CONTABILITÀ ANALITICA

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1 Release 5.20 Manuale Operativo CONTABILITÀ ANALITICA Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Il modulo Contabilità Analitica abilita la gestione dei Centri di Costo e delle Commesse su tre procedure di base, quali Contabilità [Costi e ricavi] - Magazzino[Consumi] - Ciclo attivo e Passivo, e le relative Stampe dei Rendiconti analitici suddivisi per centro di costo e/o commessa. La procedura permette l associazione dei Centri di costo e delle commesse direttamente in Prima Nota: ad ogni singola riga di movimento contabile è possibile attribuire più centri di costo e/o più di una commessa. Questo permette, in sostanza, di attribuire centri di costo/commesse diverse ad ogni conto dello stesso movimento contabile. L attribuzione del centro di costo/commessa può essere effettuato anche in fase di caricamento/variazione del documento di vendita: grazie ad un automatismo della Personalizzazione On Fly! è possibile creare dei campi appositi (sulla testata) al fine di indicare un centro di costo e una commessa per singolo documento. Oltre alla personalizzazione della testata, si può eseguire un ulteriore personalizzazione del dettaglio, che come risultato consente di definire una Commessa e un Centro di Costo per ogni singola riga del documento di vendita. Ciò permette di generare una prima nota con diversi conti e diversi collegamenti alla Commesse e Centri di costi.

2 2 Manuale Operativo Indice degli argomenti 1 CONTABILITÀ ANALITICA Impostazioni e Tabelle Logica di gestione dell obbligatorietà dell analitica Centro di Costo e Commessa in Prima Nota (CONTABILITA ) Centro di Costo sui movimenti generati per Ratei e Risconti Centro di Costo sui movimenti generati per Corrispettivi Gestione Movimenti di Analitica (controllo e variazione) Visualizzazione movimenti di analitica (controllo e consultazione) Esempio di gestione Centri di Costo e\o Commessa Centro di Costo e Commessa in Magazzino (VENDITE) Centri di Costo e Commessa sui Documenti (VENDITE) Personalizzazione della Testata Personalizzazione del Dettaglio Stampe e Report Stampa Rendiconti Analitici Bilancio di Verifica per Centro di Costo Stampa Bilancio per centro di costo CONTABILITÀ ANALITICA PLUS Funzioni comuni al modulo CONTROLLO DI GESTIONE Gestione del centro di costo preferenziale Riepilogo analitica per conto Budget per conto contabile e centro di costo Gestione budget del centro di costo Stampa comparativa Centro di Costo Stampa Clienti/Fornitori per Centro di Costo... 43

3 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Contabilità Analitica Nelle contabilità di tipo anglosassone, contrariamente a quella italiana, la rilevazione dei costi e dei ricavi avviene sempre per destinazione, ossia unitamente alla rilevazione del centro di costo e commessa che hanno generato il costo e il ricavo, in modo da fornire un utile strumento di analisi e controllo per le decisioni strategiche. Il sistema contabile italiano prevede un flusso informativo - generato dalla contabilità generale - che non è in grado di fornire informazioni gestionali legate alla destinazione dei costi e dei ricavi: per conosce immediatamente la redditività di una commessa e/o centro di costo, è stata quindi implementata la gestione della Contabilità Analitica. Il modulo di contabilità Analitica consente in fase d inserimento dati in Prima Nota, oppure durante il caricamento dei Documenti del ciclo attivo e passivo, di specificare a quale commessa e/o centro di costo si riferisce il costo o il ricavo che si sta generando. Una reportistica accurata consente di estrapolare le informazioni inerenti alla commessa e/o centro di costo, per un analisi approfondita sulla redditività delle funzioni aziendali (centro di costo) e delle attività in essere (commesse). Un utile esempio può chiarire l utilità del modulo: In prima nota rilevo il costo di un fornitore per 1000 euro che si riferisce ad una fornitura di materiale utilizzato per svolgere un attività per una determinata commessa, denominata com001. Successivamente si rileva la fatturazione di un servizio che si riferisce sempre alla commessa com001, per 2000 euro. Nell enorme flusso informativo generato dalla prima nota è impossibile determinare la redditività delle attività svolte per la commessa com001, mentre con la metodologia della contabilità analitica sarà facile evidenziare la redditività della commessa com001 che ammonta a 1000 euro. Nei seguenti paragrafi sarà presentata una panoramica completa, dalle impostazioni all operatività.

4 4 Manuale Operativo 1.1 Impostazioni e Tabelle Le impostazioni necessarie per gestire correttamente la Contabilità Analitica interessano le seguenti tabelle principali: Dal Menù Archivi Tabelle Società Contabilità Analitica: Commesse per inserire la lista delle commesse: le informazioni richieste si limitano al codice di identificazione e alla descrizione associata. Dal Menù Archivi Tabelle Società Contabilità Analitica: Centri di Costo stesso procedimento per quanto riguarda il Centro di Costo: per impostare i centri di costo, con procedimento analogo a quello delle commesse. Dal Menù Archivi Tabelle Società Tabella Contabilità: Causali Contabili Dal Menù Archivi Tabelle Società Tabella Causali di Magazzino Per gestire in fase di caricamento Prima Nota e Input Movimenti E/U di magazzino l associazione al centro di costo e/o alla commessa, è necessario parametrizzare le rispettive causali. Per ogni singola causale (contabile e di magazzino) è possibile definire se i campi relativi a Centro di Costo, Commesse e Dettagli verranno resi obbligatori, facoltativi, o invisibili durante la fase ci caricamento dei movimenti. Queste opzioni abilitano e controllano l inserimento dei dati analitici per ogni singolo movimento connesso dalla rispettiva causale. Dal Menù Archivi Piano dei Conti E possibile impostare l obbligatorietà dell analitica anche per singolo conto contabile; a tale fine, nell anagrafica del conto sono presenti i campi: Centro di costo obbligatorio Commessa Obbligatoria Dettagli Obbligatori L obbligatorietà della richiesta del centro di costo/commessa/dettaglio è alternativa all obbligatorietà per causale contabile. E possibile anche indicare un Centro di costo preferenziale (si veda Gestione del centro di costo preferenziale ).

5 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Logica di gestione dell obbligatorietà dell analitica La logica di applicazione dell obbligatorietà dell analitica va impostata partendo dalla causale contabile: può essere estesa anche ai singoli conti, tuttavia sempre partendo dall impostazione della causale contabile. Gli eventuali parametri impostati a livello di singolo conto del piano dei conti verranno considerati solo se nella causale contabile gli stessi elementi sono definiti almeno come Facoltativi. In altre parole, partendo dalla causale contabile e considerando i possibili valori assunti dai singoli campi, avremo: Se i dati sulla causale contabile sono del tipo: Centro di costo = No Commessa = No Dettaglio = No In fase di registrazione in Prima Nota l eventuale obbligatorietà indicata a livello di singolo conto contabile non viene considerata. Se i dati sulla causale contabile sono del tipo: Centro di costo = Facoltativo Commessa = Facoltativo Dettaglio = Facoltativo In fase di registrazione in Prima Nota l eventuale obbligatorietà indicata a livello di singolo conto contabile è considerata prioritaria (dovrò necessariamente indicare i dati sulla riga del conto che li prevede come obbligatori). Se i dati sulla causale contabile sono del tipo: Centro di costo = Obbligatorio Commessa = Obbligatorio Dettaglio = Obbligatorio In fase di registrazione, l obbligatorietà è già definita a livello di causale indipendentemente da quanto indicato sul conto. Dall impostazione del conto viene prelevato solamente l eventuale centro di costo preferenziale (se impostato si veda Gestione del centro di costo preferenziale ). Quanto indicato sopra rappresenta una generalizzazione: resta inteso che i 3 campi potrebbero assumere tre valori differenti (a scelta dell utente) per ogni casuale contabile in esame.

6 6 Manuale Operativo 1.2 Centro di Costo e Commessa in Prima Nota (CONTABILITA ) Sia in Prima Nota Iva sia in Prima Nota diversi a diversi è possibile associare, ad ogni riga di costo/ricavo, uno o più centri di costo e commesse (anche con relativo dettaglio di queste ultime). I campi adibiti a questa gestione sono visualizzati solo se previsti dalla causale contabile: il loro stato è modificabile selezionando i relativi parametri nella maschera di inserimento delle Causali contabili. Le colonne sono le seguenti: C. costo: centro di costo al quale si desidera associare la riga in compilazione. Commessa: codice commessa da associare alla registrazione. Dettaglio: dettaglio relativo alla commessa (es. il numero di riga della commessa stessa) Multi: per inserire, con un doppio clic sul campo o tramite il tasto funzione <F5>, più dettagli relativi alla stessa riga. Si apre una maschera di impostazione, utilizzabile nel caso in cui l importo debba essere suddiviso in più centri di costo/commesse. Per controllare velocemente la correttezza della suddivisione per centro di costo e commessa: Totale assegnato: somma della colonna Valore Da assegnare: corrisponde alla differenza tra l importo della riga ed il totale assegnato (valore ancora da assegnare). Si può confermare solamente nel caso in cui questo campo corrisponde a zero, ovvero importo sia interamente assegnato. Effettuata l assegnazione, i dati inseriti potranno essere gestiti e monitorati dalle diverse funzioni di gestione.

7 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Centro di Costo sui movimenti generati per Ratei e Risconti La generazione dei movimenti di ratei e risconti considera le impostazioni di contabilità analitica indicate all interno della registrazione contabile di origine, sulla quale è necessario indicare a livello di conto economico: il Centro di costo la Competenza Tale indicazione sarà quindi automaticamente considerata nel flusso successivo, legato alla generazione dei movimenti automatici di Ratei e risconti. Per descrivere la funzione proponiamo un esempio. Esempio su un riscontro (stessi criteri applicate anche per i movimenti di rateo) L automatismo parte dall inserimento di una registrazione con 1. competenza tra i due esercizi 2. indicazione dell analitica (nel nostro esempio il centro di costo) Movimento con causale FTA Fattura di Acquisto Eseguendo ora la stampa dal menù Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti Analitica viene riportata l intera registrazione:

8 8 Manuale Operativo ANNO IN CORSO: A fine esercizio si procede generando il movimento di riscontro Viene automaticamente assegnata la parte dell analitica in base al movimento originale per il quale è indicata la competenza. Movimento con causale RIS RISCONTI Eseguendo nuovamente la stampa dal menù Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti Analitica per l esercizio vediamo che il risconto viene stornato dal movimento base.

9 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 9 ANNO SUCCESSIVO: viene eseguita la ripresa dei risconti dall esercizio precedente Viene nuovamente automaticamente assegnata la parte dell analitica in base al movimento originale per il quale è indicata la competenza. Movimento con causale RIS RISCONTI Eseguendo nuovamente la stampa dal menù Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti Analitica per l esercizio riporterà quindi il solo movimento di risconto:

10 10 Manuale Operativo Centro di Costo sui movimenti generati per Corrispettivi È possibile gestire la contabilità analitica in Prima Nota Corrispettivi, anche in assenza di attività multipunto. 1 Per fare ciò, è necessario: Dal menù Archivi Tabelle Società Tabella Contabilità: Causali Contabili : impostare il campo Centro di Costo come Obbligatorio per le causali utilizzate nella registrazione dei corrispettivi Dal menù Archivi Piano dei Conti: assegnare il centro di costo ai conti di ricavo associati alla registrazione dei corrispettivi Effettuate queste impostazioni, in fase di registrazione dalla Prima Nota Corrispettivi verranno automaticamente compilati i movimenti in contabilità analitica, consultabili all interno della funzione Contabilità Contabilità Analitica Gestione movimenti di analitica 1 Qualora si volesse utilizzare la modalità in presenza di attività multipunto, il codice del centro di costo corrisponderà al codice dell attività (vecchia modalità) legato alla causale contabile; in assenza si potrà gestire la contabilità analitica per i singoli conti.

11 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Gestione Movimenti di Analitica (controllo e variazione) La funzione Gestione Movimenti di Analitica permette di modificare le righe di dettaglio dei movimenti contabili di prima nota associati ai movimenti di contabilità analitica. Si accede dal Menù Contabilità Contabilità Analitica Gestione Movimenti Analitica: È possibile impostare diversi limiti di selezione: Da /A Data Da /A Conto Da /A Data Competenza: per l estrazione dei movimenti in base ad un periodo di competenza e in base ad una o più causali contabili selezionabili da una multi lista; Esempio di estrazione dei movimenti di contabilità analitica per Numero Registrazione - Data

12 12 Manuale Operativo Estrazione dei movimenti per Num. Registrazione Data e ordinamento per Competenza Dall estrazione precedente, cliccando sulla colonna Competenza Da data, la griglia viene rigenerata. Include anche registrazioni senza analitica: flag per selezionare anche i movimenti contabili cui non è associato nessun movimento di analitica (benché previsto dalla causale associata al movimenti). Le righe estratte relative a movimenti senza analitica saranno evidenziate in arancione, così da renderle visibili per le correzioni Solo registrazioni senza analitica flag per visualizzare tutti i movimenti senza collegamenti all analitica (benché previsto dalla causale associata al movimenti); Causale Contabile per selezionare i soli movimenti associati ad una specifica causale. In stampa/excel riporta sempre riga movimento (flag): per scegliere se ripetere sempre i dati di testata oppure ometterli quando risultano ripetuti, in fase di stampa e\o esportazione su excel, nel caso in cui ad un movimento contabile corrispondesse una ripartizione multipla dei valori analitici (ovvero più righe nei Dettagli di analitica). In Ordinamento si sceglie in che ordine visualizzare i dati estratti:. Dopo aver impostato i parametri di selezione è necessario premere sul pulsante Estrai per visualizzare i movimenti. La maschera presenta due griglie: la prima, non editabile, permette di consultare i dettagli dei movimenti contabili; la seconda, editabile, consente di associare, ai movimenti elencati nella prima griglia, i Centri di Costo, le Commesse e Dettagli con i relativi importi associati. Per modificare o associare movimenti di analitica, è necessario selezionare con il mouse la riga corrispondente al movimento contabile inserito nella prima griglia, quindi sulla seconda griglia (che nel frattempo si è aggiornata con il valore dell importo del movimento), inserire o modificare i dati desiderati.

13 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 13 Passando sulle righe evidenziate, viene visualizzato un tooltip che suggerisce l eventuale presenza di un Centro di costo preferenziale associato al conto contabile nella sua anagrafica Piano Conti: a questo punto, con un click del tasto destro del mouse, viene direttamente compilata la sezione dei Dettagli di analitica per la parte relativa al Centro di Costo. L automatismo è particolarmente utile nel caso di aggiunta a posteriori del Centro di costo preferenziale al conto contabile (dopo aver già effettuato registrazioni in Prima Nota Iva con il conto). Per compilare più velocemente la sezione dei Dettagli di analitica, inoltre, con doppio click del mouse sul campo Importo, lo stesso viene compilato con il valore della riga di movimento selezionata.

14 14 Manuale Operativo Il pulsante Modifica Conto posto in fondo alla maschera, permette di modificare alcuni dati 2 del movimento contabile selezionato sulla prima griglia; viene visualizzata la seguente maschera: Conto (Economico): nel campo Conto viene visualizzato il conto associato alla riga di dettaglio selezionata. Nel campo Nuovo è possibile indicare un nuovo conto di tipo economico da sostituire al precedente. Note di Testata: è possibile scrivere delle note da sostituire alle precedenti Note Movimento: è possibile scrivere note da sostituire a quelle presenti sulla relativa riga di dettaglio. 2 Tali modifiche potranno essere fatte anche dopo aver effettuato la liquidazione dell iva e\o la Stampa del Registro Iva, mentre non saranno possibili dopo aver chiuso il periodo contabile (con la Stampa del Bollato con opzione la stampa chiude il periodo oppure manualmente, indicando come Chiuso il periodo dalla Manutenzione saldi Giornale)

15 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Visualizzazione movimenti di analitica (controllo e consultazione) Per estrarre i movimenti di contabilità associati ad un centro di costo e/o ad una commessa, con la possibilità di visualizzare la struttura ad albero costruita sugli stessi ed eventualmente i dettagli delle operazioni registrate. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Contabilità Analitica Visualizzazione movimenti di analitica È possibile estrarre i dati impostando i seguenti campi: Da data/ A data: per definire un periodo particolare da visualizzare; Albero per centro di costo (flag): per definire l estrazione per centro di costo (attivo di default);

16 16 Manuale Operativo Albero per commessa (flag): per definire l estrazione per commessa. Se attivo, si abilita il campo affianco dal quale è possibile selezionare le commesse da estrarre Dettaglio movimento (flag): per visualizzare i dati del movimento contabile. In particolare: - Data di registrazione - N. Mov. - Causale contabile - Descrizione della causale contabile - Conto di contropartita - Descrizione del conto contabile - Importo - Segno: dare/avere (D o A) - Note eventuali

17 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 17 In fondo alla maschera sono presenti i seguenti pulsanti: Estrai per estrarre i movimenti in contabilità analitica, in base agli eventuali filtri impostati; Pulisci per pulire la maschera ed effettuare una nuova estrazione senza uscire dalla funzione; Stampa per stampare i dati estratti; Esporta in Excel per esportare la griglia del singolo centro di costo/ commessa visualizzato in un foglio MS Excel; Esporta tutto per esportare tutti i centri di costo/commesse estratti. I dati sono organizzati per centro di costo/commessa se l albero è stato impostato per centro di costo oppure per commessa/centro di costo in caso contrario. Ordinamento per centro di costo/commessa. Esci per abbandonare la funzione.

18 18 Manuale Operativo Esempio di gestione Centri di Costo e\o Commessa Di seguito presentiamo una simulazione di movimenti contabili e di magazzino, utilizzando i dati inseriti nella società DEMO srl. Per gestire le colonne di inserimento dei dati analitici ogni singolo movimento connesso dalla rispettiva causale, occorre determinare se il campo è obbligatorio facoltativo invisibile. Queste opzioni sono specifiche per ogni singola Causale (contabile e di magazzino), e consentono la gestione delle rispettive colonne per l inserimento dei dati analitici, per ogni singolo movimento connesso dalla rispettiva causale. Una volta definita la struttura delle commesse e dei centri costo, e impostati i parametri nelle Causali (contabili e di magazzino) è possibile procedere alla gestione, in fase di caricamento Prima Nota e Input di Magazzino. Durante la gestione dei documenti interessati, se i campi Centro di Costo e Commesse sono richiesti obbligatoriamente (avendo reso Obbligatori nelle precedenti tabelle i campi C/Costo e Commessa) occorre valorizzare in Prima Nota (se si tratta di Causali Contabili) e nei Movimenti di Magazzino (se si tratta di Causali di Magazzino) le relative colonne, richiamando col tasto F5 le tabelle ed effettuando le proprie scelte. Nei seguenti due esempi abilitiamo una registrazione contabile e di magazzino con obbligo d inserimento dei Centri di costo e delle Commesse, mentre il Dettaglio sarà Facoltativo: Dal Menù Archivi Tabelle Società, richiamiamo la tabella Casuali Contabili e, scegliendo la causale FTV (per la rilevazione delle fattura di vendita) effettuiamo le seguenti impostazioni: Causale Contabile Parametri di Analitica Causale FTV Centro di costo Commessa Dettaglio Scelta (Obbligatoria Facoltativa Invisibile) Obbligatorio Obbligatorio Facoltativa Esempio di scelta obbligatoria in Prima nota

19 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 19 Sempre Dal Menù Archivi Tabelle Società, richiamiamo la tabella Casuali di Magazzino e, scegliendo la causale VEN (per la rilevazione dell uscita di merce per vendita) effettuiamo le seguenti impostazioni: Causale Magazzino Parametri di Analitica Causale VEN Centro di costo Commessa Dettaglio Scelta (Obbligatoria Facoltativa Invisibile) Obbligatorio Obbligatorio Facoltativa Esempio di scelta obbligatoria in Movimenti di Magazzino Nel caso in cui i campi Centri di Costo e Commessa non fossero opportunamente completati, la procedura visualizza il seguente messaggio alla conferma, con l obbligatorietà di compilazione delle colonne del Centro di Costo (C/costo), Commessa e Dettaglio. I movimenti relativi alla contabilità analitica possono essere imputati, modificati e revisionati anche dalla funzione Contabilità Contabilità Analitica Gestione Movimenti di Analitica. Supponiamo che non esista nessun obbligo nella causale e che l operatore abbia dimenticato o abbia scelto di non inserire la Commessa e il Centro di Costo. Senza rientrare in tutti i movimenti di prima nota, utilizzando la Gestione Movimenti di Analitica, l operatore ha la possibilità di avere una selezione facile per visualizzare l intera lista dei movimenti contabili in base ai filtri impostati. Infatti dopo aver, eventualmente, impostato dei limiti di selezione nei campi Da\A Data Da Conto\A Conto ed attivato il flag Include anche registrazioni senza analitica premere il pulsante Estrai : vengono presentate a video anche i dettagli dei movimenti contabili a cui non è associato alcun movimento di analitica:

20 20 Manuale Operativo In questo caso nella seconda griglia è possibile imputare, ai movimenti elencati nella prima griglia, i Centri di Costo, le Commesse e Dettagli con i relativi importi associati: per fare ciò è necessario selezionare con il mouse la riga corrispondente al movimento contabile inserito nella prima griglia e poi, sulla seconda griglia (che nel frattempo si è aggiornata con il valore dell importo del movimento), inserire il codice del Centro di Costo e/o Commessa aiutandosi con il tasto funzione F5 o con il doppio clic del mouse. Se non viene attivato il flag Include anche registrazioni senza analitica vengono estratti solo i movimenti che presentano registrazione di un Centro di Costo o Commessa, quindi l unica operazione possibile è la solo modifica dei dati (nella figura si può notare il dettaglio della registrazione della fattura di Prima Nota precedentemente effettuata): Un altro filtro di controllo è quello che permette di estrarre solo i movimenti contabili senza nessun dettaglio di analitica: Una volta verificati, modificati, aggiunti i dettagli di analitica, si procede alla fase di reportistica ai fini gestionali e di controllo dei risultati. I movimenti di analitica effettuati sia con registrazioni di Prima Nota che dalla funzione Gestione Movimenti di Analitica possono essere stampati dalla funzione Contabilità Contabilità Analitica Ripartizione Movimenti di Analitica:

21 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 21 Indichiamo, per esempio, un Rendiconto per Centri di Costo C.Gen (quindi, relativo ai dati inseriti in contabilità generale / Prima Nota), del mese di gennaio, ordinato per data di registrazione, inserendo nel campo Da Centro di Costo il codice C0001: Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa

22 22 Manuale Operativo 1.3 Centro di Costo e Commessa in Magazzino (VENDITE) Le informazioni relative al Centro di costo ed alla Commessa di analitica possono essere inserite sui movimenti di magazzino, dalla funzione Input Movimenti Entrata\Uscita:: operativamente, i passaggi sono del tutto simili a quelli previsti per la Prima Nota Contabile, con la differenza che il dato può essere gestito sia a livello di testata che di dettaglio. I campi presenti nella testata, se compilati, valgono per tutto il documento: inseriti i valori, gli stessi vengono automaticamente associati alle diverse righe di dettaglio del movimento. Su ogni riga è tuttavia possibile inserite e\o modificare i dati proposti, agendo sui singoli campi della griglia.

23 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Centri di Costo e Commessa sui Documenti (VENDITE) L attribuzione del centro di costo/commessa può essere effettuato anche in fase di caricamento/variazione dei documenti del ciclo attivo e passivo. In questo contesto, la visualizzazione dei campi per la gestione di questo tipo di informazioni è a discrezione dell utente, che può (grazie alla personalizzazione On Fly della testata del documento e del dettaglio) decidere se attivare o meno i campi standard già predisposti nello standard del pacchetto, rendendoli visibili e gestibili. In particolare, è possibile attivare sia dei campi nella testata del documento che nel dettaglio, così da poter associare un valore differente per ogni riga di documento Personalizzazione della Testata E possibile creare due campi sulla testata dei documento per indicare il Centro di Costo e la Commessa per ogni singolo documento. Attiva su documenti di tipo BC, BF, FT, OC, OF. Dalla funzione di Caricamento del documento aggiungere due campi di tipo testo (Centro di Costo e Commessa) nella testata del documento, impostati secondo le seguenti modalità: Tipo Controllo: X: Testo Richiama Lista: rispettivamente Lista Centri di Costo (per l attribuzione del Centro di Costo) e Lista Commessa (per l attribuzione della Commessa); Livello: proprietà fondamentale, poiché determina diversi automatismi. I livelli da assegnare ai campi di testata saranno il livello 22 per il Centro di Costo e 23 per la Commessa: Nel caso in cui i livelli 22 e 23 non siano visibili nella maschera di gestione livelli, indicare manualmente il valore nelle proprietà del campo. L attribuzione del livello determinerà che: Il dato inserito in testata verrà automaticamente attribuito alle singole righe di dettaglio del documento (con possibilità di modifica per singola riga)

24 24 Manuale Operativo In fase di contabilizzazione di un documento di tipo Fattura, saranno riportati automaticamente in Prima Nota il Centro di Costo o Commessa inserito in testata In fase di ricevimento merce di un Ordine Fornitore, saranno automaticamente riportati in magazzino il Centro di Costo o Commessa inserito in testata Nome campo Database: è possibile collegare ad ogni documento gli appositi campo Centro Costo e Commessa già previsti nelle tabelle di testata collegati ai documenti di vendita; a titolo di esempio riportiamo la maschera che definisce le proprietà del campo Commessa sulle Fatture (tabella FattTest): La personalizzazione descritta può quindi essere effettuata sui diversi documenti del ciclo attivo e passivo: fatto ciò, per garantire che il dato venga riportato nelle fasi di evasione del documento, creare dalla funzione di Regole Raggruppamento documenti il legame tra i campi Centro di Costo / Commessa così creati nelle testate dei documenti: In questo modo, si garantisce il passaggio dati DDt Fattura.

25 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Personalizzazione del Dettaglio Con la personalizzazione della testata si attribuisce l intero valore del documento di vendita ad una sola Commessa e Centro di costo; la personalizzazione del dettaglio è possibile ripartire le righe dei documenti di vendita alle diverse commesse e centro di costo. Anche in questo caso, è sufficiente attivare con i meccanismi della Personalizzazione On Fly appositi campi standard presenti nelle tabelle della procedura. Attiva su tutti i documenti del ciclo attivo e passivo, di tipo BC, BF, FT, OC, OT, OF, BR. Dalla funzione di Caricamento del documento attivare i due campi di tipo testo (Centro di Costo e Commessa) nel dettaglio del documento, impostati secondo le seguenti modalità: Dalla maschera che mostra l elenco dei campi di dettaglio, rendere visibili i campi Preventivo e Dettaglio già presenti in elenco: I campi Preventivo (ossia Commessa) e il campo Dettaglio (ossia Centro di costo) già esistono ma sono spenti: per attivarli basta un semplice doppio clic su Non Visibile. La personalizzazione si conclude con la sola attivazione dei campi già impostati e gestiti dalla procedura, senza impostare o inserire altri parametri. A differenza della personalizzazione della testata, non è necessario definire le Regole Raggruppamento documenti, in quanto sarà la procedura stessa a gestire gli automatismi di evasione dei valori nella catena documentale. Attivati i campi e confermata la personalizzazione, una volta rientrati nella maschera di caricamento del documento verranno visualizzate le colonne Commesse e Centro di costo: La procedura consente una gestione differente di questi campi, nel caso sia attivo il licenza il modulo AGEPUB (legato all attivazione della procedura Commesse e Servizi): in questa configurazione, infatti, il sistema permette all utente di scegliere se legare i due campi alla tabella Contab.Analitica: Commesse oppure alle tabelle GestPrev* utilizzate nel modulo verticale dei servizi.

26 26 Manuale Operativo 1.5 Stampe e Report Sono state sviluppate una serie di stampe che consentono la elaborazione di rendiconti analitici, e di bilanci contabili riclassificati al fine di integrare i dati contabili con quelli analitici. Per tutte le stampe di seguito descritte: Con Conferma si visualizza l anteprima di stampa, con Esci si annulla il processo. Dall anteprima, cliccando sul pulsante si procede alla Stampa Stampa Rendiconti Analitici Permette di ottenere la stampa dei rendiconti analitici per Centro di Costo o per Commessa. Si accede dal Menù Contabilità Contabilità Analitica Stampa Rendiconti Analitici: I campi di scelta inseriti in basso permettono di eseguire una stampa con diversi criteri: Rendicontazione per Centri di Costo o Commesse. Elaborazione dei dati dalla Contabilità Generale (C.Gen), oppure dall Input di Magazzino (Magazzino) oppure Entrambe le modalità con riepilogo Ordinamento per data di registrazione o per data documento, consente di ordinare i dati di analitica in modi diversi. Funzione utile per determinare la competenza di alcune commesse o centri di costo che può differire dalla data di registrazione del movimento.

27 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 27 Esempio Rendiconto per Centro di Costo Esempio Rendiconto per Commessa

28 28 Manuale Operativo Bilancio di Verifica per Centro di Costo Permette di ottenere un report che integra i dati contabili con quelli di analitica, ottenendo un Bilancio di Verifica suddiviso per i gruppi gestiti dalla contabilità analitica (Costi e Ricavi), suddivisi per centro di costo Si accede dal Menù Contabilità Contabilità Analitica Stampa Bilancio di Verifica per centro di costo: I filtri di selezione sono gli stessi che si trovano nella stampa del Bilancio di verifica, con un ulteriore filtro per il Centro di Costo: Selezione di date: se non viene impostata viene considerato l intero periodo dell esercizio. Selezione di conto: se non viene impostata vengono considerati tutti i conti facenti parte del gruppi di bilancio costi e ricavi; se viene impostato un conto non appartenete ai 2 gruppi validi non viene considerato in fase di stampa. Selezione di centro di costo: è possibile indicare un intervallo Da - A. Se non viene impostato alcun centro di costo, vengono ricercate anche le movimentazioni senza l attribuzione del centro di costo. Nota: i campi presenti in maschera: Selezione - Solo significativi: riporta in stampa solo i conti movimentati. Tipo Stampa Bilancio di verifica: stampa il bilancio di verifica dei soli conti contabili e non dei clienti e fornitori. Sono visualizzati a solo scopo informativo per l utente (non sono selezionabili altre opzioni). Al Conferma il bilancio di Verifica rielabora i costi e i ricavi per Centro di Costo, e nel caso in cui alcuni conti non fossero stati ripartiti nei Centri di Costo, viene creato un Centro di Costo fittizio denominato Non Attribuito che raccoglie tutti i valori. Per ogni centro di costo selezionato, indicato in testata, anche se non movimentato, vengono stampati i prospetti relativi ai gruppi di bilancio Costi e Ricavi ed i totali di quadratura.

29 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 29 Totali di quadratura a fine stampa:

30 30 Manuale Operativo Stampa Bilancio per centro di costo Da questa funzione è possibile elaborare un bilancio suddiviso per Centro di costo Si accede dal menù Contabilità Contabilità Analitica Stampa Bilancio per centro di costo: I filtri di selezione sono: Da Centro di Costo a Centro di Costo. Se non viene impostato nulla vengono selezionati tutti i centri di costo presenti nella tabella. Da Commessa a Commessa. Se non viene impostato nulla vengono selezionati tutte le commesse presenti nella tabella commesse. Da Data a Data. Se non viene impostato nulla vengono assunte di default le date di inizio e fine esercizio. Al Conferma viene elaborato il conto economico suddiviso per Centro di Costo.

31 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 31 Esempio di Stampa

32 32 Manuale Operativo 2 CONTABILITÀ ANALITICA PLUS Il modulo PLUS integra la Contabilità Analitica di base con altre funzionalità, che ampliano la gestione l analisi di costi e ricavi su commesse e centri di costo, e migliorano al visualizzazione e la navigazione sui dati. 2.1 Funzioni comuni al modulo CONTROLLO DI GESTIONE Alcune funzionalità integrate dal modulo ANALITICA PLUS sono comuni al modulo Controllo Di Gestione, al cui manuale si rimanda per i dettagli operativi. Nel seguito le elenchiamo brevemente Gestione del centro di costo preferenziale Il modulo ANALITICA di base consente di associare l obbligatorietà d inserimento dei dati analitica (relativi a cdc e commesse) a livello di singolo conto contabile: con il modulo PLUS, è possibile associare ad ogni conto economico anche un centro di costo preferenziale. L attribuzione avviene direttamente dal menù Archivi Piano dei conti tramite il campo: Centro di costo preferenziale: rappresenta il centro di costo abitualmente utilizzato (che sarà proposto in automatico sulla registrazione contabile, con opzione di modifica) L assegnazione del centro di costo preferenziale può essere effettuata singolarmente dall anagrafica del conto, oppure in modalità multipla dalla funzione dal menù Contabilità Contabilità Analitica Assegnazione Centri di Costo (a conto contabile, in modalità massiva). Il centro di costo preferenziale potrebbe essere anche un centro di costo generico, il cui valore debba essere ripartito in percentuale su altri centro di costo: a tal fine, specificate le % per ogni conto, sarà possibile procedere alla suddivisione dei valori tramite la Contabilità Contabilità Analitica Ripartizione centri di costo contabilità analitica (per cdc da ripartire).

33 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Riepilogo analitica per conto Permette di visualizzare la situazione dei centri di costo e delle commesse movimentati, estraendo i dati in una griglia esportabile direttamente in MS Excel. Il prospetto indica anche i valori non attribuiti a nessun cdc/commessa, così da poter effettuare un efficace controllo dei valori inseriti nel modulo contabile. Si accede alla funzione Contabilità Contabilità Analitica Riepilogo analitica per conto, descritta nel manuale del Controllo di Gestione a cui si rimanda. 3 3 La funzione è visualizzata se in licenza sono attivi i moduli CONT_AGEST e CONT_ANAPL.

34 34 Manuale Operativo 2.2 Budget per conto contabile e centro di costo Il modulo PLUS permette di gestire un budget mensile per ogni centro di costo, tramite una semplice griglia nella funzione Gestione budget del centro di costo, dove inserire i conti economici interessati ed il relativo valore previsto per ogni mese dell anno. I dati inseriti possono essere anche calcolati in percentuale, inserendo un valore totale annuale, oppure possono essere copiati dai valori inseriti nell anno precedente; quindi possono essere stampati e confrontati con i dati consuntivi con la Stampa comparativa Centro di Costo Gestione budget del centro di costo Per definire, per ogni centro di costo, il budget mensile dei singoli conti. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Contabilità Analitica Gestione budget centro di costo L impostazione del budget viene definita per anno solare, pertanto nel caso di esercizi a cavallo si dovranno impostare le parti di mesi nei 2 anni. È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Centro di costo: (campo obbligatorio) per selezionare il centro di costo su cui definire il budget mensile; Costi (flag): per estrarre i movimenti relativi ai conti di costo; Ricavi (flag): per estrarre i movimenti relativi ai conti di ricavo; Includi Centri di Costo da dettagli ripartizione (flag): per estrarre i conti per i quali è stata definita la ripartizione dei centri di costo nel Piano dei conti

35 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 35 Tali conti vengono evidenziati in griglia in arancione: Il conto infatti è assegnato al centro di costo RI che contiene nella ripartizione il centro di costo C0006 con la percentuale del 30%. Esempio di estrazione SENZA flag Includi Centri di Costo da dettagli ripartizione In riferimento all esempio precedente, con il flag disattivo, non viene riportata l ultima riga relativa al conto , per il quale è stata impostata la ripartizione dei centri di costo. Se nei centri di costo sono stati definiti dei centri da ripartire, nei quali per i singoli conti sono state definite le percentuali di ripartizione sui centri che li compongono, è possibile alternativamente:

36 36 Manuale Operativo - definire il budget direttamente per i centri da ripartire - aggiungere il budget ai centri che ne rappresentano la ripartizione: in questo caso, si deve attivare il flag Includi centri di costo da dettagli ripartizione. Dopo aver selezionato il centro di costo, e gli eventuali filtri, premere il pulsante Estrai per estrapolare tutti i conti per i quali è stato assegnato il Centro di costo impostato. Nell Anno di Gestione viene riportato in automatico l anno di gestione. A questo punto è possibile inserire i valori nelle singole celle dei mesi: In alternativa, si può impostare il totale annuale del budget ed assegnarlo poi in percentuale nei singoli mesi, aprendo l apposita maschera con un doppio click del mouse sul Totale Nella maschera di Imposta % Calcolo Totale, sono disponibili i seguenti pulsanti: - per dividere con uguale percentuale l importo nei singoli mesi - per calcolare l importo in percentuale solo per i mesi restanti, dopo averne impostati alcuni:

37 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 37 Confermando la maschera delle percentuali si ritorna nella maschera principale e vengono visualizzati i valori di budget che corrispondono alle percentuali impostate: In fondo alla maschera sono presenti i pulsanti: Conferma per confermare l elaborazione in corso; Pulisci per svuotare i campi della maschera ed effettuare una nuova estrazione senza uscire dalla funzione; Excel per esportare i dati in un foglio di Microsoft Excel Copia da Anno Precedente per recuperare i valori per il nuovo budget dall anno precedente ed apportare così solo le modifiche necessarie per i dati che devono essere cambiati. Nel caso in cui per l anno in corso siano già presenti dei dati, viene chiesta conferma dell importazione dall esercizio precedente, attraverso il seguente messaggio:

38 38 Manuale Operativo Se si cambia la modalità di impostazione del budget per i conti da ripartire ed esistono già dei dati di budget, viene segnalato che saranno cancellati in automatico i valori di budget per i conti legati alla ripartizione, poiché non è possibile fare coesistere entrambe le modalità di impostazione. L utente visualizzerà quindi il seguente messaggio: Esci per abbandonare la funzione.

39 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Stampa comparativa Centro di Costo Per stampare, per ogni centro di costo, i dettagli dei conti che lo compongono, indicando il valore del budget e il valore del consuntivo. Si accede alla funzione dal menù Contabilità Contabilità Analitica Stampa comparativa Centro di Costo È richiesta la compilazione dei seguenti campi: Centri di costo: (campo obbligatorio) per selezionare i centri di costo da confrontare dalla multilista abbinata al campo: Da/ A mese/anno: per definire eventualmente un periodo di stampa definito. Se non viene indicato nulla, verrà considerato l anno solare. È possibile impostare periodi che sono a cavallo di anno e con durata superiore all anno.

40 40 Manuale Operativo Nella sezione Visualizza possono essere impostati i seguenti filtri: Costi: per estrarre i centri di costo abbinati a conti di costo. Il flag può essere abilitato insieme al successivo; Ricavi: per estrarre i centri di costo abbinati a conti di ricavo. Il flag può essere abilitato insieme al successivo; Solo conti significativi: se attivo, non vengono estratti i centri di costo per i quali non è stato definito il budget. Esempio di Stampa comparativa Centro di Costo SENZA flag Solo conti significativi Esempio di Stampa comparativa Centro di Costo CON flag Solo conti significativi Non è possibile selezionare i centri di costo che sono divisi in ripartizioni, in quanto per questi casi il budget verrà ripartito in automatico sui singoli centri di costo; se invece il budget è stato attivato applicando il flag Includi centri di costo da dettagli ripartizione, l utente avrà già impostato in modo dettagliato il budget per i singoli centri di costo. La stampa è raggruppata per centro di costo. All interno del centro di costo vengono suddivisi i conti di costo e quelli di ricavo. Vengono quindi dettagliati i singoli conti con il valore del budget e del consuntivo in base ai movimenti del periodo. Nell ultima colonna viene riportata la differenza tra valore di budget e consuntivo. Esempio di Stampa comparativa Centro di Costo per i costi

41 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse - 41 Se viene impostato anche il budget dei ricavi e viene richiesta la stampa sia dei costi che dei ricavi, alla fine verrà riportata una riga con il saldo del centro di costo (considerando i ricavi positivi ed i costi negativi). Esempio di Stampa comparativa Centro di Costo per i costi e i ricavi Esempio centro di costo da ripartire Vediamo ora come funziona la stampa nel caso di centro di costo da ripartire. Dato il conto Viene definito il budget per il centro di costo da ripartire Eseguiamo la stampa per uno dei centri di costo legati alla ripartizione (nella lista non viene riportato il centro di costo da ripartire)

42 42 Manuale Operativo La stampa a questo punto conterrà anche il conto e come valore di budget è stato calcolato 135 che corrisponde al 30% del valore di 450 visto che è stata richiesta la stampa di tutto l anno. Se sono ancora presenti nel periodo movimenti con conti da ripartire viene segnalato il seguente messaggio L utente dovrà quindi eseguire l apposita funzione di ripartizione per sostituire nel movimento il centro da ripartire con quelli definiti nei dettagli della ripartizione. La funzione in ogni caso, come previsto dalla logica della ripartizione, dovrà essere eseguita periodicamente al fine di poter consolidare la contabilità analitica.

43 CONTABILITA' ANALITICA: Gestione dei Centri di Costo e delle Commesse Stampa Clienti/Fornitori per Centro di Costo Per stampare la situazione dei clienti e fornitori per centro di costo. Si accede alla funzione Contabilità Contabilità Analitica Stampa Clienti/Fornitori per Centro di Costo Vengono richiesti i seguenti dati: Mese di stampa: viene proposto di default il mese di elaborazione; Centro di costo: se non si seleziona nulla verranno stampati tutti i centri di costo e vengono inclusi, in un apposita sezione (denominata ALTRO), anche i movimenti non abbinati ad alcun centro di costo. In alternativa, si possono selezionare, da multilista associata al campo, diversi centri di costo dei quali si vuole stampare la situazione. Nella seconda parte della maschera si deve selezionare inoltre il tipo di stampa scegliendo tra le opzioni - Fornitori per Centro di Costo - Clienti per Centro di Costo. Selezionando la stampa dei Clienti, viene visualizzato il flag Considera effetti in circolazione per estrarre anche le ricevute bancarie che sono state presentate ma non sono ancora state incassate.

44 44 Manuale Operativo Esempio di Stampa Fornitori per Centro di Costo La stampa raggruppa i saldi dei fornitori per centro di costo; nel gruppo ALTRO vengono riportati gli importi non associati a nessun centro di costo.