviati saranno trasferiti nel server Paghe.Net che comunicherà, via , alle aziende l esito dell acquisizione. Successivamente i Fogli Presenza compilati e inviati potranno essere esportati verso il sistema informativo Assoconsul tramite l omonima funzione presente nelle pagine di amministrazione di Paghe.Net. 4

5 Sistema Informativo Paghe Assoconsul Generazione del File Ascii e suo trasferimento nel sito ftp Predisposizione delle Tabelle, Anagrafiche per l apertura del Foglio Presenza. Invio dei Risultati dell elaborazione del mese precedente. Acquisizione Dei Fogli Presenza da file Ascii Server PAGHE.NET Funzioni di amministrazione Funzioni di Importazione Importazione Tabelle Importazione Anagrafiche Funzioni di Esportazione Esportazione Fogli Presenza Funzioni di Gestione Ricerca Utenti Utenti Attivi Ricerca Fogli Presenza Gestione Tabella Giustificativi Gestione Tabella Voci di Liquidazione Invia Funzioni utente Invio dei Fogli Presenza Apertura e Invio Fogli Presenza Consultazione Risultati Elaborazione Dati Anagrafici Area Download Informazioni Feedback Ditta Compilazione e Controllo Fogli Presenza Download Informazioni Anagrafiche per apertura del Mese 5

6 Il Menu di Amministrazione Paghe.Net Dal menu di Amministrazione è possibile richiamare le funzioni di amministrazione del Responsabile Servizio Paghe.Net. 6

7 Importazione delle Tabelle L importazione delle Tabelle consente di trasferire i dati delle Tabelle Paghe : Contratti, Livelli di Categoria, Codici Giustificativi (Assenze) e Voci di Liquidazione, in uso dall Associazione, dal Sistema Informativo Paghe Assoconsul al server del Servizio Paghe.Net. E necessario, prima di procedere all importazione, generare dal proprio Sistema Paghe Assoconsul il file di testo txt contenente le Tabelle. Operativamente bisogna eseguire la funzione di esportazione sul sistema Assoconsul in AS400 e trasferire (ad esempio via clientaccess) il file PANETCET di AS400 generato, su un proprio P.C.. Una volta creato il file di testo (panetcet.txt) questo deve essere trasferito via FTP al server Paghe.Net nella cartella di Import (i parametri per la connessione sono host name/address = e nome utente e password di amministratore forniti da Nuova Informatica srl). A questo punto si accede alle pagine di amministrazione del sito PAGHE.NET ed si richiama l opzione Importa Tabelle Paghe posta sul menu a sinistra. Digitare nell apposito spazio il nome del file txt (completo di estensione) copiato nella cartella Import (sovrascrivendo il nome proposto di default se diverso dal proprio). Al termine dell importazione il server invia a video un messaggio di importazione completata. 7

8 Importazione delle anagrafiche L importazione delle anagrafiche consente di trasferire i dati anagrafici delle ditte e dei dipendenti dal sistema Assoconsul dell AS400 al server internet Paghe.net. Questa funzione predispone il sistema Paghe.Net alle funzioni di Apertura e Acquisizione dei Fogli Presenza dei periodi di competenza in base all ultima Elaborazione Paghe effettuata sul sistema Paghe Assoconsul. Anche in questo caso, e necessario, prima di procedere all importazione, generare dal proprio Sistema Paghe Assoconsul il file di testo txt contenente le Anagrafiche. Operativamente bisogna eseguire la specifica funzione di esportazione sul sistema Assoconsul in AS400 e trasferire (ad esempio via client-access) il file PANETDED di AS400 generato, su un proprio P.C.. Una volta creato il file di testo (panetded.txt) questo deve essere trasferito via FTP al server Paghe.Net nella cartella di Import (i parametri per la connessione sono host name/address = e nome utente e password di amministratore forniti da Nuova Informatica srl). A questo punto si accede alle pagine di amministrazione del sito PAGHE.NET ed si richiama l opzione Importa Anagrafiche posta sul menu a sinistra. Digitare nell apposito spazio il nome del file txt (completo di estensione) copiato nella cartella Import (sovrascrivendo il nome proposto di default se diverso dal proprio). Al termine dell importazione il server invia a video un messaggio di importazione completata. La Funzione di importazione delle Anagrafiche provvede anche all iscrizione automatica delle ditte al Servizio Paghe.Net assegnando un codice di Accesso e una Password di collegamento. 8

9 Esportazione di Fogli Presenza L esportazione dei Fogli Presenza consente di produrre il file di testo per l acquisizione sul sistema Assoconsul dei Fogli Presenza compilati dalle ditte e inviati al server Paghe.Net. Dal menu della Pagina di Amministrazione del servizio Paghe.Net scegliere l opzione Esporta Fogli Presenza Impostare i parametri di selezione dei Fogli Presenza da Esportare (Periodo ed eventualmente il range di Ditte). Prima di lanciare il processo è possibile visualizzare l elenco dei Fogli Presenza che verranno esportati attivando il pulsante Elenco Fogli Presenza. Per esportare i Fogli Presenza cliccare sul pulsante Esportazione dei Fogli Presenze. La procedura creerà un file txt contente i dati dei Fogli Presenza compilati da importare nel sistema Paghe Assoconsul. Il file di testo prodotto dovrà poi essere trasferito via FTP dalla cartella Export in un proprio PC e, successivamente, trasferito all AS400 via client-access. Infine con le apposite funzioni della procedura Paghe di Assoconsul i Fogli Presenze compilati in Paghe.Net potranno essere acquisiti ed elaborati in modo automatico sul sistema AS400. 9

10 Gestione Tabelle Codici Giustificativi Questa funzione permette di visualizza in forma di tabella i codici Giustificativi di Assenza importati dal Sistema Paghe Assoconsul. E possibile anche modificare e personalizzare le voci di assenza in modo da offrire alla ditta che dovrà utilizzarle durante la compilazione del Foglio Presenza delle descrizioni meno tecniche e più comprensibili. Dal menu di Amministrazione selezionare l opzione Codici Giustificativi. Indicare il codice del Contratto e premere il pulsante CERCA. L elenco riporta i principali dati che definiscono un codice di Assenza: la Qualifica, il Codice Paghe Assoconsul, la Descrizione, così come sono stati definiti nel sistema Paghe Assoconsul. E possibile inoltre personalizzare la voce nel sistema Paghe.Net in modo da: Attribuire alla voce una descrizione diversa da quella Assoconsul Limitare le voci da rendere disponibili e richiamabili all utente Paghe.Net. 10

11 Assegnare alla voce un codice di stampa (3 caratteri) da stampare nel Foglio Presenze Vidimato Per modificare e personalizzare la definizione di una voce il campo Modifica posizionato sulla medesima riga della voce della lista. Da questa finestra di Modifica Giustificativo, è possibile: Indicare una Descrizione della voce (Descrizione Voce Paghe.Net) diversa da quella importata dal sistema Assoconsul. Indicare se rendere disponibile o meno la Voce in Paghe.Net Indicare se si tratta di una Voce di Assenza o di Presenza. Indicare se la voce è ammessa in giorno Festivo. Per rendere effettive le modifiche sul server Paghe.Net premere il pulsante Conferma. 11

12 Gestione Tabelle Voci di Liquidazione Questa funzione permette di visualizza in forma di tabella i codici relativi alle Voci di Liquidazione Aggiuntive importati dal Sistema Paghe Assoconsul. E possibile anche modificare e personalizzare le voci aggiuntive da utilizzare in Paghe.Net modificandone la Descrizione e alcuni parametri, oppure limitarne l uso. Dal menu di Amministrazione selezionare l opzione Voci di Liquidazione. Indicare eventualmente un codice per accedere ad una specifica Voce e premere il pulsante CERCA. L elenco riporta i principali dati che definiscono la Voce di Liquidazione così come sono stati definiti nel sistema Paghe Assoconsul. E possibile inoltre personalizzare la voce nel sistema Paghe.Net in modo da: 12

13 Attribuire alla voce una descrizione diversa da quella Assoconsul Limitare le voci da rendere disponibili e richiamabili all utente Paghe.Net. Variare alcuni parametri di funzionamento. Per modificare e personalizzare la definizione di una voce il campo Modifica posizionato sulla medesima riga della voce della lista. Da questa finestra di Modifica Voce di Liquidazione, è possibile: Indicare una Descrizione della voce (Descrizione Voce Paghe.Net) diversa da quella importata dal sistema Assoconsul. Indicare se rendere disponibile o meno la Voce in Paghe.Net Indicare se la Voce Richiede una Quantità. Indicare se la Voce Richiede una Quantità. Indicare se la Voce Richiede l indicazione del Numero di Unità su cui va calcolata. Indicare il Tipo di Voce (O=Ore; G=Giorni; M=Mesi; I=Importo; Q=Quantità). Per rendere effettive le modifiche sul server Paghe.Net premere il pulsante Conferma. 13

14 Ricerca utenti Consente di eseguire ricerche su tutti gli utenti presenti nel database Sice.net tramite differenti parametri di selezione (RICERCA PER STATO UTENTE ATTIVO, RICERCA PER PERIODO, RICERCA PER ID UTENTE, TIPO DI ORDINAMENTO ). Una volta specificato i parametri di selezione premere il pulsante Esegui Ricerca. 14

15 Utenti attivi Questa pagina contente di visualizzare alcuni tra i dati più importanti degli utenti attivi (ID Utente, Password, TipoUtente, Data Attivazione, Denominazione, ). Nella pagina è possibile eseguire una ricerca per identificativo utente che restituirà una lista di utenti con identificativo maggiore o uguale del codice inserito. 15

16 Ricerca Fogli Presenza Consente di eseguire ricerche su tutti i Fogli Presenza inviati presenti nel database Paghe.Net tramite differenti parametri di selezione (RICERCA PER STATO FOGLIO PRESENZA, RICERCA PER PERIODO, RICERCA PER CODICE DITTA, MODALITA DI ORDINAMENTO DELL ELENCO). Una volta specificato i parametri di selezione premere il pulsante Esegui Ricerca. 16

17 Invia Tale pagina consente di inviare cumulative personalizzate agli utenti scelti in base alla selezione delle opzioni desiderate tra quelle proposte. Prima di effettuare l invio delle è possibile visualizzare la lista delle risultante dalla estrazione effettuata. 17

18 Appendice A: Stato del Foglio Presenza Lo stato di un Foglio Presenza identifica la Fase di elaborazione. I possibili valori di stato che può assumere, in ordine temporale, sono: A=APERTO C=COMPILATO T=TRASMESSO (INOLTRATA ALL ASSOCIAZIONE) E=ELABORATO Il Foglio Presenze si definisce APERTO quando è disponibile per l apertura del Mese. L'unica operazione possibile in tale stato è il suo download (ovvero lo scarico sul proprio PC). Lo stato COMPILATO, invece, identifica un Foglio Presenze compilato dalla Ditta, Inviato al server (upload) Paghe.Net e correttamente. Lo stato TRASMESSO indica che il Foglio Presenze del mese è stato acquisito dall Associazione per essere elaborato nel sistema Paghe di Assoconsul. InDa questo momento la ditta non può più rinviare un foglio presenza già Trasmesso. Lo stato ELABORATO indica che il Foglio Presenze del mese è stato nel sistema Paghe di Assoconsul e sono disponibili per la ditta i Risultati dell elaborazione (Cedolini, Stampe, Prospetti, ecc ). 18

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