Guida alla gestione degli incarti

Transcript

1 OAD FSA / FSN 05_ Checklist_Incarti Guida alla gestione degli incarti I. IDENTIFICAZIONE DELLA CONTROPARTE AL MOMENTO DELL AVVIO DELLA RELAZIONE D AFFARI (ART REGOLAMENTO OAD) A. Persone fisiche e titolari di ditte individuali (art. 24 segg. Regolamento OAD) a. Apertura della relazione d affari tramite contatto personale (art. 24 Regolamento OAD) Visione di un documento originale e esecuzione in seguito di una copia di uno dei seguenti documenti di legittimazione. Sulla copia l intermediario finanziario certifica che ha potuto vedere l originale. I documenti d identità (i quali devono essere validi al momento dell avvio della relazione d affari) seguenti sono ammessi: un passaporto oppure una carta d identità munita di fotografia oppure una licenza di condurre svizzera oppure un altro documento rilasciato da un autorità svizzera e munito di fotografia oppure documenti di viaggio di tipo particolare ammessi Segreteria di stato della migrazione nelle sue istruzioni, annessi inclusi, per il rilascio dei visti e l entrata in svizzera b. Apertura della relazione d affari senza contatto personale (tramite corrispondenza) (art. 25 Regolamento OAD) Identificazione sulla base di una copia certificata conforme* (l attestazione di conformità può essere rilasciata anche da un avvocato abilitato ad esercitare in Svizzera, cfr. art. 27 lett. c Regolamento OAD) di uno dei seguenti documenti di identificazione (valido al momento dell apertura della relazione d affari): un passaporto oppure una carta d identità munita di fotografia oppure una licenza di condurre svizzera oppure un altro documento rilasciato da un autorità svizzera e munito di fotografia oppure documenti di viaggio di tipo particolare ammessi dalla Segreteria di stato della migrazione nelle sue istruzioni, annessi inclusi, per il rilascio dei visti e l entrata in svizzera oppure È stata operata una verifica successiva dell indirizzo di domicilio a mezzo scambio di corrispondenza o altri mezzi equivalenti? È stata verificata nuovamente l identità in un momento successivo a seguito della presentazione personale (apertura di una relazione d affari tramite contatto personale)? * La certificazione di conformità deve ossequiare l art. 27 del Regolamento OAD

2 OAD FSA / FSN 05_ Checklist_Incarti Pagina 2 di 7 B. Persone giuridiche (art. 26 Regolamento OAD) Esame dell identità delle persone giuridiche e delle società di persone iscritte nel registro di commercio sulla base di uno dei documenti seguenti: un estratto del registro di commercio rilasciato dall Ufficiale del registro di commercio un estratto in formato cartaceo, stampato dall intermediario finanziario, tratto da una banca dati gestita dall Ufficio del registro di commercio un estratto in formato cartaceo, stampato dall intermediario finanziario, tratto da repertori e banche dati affidabili gestiti da privati Esame dell identità delle persone giuridiche e delle società di persone non iscritte al registro di commercio mediante i seguenti documenti: gli statuti, l atto di costituzione o il contratto di costituzione, un attestato dell organo di revisione, un autorizzazione ufficiale per l'esercizio di un'attività o un documento equivalente in originale o in copia certificata conforme* un estratto in formato cartaceo, stampato dall intermediario finanziario, tratto da repertori e banche dati affidabili gestiti da privati Autenticità ed attualità dei documenti: Sono presenti in originale o in copia certificata conforme l estratto del registro di commercio, l attestato dell organo di revisione, l estratto del repertorio o della banca dati così come l eventuale autentica? Tali documenti, al momento dell apertura dell incarico, non sono più vecchi di 12 mesi? * La certificazione di conformità deve ossequiare l art. 27 del Regolamento OAD Presa di conoscenza dei poteri di disposizione della controparte e verifica dell identità delle persone che avviano la relazione d affari in nome della persona giuridica (art. 26 cpv. 4). C. Documenti sostitutivi in cas di mancanza di documenti d identificazione (art. 28 Regolamento OAD) L identità ha potuto essere comunque verificata sulla base di altri documenti probanti? Tale situazione eccezionale è stata motivata con un annotazione nell incarto? D. Allestimento del profilo del cliente (art. 52 Regolamento OAD) È stato allestito un profilo del cliente? Dal profilo del cliente è possibile desumere che lo stesso viene verificato periodicamente? I profili del cliente sorpassati vengono conservati? Contiene in particolare le seguenti informazioni: attività professionale o commerciale situazione familiare circostanze in cui la relazione d'affari è stata avviata, genere e scopo della stessa informazioni relative ad altre persone fisiche o giuridiche eventualmente implicate dati relativi ai procuratori, compresa la prova dei loro poteri con indicazione delle modalità di firma importo e valuta dei valori patrimoniali in questione

3 OAD FSA / FSN 05_ Checklist_Incarti Pagina 3 di 7 provenienza dei valori patrimoniali in questione dati relativi alla prevista evoluzione di detti valori patrimoniali visione d'insieme del patrimonio e dei redditi, comprese le aspettative origine del patrimonio della controparte e dell'avente diritto economico relazioni bancarie nell'ambito della relazione d'affari appartenenza della relazione d'affari a una categoria a rischio secondo gli art. 41 e 42 E. Delega (art Regolamento OAD) Nell esecuzione degli obblighi di diligenza è stata coinvolta una terza persona? Se sì, La terza persona è un intermediario finanziario svizzero o un intermediario finanziario estero, il quale è sottoposto ad una sorveglianza equivalente con corrispondenti prescrizioni in materia di lotta contro il riciclaggio di denaro e contro il finanziamento del terrorismo? Si tratta di una terza persona non ai sensi dell art. 46? Esiste un accordo scritto? La terza persona è stata scelta diligentemente? La terza persona è istruita in merito ai suoi compiti? L esecuzione di tali compiti è stata verificata dall intermediario finanziario? Presso gli atti dell intermediario finanziario, vi sono delle copie dei documenti usati per adempiere gli obblighi di diligenza, nonché una conferma del terzo che le copie consegnate corrispondono agli originali? II. ACCERTAMENTO DELL AVENTE DIRITTO ECONOMICO (ART REGOLAMENTO OAD) A. Nei casi ai sensi dell art. 30 del Regolamento OAD, l intermediario finanziario deve esigere Dichiarazione della controparte concernente l avente diritto economico con le seguenti indicazioni: persona fisica quale avente diritto economico cognome nome data di nascita indirizzo nazionalità B. Nei casi ai sensi dell art. 33 del Regolamento OAD, vale a dire nei casi di cui all art. 33 del Regolamento OAD, ossia di unioni di persone, Trust o o di unità patrimoniali organizzate, l intermediario finanziario deve esigere Dichiarazione scritta, che conferma tale fattispecie e contiene i seguenti ulteriori elementi:

4 OAD FSA / FSN 05_ Checklist_Incarti Pagina 4 di 7 fondatore reale (non fiduciario) trustee gli eventuali curatori, protettori e le persone incaricate di funzioni analoghe i beneficiari nominativamente indicati nel caso in cui non sia stato ancora nominativamente indicato alcun beneficiario: la cerchia di persone, suddivisa in categorie, che entra in considerazione come beneficiaria le persone abilitate a impartire istruzioni alla controparte o ai suoi organi nel caso di strutture revocabili: le persone abilitate a effettuare la revoca. C. Forme di investimento collettivo o società di partecipazione con più di venti beneficiari economici (art. 35 Regolamento OAD) Dichiarazione scritta che designi l avente diritto economico. L intermediario finanziario può rinunciare a tale dichiarazione se la forma d investimento collettivo o la società di partecipazione sottostà a una vigilanza e a un regolamento adeguati o se si tratta di forme di investimento collettivo o società di partecipazione quotate in borsa. III. RINNOVO DELL IDENTIFICAZIONE DELLA CONTROPARTE O DELL ACCERTA- MENTO DELL AVENTE DIRITTO ECONOMICO E INTERRUZIONE DELLA RE- LAZIONE D AFFARI (ART. 38 S. REGOLAMENTO OAD) È stato necessario procedere ad una nuova identificazione? Se no, proceda con IV. Se sì, La nuova identificazione è stata effettuata sulla scorta di documenti attualizzati giusta i precedenti paragrafi I e II? Anche dopo il rinnovo dell identificazione della controparte o dell accertamento dell avente diritto economico, (1) permangono dubbi in relazione alle indicazioni della controparte oppure (2) è nato il sospetto che le informazioni fornite all intermediario finanziario erano scientemente errate? Se sì, la relazione d affari è stata interrotta? Nel caso di un interruzione della relazione d affari, si è proceduto come segue? Consegna dei valori patrimoniali in modo tale che le autorità di perseguimento penale possano seguirne la traccia (paper trail) Nessun pagamento in contanti o consegna fisica di carte valori o metalli preziosi per importi superiori a CHF 100'000., qualora l intermediario finanziario possieda una procura per disporre dei valori patrimoniali Nessuna interruzione qualora siano adempiute le condizioni dell obbligo di comunicazione giusta l art. 9 LRD IV. OBBLIGO SPECIALE DI CHIARIMENTO (ART REGOLAMENTO OAD) A. Esistenza di direttive interne (art. 54 cpv. 1 Regolamento OAD) Esistono direttive interne obbligatorie per la suddivisione degli incarti in gruppi di rischio?

5 OAD FSA / FSN 05_ Checklist_Incarti Pagina 5 di 7 B. Suddivisione in gruppi relazioni d affari che presentano un rischio elevato (segnatamente art. 41 Regolamento OAD) L intermediario finanziario ha stabilito per iscritto e su criteri concreti quando una relazione d affari è da considerare come comportante un rischio elevato? Ha preso in considerazione segnatamente le nuove norme concernenti le persone politicamente esposte? L intermediario finanziario ha attuato i chiarimenti necessari ai sensi dell art. 44 del Regolamento OAD in caso di relazioni d affari che presentano un rischio elevato? C. Suddivisione in gruppi di rischio secondo le transazioni e sorveglianza delle transazioni (segnatamente art. 42 s. Regolamento OAD) È stato definito un limite per transazioni normali e transazioni che presentano un rischio elevato? È stata effettuata una sorveglianza delle transazioni? Sono presenti i documenti bancari? Il giornale delle transazioni corrisponde con i documenti bancari? Nel caso di valori patrimoniali presso una banca, sono presenti estratti conto/deposito almeno trimestrali? D. Contenuto dei chiarimenti nei casi di rischio elevato di riciclaggio di denaro (art. 44 Regolamento OAD): Non applicabile (siccome non ci sono né relazioni d affari né transazioni che presentano un rischio elevato) In caso di relazione d'affari o di transazione che presenta un rischio elevato il contesto economico e lo scopo sono stati chiariti? In particolare a dipendenza delle circostanze sono stati esaminati i punti seguenti? il genere e lo scopo della relazione d affari o della transazione l'origine dei valori patrimoniali consegnati l'utilizzazione dei valori patrimoniali prelevati il contesto economico dell'origine dei versamenti percepiti l'origine del patrimonio della controparte e, se del caso, dell'avente diritto economico l'attività professionale o commerciale della controparte e, se del caso, dell'avente diritto economico la situazione finanziaria della controparte e, se del caso, dell'avente diritto economico per le persone giuridiche, le società di persone o le comunità di persone senza personalità giuridica: l'identità di coloro che le controllano in caso di trasmissione di fondi e di valori: il cognome, il nome, l'indirizzo della persona destinataria dei fondi e dei valori È presente la documentazione relativa ai risultati del chiarimento ai sensi dell art. 44 s. Regolamento OAD? Sono a disposizione la documentazione e i giustificativi relativi alle transazioni effettuate?

6 OAD FSA / FSN 05_ Checklist_Incarti Pagina 6 di 7 E. Procedura nei casi di rischio elevato di riciclaggio di denaro (art. 45 Regolamento OAD) Non applicabile (siccome non ci sono né relazioni d affari né transazioni che presentano un rischio elevato) Sono state adottate in particolare le seguenti misure? la raccolta di informazioni scritte o orali presso la controparte o l avente diritto economico le visite dei luoghi dove la controparte e l'avente diritto economico svolgono i loro affari la consultazione delle fonti e delle banche dati accessibili al pubblico le informazioni ottenute da terzi la verifica della plausibilità dell esito del chiarimento la documentazione dell esito del chiarimento F. Conseguenze (segnatamente art. 40 Regolamento OAD) Quali conseguenze e misure sono state intraprese a seguito del chiarimento speciale? V. OBBLIGO DI DOCUMENTAZIONE E DI CONSERVAZIONE (ART DEL REGOLAMENTO OAD) A. La documentazione è stata approntata in modo tale che (art. 49 Regolamento OAD) un terzo competente in materia possa giudicare coscienziosamente se l intermediario finanziario ha rispettato le norme della LRD e dello Statuto OAD FSA/FSN, i Regolamenti OAD FSA/FSN ed le altre normative pertinenti dell OAD FSA/FSN; l intermediario finanziario sia in grado di dar seguito alle domande d'informazione o di sequestro da parte delle autorità penali in un lasso di tempo appropriato sia possibile effettuare una ricostruzione delle singole transazioni B. Oltre ai documenti già citati è stata predisposta e conservata la seguente ulteriore documentazione (documentazione minima ai sensi dell art. 51 Regolamento OAD): una copia dei documenti che sono serviti all identificazione della controparte se del caso, la dichiarazione scritta della controparte concernente l identità dell avente diritto economico una copia delle comunicazioni secondo l art. 9 cpv. 1 LRD il profilo del cliente C. Conservazione dei documenti (art. 50 Regolamento OAD): Conservazione dei documenti giusta l art. 51 cpv. 1 lett. a, b, c e d del Regolamento OAD durante l intera durata della relazione d affari Conservazione dei documenti giusta l art. 51 cpv. 1 lett. e e f del Regolamento OAD per un periodo di dieci anni a partire dall esecuzione della transazione, rispettivamente dalla comunicazione Conservazione dei documenti giusta l art. 50 cpv. 3 del Regolamento OAD per un pe-

7 OAD FSA / FSN 05_ Checklist_Incarti Pagina 7 di 7 riodo di dieci anni a partire dalla conclusione della relazione d affari (in particolare anche nei casi del trasferimento del mandato)