SOFTWARE. Aprendo il SW la prima schermata che appare è la seguente:

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1 MediQuadro è il nuovo software creato da Medi Diagnostici per l archiviazione efficace di vetrini e biocassette preparati nei laboratori di ISTOLOGIA, CITOLOGIA, CITOGENETICA e EMATOLOGIA, tramite il proprio sistema CO.RE-Front. MediQuadro software prende in carico quanto eseguito in laboratorio (vetrini, biocassette) tramite i sistemi di tracciabilità esistenti, (QRcode Barcode DataMatrix e codici alfaumerici) generando un proprio sistema di gestione, tracciabilità e relativo recupero dei campioni. SOFTWARE Il software mediquadro offre due tipologie di licenza: STAND ALONE o NETWORK. La licenza STAND ALONE viene installata su una sola macchina mentre la licenza NETWORK permette di avere più postazioni di lavoro che fanno riferimento ad un server condiviso dove è possibile salvare i dati. Aprendo il SW la prima schermata che appare è la seguente:

2 Entriamo nelle funzione del SW: La funzione GROUP permette all amministratore del sistema, registrato tramite la funzione USER, di progettare il proprio sistema di archiviazione sia in laboratorio che nell archivio finale utilizzando lo stesso TRAY in entrambi gli ambienti. Creando il proprio spazio di archivio l amministratore può aggiungere note sulla planimetria e sulla posizione logistica della stanza di stoccaggio. 2

3 Esempio di spazio reale di archiviazione ricreato nella griglia (vedi Description) 3

4 L amministratore può decidere di implementare il proprio gruppo/archivio tramite la funzione EDIT aggiungendo nuovi moduli: si selezione il modulo/repository desiderato; 2si trascina l immagine; 3si sistema il modulo/repository nella griglia. Non esiste nessun vincolo di spazio nella griglia se non quelli legati alla struttura/parent dei repository. Una volta salvate le modifiche il SW genera i codici propri dei moduli che devono essere stampati e applicati sui repository

5 Tramite la funzione USER l amministratore crea gli utenti che possono accedere al SW, i quali vengono registrati con uno USERNAME e una PASSWORD: ciò permetterà al SW di memorizzare e gestire tutte le operazioni fatte da questi ultimi. L utente ADMIN ha pieni poteri sul SW mentre l utente USER5 può semplicemente generare i TRAY, caricarli ed effettuare la ricerca e il recupero dei campioni archiviati. 5 La funzione LOGS permette di conoscere la piena attività del SW realizzata da ogni utente. 5

6 La funzione OPTIONS consente di impostare: I BACKUP e relativi RESTORE; La posizione dei DATABASE e la loro LOCATION (per licenze NETWORK); La Capacità di carico dei TRAY; Le Opzioni per la stampa; La Personalizzazione dei report per la propria anagrafica. Possibilità di impostare la posizione del backup e il suo ricarico Possibilità di impostare la posizione del database Possibilità di impostare il massimo carico dei TRAY Possibilità di impostare note riguardanti il cliente La funzione INFO fornisce il numero di licenza del SW. 6

7 COME CARICARE UN TRAY: Per caricare un TRAY accedere alla funzione HOME e selezionare il proprio archivio nel menu a tendina. ES HISTOLOGY LAB Selezionato l archivio è possibile caricare il TRAY nel modulo desiderato2, scegliendo la posizione del TRAY nel modulo/repository3. In entrambi i casi il SW evidenzierà il repository e il TRAY scelti

8 Con il tasto inizia la fase di creazione del TRAY: 2si seleziona la tipologia del TRAY (GLASS o BLOCK); 3si forniscono le caratteristiche del sistema (SINGLE o DOUBLE TRAY); 4Il colore del frontalino

9 Dopo aver individuato tutte le specifiche è possibile cliccare il tasto e il SW genererà lo STARTCODE proprio del TRAY2. Da stampare e incollare allo stesso

10 A questo punto si passa alla fase dell archiviazione a seconda della scelta fatta in precedenza circa la tipologia del TRAY. Tramite il tasto EDIT si caricano i vetrini/blocchetti. Il tasto permette la carica dei campioni; 2 si apre la maschera di carico in cui si visualizza l inserimento dell ID campione3. La carica può avvenire tramite cattura automatica dell ID del campione oppure tramite digitazione manuale. Il SW è strutturato per verificare l unicità della presa in carico dei campioni

11 Dopo aver effettuato l inserimento di un campione il SW è in grado di dare informazioni sullo stato di carico del TRAY3. 3

12 Esempio: magazzino in cui si evidenzia in rosso un repository da piani e 26 colonne4 parzialmente riempito con TRAY chiusi5 ed in carico e la percentuale di carico della posizione A Il sistema di tracciabilità del SW lega l ID campione7 generato dal laboratorio con l ID del TRAY8 e con l ID del REPOSITORY9. Il SW permette di spostare: TRAY in REPOSITORY diversi REPOSITORY in GRUPPI/ARCHIVI differenti. Ciò consente al SW e all operatore di tracciare efficacemente il campione. La TRACCIABILITA è garantita dai codici generati dal SW per i TRAY e i REPOSITORY e dall ID del CAMPIONE. MediQUADRO permette di rintracciare: Il campione nel TRAY - Il TRAY nel REPOSITORY Il REPOSITORY nell archivio

13 L utilizzatore ha la possibilità di decidere in piena libertà che il TRAY possa essere definito chiuso indipendentemente dal suo stato di carico reale e quindi rendendo impossibile l inserimento di nuovi campioni. Questa operazione può essere effettuata tramite il tasto. 3

14 Attraverso questa fase il software genera un ENDCODE che dovrà essere applicato sul frontalino del TRAY. Generato l ENDCODE, il TRAY risulterà con una banda nera al suo interno così anche tramite il SW sarà possibile verificare istantaneamente la situazione dei TRAY (chiusi, liberi, in carico). Cliccando il tasto INFO del TRAY si apre la maschera per stampare l ENDCODE (tasto PRINT). 4

15 Il SW permette di ricercare i campioni precedentemente caricati e inoltre è in grado di fornire tutta la loro storia dall inserimento al giorno della ricerca e la loro posizione all interno dell archivio. Nella funzione HOME sezione SEARCH, è possibile ricercarca oltre il campione (ID) anche il TRAY/REPOSITORY (invio per procedere alla ricerca). Una volta terminata la ricerca, il SW informa circa l esatta posizione del campione partendo dalla locazione dell armadio2 nel laboratorio o archivio finale passando per la posizione del TRAY3 nell armadio/modulo, fino alla posizione del campione4 nel TRAY. Es. ricerca di un VETRINO

16 La freccia rossa evidenzia lo stato di carico del TRAY. Tramite il tasto OROLOGIO il SW genera un report contenente la storia del campione, segnalando le eventuali uscite (stato OUT) e le riprese in carico (stato IN), indicando chi ha effettuato tali operazioni. 6

17 Quando si effettua la ricerca del campione per il suo recupero automaticamente si genera un report di presa in cui è obbligatorio inserire il nome di chi effettua tale operazione. Solamente stampando2 il report l operazione va a buon fine, quindi posso prelevare il campione3 e lo stato passerà da IN a OUT4. Al momento del rientro del campione, selezionarne l ID e premere il tasto STATO IN 5 e lo stato del campione passerà da OUT a IN E possibile interrogare il SW circa il contenuto del TRAY. Attraverso questa funzione6 si può stampare un report7 cartaceo che mostra l elenco dei campioni inseriti all interno dello stesso e la loro ubicazione. Possibilità di generare anche un file CSV

18 Con il completamento di un armadio o un modulo singolo o di un TRAY, l amministratore ha la facoltà di decidere di spostarlo dal laboratorio all archivio finale. All interno dell EDIT del gruppo possiamo spostare l armadio/modulo/repository o TRAY precedentemente codificato con tasto MOVE2 dal laboratorio all archivio finale3 o altro archivio. ES. spostamento da HISTOLOGY LAB ad FINAL ARCHIVE 2 3 8

19 Premendo il tasto SAVE si rende effettivo lo spostamento dell armadio/modulo/repository o TRAY. Histology lab store Final archive Al fine di identificare correttamente i singoli armadi/moduli/repository, tramite la funzione EDIT NOTE è possibile inserire un identificativo/nota. ES come da foto (numero crescente di armadio e anno 2-5) 2. 9

20 2 Questo identificativo può essere applicato materialmente sugli armadi/moduli/repository selezionati, agevolandone la loro identificazione e relativi spostamenti (tramite transpallet o ruote) ottimizzando gli spazi dell archivio